Omnetic lancia il nuovo modulo per l'automazione dei processi di approvazione

#Checklist: standardizza le tue procedure

Le checklist ti aiutano a uniformare le procedure di lavoro, così che tutti sappiano cosa fare e tu mantenga al tempo stesso il controllo su tutto.

• Risparmio di tempo e meno errori — le checklist guidano i collaboratori attraverso un processo chiaramente definito, riducendo notevolmente il rischio di errore umano e facendo risparmiare il tempo dedicato a controlli ripetuti.
• Maggiore controllo e visibilità dei processi — i responsabili dispongono di una panoramica dettagliata dei passaggi completati o in sospeso, aumentando così la trasparenza e la responsabilità dei singoli collaboratori.
• Maggiore produttività ed efficienza del team — processi standardizzati e chiaramente definiti tramite checklist favoriscono l'efficienza, riducono le duplicazioni e rendono più fluida la gestione della concessionaria.
• Su misura per la tua concessionaria — ogni rivenditore può creare facilmente le proprie checklist esattamente secondo le proprie esigenze interne, i propri standard o le richieste specifiche dei clienti.

#Gestione dei modelli di checklist

In questa parte dell'applicazione puoi creare e modificare i tuoi modelli di checklist, da utilizzare poi per i diversi processi del sistema.

#Creazione dinamica dei modelli in base al tipo di record

Da un menu a tendina stabilisci semplicemente a quale tipo di record sarà collegata la checklist — può trattarsi di una trattativa, un cliente, un lead, un caso di assistenza, un veicolo in vendita o un veicolo in assistenza. Ciò ti consente di avere una procedura specifica per ogni area del sistema.

Nel campo Descrizione puoi descrivere brevemente a cosa serve la checklist e quali processi aiuta a gestire. Questo testo viene poi mostrato agli utenti sopra la checklist stessa nel record in questione, così da farne vedere subito scopo e contesto. Ti consigliamo quindi di indicare qui gli obiettivi e le procedure principali da rispettare quando si lavora con la checklist.

#Definizione delle attività, dei loro obblighi e dei documenti

In ogni modello puoi definire un numero illimitato di attività, ognuna delle quali può avere due proprietà particolari:

#Attività obbligatoria

• Se un'attività è contrassegnata come obbligatoria, non è possibile chiudere la checklist finché tale attività non è completata.
• In questo modo il sistema garantisce che nessun passaggio chiave venga tralasciato.

#Documento obbligatorio

• Se per un'attività è selezionata la casella Documento obbligatorio, per completarla è necessario caricare il relativo allegato (ad esempio una fattura, un contratto o una foto).
• Se l'attività non è al contempo obbligatoria, non deve essere completata per terminare l'intera checklist. Tuttavia, se decidi di contrassegnarla come completata, è richiesto il caricamento di un documento.

In pratica ciò significa che alcune attività vanno semplicemente spuntate come completate, mentre per altre è richiesto il caricamento di un documento o il completamento dell'attività prima di poter chiudere l'intera checklist. Grazie a questa combinazione definisci con precisione quali attività non devono essere trascurate e quali documenti devono essere forniti.

#Utilizzo di una checklist

All'interno di ogni processo (ad es. acquisto del veicolo, leasing buyback o veicolo proveniente da un'asta) puoi scegliere un modello di checklist predefinito che meglio risponde alle esigenze del momento. Nella parte superiore dello schermo selezioni l'opzione Scegli modello e poi scegli il modello adatto dal menu (ad es. «Checklist completa del veicolo acquistato»).

Una volta caricato il modello, viene visualizzato un elenco di attività con la loro descrizione ed eventuali note. Contrassegni le attività completate semplicemente facendo clic sulla loro riga o sulla casella di controllo. Se per un'attività occorre caricare un documento o aggiungere una nota, utilizzi l'apposito modulo. Esso ti consente di:

• Aggiungere una breve nota per spiegare o integrare il contesto.
• Caricare un documento (ad esempio la scansione del libretto di circolazione, foto o altri allegati) che viene salvato insieme all'attività.

Dopo il salvataggio, lo stato dell'attività si aggiorna immediatamente e tu (e i tuoi colleghi) avete una panoramica chiara di ciò che è già stato fatto e di ciò che resta ancora da completare.

#Indicatori di stato di completamento

Nella panoramica della checklist vedi sempre quante attività sono già completate e quante ne restano — a questo servono gli indicatori visivi (ad es. un indicatore percentuale o cromatico). Se contrassegni alcune attività come «obbligatorie», il sistema evidenzia quante di esse devono essere completate per raggiungere lo stato completo. Una volta completati tutti i punti obbligatori, l'indicatore di stato della checklist passa al 100 % e tu e il tuo team sapete immediatamente che il processo è chiuso.

#Integrazione con i processi dell'applicazione

Le checklist sono strettamente collegate ai processi importanti del sistema — ad esempio, se in una trattativa non sono completati tutti i punti obbligatori della checklist, l'applicazione non consente di chiudere quella trattativa. In questo modo si garantisce che nessun passaggio o documento critico venga trascurato e che l'intero processo si svolga secondo gli standard predefiniti.

#Cambio del modello

Se a un determinato record (ad esempio un veicolo o una trattativa) è già stato assegnato un certo modello di checklist e successivamente lo modifichi nelle impostazioni, tali modifiche non si riflettono sulla checklist già in uso. L'applicazione ti consente però di sostituire il modello attualmente assegnato con un altro — tieni però presente che tutte le modifiche (ad esempio le note aggiunte, i documenti caricati o lo stato di completamento delle attività) della checklist esistente verranno eliminate e il record passerà al nuovo modello con le sue impostazioni predefinite.