Raksti

Autoservisa produktivitāte: kā mērīt noslodzi, efektivitāti un zaudētās stundas

Kā mērīt autoservisa produktivitāti: noslodzes un efektivitātes formulas, laika uzskaite, zaudēto stundu cēloņi un ko var nolasīt no rādītājiem.

Galvenās atziņas

Noslodze ir pasūtījumos patērētais laiks, kas dalīts ar klātbūtnes laiku. Efektivitāte ir pārdotais laiks, kas dalīts ar pasūtījumos patērēto laiku. Produktivitāte ir pārdotais laiks, kas dalīts ar klātbūtnes laiku, un pie vienādas aprēķina bāzes tā ir vienāda ar noslodzes un efektivitātes reizinājumu.
Starpība starp klātbūtnes laiku un pasūtījumos patērēto laiku parāda neizmantoto jaudu. Starpība starp pasūtījumos patērēto laiku un pārdoto laiku norāda uz problēmu remonta gaitā vai tā iekļaušanā rēķinā.
Stundas visbiežāk pazūd trūkstošu rezerves daļu, pārstrādes un nevajadzīgu darba pārtraukumu dēļ. Tāpēc uzskaitē pie katra pārtraukuma jānorāda tā iemesls.
Efektivitāte var pārsniegt 100 %, ja serviss pārdod vairāk normstundu, nekā mehāniķis darbam patērē. Vērtējiet to vienmēr kopā ar atkārtotajiem remontiem.
Klātbūtnes uzskaiti, pasūtījumos patērēto laiku un rēķinus sasaistiet līdz pat darba pozīcijai. Kopsavilkums par visu darbnīcu neparādīs, kur stundas pazūd.

Autoservisa produktivitāte izsaka, cik daudz pārdotā laika rodas no mehāniķu klātbūtnes darbnīcā. Pilns pierakstu kalendārs vienlaikus var slēpt gaidīšanu uz rezerves daļām, atkārtotus remontus un darbu, kas netiek iekļauts rēķinā. Tāpēc servisa vadītājam jānošķir jaudas izmantošana no remontu gaitas un to iekļaušanas rēķinos. Tikai abu skatījumu apvienojums parāda, vai darbnīcai vajag vairāk pasūtījumu, labāku darba sagatavošanu vai rūpīgāku pasūtījumu noslēgšanu.

No kādām stundām aprēķina autoservisa produktivitāti?

Pamatā ir trīs laika lielumi. Katrs atbild uz citu jautājumu, un katram nepieciešama sava uzskaite.

Lielums	Ko nozīmē	No kurienes to iegūt
Klātbūtnes stundas	Laiks, kad mehāniķis ir darbā un pieejams uzņēmumam	Klātbūtnes uzskaite pēc prombūtnes un neieskaitāmo pārtraukumu atskaitīšanas
Stundas pasūtījumos	Mehāniķa laiks, kas piesaistīts servisa pasūtījumam un tā pozīcijai	Darba sākuma, pārtraukuma un pabeigšanas ieraksts
Pārdotās stundas	Darba laiks, kas iekļauts rēķinā klientam, garantijai, apdrošinātājam vai iekšēji	Rēķinā iekļautās darba pozīcijas pēc kredītrēķinu un stornēto pozīciju ievērošanas

Normstunda nav klātbūtnes ieraksts. Tā izsaka noteikto vai kalkulēto darba apjomu. Mehāniķis operāciju var pabeigt ātrāk vai lēnāk, taču pārdotais laiks atbilst rēķinā iekļautajam apjomam.

Plānoto klātbūtni aprēķina kā klātbūtnes dienu skaitu, kas reizināts ar dienas darba laiku. Retrospektīvai mērīšanai aprēķinā iekļauj faktisko klātbūtni. Slimība, atvaļinājums vai cita prombūtne nav mehāniķa neizmantotais laiks darbnīcā.

Lietoto automašīnu sagatavošanu pārdošanai uzskaitiet kā atsevišķus iekšējos pasūtījumus. Darbs paša uzņēmuma krājumiem patērē jaudu tāpat kā remonts klientam. Ja pārskatā paliek tikai mehāniķa laiks bez iekšēji iekļautā rēķinā paveiktā darba, produktivitāte sanāk zemāka, nekā atbilst faktiskajam darbam.

Modulis Time-keeping platformā Omnetic uzskaita klātbūtni un nostrādāto laiku ieraksta tieši pasūtījumā un tā pozīcijās. Servisa vadītājs tā pa pasūtījumiem, cilvēkiem un filiālēm redz, vai pārdotās stundas atbilst nostrādātajām, un viņam nav jāapvieno atsevišķi klātbūtnes un pasūtījumu pārskati.

Kā aprēķināt noslodzi, efektivitāti un produktivitāti?

Saskaņā ar Vācijas autoservisu apvienības ZDK metodiku klātbūtnes izmantojumu mēra kā produktīvo stundu attiecību pret klātbūtnes stundām. Operatīvajai vadībai sevi ir pierādījis šāds rādītāju trijnieks. Nosaukumi dažādos pārskatos atšķiras, tāpēc pie katra rādītāja norādiet arī tā formulu.

Rādītājs	Aprēķins	Uz ko atbild
Noslodze	Stundas pasūtījumos ÷ klātbūtnes stundas × 100 %	Cik daudz klātbūtnes laika izmantots pasūtījumos?
Rēķinu efektivitāte	Pārdotās stundas ÷ stundas pasūtījumos × 100 %	Cik daudz pārdotā laika radās no pasūtījumos patērētā laika?
Kopējā produktivitāte	Pārdotās stundas ÷ klātbūtnes stundas × 100 %	Cik daudz pārdotā laika radās no klātbūtnes?

Pie vienādas aprēķina bāzes ir spēkā:

Produktivitāte % = noslodze % × efektivitāte % ÷ 100.

Ilustratīvs aprēķins: kur pazuda stundas?

Ievaddati izvēlēti uzskatāmības labad un attiecas uz noslēgtu darbu kopumu bez nepabeigtiem pasūtījumiem.

Ievaddati	Vērtība
Mehāniķu klātbūtne	100 h
Laiks pasūtījumos	80 h
Pārdotais laiks	88 h

Rezultāts:

Noslodze 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Efektivitāte 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Produktivitāte 88 % (88 ÷ 100 × 100 jeb 80 × 110 ÷ 100).

Ārpus pasūtījumiem palika 20 h klātbūtnes. Vienlaikus serviss pārdeva par 8 h vairāk, nekā mehāniķi pasūtījumos nostrādāja, piemēram, tāpēc, ka pēc normām iekļauto darbu viņi pabeidza ātrāk.

Tāpēc 12 h starpība starp klātbūtni un pārdoto laiku nav dīkstāve. To veido 20 h neizmantotās jaudas, ko daļēji kompensēja 8 h, kas pārdotas virs nostrādātā laika. Kas seko tikai kopējai produktivitātei, abas parādības nenošķirs.

Vai efektivitāte virs 100 % ir labs rezultāts?

Tas nozīmē, ka uz vienu pasūtījumā nostrādāto stundu attiecas vairāk nekā viena pārdotā stunda. Pie pareizas uzskaites tas ir mehāniķa pieredzes, piemērota aprīkojuma un labi sagatavota darba rezultāts.

Taču tāds pats skaitlis rodas arī no nereģistrēta laika vai no darba, kas piesaistīts citam pasūtījumam. Tāpēc pie efektivitātes jāskatās arī atkārtoto remontu un paša pieļauto kļūdu labojumu pārskats. Ātrs pirmais remonts neko nedod, ja automašīna atgriežas un papildu darbs paliek neiekļauts rēķinā.

Kur zūd stundas: tipiskie cēloņi

Vācijas konsultāciju metodika par galvenajiem darbnīcas snieguma krituma cēloņiem uzskata trūkstošas rezerves daļas, pārstrādi un nevajadzīgus darba pārtraukumus. Katram cēlonim vajadzīga cita rīcība, tāpēc uzskaitē tas jāfiksē atsevišķi.

Iemesls	Kas jāfiksē uzskaitē	Kas jāmaina vadībai
Trūkstoša vai nepareiza rezerves daļa	Darba pārtraukums materiāla dēļ	Rezerves daļu sagatavošana pirms remonta sākšanas
Gaidīšana uz papildu darba apstiprinājumu	Laiks, ko bloķē nesaskaņots apjoms	Konstatējumu nodošana un atbildība par saziņu ar klientu
Gaidīšana uz aprīkojumu vai atbalstu	Nepieejams instruments, darba vieta vai speciālista palīdzība	Aprīkojuma koplietošana un darba piešķiršana atbilstoši kompetencēm
Pārstrāde (paša kļūdas labošana)	Papildu laiks, kas saistīts ar sākotnējo pasūtījumu	Darba procedūra, apmācība vai izejas kontrole
Darbības pieskaitāmās izmaksas	Sanāksmes, apmācības, aprīkojuma apkope	Pieskaitāmā darba apjoms un organizācija
Darbs bez iekļaušanas rēķinā	Paveikts darbs bez atbilstošas pozīcijas rēķinā	Pasūtījumu noslēgšana un pārbaude pirms rēķina izrakstīšanas

Atvērts laika ieraksts, kamēr tiek gaidīta rezerves daļa, palielina uzrādīto noslodzi, taču noslēpj zuduma cēloni. Biežāko zudumu – trūkstošu rezerves daļu – samazina darbnīcas sasaiste ar noliktavu: Omnetic modulis Warehouse rezervē rezerves daļas atvērtiem servisa pasūtījumiem, un modulis Planner, piedāvājot laiku, ņem vērā to pieejamību noliktavā. Detalizēta maiņas pārplānošana un krājumu iestatīšana ir atsevišķi uzdevumi. Produktivitātes mērīšanai jānosaka, kurš no tiem servisam jārisina un cik stundu problēma tam izmaksā.

Kā iestatīt uzskaiti, lai skaitļi atbilstu realitātei

Uzskaitei jānošķir, ko mehāniķis darīja, nevis tikai, pie kura pasūtījuma viņš pēdējo reizi bija pieslēdzies.

1. Vienojieties, kas ietilpst klātbūtnē

Pārtraukumiem, apmācībām, sanāksmēm un aprīkojuma apkopei nepieciešama vienāda pieeja visiem mehāniķiem un filiālēm. Operatīvajā pārskatā apmācības ietilpst klātbūtnē kā atsevišķs neproduktīvā laika iemesls. Ja kāds cits pārskats tās no jaudas izslēdz, šai atšķirībai jābūt redzamai. Pieskaitāmais darbs nav mehāniķa kļūda, taču vadībai ar to jārēķinās.

2. Piesaistiet laiku darba pozīcijai

Ieraksts tikai visam pasūtījumam nav pietiekams remontam, kas apvieno kārtējo apkopi, diagnostiku un bojājuma novēršanu. Laiks pa pozīcijām parāda, vai starpība radās, meklējot cēloni, remontējot vai pabeidzot darbu.

Ja pie automašīnas vienlaikus strādā divi mehāniķi, uzskaita viņu cilvēkstundas. Pacēlāja aizņemtības laiks ir cits lielums, un tas neaizstāj cilvēku nostrādāto laiku.

3. Pie pārtraukumiem norādiet iemeslu

Katram darba pārtraukumam piešķir iemeslu no cēloņu tabulas. Atkārtotam remontam nepieciešama saikne ar sākotnējo pasūtījumu, lai tā laiks nepazustu starp parastajiem darbiem.

4. Noslēdziet laika ierakstus pirms rēķina izrakstīšanas

Pasūtījumā var būt paveikts darbs bez pozīcijas iekļaušanai rēķinā. Pretēja kļūda ir pārdota pozīcija bez reģistrēta mehāniķa laika. Tāpēc pirms pasūtījuma noslēgšanas jāsakrīt paveiktā darba apjomam, laika ierakstiem un rēķina veidošanas veidam.

Atlaide darba cenai pārdoto stundu skaitu nemaina. Tās ietekme pieder pie ieņēmumu uzraudzības uz pārdoto stundu, kas ir stundas likmes kalkulācijas tēma. Laikā mērītā produktivitāte un finanšu ieņēmumi ir divi dažādi skatījumi.

Ko var nolasīt no rādītājiem?

Produktivitāte viena pati nepasaka, kāda rīcība palīdzēs. Tāds pats skaitlis rodas gan no darba trūkuma, gan no ilgiem remontiem.

Rezultātu kombinācija	Iespējamais skaidrojums	Pirmā operatīvā rīcība
Zema noslodze, laba efektivitāte	Mehāniķis tiek galā ar piešķirto darbu, bet daļā klātbūtnes viņam nav pie kā strādāt	Nošķirt pasūtījumu trūkumu no gaidīšanas uz to sagatavošanu
Augsta noslodze, zema efektivitāte	Remonti ilgst ilgāk, nekā tiek pārdots laika	Sadalīt starpību pa diagnostiku, pārstrādi un trūkstošām rēķina pozīcijām
Zema gan noslodze, gan efektivitāte	Daļa jaudas pazūd ārpus pasūtījumiem, cita daļa – remontu laikā	Sākt ar lielāko laika zudumu un novērst tā cēloni
Labi laika rādītāji, vāji darba ieņēmumi	Problēma ir cenā, atlaidēs vai rēķinu struktūrā	Risināt sasniegtos ieņēmumus stundā un likmes kalkulāciju

Mehāniķus salīdziniet tikai pēc sadalījuma pa darbu veidiem. Mehāniķim ar atkārtotām apkopes operācijām ir cita pasūtījumu struktūra nekā diagnostam, kurš meklē neregulāru bojājumu. Vienkāršs reitings pēc pārdotajām stundām atalgo vieglus pasūtījumus un nostāda neizdevīgā situācijā to, kurš palīdz citiem ar sarežģītām tehniskām problēmām.

Cik bieži rezultātus izvērtēt?

Dienas pārskats kalpo uzskaites labošanai un aktuālo šķēršļu novēršanai. Tajā iekļauj nenoslēgtos laika ierakstus, gaidošos pasūtījumus un pabeigto darbu bez sagatavota rēķina.

Nedēļas pārskats kalpo cēloņu vadībai. Pie katra zuduma iemesla tas norāda stundu summu, atbildīgo lomu un pasākumu. Kopsavilkuma pozīcija „cits laiks“ bez izvērsuma nav pietiekama.

Mēneša pārskats kalpo tendences uzraudzībai. Tajā ir visi trīs rādītāji, sadalījums pa darba veidiem, atkārtotie remonti un nepabeigto pasūtījumu stāvoklis. Tā vienreizēju svārstību var nošķirt no atkārtotas problēmas.

Kā novērst izkropļojumus mēneša beigās?

Mēneša beigās paveiktais darbs bieži tiek iekļauts rēķinā tikai nākamajā periodā. Pirmais mēnesis tad uzrāda vājāku pārdotā laika attiecību pret klātbūtni, bet nākamais – spēcīgāku.

Tāpēc kalendāro pārskatu papildiniet ar nostrādāto laiku pasūtījumos, kas vēl nav iekļauti rēķinā. Atsevišķu remontu efektivitātes analīzei izmantojiet noslēgtus pasūtījumus ar pilnīgu nostrādāto un pārdoto laiku. Šos divus skatījumus neapvienojiet: noslēgto pasūtījumu efektivitāti nevar reizināt ar visas darbnīcas noslodzi citā periodā, jo sakarība starp rādītājiem ir spēkā tikai pie vienādas bāzes.

Kam pievērst uzmanību, mērot produktivitāti?

Aizņemtības sajaukšana ar noslodzi. Automašīna var stāvēt uz pacēlāja, kamēr mehāniķis strādā citur vai viņam nav piešķirta darba.
Viena mehāniķa paralēli ieraksti. Viņa laiku nedrīkst ieskaitīt vairākkārt tikai tāpēc, ka viņam ir atvērti vairāki pasūtījumi.
Slēpti iekšējie darbi. Automašīnu sagatavošanai pārdošanai, garantijas darbiem un paša kļūdu labojumiem vajadzīgs savs apzīmējums, citādi tie izkropļo darbnīcas kopsavilkumu.
Vērtēšana pēc viena procenta. Augsta efektivitāte bez kvalitātes uzraudzības var slēpt nereģistrētu laiku vai sekojošu pārstrādi.
Atalgojums tikai par pārdotajām stundām. Palīdzība kolēģiem un sarežģīta diagnostika tad paliek nenovērtēta, lai gan uzņēmumam tā ir vajadzīga.

Mērķis nav katru minūti iekļaut klienta pasūtījumā, bet gan zināt laika patēriņu un nošķirt nepieciešamās pieskaitāmās izmaksas no novēršamiem zudumiem.

Omnetic sasaista mehāniķa laiku ar pasūtījumu un rēķinu

Ja klātbūtnes uzskaite, darba uzskaite un rēķini darbojas atsevišķās sistēmās, kādam regulāri jāsalīdzina mehāniķi, pasūtījumi un pozīcijas, un katrs datu labojums atspoguļojas tikai daļā pārskatu. Omnetic šīs tabulas aizstāj ar vienu mākoņplatformu: visi moduļi strādā ar vienu kopīgu klienta, automašīnas, pasūtījumu un naudas ierakstu DMS Core, tāpēc dati starp tiem netiek pārrakstīti.

Produktivitātes vadībai savstarpēji saistīti ir trīs moduļi:

Time-keeping uzskaita klātbūtni no mobilā tālruņa, planšetdatora, datora vai termināļa un nostrādāto laiku ieraksta tieši pasūtījumos un to pozīcijās. No tā paša ieraksta veidojas dati algu aprēķinam un rēķinā iekļaujamais laiks.
Workshop vada servisa pasūtījumu no piedāvājuma līdz automašīnas pieņemšanai, rezerves daļām, plānošanai un rēķina izrakstīšanai. Pozīcijas var sadalīt starp klientu, garantiju un apdrošinātāju, tāpēc iekšējais, garantijas un klientu darbs pārskatos paliek nošķirts.
Reporting strādā ar tiem pašiem datiem kā pārējie moduļi, un katru skaitli var izvērst līdz avota ierakstam. Servisa vadītājs tā var atrast, kuri pasūtījumi un pozīcijas veido mehāniķa vai filiāles rezultātu.

Omnetic var ieviest pakāpeniski, sākot ar vienu moduli. Omnetic demonstrācijā redzēsiet, kā mehāniķa laiks no klātbūtnes uzskaites caur pasūtījuma pozīcijām nonāk līdz rēķinam.

Saistītie raksti

Biežāk uzdotie jautājumi

Kā uzskaitīt mehāniķi, kurš daļu maiņas palīdz kolēģiem?

Palīdzība konkrētā remontā laika ziņā pieder pie attiecīgā pasūtījuma un pozīcijas, pat ja remontu pabeidz galvenais mehāniķis. Vispārējam tehniskajam atbalstam bez saistības ar vienu remontu vajadzīga atsevišķa kategorija. Tā tā apjoms paliek redzams un neizkropļo cita darba laiku.

Kā rīkoties ar diagnostiku, kas nenoved pie remonta?

Diagnostika ir paveikts darbs arī tad, ja klients sekojošo remontu nepasūta. Tai jābūt savai pozīcijai un laika ierakstam. Rēķinā to iekļauj tādā apjomā, kāds ar klientu saskaņots pasūtījumā.

Vai ārēja piegādātāja darbs ietilpst pašu mehāniķu produktivitātē?

Nē. Ārēji veiktam darbam nav atbilstošas paša mehāniķa klātbūtnes, tāpēc tā stundas un izmaksas uzskaita atsevišķi. Darbinieka laiks saistītajās operācijās, piemēram, demontāžā un montāžā, paliek viņa pasūtījuma pozīcijās.

Vai produktivitāti var sākt mērīt tabulā?

Var, ja tabula sasaista klātbūtni, nostrādāto laiku un rēķinā iekļautās pozīcijas, izmantojot vienādus mehāniķu un pasūtījumu apzīmējumus. Taču tas nozīmē ikdienas papildināšanu, salīdzināšanu un labošanu. Vislielākais risks rodas, mainoties pasūtījumam vai rēķinam, ja šīs izmaiņas tabulā netiek pārnestas.