Omnetic uruchamia nowy moduł do automatyzacji procesów zatwierdzania

#Checklisty: ustandaryzuj swoje procedury

Checklisty pomagają ujednolicić procedury pracy, dzięki czemu wszyscy wiedzą, co mają robić, a Ty masz jednocześnie nad wszystkim kontrolę.

• Oszczędność czasu i mniej błędów — checklisty prowadzą pracowników przez jasno zdefiniowany proces, co znacznie zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego i oszczędza czas tracony na wielokrotne sprawdzanie.
• Lepsza kontrola i wgląd w procesy — menedżerowie mają szczegółowy przegląd ukończonych i nieukończonych kroków, co zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność poszczególnych pracowników.
• Wyższa produktywność i efektywność zespołu — ustandaryzowane procesy jasno określone za pomocą checklist sprzyjają efektywności, ograniczają duplikowanie pracy i zapewniają płynniejsze funkcjonowanie dealerstwa.
• Dopasowanie do potrzeb dealerstwa — każdy dealer może łatwo utworzyć własne checklisty dokładnie według swoich wewnętrznych potrzeb, standardów lub konkretnych wymagań klientów.

#Zarządzanie szablonami checklist

W tej części aplikacji możesz tworzyć i edytować własne szablony checklist, które następnie wykorzystasz w różnych procesach w systemie.

#Dynamiczne tworzenie szablonów według typu rekordu

W rozwijanym menu po prostu określasz, z jakim typem rekordu checklista zostanie powiązana — może to być sprawa handlowa, klient, zainteresowanie, sprawa serwisowa, pojazd na sprzedaż lub pojazd serwisowy. Pozwala to mieć dla każdego obszaru w systemie własną, specyficzną procedurę.

W polu Opis możesz krótko opisać, do czego służy checklista i jakie procesy pomaga prowadzić. Tekst ten jest następnie wyświetlany użytkownikom nad samą checklistą w danym rekordzie, dzięki czemu od razu widzą jej cel i kontekst. Zalecamy zatem podać tu główne cele i procedury, których należy przestrzegać podczas pracy z checklistą.

#Definiowanie zadań, ich obowiązkowości i dokumentów

W każdym szablonie możesz zdefiniować dowolną liczbę zadań, przy czym każde z nich może mieć dwie szczególne właściwości:

#Zadanie obowiązkowe

• Jeśli zadanie jest oznaczone jako obowiązkowe, nie można zamknąć checklisty, dopóki to zadanie nie zostanie wykonane.
• W ten sposób system gwarantuje, że żaden kluczowy krok nie zostanie pominięty.

#Dokument wymagany

• Jeśli przy zadaniu zaznaczone jest pole Dokument wymagany, to do jego ukończenia konieczne jest wgranie odpowiedniego załącznika (na przykład faktury, umowy lub zdjęcia).
• Jeśli zadanie nie jest jednocześnie obowiązkowe, nie musi zostać wykonane, aby ukończyć całą checklistę. Jeśli jednak zdecydujesz się oznaczyć je jako ukończone, wymagane jest wgranie dokumentu.

W praktyce oznacza to, że niektóre zadania wystarczy jedynie odhaczyć jako wykonane, podczas gdy przy innych wymagane jest wgranie dokumentu lub wykonanie zadania, aby móc zamknąć całą checklistę. Dzięki tej kombinacji precyzyjnie określasz, jakich czynności nie wolno pominąć i jakie dokumenty muszą zostać dołączone.

#Korzystanie z checklisty

W ramach każdego procesu (np. skup pojazdu, leasing buyback lub pojazd z aukcji) możesz wybrać predefiniowany szablon checklisty, który najlepiej odpowiada bieżącym potrzebom. W górnej części ekranu wybierasz opcję Wybierz szablon, a następnie wskazujesz odpowiedni szablon z menu (np. „Kompletna checklista skupionego pojazdu”).

Po wczytaniu szablonu wyświetla się lista zadań wraz z ich opisem i ewentualnymi notatkami. Wykonane zadania oznaczasz po prostu, klikając ich wiersz lub pole wyboru. Jeśli do zadania trzeba wgrać dokument lub dodać notatkę, korzystasz z dedykowanego formularza. Pozwala on:

• Dodać krótką notatkę w celu wyjaśnienia lub uzupełnienia kontekstu.
• Wgrać dokument (na przykład skan dowodu rejestracyjnego, zdjęcia lub inne załączniki), który zostanie zapisany przy danym zadaniu.

Po zapisaniu status zadania od razu się aktualizuje, a Ty (i Twoi współpracownicy) macie przegląd tego, co już zostało zrobione, a co jeszcze czeka na ukończenie.

#Wskaźniki stanu ukończenia

W przeglądzie checklisty zawsze widzisz, ile zadań jest już ukończonych, a ile jeszcze pozostaje — służą do tego wizualne wskaźniki (np. wskaźnik procentowy lub kolorystyczny). Jeśli niektóre zadania oznaczysz jako „obowiązkowe”, system wyróżni, ile z nich trzeba wykonać, aby osiągnąć pełny stan. Gdy ukończysz wszystkie obowiązkowe punkty, wskaźnik stanu checklisty przesunie się na 100 %, a Ty i Twój zespół od razu będziecie wiedzieć, że dany proces został zamknięty.

#Powiązanie z procesami w aplikacji

Checklisty są ściśle powiązane z ważnymi procesami w systemie — na przykład jeśli w sprawie handlowej nie są wykonane wszystkie obowiązkowe punkty checklisty, aplikacja nie pozwoli zamknąć takiej sprawy. Gwarantuje to, że żaden krytyczny krok ani dokument nie zostanie pominięty, a cały proces przebiegnie zgodnie z wcześniej ustalonymi standardami.

#Zmiana szablonu

Jeśli do konkretnego rekordu (na przykład do pojazdu lub sprawy handlowej) został już przypisany określony szablon checklisty, a Ty później zmodyfikujesz go w ustawieniach, zmiany te nie zostaną odzwierciedlone w już używanej checkliście. Aplikacja umożliwia jednak zmianę aktualnie przypisanego szablonu na inny — musisz jednak liczyć się z tym, że wszystkie wprowadzone zmiany (na przykład dodane notatki, wgrane dokumenty czy stan ukończenia zadań) z dotychczasowej checklisty zostaną usunięte, a rekord przejdzie na nowy szablon z jego domyślnymi ustawieniami.