Insikter

Bilverkstadens produktivitet: så mäter du beläggning, effektivitet och förlorade timmar

Så mäter du bilverkstadens produktivitet: formler för beläggning och effektivitet, tidrapportering, orsaker till förlorad tid och vad nyckeltalen visar.

Viktigaste slutsatserna

Beläggningsgrad är tid på arbetsordrar dividerad med närvaro. Effektivitet är såld tid dividerad med tid på arbetsordrar. Produktivitet är såld tid dividerad med närvaro och är, med samma beräkningsunderlag, lika med produkten av beläggningsgrad och effektivitet.
Skillnaden mellan närvaro och tid på arbetsordrar visar outnyttjad kapacitet. Skillnaden mellan tid på arbetsordrar och såld tid visar ett problem i reparationens förlopp eller i debiteringen.
Timmar försvinner oftast på grund av saknade reservdelar, omarbeten och onödiga avbrott i arbetet. Tidrapporteringen måste därför fånga orsaken till varje avbrott.
Effektiviteten kan överstiga 100 % när verkstaden säljer fler normtimmar än teknikern lägger på arbetet. Bedöm den alltid tillsammans med återkommande reparationer.
Koppla ihop närvaro, tid på arbetsordrar och fakturering ända ned till arbetsposten. En sammanställning för hela verkstaden visar inte var timmarna försvinner.

Bilverkstadens produktivitet uttrycker hur mycket såld tid som skapas av teknikernas närvaro i verkstaden. En full bokningskalender kan samtidigt dölja väntan på reservdelar, återkommande reparationer och arbete som aldrig hamnar på fakturan. Servicechefen behöver därför skilja kapacitetsutnyttjandet från reparationernas förlopp och debitering. Först när båda perspektiven kombineras framgår om verkstaden behöver fler arbetsordrar, bättre förberedelse av arbetet eller mer konsekvent avslut av arbetsordrar.

Vilka timmar beräknas bilverkstadens produktivitet utifrån?

Grunden är tre tidsstorheter. Var och en besvarar en egen fråga och kräver en egen registrering.

Storhet	Vad den betyder	Var den hämtas
Närvarotimmar	Tid då teknikern är i arbete och står till verksamhetens förfogande	Närvaroregistrering efter avdrag för frånvaro och raster som inte räknas
Timmar på arbetsordrar	Teknikerns tid kopplad till en arbetsorder och dess post	Registrering av start, avbrott och avslut av arbetet
Sålda timmar	Arbetstid som debiterats kund, garanti, försäkringsbolag eller internt	Debiterade arbetsposter efter hänsyn till kreditfakturor och makulerade poster

En normtimme är ingen närvaroregistrering. Den uttrycker en föreskriven eller kalkylerad arbetsomfattning. Teknikern kan slutföra momentet snabbare eller långsammare, men den sålda tiden motsvarar den debiterade omfattningen.

Planerad närvaro beräknas som antalet närvarodagar multiplicerat med den dagliga arbetstiden. För mätning i efterhand används den faktiska närvaron i beräkningen. Sjukdom, semester eller annan frånvaro är inte outnyttjad tid för teknikern i verkstaden.

Registrera iordningställande av begagnade bilar för försäljning som separata interna arbetsordrar. Arbete för det egna lagret förbrukar kapacitet på samma sätt som en reparation för en kund. Om översikten bara visar teknikerns tid utan den internt debiterade prestationen blir produktiviteten lägre än vad det faktiska arbetet motsvarar.

Modulen Time-keeping i Omnetic registrerar närvaro och skriver utförd tid direkt på arbetsordern och dess poster. Servicechefen ser därmed per arbetsorder, person och filial om de sålda timmarna motsvarar de utförda och behöver inte sammanföra separata närvaro- och arbetsorderöversikter.

Hur beräknar man beläggningsgrad, effektivitet och produktivitet?

Enligt metodiken från det tyska förbundet för bilverkstäder ZDK mäts utnyttjandet av närvaron som kvoten mellan produktiva timmar och närvarotimmar. För den operativa styrningen har följande tre nyckeltal visat sig fungera. Benämningarna varierar mellan olika rapporter, så visa även formeln för varje nyckeltal.

Nyckeltal	Beräkning	Vad det besvarar
Beläggningsgrad	Timmar på arbetsordrar ÷ närvarotimmar × 100 %	Hur stor del av närvarotiden användes på arbetsordrar?
Debiteringseffektivitet	Sålda timmar ÷ timmar på arbetsordrar × 100 %	Hur mycket såld tid skapades av tiden på arbetsordrar?
Total produktivitet	Sålda timmar ÷ närvarotimmar × 100 %	Hur mycket såld tid skapades av närvaron?

Med samma beräkningsunderlag gäller:

Produktivitet i % = beläggningsgrad i % × effektivitet i % ÷ 100.

Illustrativ beräkning: vart tog timmarna vägen?

Indata är valda i illustrativt syfte och avser en avslutad mängd arbete utan pågående arbetsordrar.

Indata	Värde
Teknikernas närvaro	100 h
Tid på arbetsordrar	80 h
Såld tid	88 h

Resultat:

Beläggningsgrad 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Effektivitet 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Produktivitet 88 % (88 ÷ 100 × 100, alternativt 80 × 110 ÷ 100).

Utanför arbetsordrarna blev 20 h närvaro kvar. Samtidigt sålde verkstaden 8 h mer än vad teknikerna arbetade på arbetsordrarna, till exempel för att de slutförde arbete som debiterats enligt tidsnormer snabbare.

Skillnaden på 12 h mellan närvaro och såld tid är därför ingen stilleståndstid. Den består av 20 h outnyttjad kapacitet som delvis vägdes upp av 8 h som sålts utöver den utförda tiden. Den som bara följer den totala produktiviteten kan inte skilja de två fenomenen åt.

Är en effektivitet över 100 % ett bra resultat?

Det betyder att varje timme som utförts på en arbetsorder motsvaras av mer än en såld timme. Vid korrekt rapportering är det ett resultat av teknikerns erfarenhet, lämplig utrustning och väl förberett arbete.

Samma siffra kan dock också uppstå genom tid som inte har registrerats eller arbete som har kopplats till en annan arbetsorder. Till effektiviteten hör därför en översikt över återkommande reparationer och åtgärdande av egna fel. En snabb första reparation ger ingenting om bilen kommer tillbaka och det ytterligare arbetet förblir odebiterat.

Var förloras timmarna: typiska orsaker

Den tyska rådgivningsmetodiken räknar saknade reservdelar, omarbeten och onödiga avbrott i arbetet till de främsta orsakerna till att verkstadens prestation sjunker. Varje orsak kräver en egen åtgärd, och tidrapporteringen måste därför fånga den separat.

Orsak	Vad registreringen ska fånga	Vad ledningen ska ändra
Saknad eller felaktig reservdel	Avbrott i arbetet på grund av material	Förberedelse av reservdelar innan reparationen påbörjas
Väntan på godkännande av tilläggsarbete	Tid som blockeras av en ej godkänd omfattning	Överlämning av iakttagelser och ansvar för kontakten med kunden
Väntan på utrustning eller stöd	Otillgänglig fixtur, arbetsplats eller specialisthjälp	Delning av utrustning och fördelning av arbete efter kompetens
Omarbete (åtgärdande av eget fel)	Extra tid kopplad till den ursprungliga arbetsordern	Arbetsrutin, utbildning eller slutkontroll
Omkostnadstid	Möten, utbildning, underhåll av utrustning	Omfattning och organisation av omkostnadsarbetet
Arbete utan debitering	Utfört arbete utan motsvarande post på fakturan	Avslut av arbetsordrar och kontroll före fakturering

En öppen tidsregistrering under väntan på en reservdel höjer den redovisade beläggningsgraden, men döljer orsaken till förlusten. Den vanligaste förlusten, den saknade reservdelen, minskar när verkstaden kopplas ihop med lagret: Warehouse i Omnetic reserverar reservdelar för öppna arbetsordrar, och Planner räknar med tillgången i lagret när en tid föreslås. Detaljerad omplanering av skiftet och inställning av lagernivåer är separata uppgifter. Produktivitetsmätningen ska avgöra vilken av dem verkstaden behöver ta itu med och hur många timmar problemet kostar.

Så ställer du in tidrapporteringen så att siffrorna motsvarar verksamheten

Registreringen måste skilja på vad teknikern gjorde, inte bara vilken arbetsorder han eller hon senast var inloggad på.

1. Enhetliggör vad som räknas till närvaron

Raster, utbildning, möten och underhåll av utrustning ska hanteras på samma sätt för alla tekniker och filialer. I den operativa översikten ingår utbildning som en del av närvaron med en egen orsak för icke-produktiv tid. Om en annan översikt utesluter den från kapaciteten måste skillnaden synas. Omkostnadsarbete är inget fel av teknikern, men ledningen måste räkna med det.

2. Koppla tiden till arbetsposten

Registrering enbart på hela arbetsordern räcker inte för en reparation som kombinerar regelbundet underhåll, felsökning och åtgärdande av ett fel. Tid på posterna visar om skillnaden uppstod vid sökandet efter orsaken, vid reparationen eller vid slutförandet.

När två tekniker arbetar på en bil samtidigt registreras deras mantimmar. Den tid som lyften är upptagen är en annan storhet och ersätter inte personernas utförda tid.

3. Ange orsaken vid avbrott

Varje avbrott i arbetet får en orsak ur orsakstabellen. En återkommande reparation behöver en koppling till den ursprungliga arbetsordern, så att dess tid inte försvinner bland de vanliga prestationerna.

4. Stäng tidsregistreringarna före debiteringen

En arbetsorder kan innehålla utfört arbete utan en post att debitera. Det motsatta felet är en såld post utan registrerad teknikertid. Innan arbetsordern stängs måste därför omfattningen av det utförda arbetet, tidsregistreringarna och debiteringssättet stämma överens.

En rabatt på priset för arbete ändrar inte antalet sålda timmar. Dess effekt hör till uppföljningen av intäkten per såld timme, som behandlas i kalkylen av timpriset. Produktivitet mätt i tid och finansiell intäkt är två olika perspektiv.

Vad kan man utläsa ur nyckeltalen?

Produktiviteten i sig säger inte vilken åtgärd som hjälper. Samma siffra kan uppstå både av brist på arbete och av långa reparationer.

Kombination av resultat	Trolig förklaring	Första operativa åtgärd
Låg beläggningsgrad, god effektivitet	Teknikern klarar det tilldelade arbetet, men under en del av närvaron finns inget att arbeta med	Skilj brist på arbetsordrar från väntan på att de förbereds
Hög beläggningsgrad, låg effektivitet	Reparationerna tar längre tid än den tid som säljs	Dela upp skillnaden på felsökning, omarbeten och saknade debiterade poster
Låg beläggningsgrad och låg effektivitet	En del av kapaciteten försvinner utanför arbetsordrarna och en annan del inom reparationerna	Börja med den största tidsförlusten och undanröj dess orsak
Goda tidsnyckeltal, svag arbetsintäkt	Problemet ligger i pris, rabatter eller sammansättningen av debiteringen	Arbeta med uppnådd intäkt per timme och kalkylen av timpriset

Jämför tekniker först efter uppdelning på typ av arbete. En tekniker med återkommande underhållsmoment har en annan sammansättning av arbetsordrar än en diagnostekniker som söker efter ett sporadiskt fel. En enkel topplista efter sålda timmar belönar enkla arbetsordrar och missgynnar den som hjälper andra med tekniska problem.

Hur ofta ska resultaten utvärderas?

Den dagliga översikten används för att rätta registreringen och undanröja aktuella hinder. I den ingår ej stängda tidsregistreringar, väntande arbetsordrar och slutfört arbete utan förberedd debitering.

Den veckovisa översikten används för att styra orsakerna. För varje förlustorsak anges summa timmar, ansvarig roll och åtgärd. En samlad post ”övrig tid” utan specifikation räcker inte.

Den månatliga översikten används för att följa trenden. Den innehåller alla tre nyckeltalen, uppdelning efter typ av arbete, återkommande reparationer och läget för pågående arbetsordrar. Därmed skiljs en tillfällig svängning från ett återkommande problem.

Hur undviker man snedvridning vid månadsskiftet?

Arbete som utförs i slutet av månaden faktureras ofta först under nästa period. Den första månaden visar då en svagare kvot mellan såld tid och närvaro och den följande en starkare.

Komplettera därför kalenderöversikten med utförd tid på ännu inte debiterade arbetsordrar. För analys av effektiviteten i enskilda reparationer används stängda arbetsordrar med fullständig utförd och såld tid. Slå inte ihop dessa två perspektiv: effektiviteten för stängda arbetsordrar kan inte multipliceras med hela verkstadens beläggningsgrad för en annan period, eftersom sambandet mellan nyckeltalen bara gäller med samma underlag.

Vad bör man se upp med vid mätning av produktiviteten?

Att förväxla upptagen arbetsplats med beläggningsgrad. En bil på lyften kan stå stilla medan teknikern arbetar på annat håll eller inte har något tilldelat arbete.
Samtidiga registreringar för en tekniker. Teknikerns tid får inte räknas flera gånger bara för att flera arbetsordrar är öppna.
Dolt internt arbete. Iordningställande av bilar för försäljning, garantiarbeten och åtgärdande av egna fel behöver en egen märkning, annars snedvrids verkstadens sammanställning.
Bedömning utifrån en enda procentsats. Hög effektivitet utan uppföljning av kvaliteten kan dölja oregistrerad tid eller efterföljande omarbeten.
Belöning enbart för sålda timmar. Hjälp till kolleger och komplicerad felsökning blir då utan erkännande, trots att verksamheten behöver dem.

Målet är inte att få varje minut på en kundorder, utan att känna till tidsförbrukningen och skilja nödvändig omkostnadstid från förluster som går att undanröja.

Omnetic kopplar ihop teknikerns tid med arbetsorder och debitering

När närvaroregistrering, arbetsregistrering och fakturering körs i separata system måste någon regelbundet stämma av tekniker, arbetsordrar och poster, och varje rättelse av uppgifterna slår bara igenom i en del av översikterna. Omnetic ersätter dessa kalkylblad med en molnplattform: alla moduler arbetar med ett gemensamt register över kund, bil, arbetsordrar och pengar i DMS Core, så att data inte behöver skrivas in på nytt mellan dem.

För styrningen av produktiviteten samverkar tre moduler:

Time-keeping registrerar närvaro från mobil, surfplatta, dator eller terminal och skriver utförd tid direkt på arbetsordrarna och deras poster. Ur samma registrering skapas underlag för löner och debiterad tid för fakturering.
Workshop hanterar arbetsordern från offert via fordonsmottagning, reservdelar och planering till fakturering. Posterna kan fördelas mellan kund, garanti och försäkringsbolag, så att internt arbete, garantiarbete och kundarbete hålls isär i översikterna.
Reporting arbetar med samma data som de övriga modulerna och kan bryta ned varje siffra ända till den ursprungliga posten. Servicechefen kan därmed spåra vilka arbetsordrar och poster som utgör en teknikers eller filials resultat.

Omnetic kan införas stegvis och börja med en modul. I en demo av Omnetic går du igenom hur teknikerns tid går från närvaroregistreringen via arbetsorderns poster ända till fakturan.

Relaterade artiklar

Vanliga frågor

Hur registrerar man en tekniker som under en del av skiftet hjälper kolleger?

Hjälp vid en specifik reparation registreras tidsmässigt på den aktuella arbetsordern och posten, även om reparationen slutförs av huvudteknikern. Allmänt tekniskt stöd utan koppling till en enskild reparation behöver en separat kategori. Dess omfattning förblir då synlig och snedvrider inte tiden för annat arbete.

Hur hanterar man felsökning som inte leder till en reparation?

Felsökning är utfört arbete även när kunden inte beställer den efterföljande reparationen. Den ska ha en egen post och en egen tidsregistrering. Den debiteras i den omfattning som har avtalats med kunden i arbetsordern.

Ingår arbete från en extern leverantör i de egna teknikernas produktivitet?

Nej. Externt utfört arbete har ingen motsvarande närvaro för en egen tekniker, och dess timmar och kostnader följs därför upp separat. Den anställdes tid för tillhörande moment, till exempel demontering och montering, ligger kvar på hans eller hennes poster i arbetsordern.

Kan man börja mäta produktiviteten i ett kalkylblad?

Ja, om kalkylbladet kopplar ihop närvaro, utförd tid och debiterade poster via samma beteckningar för tekniker och arbetsordrar. Det innebär dock daglig komplettering, avstämning och rättelser. Störst risk uppstår vid ändringar av en arbetsorder eller faktura som inte förs över till kalkylbladet.