Artikkelit

Korjaamon tuottavuus: miten mitata kuormitusta, tehokkuutta ja hukattuja tunteja

Näin korjaamon tuottavuutta mitataan: kuormitusasteen ja tehokkuuden kaavat, työajan seuranta, hukattujen tuntien syyt ja tunnuslukujen tulkinta.

Tärkeimmät havainnot

Kuormitusaste on työmääräimille kirjattu aika jaettuna läsnäoloajalla. Tehokkuus on myyty aika jaettuna työmääräimille kirjatulla ajalla. Tuottavuus on myyty aika jaettuna läsnäoloajalla, ja samalla laskentaperusteella se on kuormitusasteen ja tehokkuuden tulo.
Läsnäoloajan ja työmääräimille kirjatun ajan erotus näyttää käyttämättömän kapasiteetin. Työmääräimille kirjatun ajan ja myydyn ajan erotus kertoo ongelmasta korjauksen kulussa tai sen laskutuksessa.
Tunteja häviää useimmiten puuttuvien varaosien, uusintatöiden ja tarpeettomien työn keskeytysten vuoksi. Työajan seurannan on siksi tallennettava jokaisen keskeytyksen syy.
Tehokkuus voi ylittää 100 %, kun korjaamo myy enemmän ohjeaikatunteja kuin asentaja käyttää työhön. Sitä on aina arvioitava yhdessä uusintakorjausten kanssa.
Läsnäolo, työmääräimille kirjattu aika ja laskutus kannattaa kytkeä toisiinsa aina työriviin asti. Koko korjaamon yhteenveto ei näytä, mihin tunnit katoavat.

Korjaamon tuottavuus kertoo, kuinka paljon myytyä aikaa syntyy asentajien läsnäoloajasta korjaamossa. Täysi ajanvarauskalenteri voi kuitenkin peittää varaosien odottamisen, uusintakorjaukset ja työn, joka ei päädy laskulle. Huoltopäällikön on siksi erotettava kapasiteetin käyttö korjausten kulusta ja laskutuksesta. Vasta molempien näkökulmien yhdistäminen näyttää, tarvitseeko korjaamo lisää töitä, parempaa työn valmistelua vai johdonmukaisempaa työmääräinten sulkemista.

Mistä tunneista korjaamon tuottavuus lasketaan?

Pohjana on kolme aikasuuretta. Jokainen vastaa eri kysymykseen ja tarvitsee oman kirjauksensa.

Suure	Mitä se tarkoittaa	Mistä se saadaan
Läsnäolotunnit	Aika, jonka asentaja on töissä ja toiminnan käytettävissä	Läsnäolokirjaukset, joista on vähennetty poissaolot ja palkattomat tauot
Työmääräimille kirjatut tunnit	Asentajan aika, joka on kohdistettu työmääräimelle ja sen riville	Työn aloituksen, keskeytyksen ja valmistumisen kirjaus
Myydyt tunnit	Asiakkaalta, takuusta, vakuutusyhtiöltä tai sisäisesti laskutettu työaika	Laskutetut työrivit hyvitysten ja peruttujen rivien jälkeen

Ohjeaika ei ole läsnäolokirjaus. Se kuvaa määriteltyä tai laskettua työmäärää. Asentaja voi tehdä työn nopeammin tai hitaammin, mutta myyty aika vastaa laskutettua työmäärää.

Suunniteltu läsnäoloaika lasketaan kertomalla läsnäolopäivien määrä päivittäisellä työajalla. Jälkikäteisessä mittauksessa laskelmaan kuuluu toteutunut läsnäoloaika. Sairaus, loma tai muu poissaolo ei ole asentajan käyttämätöntä aikaa korjaamossa.

Vaihtoautojen kunnostus myyntiin kannattaa kirjata erillisinä sisäisinä työmääräiminä. Oman varaston hyväksi tehty työ kuluttaa kapasiteettia samalla tavalla kuin asiakkaan korjaus. Jos raporttiin jää vain asentajan aika ilman sisäisesti laskutettua suoritetta, tuottavuus näyttää heikommalta kuin tehty työ edellyttäisi.

Omneticin Time-keeping-moduuli kirjaa läsnäolon ja kohdistaa tehdyn työajan suoraan työmääräimelle ja sen riveille. Huoltopäällikkö näkee näin työmääräimittäin, henkilöittäin ja toimipisteittäin, vastaavatko myydyt tunnit tehtyjä tunteja, eikä erillisiä läsnäolo- ja työmääräinraportteja tarvitse yhdistää.

Miten kuormitusaste, tehokkuus ja tuottavuus lasketaan?

Saksalaisen autoalan liiton ZDK:n menetelmässä läsnäoloajan käyttöä mitataan tuottavien tuntien suhteella läsnäolotunteihin. Käytännön johtamisessa toimivaksi on osoittautunut seuraava kolmen tunnusluvun kokonaisuus. Nimitykset vaihtelevat raportista toiseen, joten jokaisen tunnusluvun yhteydessä kannattaa näyttää myös sen kaava.

Tunnusluku	Laskentakaava	Mihin se vastaa
Kuormitusaste	Työmääräimille kirjatut tunnit ÷ läsnäolotunnit × 100 %	Kuinka suuri osa läsnäoloajasta käytettiin työmääräimiin?
Laskutuksen tehokkuus	Myydyt tunnit ÷ työmääräimille kirjatut tunnit × 100 %	Kuinka paljon myytyä aikaa syntyi työmääräimille kirjatusta ajasta?
Kokonaistuottavuus	Myydyt tunnit ÷ läsnäolotunnit × 100 %	Kuinka paljon myytyä aikaa syntyi läsnäoloajasta?

Samalla laskentaperusteella pätee:

Tuottavuus % = kuormitusaste % × tehokkuus % ÷ 100.

Havainnollistava laskelma: mihin tunnit katosivat?

Lähtötiedot on valittu havainnollisuuden vuoksi, ja ne koskevat valmista työkokonaisuutta ilman keskeneräisiä työmääräimiä.

Lähtötieto	Arvo
Asentajien läsnäoloaika	100 h
Työmääräimille kirjattu aika	80 h
Myyty aika	88 h

Tulos:

Kuormitusaste 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Tehokkuus 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Tuottavuus 88 % (88 ÷ 100 × 100 tai 80 × 110 ÷ 100).

Työmääräinten ulkopuolelle jäi 20 h läsnäoloaikaa. Samalla korjaamo myi 8 h enemmän kuin asentajat tekivät työmääräimille, esimerkiksi siksi, että he tekivät ohjeaikojen mukaan laskutetun työn nopeammin.

Läsnäoloajan ja myydyn ajan 12 tunnin erotus ei siis ole seisokkia. Se koostuu 20 tunnista käyttämätöntä kapasiteettia, jota osittain tasoitti 8 tuntia tehdyn ajan ylittävää myyntiä. Pelkkää kokonaistuottavuutta seuraava ei erota näitä kahta ilmiötä toisistaan.

Onko yli 100 %:n tehokkuus hyvä tulos?

Se tarkoittaa, että työmääräimellä tehtyä tuntia kohden myydään enemmän kuin tunti. Oikein kirjattuna se on tulosta asentajan kokemuksesta, sopivista laitteista ja hyvin valmistellusta työstä.

Sama luku voi kuitenkin syntyä myös kirjaamattomasta ajasta tai toiselle työmääräimelle kohdistetusta työstä. Tehokkuuden rinnalla on siksi seurattava uusintakorjauksia ja omien virheiden korjauksia. Nopea ensimmäinen korjaus ei tuota mitään, jos auto palaa korjaamoon ja lisätyö jää laskuttamatta.

Missä tunteja häviää: tyypilliset syyt

Saksalaisessa konsultointimenetelmässä korjaamon suorituskyvyn heikkenemisen tärkeimmiksi syiksi luetaan puuttuvat varaosat, uusintatyöt ja tarpeettomat työn keskeytykset. Jokainen syy vaatii eri toimenpiteen, joten työajan seurannan on tallennettava ne erikseen.

Syy	Mitä kirjauksen on tallennettava	Mitä johdon on muutettava
Puuttuva tai väärä varaosa	Työn keskeytys materiaalin vuoksi	Varaosien valmistelu ennen korjauksen aloittamista
Lisätyön hyväksynnän odottaminen	Aika, jonka hyväksymätön työmäärä sitoo	Löydösten välittäminen ja vastuu asiakasyhteydenotosta
Laitteiden tai tuen odottaminen	Käytettävissä olematon työkalu, työpiste tai asiantuntija-apu	Laitteiden yhteiskäyttö ja töiden jako osaamisen mukaan
Uusintatyö (oman virheen korjaus)	Lisäaika, joka on kytketty alkuperäiseen työmääräimeen	Työmenetelmä, koulutus tai lopputarkastus
Toiminnan yleistyöt	Palaverit, koulutukset, laitteiden huolto	Yleistöiden laajuus ja organisointi
Laskuttamaton työ	Tehty työ ilman vastaavaa riviä laskulla	Työmääräinten sulkeminen ja tarkistus ennen laskutusta

Varaosaa odotettaessa auki jäävä aikakirjaus nostaa raportoitua kuormitusastetta, mutta kätkee menetyksen syyn. Yleisintä menetystä, puuttuvaa varaosaa, pienentää korjaamon ja varaston kytkeminen toisiinsa: Omneticin Warehouse varaa varaosat avoimille työmääräimille, ja Planner ottaa ajankohtaa ehdottaessaan huomioon niiden saatavuuden varastossa. Vuoron yksityiskohtainen uudelleensuunnittelu ja varastotasojen määrittäminen ovat erillisiä tehtäviä. Tuottavuuden mittaamisen tarkoitus on selvittää, kumpaa korjaamon on ratkaistava ja montako tuntia ongelma sille maksaa.

Miten työajan seuranta määritetään vastaamaan toimintaa

Kirjauksen on erotettava, mitä asentaja teki, eikä vain sitä, mille työmääräimelle hän oli viimeksi kirjautuneena.

1. Läsnäoloajan sisällön yhtenäistäminen

Tauot, koulutukset, palaverit ja laitteiden huolto on käsiteltävä samalla tavalla kaikkien asentajien ja toimipisteiden kohdalla. Toiminnan raportissa koulutus kuuluu läsnäoloaikaan omalla muun kuin tuottavan ajan syykoodillaan. Jos jokin toinen raportti jättää sen kapasiteetin ulkopuolelle, eron on näyttävä. Yleistyö ei ole asentajan virhe, mutta johdon on otettava se huomioon.

2. Ajan kohdistaminen työriville

Pelkkä koko työmääräimen kirjaus ei riitä korjauksessa, jossa yhdistyvät määräaikaishuolto, vianmääritys ja vian korjaaminen. Rivikohtainen aika näyttää, syntyikö ero syyn etsimisessä, korjauksessa vai työn viimeistelyssä.

Kun autoa työstää kaksi asentajaa samanaikaisesti, kirjataan heidän henkilötyötuntinsa. Nostimen varausaika on eri suure, eikä se korvaa ihmisten tekemää työaikaa.

3. Keskeytyksen syyn kirjaaminen

Jokaiselle työn keskeytykselle annetaan syy syytaulukosta. Uusintakorjaus on kytkettävä alkuperäiseen työmääräimeen, jotta sen aika ei katoa tavallisten suoritteiden joukkoon.

4. Aikakirjausten sulkeminen ennen laskutusta

Työmääräimellä voi olla tehtyä työtä ilman laskutettavaa riviä. Päinvastainen virhe on myyty rivi ilman asentajan kirjaamaa aikaa. Ennen työmääräimen sulkemista tehdyn työn laajuuden, aikakirjausten ja laskutustavan on siksi täsmättävä.

Työn hinnasta annettu alennus ei muuta myytyjen tuntien määrää. Sen vaikutus kuuluu myytyä tuntia kohden saatavan tuoton seurantaan, jota käsitellään tuntihinnan laskennan yhteydessä. Ajalla mitattu tuottavuus ja taloudellinen tuotto ovat kaksi eri näkökulmaa.

Mitä tunnusluvut kertovat?

Pelkkä tuottavuus ei kerro, mikä toimenpide auttaa. Sama luku voi syntyä työn puutteesta tai pitkistä korjauksista.

Tulosten yhdistelmä	Todennäköinen selitys	Ensimmäinen toimenpide
Matala kuormitusaste, hyvä tehokkuus	Asentaja selviää annetusta työstä, mutta osan läsnäoloajasta hänellä ei ole töitä	Erotetaan töiden puute niiden valmistelun odottamisesta
Korkea kuormitusaste, heikko tehokkuus	Korjaukset kestävät kauemmin kuin myytävä aika	Jaetaan ero vianmääritykseen, uusintatöihin ja puuttuviin laskutettaviin riveihin
Matala kuormitusaste ja heikko tehokkuus	Osa kapasiteetista katoaa työmääräinten ulkopuolella ja osa korjausten sisällä	Aloitetaan suurimmasta aikahukasta ja poistetaan sen syy
Hyvät aikatunnusluvut, heikko työn tuotto	Ongelma on hinnassa, alennuksissa tai laskutuksen rakenteessa	Tarkastellaan toteutunutta tuottoa tunnilta ja tuntihinnan laskentaa

Asentajia kannattaa verrata vasta työlajeittain jaoteltuna. Toistuvia huoltotöitä tekevän asentajan työmääräinten rakenne on toinen kuin vianmäärittäjän, joka etsii satunnaista vikaa. Pelkkä myytyjen tuntien mukainen paremmuusjärjestys palkitsee helpoista töistä ja asettaa huonompaan asemaan sen, joka auttaa muita vaativissa ongelmissa.

Kuinka usein tuloksia kannattaa arvioida?

Päivittäinen raportti on tarkoitettu kirjausten korjaamiseen ja välittömien esteiden poistamiseen. Siihen kuuluvat sulkemattomat aikakirjaukset, odottavat työmääräimet ja valmis työ, jonka laskutus ei ole vielä valmiina.

Viikkoraportti on tarkoitettu syiden hallintaan. Siinä esitetään jokaisen menetyksen syyn osalta tuntien summa, vastuullinen rooli ja toimenpide. Erittelemätön yhteenvetorivi ”muu aika” ei riitä.

Kuukausiraportti on tarkoitettu kehityksen seurantaan. Se sisältää kaikki kolme tunnuslukua, jaottelun työlajeittain, uusintakorjaukset ja keskeneräisten työmääräinten tilanteen. Näin kertaluonteinen vaihtelu erottuu toistuvasta ongelmasta.

Miten kuun vaihteen vääristymä estetään?

Kuun lopussa tehty työ laskutetaan usein vasta seuraavalla jaksolla. Ensimmäisen kuukauden myydyn ajan suhde läsnäoloaikaan näyttää silloin heikommalta ja seuraavan vahvemmalta.

Kalenterikuukauden raporttiin kannattaa siksi lisätä vielä laskuttamattomille työmääräimille tehty aika. Yksittäisten korjausten tehokkuuden analysointiin käytetään suljettuja työmääräimiä, joilla on täydellinen tehty ja myyty aika. Näitä kahta näkökulmaa ei pidä yhdistää: suljettujen työmääräinten tehokkuutta ei voi kertoa koko korjaamon toisen jakson kuormitusasteella, koska tunnuslukujen välinen suhde pätee vain samalla laskentaperusteella.

Mihin tuottavuuden mittaamisessa kannattaa kiinnittää huomiota?

Varausasteen sekoittaminen kuormitusasteeseen. Auto voi seistä nostimella, kun asentaja tekee töitä muualla tai hänelle ei ole annettu työtä.
Saman asentajan päällekkäiset kirjaukset. Hänen aikaansa ei saa laskea useaan kertaan vain siksi, että hänellä on auki useita työmääräimiä.
Piilossa olevat sisäiset työt. Autojen kunnostus myyntiin, takuutyöt ja omien virheiden korjaukset tarvitsevat oman merkintänsä, muuten ne vääristävät korjaamon yhteenvetoa.
Arviointi yhden prosenttiluvun perusteella. Korkea tehokkuus ilman laadun seurantaa voi kätkeä kirjaamatonta aikaa tai myöhempiä uusintatöitä.
Palkitseminen pelkistä myydyistä tunneista. Kollegoiden auttaminen ja vaativa vianmääritys jäävät silloin ilman tunnustusta, vaikka toiminta tarvitsee niitä.

Tavoitteena ei ole saada jokaista minuuttia asiakkaan työmääräimelle, vaan tuntea ajankäyttö ja erottaa välttämätön yleistyö poistettavissa olevista menetyksistä.

Omnetic yhdistää asentajan ajan työmääräimeen ja laskutukseen

Kun läsnäolo, työn kirjaus ja laskutus ovat erillisissä järjestelmissä, jonkun on säännöllisesti yhdistettävä asentajat, työmääräimet ja rivit, ja jokainen tietojen korjaus päivittyy vain osaan raporteista. Omnetic korvaa nämä taulukot yhdellä pilvialustalla: kaikki moduulit käyttävät DMS Coressa yhtä yhteistä asiakkaan, auton, työmääräinten ja rahaliikenteen tietuetta, joten tietoja ei kirjoiteta uudelleen moduulista toiseen.

Tuottavuuden hallinnassa kolme moduulia toimii yhdessä:

Time-keeping kirjaa läsnäolon matkapuhelimesta, tabletista, tietokoneesta tai päätteestä ja kohdistaa tehdyn työajan suoraan työmääräimille ja niiden riveille. Samasta kirjauksesta syntyvät palkanlaskennan aineisto ja laskutettava aika.
Workshop hallinnoi työmääräintä tarjouksesta auton vastaanoton, varaosien ja suunnittelun kautta laskutukseen asti. Rivit voidaan jakaa asiakkaan, takuun ja vakuutusyhtiön kesken, joten sisäiset työt, takuutyöt ja asiakastyöt pysyvät raporteissa erillään.
Reporting käyttää samoja tietoja kuin muut moduulit, ja jokaisen luvun voi avata lähdekirjaukseen asti. Huoltopäällikkö näkee näin, mitkä työmääräimet ja rivit muodostavat asentajan tai toimipisteen tuloksen.

Omneticin voi ottaa käyttöön vaiheittain yhdestä moduulista alkaen. Omneticin esittelyssä käydään läpi, miten asentajan aika kulkee läsnäolosta työmääräimen rivien kautta laskulle.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

Miten kirjataan asentaja, joka auttaa osan vuorostaan kollegoita?

Apu tietyssä korjauksessa kirjataan ajallisesti kyseiselle työmääräimelle ja riville, vaikka korjauksen viimeistelee päävastuullinen asentaja. Yleinen asiantuntijatuki, joka ei liity yhteen korjaukseen, tarvitsee oman luokkansa. Sen laajuus pysyy näin näkyvissä eikä vääristä muun työn aikaa.

Miten käsitellään vianmääritys, joka ei johda korjaukseen?

Vianmääritys on tehtyä työtä silloinkin, kun asiakas ei tilaa jatkokorjausta. Sillä on oltava oma rivi ja aikakirjaus. Se laskutetaan siinä laajuudessa, josta asiakkaan kanssa sovittiin työmääräimellä.

Kuuluuko ulkopuolisen toimittajan työ omien asentajien tuottavuuteen?

Ei. Ulkopuolisen tekemää työtä vastaan ei ole oman asentajan läsnäoloaikaa, joten sen tunteja ja kustannuksia seurataan erikseen. Työntekijän aika siihen liittyvissä töissä, esimerkiksi irrotuksessa ja asennuksessa, jää hänen työmääräinriveilleen.

Voiko tuottavuuden mittaamisen aloittaa taulukossa?

Voi, jos taulukko yhdistää läsnäolon, tehdyn työajan ja laskutetut rivit samojen asentaja- ja työmääräintunnisteiden kautta. Se edellyttää kuitenkin päivittäistä täydentämistä, yhdistämistä ja korjaamista. Suurin riski syntyy, kun työmääräin tai lasku muuttuu eikä muutos siirry taulukkoon.