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Produttività dell'officina: come misurare saturazione, efficienza e ore perse

Come misurare la produttività dell'officina: saturazione ed efficienza, registrazione dei tempi, cause delle ore perse e lettura degli indicatori.

Punti chiave

La saturazione è il tempo sulle commesse diviso per la presenza. L'efficienza è il tempo venduto diviso per il tempo sulle commesse. La produttività è il tempo venduto diviso per la presenza e, a parità di base di calcolo, è pari al prodotto di saturazione ed efficienza.
La differenza tra presenza e tempo sulle commesse indica la capacità inutilizzata. La differenza tra tempo sulle commesse e tempo venduto indica un problema nello svolgimento della riparazione o nella sua fatturazione.
Le ore si perdono soprattutto per ricambi mancanti, rilavorazioni e interruzioni inutili del lavoro. La registrazione deve quindi indicare il motivo di ogni interruzione.
L'efficienza può superare il 100% quando l'officina vende più ore da tempario di quante il tecnico ne impieghi per il lavoro. Va sempre valutata insieme ai ritorni in officina.
Collegate presenze, tempo sulle commesse e fatturazione fino alla singola voce di lavoro. Un totale per l'intera officina non mostra dove si perdono le ore.

La produttività dell'officina esprime quanto tempo venduto si ottiene dalla presenza dei tecnici in officina. Un'agenda piena di appuntamenti può però nascondere attese di ricambi, riparazioni ripetute e lavori che non arrivano in fattura. Il responsabile del post-vendita deve quindi separare l'utilizzo della capacità dallo svolgimento e dalla fatturazione delle riparazioni. Solo unendo le due prospettive si capisce se l'officina ha bisogno di più commesse, di una migliore preparazione del lavoro o di una chiusura più rigorosa delle commesse.

Da quali ore si calcola la produttività dell'officina?

La base sono tre grandezze di tempo. Ognuna risponde a una domanda diversa e richiede una propria registrazione.

Grandezza	Che cosa significa	Da dove ricavarla
Ore di presenza	Il tempo in cui il tecnico è al lavoro e a disposizione dell'officina	Presenze al netto di assenze e pause non conteggiate
Ore sulle commesse	Il tempo del tecnico imputato alla commessa di officina e alla sua voce	Registrazione di inizio, interruzione e fine del lavoro
Ore vendute	Il tempo di lavoro fatturato al cliente, in garanzia, all'assicurazione o internamente	Voci di manodopera fatturate, tenuto conto di note di credito e storni

L'ora da tempario non è una registrazione di presenza. Esprime l'impegno di lavoro prescritto o calcolato. Il tecnico può completare l'operazione più rapidamente o più lentamente, ma il tempo venduto corrisponde a quanto è stato fatturato.

La presenza pianificata si calcola moltiplicando il numero di giorni di presenza per l'orario di lavoro giornaliero. Per la misurazione a consuntivo entra nel calcolo la presenza effettiva. Malattia, ferie o altre assenze non sono tempo inutilizzato del tecnico in officina.

Registrate la preparazione delle auto usate per la vendita come commesse interne separate. Il lavoro per il proprio parco usato consuma capacità come una riparazione per un cliente. Se nel report resta solo il tempo del tecnico senza la prestazione fatturata internamente, la produttività risulta inferiore al lavoro effettivamente svolto.

Il modulo Time-keeping di Omnetic registra le presenze e imputa il tempo lavorato direttamente alla commessa e alle sue voci. Il responsabile del post-vendita vede così, per commessa, persona e filiale, se le ore vendute corrispondono a quelle lavorate e non deve unire report separati di presenze e commesse.

Come calcolare saturazione, efficienza e produttività?

Secondo la metodologia della federazione tedesca delle officine ZDK, l'utilizzo della presenza si misura con il rapporto tra ore produttive e ore di presenza. Per la gestione operativa si è affermato questo trio di indicatori. I nomi variano da un report all'altro, perciò per ogni indicatore mostrate anche la formula.

Indicatore	Calcolo	A che cosa risponde
Saturazione	Ore sulle commesse ÷ ore di presenza × 100%	Quanto del tempo di presenza è stato impiegato sulle commesse?
Efficienza di fatturazione	Ore vendute ÷ ore sulle commesse × 100%	Quanto tempo venduto è nato dal tempo sulle commesse?
Produttività complessiva	Ore vendute ÷ ore di presenza × 100%	Quanto tempo venduto è nato dalla presenza?

A parità di base di calcolo vale:

Produttività in % = saturazione in % × efficienza in % ÷ 100.

Calcolo illustrativo: dove sono finite le ore?

I dati di partenza sono scelti a scopo esemplificativo e riguardano un insieme chiuso di lavori, senza commesse in corso.

Dato di partenza	Valore
Presenza dei tecnici	100 h
Tempo sulle commesse	80 h
Tempo venduto	88 h

Risultato:

Saturazione 80% (80 ÷ 100 × 100).
Efficienza 110% (88 ÷ 80 × 100).
Produttività 88% (88 ÷ 100 × 100, oppure 80 × 110 ÷ 100).

Fuori dalle commesse sono rimaste 20 h di presenza. Allo stesso tempo l'officina ha venduto 8 h in più di quante i tecnici ne abbiano lavorate sulle commesse, per esempio perché hanno completato più rapidamente lavori fatturati a tempario.

La differenza di 12 h tra presenza e tempo venduto non è quindi tempo morto. È composta da 20 h di capacità inutilizzata, in parte compensate da 8 h vendute oltre il tempo lavorato. Chi guarda solo la produttività complessiva non distingue i due fenomeni.

Un'efficienza superiore al 100% è un buon risultato?

Significa che per ogni ora lavorata su una commessa si vende più di un'ora. Con una rendicontazione corretta è il risultato dell'esperienza del tecnico, di attrezzature adeguate e di un lavoro ben preparato.

Lo stesso numero però può nascere anche da tempo non registrato o da lavoro imputato a un'altra commessa. All'efficienza va quindi affiancato il quadro dei ritorni in officina e delle correzioni di errori propri. Una prima riparazione rapida non porta nulla se l'auto torna e il lavoro successivo resta non fatturato.

Dove si perdono le ore: cause tipiche

Tra le principali cause del calo di rendimento dell'officina la metodologia di consulenza tedesca indica ricambi mancanti, rilavorazioni e interruzioni inutili del lavoro. Ogni causa richiede un intervento diverso, perciò la registrazione deve rilevarla separatamente.

Motivo	Che cosa deve rilevare la registrazione	Che cosa deve cambiare la direzione
Ricambio mancante o errato	Interruzione del lavoro per motivi di materiale	La preparazione dei ricambi prima dell'inizio della riparazione
Attesa dell'approvazione di un lavoro aggiuntivo	Tempo bloccato da un perimetro non approvato	Il passaggio dei rilievi e la responsabilità del contatto con il cliente
Attesa di attrezzature o supporto	Attrezzo, postazione o assistenza specialistica non disponibile	La condivisione delle attrezzature e l'assegnazione del lavoro in base alle competenze
Rilavorazione (correzione di un errore proprio)	Tempo aggiuntivo collegato alla commessa originale	La procedura di lavoro, la formazione o il controllo finale
Attività indirette	Riunioni, formazione, manutenzione delle attrezzature	Entità e organizzazione del lavoro indiretto
Lavoro non fatturato	Lavoro eseguito senza la corrispondente voce in fattura	La chiusura delle commesse e il controllo prima della fatturazione

Una registrazione di tempo lasciata aperta durante l'attesa di un ricambio aumenta la saturazione rilevata, ma nasconde la causa della perdita. La perdita più frequente, il ricambio mancante, si riduce collegando officina e magazzino: Warehouse di Omnetic prenota i ricambi per le commesse di officina aperte e il Planner, nel proporre la data, tiene conto della loro disponibilità a magazzino. La ripianificazione dettagliata del turno e l'impostazione delle scorte sono attività a sé. La misurazione della produttività deve stabilire quale delle due l'officina deve affrontare e quante ore le costa il problema.

Come impostare la registrazione perché i numeri rispecchino l'operatività

La registrazione deve distinguere che cosa ha fatto il tecnico, non solo su quale commessa era registrato per ultimo.

1. Uniformate che cosa rientra nella presenza

Pause, formazione, riunioni e manutenzione delle attrezzature richiedono lo stesso trattamento per tutti i tecnici e tutte le filiali. Nel report operativo la formazione rientra nella presenza con un motivo separato di tempo non produttivo. Se un altro report la esclude dalla capacità, questa differenza deve essere visibile. Il lavoro indiretto non è un errore del tecnico, ma la direzione deve tenerne conto.

2. Imputate il tempo alla voce di lavoro

Una registrazione solo sull'intera commessa non basta per una riparazione che unisce manutenzione programmata, diagnosi ed eliminazione del guasto. Il tempo sulle singole voci mostra se la differenza è nata nella ricerca della causa, nella riparazione o nella fase finale.

Quando sull'auto lavorano contemporaneamente due tecnici, si registrano le loro ore-uomo. Il tempo di occupazione del ponte sollevatore è un'altra grandezza e non sostituisce il tempo lavorato dalle persone.

3. Per ogni interruzione annotate il motivo

Ogni interruzione del lavoro riceve un motivo dalla tabella delle cause. Una riparazione ripetuta va collegata alla commessa originale, perché il suo tempo non si perda tra le prestazioni ordinarie.

4. Chiudete le registrazioni di tempo prima della fatturazione

Una commessa può contenere lavoro eseguito senza voce da fatturare. L'errore opposto è una voce venduta senza tempo registrato del tecnico. Prima di chiudere la commessa devono quindi coincidere il lavoro eseguito, le registrazioni di tempo e la modalità di fatturazione.

Uno sconto sul prezzo della manodopera non cambia il numero di ore vendute. Il suo effetto rientra nel monitoraggio del ricavo per ora venduta, tema del calcolo della tariffa oraria. La produttività misurata in tempo e il ricavo economico sono due prospettive diverse.

Che cosa si può leggere dagli indicatori?

La sola produttività non dice quale intervento sarà utile. Lo stesso numero nasce sia dalla mancanza di lavoro sia da riparazioni lunghe.

Combinazione di risultati	Spiegazione probabile	Primo intervento operativo
Saturazione bassa, efficienza buona	Il tecnico gestisce il lavoro assegnato, ma per una parte della presenza non ha su che cosa lavorare	Distinguere la mancanza di commesse dall'attesa della loro preparazione
Saturazione alta, efficienza bassa	Le riparazioni durano più del tempo che si vende	Scomporre la differenza tra diagnosi, rilavorazioni e voci non fatturate
Saturazione ed efficienza entrambe basse	Una parte della capacità si perde fuori dalle commesse e un'altra all'interno delle riparazioni	Partire dalla perdita di tempo maggiore ed eliminarne la causa
Buoni indicatori di tempo, ricavo della manodopera debole	Il problema è nel prezzo, negli sconti o nel mix di fatturazione	Intervenire sul ricavo realizzato per ora e sul calcolo della tariffa

Confrontate i tecnici solo dopo averli suddivisi per tipo di lavoro. Un tecnico con operazioni di manutenzione ripetitive ha un mix di commesse diverso da un diagnosta che cerca un guasto intermittente. Una semplice classifica per ore vendute premia le commesse facili e penalizza chi aiuta gli altri con i problemi tecnici.

Con quale frequenza valutare i risultati?

Il report giornaliero serve a correggere le registrazioni e a rimuovere gli ostacoli del momento. Comprende le registrazioni di tempo non chiuse, le commesse in attesa e il lavoro completato senza fatturazione pronta.

Il report settimanale serve a gestire le cause. Per ogni motivo di perdita indica il totale delle ore, il ruolo responsabile e la misura adottata. Una voce cumulativa «altro tempo» senza dettaglio non basta.

Il report mensile serve a seguire l'andamento. Contiene tutti e tre gli indicatori, la suddivisione per tipo di lavoro, i ritorni in officina e lo stato delle commesse in corso. Separa così un'oscillazione occasionale da un problema ricorrente.

Come evitare distorsioni a fine mese?

Il lavoro svolto a fine mese viene spesso fatturato solo nel periodo successivo. Il primo mese mostra allora un rapporto più debole tra tempo venduto e presenza e il successivo uno più forte.

Integrate quindi il report per mese di calendario con il tempo lavorato sulle commesse non ancora fatturate. Per analizzare l'efficienza delle singole riparazioni usate le commesse chiuse, con tempo lavorato e venduto completi. Non unite queste due prospettive: l'efficienza delle commesse chiuse non si può moltiplicare per la saturazione dell'intera officina in un altro periodo, perché la relazione tra gli indicatori vale solo a parità di base.

A che cosa fare attenzione nella misurazione della produttività?

Confondere occupazione e saturazione. L'auto sul ponte può essere ferma mentre il tecnico lavora altrove o non ha lavoro assegnato.
Registrazioni simultanee dello stesso tecnico. Il suo tempo non va conteggiato più volte solo perché ha diverse commesse aperte.
Lavori interni nascosti. Preparazione delle auto per la vendita, lavori in garanzia e correzioni di errori propri richiedono una propria identificazione, altrimenti distorcono il totale dell'officina.
Valutare in base a un'unica percentuale. Un'efficienza alta senza monitoraggio della qualità può nascondere tempo non registrato o rilavorazioni successive.
Premiare solo le ore vendute. L'aiuto ai colleghi e le diagnosi complesse restano allora senza riconoscimento, anche se l'officina ne ha bisogno.

L'obiettivo non è portare ogni minuto su una commessa cliente, ma conoscere come si impiega il tempo e separare le attività indirette necessarie dalle perdite eliminabili.

Omnetic collega il tempo del tecnico alla commessa e alla fatturazione

Quando presenze, registrazione del lavoro e fatturazione funzionano in sistemi separati, qualcuno deve abbinare regolarmente tecnici, commesse e voci e ogni correzione dei dati si riflette solo su una parte dei report. Omnetic sostituisce questi fogli di calcolo con un'unica piattaforma cloud: tutti i moduli lavorano con un unico record condiviso di cliente, auto, commesse e flussi economici in DMS Core, così i dati non vengono ricopiati da uno all'altro.

Per gestire la produttività lavorano in sequenza tre moduli:

Time-keeping registra le presenze da smartphone, tablet, computer o terminale e imputa il tempo lavorato direttamente alle commesse e alle loro voci. Dalla stessa registrazione nascono i dati per le paghe e il tempo addebitato in fattura.
Workshop gestisce la commessa di officina dal preventivo all'accettazione dell'auto, ai ricambi e alla pianificazione fino alla fatturazione. Le voci si possono ripartire tra cliente, garanzia e assicurazione, così lavori interni, in garanzia e per i clienti restano separati nei report.
Reporting lavora sugli stessi dati degli altri moduli e ogni numero si può scomporre fino al record di origine. Il responsabile del post-vendita può così risalire alle commesse e alle voci che compongono il risultato di un tecnico o di una filiale.

Omnetic si può introdurre gradualmente, partendo da un solo modulo. Nella demo di Omnetic vedrete come il tempo del tecnico passa dalle presenze alle voci della commessa fino alla fattura.

FAQ

Come registrare un tecnico che per parte del turno aiuta i colleghi?

L'aiuto su una riparazione specifica va imputato alla relativa commessa e voce, anche se la riparazione la completa il tecnico principale. Il supporto tecnico generico, non legato a una riparazione, richiede una categoria a parte. La sua entità resta così visibile e non distorce il tempo di altri lavori.

Come trattare una diagnosi che non porta a una riparazione?

La diagnosi è lavoro eseguito anche quando il cliente non ordina la riparazione successiva. Deve avere una propria voce e una propria registrazione di tempo. Si fattura nei limiti concordati con il cliente sulla commessa.

Il lavoro di un fornitore esterno rientra nella produttività dei propri tecnici?

No. Il lavoro eseguito esternamente non ha una corrispondente presenza di un proprio tecnico, perciò le sue ore e i suoi costi si monitorano separatamente. Il tempo del dipendente sulle operazioni connesse, per esempio smontaggio e rimontaggio, resta sulle sue voci di commessa.

Si può iniziare a misurare la produttività con un foglio di calcolo?

Sì, se il foglio collega presenze, tempo lavorato e voci fatturate tramite gli stessi identificativi di tecnici e commesse. Ciò comporta però aggiornamenti, abbinamenti e correzioni quotidiani. Il rischio maggiore nasce quando una modifica di commessa o di fattura non viene riportata nel foglio.