Omnetic lance un nouveau module pour l'automatisation des processus d'approbation

#Checklists : standardisez vos procédures

Les checklists vous aident à harmoniser les procédures de travail, de sorte que chacun sache quoi faire tout en vous laissant le contrôle de l'ensemble.

• Gain de temps et réduction des erreurs — les checklists guident les collaborateurs à travers un processus clairement défini, ce qui réduit fortement le risque d'erreur humaine et fait gagner du temps habituellement consacré aux vérifications répétées.
• Meilleur contrôle et visibilité des processus — les responsables disposent d'une vue détaillée des étapes terminées ou en attente, ce qui accroît la transparence et la responsabilité de chaque collaborateur.
• Productivité et efficacité accrues de l'équipe — des processus standardisés et clairement définis à l'aide de checklists favorisent l'efficacité, limitent les doublons et rendent l'exploitation de la concession plus fluide.
• Sur mesure pour votre concession — chaque concessionnaire peut facilement créer ses propres checklists, exactement selon ses besoins internes, ses normes ou les exigences spécifiques de ses clients.

#Gestion des modèles de checklist

Dans cette partie de l'application, vous pouvez créer et modifier vos propres modèles de checklist, que vous utilisez ensuite pour différents processus du système.

#Création dynamique de modèles selon le type d'enregistrement

Dans un menu déroulant, vous déterminez simplement le type d'enregistrement auquel la checklist sera reliée — il peut s'agir d'une affaire commerciale, d'un client, d'un prospect, d'un dossier d'atelier, d'un véhicule de vente ou d'un véhicule d'atelier. Cela vous permet de disposer d'une procédure spécifique pour chaque domaine du système.

Dans le champ Description, vous pouvez décrire brièvement à quoi sert la checklist et quels processus elle aide à piloter. Ce texte s'affiche ensuite aux utilisateurs au-dessus de la checklist elle-même dans l'enregistrement concerné, afin qu'ils en perçoivent immédiatement l'objectif et le contexte. Nous vous recommandons donc d'y indiquer les principaux objectifs et procédures à respecter lors de l'utilisation de la checklist.

#Définition des tâches, de leurs obligations et des documents

Dans chaque modèle, vous pouvez définir un nombre illimité de tâches, chacune pouvant présenter deux propriétés particulières :

#Tâche obligatoire

• Si une tâche est marquée comme obligatoire, il n'est pas possible de clôturer la checklist tant que cette tâche n'est pas accomplie.
• Le système garantit ainsi qu'aucune étape clé n'est omise.

#Document obligatoire

• Si la case Document obligatoire est cochée pour une tâche, vous devez téléverser la pièce jointe correspondante (par exemple une facture, un contrat ou une photo) pour la terminer.
• Si la tâche n'est par ailleurs pas obligatoire, elle n'a pas à être accomplie pour terminer l'ensemble de la checklist. Toutefois, si vous décidez de la marquer comme terminée, le téléversement d'un document est requis.

En pratique, cela signifie que certaines tâches doivent simplement être cochées comme terminées, tandis que d'autres exigent le téléversement d'un document ou l'accomplissement de la tâche avant de pouvoir clôturer l'ensemble de la checklist. Grâce à cette combinaison, vous définissez précisément les activités à ne pas oublier et les justificatifs à fournir.

#Utilisation d'une checklist

Dans chaque processus (par ex. rachat de véhicule, leasing buyback ou véhicule issu d'une vente aux enchères), vous pouvez choisir un modèle de checklist prédéfini qui correspond le mieux à vos besoins du moment. En haut de l'écran, vous sélectionnez l'option Choisir un modèle, puis vous choisissez le modèle approprié dans le menu (par ex. « Checklist complète du véhicule racheté »).

Une fois le modèle chargé, une liste de tâches s'affiche avec leur description et d'éventuelles notes. Vous marquez les tâches terminées simplement en cliquant sur leur ligne ou leur case à cocher. Si une tâche nécessite le téléversement d'un document ou l'ajout d'une note, vous utilisez le formulaire dédié. Il vous permet de :

• Ajouter une courte note pour expliquer ou compléter le contexte.
• Téléverser un document (par exemple le scan de la carte grise, des photos ou d'autres pièces jointes) qui est enregistré avec la tâche concernée.

Après l'enregistrement, le statut de la tâche est mis à jour immédiatement et vous (ainsi que vos collègues) gardez une vue claire de ce qui est déjà fait et de ce qui reste à accomplir.

#Indicateurs d'état d'avancement

Dans l'aperçu de la checklist, vous voyez toujours combien de tâches sont déjà terminées et combien restent à accomplir — des indicateurs visuels (par ex. un pourcentage ou un indicateur de couleur) sont là pour cela. Si vous marquez certaines tâches comme « obligatoires », le système met en évidence combien d'entre elles doivent être accomplies pour atteindre l'état complet. Dès que vous terminez tous les points obligatoires, l'indicateur d'état de la checklist passe à 100 % et vous et votre équipe savez immédiatement que le processus est clôturé.

#Intégration aux processus de l'application

Les checklists sont étroitement liées aux processus importants du système — par exemple, si tous les points obligatoires de la checklist ne sont pas accomplis sur une affaire commerciale, l'application n'autorisera pas la clôture de cette affaire. On garantit ainsi qu'aucune étape ni aucun document critique n'est oublié et que l'ensemble du processus se déroule selon les normes préalablement définies.

#Changement de modèle

Si un modèle de checklist donné a déjà été attribué à un enregistrement précis (par exemple un véhicule ou une affaire commerciale) et que vous le modifiez ensuite dans les paramètres, ces modifications ne se répercutent pas sur la checklist déjà utilisée. L'application vous permet toutefois de remplacer le modèle actuellement attribué par un autre — mais sachez que toutes les modifications (par exemple les notes ajoutées, les documents téléversés ou l'état d'avancement des tâches) de la checklist existante seront supprimées et que l'enregistrement basculera vers le nouveau modèle avec ses paramètres par défaut.