Vpogledi

Produktivnost avtoservisa: kako meriti izkoriščenost, učinkovitost in izgubljene ure

Kako meriti produktivnost avtoservisa: formule za izkoriščenost in učinkovitost, evidenca časa, vzroki izgubljenih ur in kaj razbrati iz kazalnikov.

Ključne ugotovitve

Izkoriščenost je čas na delovnih nalogih, deljen s prisotnostjo. Učinkovitost je prodani čas, deljen s časom na delovnih nalogih. Produktivnost je prodani čas, deljen s prisotnostjo, in je pri enaki osnovi izračuna enaka zmnožku izkoriščenosti in učinkovitosti.
Razlika med prisotnostjo in časom na delovnih nalogih kaže neizkoriščeno zmogljivost. Razlika med časom na delovnih nalogih in prodanim časom kaže težavo v poteku popravila ali v njegovem obračunu.
Ure najpogosteje izginjajo zaradi manjkajočih delov, ponovljenega dela in nepotrebnega prekinjanja dela. Evidenca mora zato pri vsaki prekinitvi zajeti razlog.
Učinkovitost lahko preseže 100 %, kadar servis proda več normativnih ur, kot jih serviser porabi za delo. Vrednotite jo vedno skupaj s ponovljenimi popravili.
Prisotnost, čas na delovnih nalogih in obračun povežite do postavke dela. Povzetek za celotno delavnico ne pokaže, kje ure izginjajo.

Produktivnost avtoservisa izraža, koliko prodanega časa nastane iz prisotnosti serviserjev v delavnici. Poln koledar naročil pri tem lahko prikriva čakanje na dele, ponovljena popravila in delo, ki se ne znajde na računu. Vodja servisa mora zato ločiti izkoriščenost zmogljivosti od poteka in obračuna popravil. Šele povezava obeh pogledov pokaže, ali delavnica potrebuje več delovnih nalogov, boljšo pripravo dela ali doslednejše zaključevanje delovnih nalogov.

Iz katerih ur se izračuna produktivnost avtoservisa?

Osnovo tvorijo tri časovne veličine. Vsaka odgovarja na drugo vprašanje in potrebuje svojo evidenco.

Veličina	Kaj pomeni	Od kod jo pridobiti
Ure prisotnosti	Čas, ko je serviser na delu in na voljo obratu	Evidenca prisotnosti po odštetju odsotnosti in neštetih odmorov
Ure na delovnih nalogih	Čas serviserja, pripisan servisnemu delovnemu nalogu in njegovi postavki	Zapis začetka, prekinitve in dokončanja dela
Prodane ure	Čas dela, zaračunan stranki, garanciji, zavarovalnici ali interno	Zaračunane postavke dela po upoštevanju dobropisov in storniranih postavk

Normativna ura ni zapis prisotnosti. Izraža predpisani ali kalkulirani obseg dela. Serviser lahko opravilo dokonča hitreje ali počasneje, prodani čas pa ustreza zaračunanemu obsegu.

Planirana prisotnost se izračuna kot število dni prisotnosti, pomnoženo z dnevnim delovnim časom. Za naknadno merjenje v izračun spada dejanska prisotnost. Bolezen, dopust ali druga odsotnost niso neizkoriščen čas serviserja v delavnici.

Pripravo rabljenih vozil za prodajo evidentirajte kot ločene interne delovne naloge. Delo za lastno zalogo porablja zmogljivost enako kot popravilo za stranko. Če v pregledu ostane le čas serviserja brez interno obračunanega učinka, je produktivnost nižja, kot ustreza dejanskemu delu.

Modul Time-keeping v Omneticu evidentira prisotnost in opravljeni čas zapisuje neposredno na delovni nalog in njegove postavke. Vodja servisa tako po delovnih nalogih, ljudeh in poslovalnicah vidi, ali prodane ure ustrezajo opravljenim, in mu ni treba povezovati ločenih pregledov prisotnosti in delovnih nalogov.

Kako izračunati izkoriščenost, učinkovitost in produktivnost?

Po metodologiji nemške zveze avtomobilske obrti ZDK se izkoriščenost prisotnosti meri z razmerjem med produktivnimi urami in urami prisotnosti. Za operativno vodenje se je obnesla ta trojica kazalnikov. Nazivi se med pregledi razlikujejo, zato pri vsakem kazalniku prikažite tudi njegovo formulo.

Kazalnik	Izračun	Na kaj odgovarja
Izkoriščenost	Ure na delovnih nalogih ÷ ure prisotnosti × 100 %	Koliko časa prisotnosti je bilo izkoriščenega na delovnih nalogih?
Učinkovitost obračuna	Prodane ure ÷ ure na delovnih nalogih × 100 %	Koliko prodanega časa je nastalo iz časa na delovnih nalogih?
Skupna produktivnost	Prodane ure ÷ ure prisotnosti × 100 %	Koliko prodanega časa je nastalo iz prisotnosti?

Pri enaki osnovi izračuna velja:

Produktivnost v % = izkoriščenost v % × učinkovitost v % ÷ 100.

Ponazoritveni izračun: kam so izginile ure?

Vhodni podatki so izbrani zaradi ponazoritve in se nanašajo na zaključen sklop dela brez delovnih nalogov v teku.

Vhodni podatek	Vrednost
Prisotnost serviserjev	100 h
Čas na delovnih nalogih	80 h
Prodani čas	88 h

Rezultat:

Izkoriščenost 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Učinkovitost 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Produktivnost 88 % (88 ÷ 100 × 100 oziroma 80 × 110 ÷ 100).

Zunaj delovnih nalogov je ostalo 20 h prisotnosti. Hkrati je servis prodal 8 h več, kot so serviserji opravili na delovnih nalogih, na primer zato, ker so delo, zaračunano po normativih, opravili hitreje.

Razlika 12 h med prisotnostjo in prodanim časom zato ni zastoj. Sestavljena je iz 20 h neizkoriščene zmogljivosti, ki jo je deloma izravnalo 8 h, prodanih nad opravljenim časom. Kdor spremlja samo skupno produktivnost, obeh pojavov ne loči.

Ali je učinkovitost nad 100 % dober rezultat?

Pomeni, da na uro, opravljeno na delovnem nalogu, odpade več kot ena prodana ura. Pri pravilnem evidentiranju gre za rezultat izkušenosti serviserja, ustrezne opreme in dobro pripravljenega dela.

Enaka številka pa nastane tudi iz nezapisanega časa ali iz dela, pripisanega drugemu delovnemu nalogu. K učinkovitosti zato spada pregled ponovljenih popravil in popravil lastnih napak. Hitro prvo popravilo ne prinese ničesar, če se vozilo vrne in nadaljnje delo ostane nezaračunano.

Kje se izgubljajo ure: značilni vzroki

Med glavne vzroke za upad učinka delavnice nemška svetovalna metodologija uvršča manjkajoče dele, ponovljeno delo in nepotrebne prekinitve dela. Vsak vzrok zahteva drugačen ukrep, zato ga mora evidenca zajeti posebej.

Razlog	Kaj mora zajeti evidenca	Kaj mora spremeniti vodstvo
Manjkajoč ali napačen del	Prekinitev dela zaradi materiala	Pripravo delov pred začetkom popravila
Čakanje na odobritev dodatnega dela	Čas, blokiran z neodobrenim obsegom	Predajanje ugotovitev in odgovornost za stik s stranko
Čakanje na opremo ali podporo	Nedostopno orodje, delovno mesto ali strokovna pomoč	Skupno rabo opreme in dodeljevanje dela glede na usposobljenost
Ponovljeno delo (popravilo lastne napake)	Dodatni čas, vezan na prvotni delovni nalog	Delovni postopek, usposabljanje ali končni pregled
Režija obrata	Sestanki, usposabljanja, vzdrževanje opreme	Obseg in organizacijo režijskega dela
Delo brez obračuna	Opravljeno delo brez ustrezne postavke na računu	Zaključevanje delovnih nalogov in preverjanje pred izdajo računa

Odprt časovni zapis med čakanjem na del poveča izkazano izkoriščenost, vzrok izgube pa prikrije. Najpogostejšo izgubo, manjkajoči del, zmanjša povezava delavnice s skladiščem: Warehouse v Omneticu rezervira dele za odprte servisne delovne naloge, Planner pa pri predlogu termina upošteva njihovo razpoložljivost v skladišču. Podrobna prerazporeditev izmene in nastavitev zalog sta ločeni nalogi. Merjenje produktivnosti mora določiti, katero od njiju mora servis rešiti in koliko ur ga težava stane.

Kako nastaviti evidenco, da bodo številke ustrezale dejanskemu stanju

Evidenca mora ločiti, kaj je serviser delal, ne le, na katerem delovnem nalogu je bil nazadnje prijavljen.

1. Poenotite, kaj spada v prisotnost

Odmori, usposabljanja, sestanki in vzdrževanje opreme potrebujejo enako obravnavo pri vseh serviserjih in v vseh poslovalnicah. V operativni pregled spada usposabljanje kot del prisotnosti z ločenim razlogom za neproduktivni čas. Če ga drug pregled iz zmogljivosti izloča, mora biti ta razlika vidna. Režijsko delo ni napaka serviserja, vodstvo pa mora z njim računati.

2. Čas pripisujte postavki dela

Zapis samo na celotnem delovnem nalogu ne zadostuje pri popravilu, ki združuje redno vzdrževanje, diagnostiko in odpravo okvare. Čas na postavkah pokaže, ali je razlika nastala pri iskanju vzroka, pri popravilu ali pri dokončanju.

Kadar na vozilu hkrati delata dva serviserja, se evidentirajo njune človek-ure. Čas zasedenosti dvigala je druga veličina in opravljenega časa ljudi ne nadomesti.

3. Pri prekinitvi zapišite razlog

Vsaka prekinitev dela dobi razlog iz preglednice vzrokov. Ponovljeno popravilo potrebuje povezavo s prvotnim delovnim nalogom, da se njegov čas ne izgubi med običajnimi storitvami.

4. Časovne zapise zaključite pred obračunom

Delovni nalog lahko vsebuje opravljeno delo brez postavke za obračun. Nasprotna napaka je prodana postavka brez zapisanega časa serviserja. Pred zaključkom delovnega naloga se morajo zato ujemati obseg opravljenega dela, časovni zapisi in način obračuna.

Popust na ceno dela števila prodanih ur ne spremeni. Njegov učinek spada v spremljanje prihodka na prodano uro, ki je tema kalkulacije cene delovne ure. Produktivnost, merjena s časom, in finančni prihodek sta dva različna pogleda.

Kaj je mogoče razbrati iz kazalnikov?

Sama produktivnost ne pove, kateri ukrep bo pomagal. Enaka številka nastane zaradi pomanjkanja dela in zaradi dolgih popravil.

Kombinacija rezultatov	Verjetna razlaga	Prvi operativni ukrep
Nizka izkoriščenost, dobra učinkovitost	Serviser obvlada dodeljeno delo, vendar del prisotnosti nima na čem delati	Ločiti pomanjkanje delovnih nalogov od čakanja na njihovo pripravo
Visoka izkoriščenost, nizka učinkovitost	Popravila trajajo dlje, kot je prodanega časa	Razliko razdeliti na diagnostiko, ponovljeno delo in manjkajoče zaračunane postavke
Nizka izkoriščenost in nizka učinkovitost	Del zmogljivosti izginja zunaj delovnih nalogov, drug del pa znotraj popravil	Začeti z največjo časovno izgubo in odpraviti njen vzrok
Dobri časovni kazalniki, šibek prihodek od dela	Težava je v ceni, popustih ali sestavi obračuna	Obravnavati doseženi prihodek na uro in kalkulacijo cene ure

Serviserje primerjajte šele po razdelitvi glede na vrsto dela. Serviser s ponavljajočimi se vzdrževalnimi opravili ima drugačno sestavo delovnih nalogov kot diagnostik, ki išče občasno okvaro. Navadna lestvica po prodanih urah nagrajuje enostavne delovne naloge in postavlja v slabši položaj tistega, ki drugim pomaga pri strokovnih težavah.

Kako pogosto vrednotiti rezultate?

Dnevni pregled služi popravljanju evidence in odpravljanju trenutnih ovir. Vanj spadajo nezaključeni časovni zapisi, delovni nalogi, ki čakajo, in dokončano delo brez pripravljenega obračuna.

Tedenski pregled služi upravljanju vzrokov. Pri vsakem razlogu izgube navaja vsoto ur, odgovorno vlogo in ukrep. Skupna postavka „drug čas“ brez razčlenitve ne zadostuje.

Mesečni pregled služi spremljanju trenda. Vsebuje vse tri kazalnike, razdelitev po vrsti dela, ponovljena popravila in stanje delovnih nalogov v teku. Tako loči enkratno nihanje od ponavljajoče se težave.

Kako preprečiti izkrivljanje ob koncu meseca?

Delo, opravljeno ob koncu meseca, se pogosto zaračuna šele v naslednjem obdobju. Prvi mesec potem izkaže šibkejše razmerje med prodanim časom in prisotnostjo, naslednji pa močnejše.

Koledarski pregled zato dopolnite z opravljenim časom na še nezaračunanih delovnih nalogih. Za analizo učinkovitosti posameznih popravil uporabljajte zaključene delovne naloge s popolnim opravljenim in prodanim časom. Teh dveh pogledov ne združujte: učinkovitosti zaključenih delovnih nalogov ni mogoče množiti z izkoriščenostjo celotne delavnice za drugo obdobje, ker razmerje med kazalniki velja le pri enaki osnovi.

Na kaj biti pozoren pri merjenju produktivnosti?

Zamenjava zasedenosti z izkoriščenostjo. Vozilo na dvigalu lahko stoji, medtem ko serviser dela drugje ali nima dodeljenega dela.
Sočasni zapisi enega serviserja. Njegov čas se ne sme šteti večkrat samo zato, ker ima odprtih več delovnih nalogov.
Skrita interna dela. Priprava vozil za prodajo, garancijska dela in popravila lastnih napak potrebujejo svojo oznako, sicer izkrivijo povzetek delavnice.
Vrednotenje po enem samem odstotku. Visoka učinkovitost brez spremljanja kakovosti lahko prikriva nezapisan čas ali poznejše ponovljeno delo.
Nagrajevanje samo za prodane ure. Pomoč sodelavcem in zahtevna diagnostika potem ostaneta brez priznanja, čeprav ju obrat potrebuje.

Cilj ni vsako minuto spraviti na delovni nalog za stranko, temveč poznati porabo časa in ločiti nujno režijo od izgub, ki jih je mogoče odpraviti.

Omnetic poveže čas serviserja z delovnim nalogom in obračunom

Kadar evidenca prisotnosti, evidenca dela in izdajanje računov potekajo v ločenih sistemih, mora nekdo redno usklajevati serviserje, delovne naloge in postavke, vsak popravek podatkov pa se prenese le v del pregledov. Omnetic te preglednice nadomešča z eno platformo v oblaku: vsi moduli delajo z enim skupnim zapisom o stranki, vozilu, delovnih nalogih in denarju v DMS Core, zato se podatki med njimi ne prepisujejo.

Za upravljanje produktivnosti se povezujejo trije moduli:

Time-keeping evidentira prisotnost prek mobilnega telefona, tablice, računalnika ali terminala in opravljeni čas zapisuje neposredno na delovne naloge in njihove postavke. Iz istega zapisa nastanejo podlage za plače in obračunani čas za izdajo računa.
Workshop vodi servisni delovni nalog od ponudbe prek sprejema vozila, delov in planiranja do izdaje računa. Postavke je mogoče razdeliti med stranko, garancijo in zavarovalnico, tako da interno, garancijsko delo in delo za stranke ostanejo v pregledih ločeni.
Reporting dela z istimi podatki kot drugi moduli in vsako številko zna razčleniti do izvornega zapisa. Vodja servisa tako izsledi, kateri delovni nalogi in postavke tvorijo rezultat serviserja ali poslovalnice.

Omnetic je mogoče uvajati postopoma in začeti z enim modulom. Na predstavitvi Omnetica boste videli, kako čas serviserja prehaja iz evidence prisotnosti prek postavk delovnega naloga do računa.

Sorodni članki

Pogosta vprašanja

Kako evidentirati serviserja, ki del izmene pomaga sodelavcem?

Pomoč pri konkretnem popravilu časovno spada na ustrezni delovni nalog in postavko, tudi če popravilo dokonča glavni serviser. Splošna strokovna podpora brez povezave z enim popravilom potrebuje ločeno kategorijo. Njen obseg tako ostane viden in ne izkrivi časa drugega dela.

Kako ravnati z diagnostiko, ki ne vodi do popravila?

Diagnostika je opravljeno delo tudi takrat, ko stranka nadaljnjega popravila ne naroči. Imeti mora svojo postavko in časovni zapis. Zaračuna se v obsegu, ki je bil s stranko dogovorjen na delovnem nalogu.

Ali delo zunanjega izvajalca spada v produktivnost lastnih serviserjev?

Ne. Delo, ki ga opravi zunanji izvajalec, nima ustrezne prisotnosti lastnega serviserja, zato se njegove ure in stroški spremljajo ločeno. Čas zaposlenega pri povezanih opravilih, na primer pri demontaži in montaži, ostane na njegovih postavkah delovnega naloga.

Ali je mogoče produktivnost začeti meriti v preglednici?

Je, če preglednica poveže prisotnost, opravljeni čas in zaračunane postavke prek enakih oznak serviserjev in delovnih nalogov. To pa pomeni vsakodnevno dopolnjevanje, usklajevanje in popravke. Največje tveganje nastane ob spremembi delovnega naloga ali računa, ki se v preglednico ne prenese.