Omnetic spouští nový modul pro automatizaci schvalovacích procesů

#Checklist: standardizujte své postupy

Checklisty (neboli kontrolní seznamy) vám pomohou sjednotit pracovní postupy, takže všichni vědí, co mají dělat, a vy máte zároveň nad vším kontrolu.

• Úspora času a eliminace chyb — checklisty vedou zaměstnance jasně definovaným procesem, čímž výrazně snižují riziko lidské chyby a šetří čas opakovaným kontrolováním.
• Lepší kontrola a přehled nad procesy — manažeři mají detailní přehled o dokončených či nedokončených krocích, díky čemuž se zvyšuje transparentnost a odpovědnost jednotlivých pracovníků.
• Zvýšení produktivity a efektivity týmu — standardizované procesy jasně definované pomocí checklistů podporují efektivitu, omezují duplicity a vedou k hladšímu provozu dealerství.
• Přizpůsobení na míru dealerství — každý dealer si může snadno vytvořit vlastní checklisty přesně podle svých interních potřeb, standardů nebo konkrétních požadavků zákazníků.

#Správa šablon checklistu

V této části aplikace můžete vytvářet a upravovat vlastní šablony checklistů, které následně využijete pro různé procesy v systému.

#Dynamické vytváření šablon podle typu záznamu

V rozbalovací nabídce jednoduše určíte, s jakým typem záznamu bude checklist propojen — může se jednat o obchodní případ, zákazníka, zájem, servisní případ, prodejní vozidlo nebo servisní vozidlo. To vám umožňuje mít pro každou oblast v systému vlastní specifický postup.

V poli Popis můžete stručně popsat, k čemu checklist slouží a jaké procesy pomáhá řídit. Tento text se pak uživatelům zobrazí nad samotným checklistem v daném záznamu, takže hned vidí jeho účel a kontext. Doporučujeme sem proto uvést hlavní cíle a postupy, které je třeba při práci s checklistem dodržet.

#Definice úkolů, jejich povinnosti a dokumentů

V každé šabloně můžete definovat libovolný počet úkolů, přičemž každý z nich může mít dvě zvláštní vlastnosti:

#Povinný úkol

• Pokud je úkol označen jako povinný, není možné checklist uzavřít, dokud tento úkol nebude splněn.
• Systém tak zaručuje, že se žádný klíčový krok nevynechá.

#Dokument povinný

• Je-li u úkolu zaškrtnuto pole Dokument povinný, je nutné pro jeho dokončení nahrát příslušnou přílohu (například fakturu, smlouvu nebo fotografii).
• Pokud úkol zároveň není povinný, nemusí být ke splnění celého checklistu dokončen. Avšak pokud se jej rozhodnete označit jako dokončený, je vyžadováno vložení dokumentu.

V praxi to znamená, že některé úkoly postačí pouze zaškrtnout jako hotové, zatímco u jiných je k uzavření celého checklistu vyžadováno nahrání dokumentu či splnění úkolu. Díky této kombinaci si přesně určíte, jaké aktivity se nesmí opomenout a jaké podklady musí být doloženy.

#Použití checklistu

V rámci každého procesu (např. výkup vozidla, leasing buyback nebo vůz z aukce) si můžete vybrat předdefinovanou šablonu checklistu, která nejlépe odpovídá aktuálním potřebám. V horní části obrazovky zvolíte možnost Zvolit šablonu a následně vyberete vhodnou šablonu z nabídky (např. „Kompletní checklist vykoupeného vozidla“).

Jakmile je šablona načtena, zobrazí se vám seznam úkolů s jejich popisem a případnými poznámkami. Splněné úkoly jednoduše označíte kliknutím na jejich řádek nebo zaškrtávací pole. Pokud je potřeba k úkolu nahrát dokument nebo přidat poznámku, využijete k tomu vyhrazený formulář. Ten vám umožní:

• Přidat krátkou poznámku k vysvětlení či doplnění kontextu.
• Nahrát dokument (například sken velkého technického průkazu, fotografie nebo jiné přílohy), který se uloží k danému úkolu.

Po uložení se stav úkolu ihned aktualizuje a vy (i vaši kolegové) máte přehled o tom, co je již hotové a co na dokončení ještě čeká.

#Indikátory stavu splnění

V přehledu checklistu vždy vidíte, kolik úkolů je již dokončeno a kolik jich ještě zbývá — k tomu slouží vizuální ukazatele (např. procentuální nebo barevný indikátor). Pokud některé úkoly označíte jako „povinné“, systém zvýrazní, kolik z nich je potřeba splnit k dosažení plného stavu. Jakmile dokončíte všechny povinné body, indikátor stavu checklistu se posune na 100 % a vy i váš tým budete okamžitě vědět, že je daný proces uzavřen.

#Napojení na procesy v aplikaci

Checklisty jsou pevně propojené s důležitými procesy v systému — například pokud u obchodního případu nejsou splněné všechny povinné body checklistu, aplikace nedovolí takový případ uzavřít. Tím je zaručeno, že žádný kritický krok nebo dokument nezůstane opomenut a celý proces proběhne podle předem nastavených standardů.

#Změna šablony

Pokud už byla ke konkrétnímu záznamu (například k vozidlu či obchodnímu případu) přiřazena určitá checklistová šablona a vy ji později v nastavení upravíte, tyto změny se v již používaném checklistu neprojeví. V aplikaci máte však možnost aktuálně přiřazenou šablonu změnit na jinou — musíte ovšem počítat s tím, že veškeré úpravy (například přidané poznámky, nahrané dokumenty či stav dokončení úkolů) z dosavadního checklistu se vymažou a záznam přejde na novou šablonu s jejím výchozím nastavením.