Omnetic lanceert nieuwe module voor automatisering van goedkeuringsprocessen

#Checklists: standaardiseer uw procedures

Checklists helpen u werkprocedures te uniformeren, zodat iedereen weet wat hij moet doen en u tegelijk alles onder controle houdt.

• Tijdsbesparing en minder fouten — checklists leiden medewerkers door een duidelijk gedefinieerd proces, waardoor het risico op menselijke fouten sterk afneemt en tijd wordt bespaard die anders aan herhaaldelijk controleren opgaat.
• Betere controle en procesinzicht — managers krijgen een gedetailleerd overzicht van voltooide en openstaande stappen, wat de transparantie en de verantwoordelijkheid van individuele medewerkers vergroot.
• Hogere productiviteit en efficiëntie van het team — gestandaardiseerde processen die met checklists duidelijk zijn vastgelegd, bevorderen de efficiëntie, beperken dubbel werk en zorgen voor een soepelere bedrijfsvoering van het dealerbedrijf.
• Op maat van uw dealerbedrijf — elke dealer kan eenvoudig eigen checklists maken, precies volgens zijn interne behoeften, normen of de specifieke wensen van klanten.

#Beheer van checklistsjablonen

In dit deel van de applicatie kunt u eigen checklistsjablonen maken en bewerken, die u vervolgens gebruikt voor verschillende processen in het systeem.

#Dynamische sjablonen per recordtype

In een vervolgkeuzemenu bepaalt u eenvoudig met welk recordtype de checklist wordt gekoppeld — dat kan een verkoopkans, een klant, een lead, een servicegeval, een verkoopvoertuig of een servicevoertuig zijn. Zo kunt u voor elk gebied in het systeem een eigen, specifieke procedure aanhouden.

In het veld Beschrijving kunt u kort beschrijven waarvoor de checklist dient en welke processen ze helpt aansturen. Deze tekst wordt vervolgens aan gebruikers getoond boven de checklist zelf in het betreffende record, zodat ze meteen het doel en de context ervan zien. We raden daarom aan hier de belangrijkste doelen en procedures te vermelden die bij het werken met de checklist in acht moeten worden genomen.

#Definitie van taken, hun verplichtingen en documenten

In elk sjabloon kunt u een onbeperkt aantal taken definiëren, waarbij elke taak twee bijzondere eigenschappen kan hebben:

#Verplichte taak

• Is een taak gemarkeerd als verplicht, dan kan de checklist niet worden afgesloten zolang die taak niet is voltooid.
• Zo garandeert het systeem dat geen enkele essentiële stap wordt overgeslagen.

#Document verplicht

• Is bij een taak het vakje Document verplicht aangevinkt, dan moet u voor de voltooiing ervan de betreffende bijlage uploaden (bijvoorbeeld een factuur, een contract of een foto).
• Is de taak tegelijk niet verplicht, dan hoeft ze niet te worden voltooid om de hele checklist af te ronden. Besluit u ze echter als voltooid te markeren, dan is het uploaden van een document vereist.

In de praktijk betekent dit dat sommige taken alleen hoeven te worden afgevinkt als voltooid, terwijl bij andere het uploaden van een document of het voltooien van de taak vereist is voordat de hele checklist kan worden afgesloten. Dankzij deze combinatie bepaalt u precies welke activiteiten niet over het hoofd mogen worden gezien en welke bewijsstukken moeten worden aangeleverd.

#Een checklist gebruiken

Binnen elk proces (bijv. voertuiginkoop, leasing buyback of een voertuig uit een veiling) kunt u een vooraf gedefinieerd checklistsjabloon kiezen dat het beste aansluit bij uw actuele behoeften. Bovenaan het scherm kiest u de optie Sjabloon kiezen en vervolgens selecteert u een geschikt sjabloon uit het menu (bijv. ‘Volledige checklist van het ingekochte voertuig’).

Zodra het sjabloon is geladen, ziet u een lijst met taken met hun beschrijving en eventuele notities. Voltooide taken markeert u eenvoudig door op hun regel of selectievakje te klikken. Moet bij een taak een document worden geüpload of een notitie worden toegevoegd, dan gebruikt u daarvoor het speciale formulier. Daarmee kunt u:

• Een korte notitie toevoegen ter verduidelijking of aanvulling van de context.
• Een document uploaden (bijvoorbeeld een scan van het kentekenbewijs, foto's of andere bijlagen) dat bij de betreffende taak wordt opgeslagen.

Na het opslaan wordt de status van de taak meteen bijgewerkt en houdt u (en uw collega's) overzicht over wat al klaar is en wat nog moet worden voltooid.

#Indicatoren van de voltooiingsstatus

In het checklistoverzicht ziet u altijd hoeveel taken al voltooid zijn en hoeveel er nog resteren — daarvoor dienen visuele indicatoren (bijv. een percentage- of kleurindicator). Markeert u sommige taken als ‘verplicht’, dan benadrukt het systeem hoeveel daarvan moeten worden voltooid om de volledige status te bereiken. Zodra u alle verplichte punten hebt afgerond, springt de statusindicator van de checklist naar 100 % en weten u en uw team meteen dat het proces is afgesloten.

#Koppeling met processen in de applicatie

Checklists zijn nauw verbonden met belangrijke processen in het systeem — als bijvoorbeeld bij een verkoopkans niet alle verplichte punten van de checklist zijn voltooid, staat de applicatie het afsluiten van die kans niet toe. Zo is gegarandeerd dat geen enkele kritieke stap of document over het hoofd wordt gezien en dat het hele proces volgens de vooraf ingestelde normen verloopt.

#Het sjabloon wijzigen

Is aan een specifiek record (bijvoorbeeld een voertuig of een verkoopkans) al een bepaald checklistsjabloon toegewezen en bewerkt u dit later in de instellingen, dan worden die wijzigingen niet doorgevoerd in de reeds gebruikte checklist. De applicatie biedt u echter de mogelijkheid om het momenteel toegewezen sjabloon door een ander te vervangen — houd er wel rekening mee dat alle bewerkingen (zoals toegevoegde notities, geüploade documenten of de voltooiingsstatus van taken) van de bestaande checklist worden verwijderd en dat het record overgaat naar het nieuwe sjabloon met de standaardinstellingen daarvan.