Szakmai cikkek

Az autószerviz termelékenysége: hogyan mérjük a kihasználtságot, a hatékonyságot és az elveszett órákat

Hogyan mérhető az autószerviz termelékenysége: képletek a kihasználtságra és hatékonyságra, időnyilvántartás, elveszett órák és a mutatók értelmezése.

A legfontosabb megállapítások

A kihasználtság a munkalapokon töltött idő osztva a jelenléttel. A hatékonyság az eladott idő osztva a munkalapokon töltött idővel. A termelékenység az eladott idő osztva a jelenléttel, és azonos számítási alap mellett a kihasználtság és a hatékonyság szorzatával egyenlő.
A jelenlét és a munkalapokon töltött idő közötti különbség a kihasználatlan kapacitást mutatja. A munkalapokon töltött idő és az eladott idő közötti különbség a javítás menetében vagy elszámolásában rejlő problémát jelzi.
Az órák leggyakrabban a hiányzó alkatrészek, az újramunkálás és a munka felesleges megszakításai miatt vesznek el. A nyilvántartásnak ezért minden megszakításnál rögzítenie kell az okot.
A hatékonyság meghaladhatja a 100%-ot, ha a szerviz több normaórát ad el, mint amennyit a szerelő a munkával tölt. Mindig az ismételt javításokkal együtt értékelje.
A jelenlétet, a munkalapokon töltött időt és a számlázást egészen a munkatételig kapcsolja össze. A teljes műhelyre vonatkozó összesítés nem mutatja meg, hol vesznek el az órák.

Az autószerviz termelékenysége azt fejezi ki, mennyi eladott idő keletkezik a szerelők műhelyben töltött jelenlétéből. A tele előjegyzési naptár közben elfedheti az alkatrészekre való várakozást, az ismételt javításokat és azt a munkát is, amely nem kerül fel a számlára. A szervizvezetőnek ezért el kell választania a kapacitás kihasználását a javítások menetétől és elszámolásától. Csak a két nézőpont összekapcsolása mutatja meg, hogy a műhelynek több munkalapra, jobb munka-előkészítésre vagy a munkalapok következetesebb lezárására van-e szüksége.

Milyen órákból számítható az autószerviz termelékenysége?

Az alapot három időmennyiség adja. Mindegyik más kérdésre felel, és saját nyilvántartást igényel.

Mennyiség	Mit jelent	Honnan származik
Jelenléti órák	Az idő, amikor a szerelő munkában van, és az üzem rendelkezésére áll	Jelenléti nyilvántartás a távollétek és a be nem számított szünetek levonása után
Munkalapokon töltött órák	A szerelő szerviz-munkalaphoz és annak tételéhez rendelt ideje	A munka megkezdésének, megszakításának és befejezésének rögzítése
Eladott órák	Az ügyfélnek, a garanciának, a biztosítónak vagy belsőleg elszámolt munkaidő	Elszámolt munkatételek a jóváírások és a sztornózott tételek figyelembevétele után

A normaóra nem jelenléti bejegyzés. Az előírt vagy kalkulált munkaterjedelmet fejezi ki. A szerelő a műveletet gyorsabban és lassabban is elvégezheti, az eladott idő azonban az elszámolt terjedelemnek felel meg.

A tervezett jelenlét a jelenléti napok száma szorozva a napi munkaidővel. Utólagos méréshez a tényleges jelenlét tartozik a számításba. A betegség, a szabadság vagy más távollét nem a szerelő műhelyben töltött kihasználatlan ideje.

Az értékesítésre szánt használt autók felkészítését önálló belső munkalapként tartsa nyilván. A saját készletnek végzett munka ugyanúgy fogyasztja a kapacitást, mint az ügyfélnek végzett javítás. Ha az áttekintésben csak a szerelő ideje marad, a belsőleg elszámolt teljesítmény nélkül, a termelékenység alacsonyabbnak tűnik, mint ami a ténylegesen végzett munkának megfelelne.

Az Omnetic platform Time-keeping modulja nyilvántartja a jelenlétet, a ledolgozott időt pedig közvetlenül a munkalapra és annak tételeire rögzíti. A szervizvezető így munkalaponként, munkatársanként és telephelyenként is látja, hogy az eladott órák megfelelnek-e a ledolgozottaknak, és nem kell külön jelenléti és munkalap-kimutatásokat összefésülnie.

Hogyan számítható ki a kihasználtság, a hatékonyság és a termelékenység?

A német gépjárműipari szakmai szövetség, a ZDK módszertana szerint a jelenlét kihasználását a produktív órák és a jelenléti órák arányával mérik. Az üzemi irányításban a következő három mutató vált be. Elnevezésük kimutatásonként eltér, ezért minden mutató mellett tüntesse fel a képletét is.

Mutató	Számítás	Mire felel
Kihasználtság	Munkalapokon töltött órák ÷ jelenléti órák × 100%	A jelenléti idő mekkora részét fordították munkalapokra?
Elszámolási hatékonyság	Eladott órák ÷ munkalapokon töltött órák × 100%	Mennyi eladott idő keletkezett a munkalapokon töltött időből?
Teljes termelékenység	Eladott órák ÷ jelenléti órák × 100%	Mennyi eladott idő keletkezett a jelenlétből?

Azonos számítási alap mellett érvényes:

Termelékenység %-ban = kihasználtság %-ban × hatékonyság %-ban ÷ 100.

Szemléltető számítás: hová tűntek az órák?

A bemeneti adatokat a szemléltetés kedvéért választottuk, és a munka egy lezárt halmazára vonatkoznak, folyamatban lévő munkalapok nélkül.

Bemenet	Érték
A szerelők jelenléte	100 óra
Munkalapokon töltött idő	80 óra
Eladott idő	88 óra

Eredmény:

Kihasználtság 80% (80 ÷ 100 × 100).
Hatékonyság 110% (88 ÷ 80 × 100).
Termelékenység 88% (88 ÷ 100 × 100, illetve 80 × 110 ÷ 100).

A munkalapokon kívül 20 óra jelenlét maradt. A szerviz ugyanakkor 8 órával többet adott el, mint amennyit a szerelők a munkalapokon ledolgoztak, például azért, mert a normák szerint elszámolt munkát gyorsabban végezték el.

A jelenlét és az eladott idő közötti 12 órás különbség ezért nem állásidő. 20 óra kihasználatlan kapacitásból áll, amelyet részben ellensúlyozott a ledolgozott időn felül eladott 8 óra. Aki csak a teljes termelékenységet figyeli, a két jelenséget nem tudja megkülönböztetni.

Jó eredmény-e a 100% feletti hatékonyság?

Azt jelenti, hogy egy munkalapon ledolgozott órára egy óránál több eladott idő jut. Helyes kimutatás mellett ez a szerelő tapasztalatának, a megfelelő felszerelésnek és a jól előkészített munkának az eredménye.

Ugyanez a szám azonban rögzítetlen időből vagy más munkalaphoz rendelt munkából is adódhat. A hatékonysághoz ezért hozzátartozik az ismételt javítások és a saját hibák kijavításának áttekintése is. A gyors első javítás semmit sem ér, ha az autó visszatér, és a további munka elszámolatlan marad.

Hol vesznek el az órák: tipikus okok

A német tanácsadói módszertan a műhelyteljesítmény csökkenésének fő okai közé sorolja a hiányzó alkatrészeket, az újramunkálást és a munka felesleges megszakításait. Minden ok más beavatkozást igényel, ezért a nyilvántartásnak külön kell rögzítenie.

Ok	Mit kell rögzítenie a nyilvántartásnak	Min kell változtatnia a vezetésnek
Hiányzó vagy rossz alkatrész	Anyaghiány miatti munkamegszakítás	Az alkatrészek előkészítésén a javítás megkezdése előtt
Várakozás a pótmunka jóváhagyására	A jóvá nem hagyott terjedelem miatt lekötött idő	A feltárt hibák továbbításán és az ügyfélkapcsolatért viselt felelősségen
Várakozás felszerelésre vagy segítségre	Nem elérhető szerszám, munkahely vagy szakmai segítség	A felszerelés megosztásán és a munka kompetenciák szerinti kiosztásán
Újramunkálás (saját hiba kijavítása)	Az eredeti munkalaphoz kötött többletidő	A munkafolyamaton, a képzésen vagy a kimenő ellenőrzésen
Üzemi rezsi	Megbeszélések, képzések, a felszerelés karbantartása	A rezsimunka terjedelmén és szervezésén
Elszámolás nélküli munka	Elvégzett munka megfelelő számlatétel nélkül	A munkalapok lezárásán és a számlázás előtti ellenőrzésen

Az alkatrészre várakozás alatt nyitva hagyott időbejegyzés növeli a kimutatott kihasználtságot, de elrejti a veszteség okát. A leggyakoribb veszteséget, a hiányzó alkatrészt a műhely és a raktár összekapcsolása csökkenti: az Omnetic Warehouse modulja lefoglalja az alkatrészeket a nyitott szerviz-munkalapokhoz, a Planner pedig az időpont javaslatakor számol a raktári elérhetőségükkel. A műszak részletes átütemezése és a készletek beállítása külön feladat. A termelékenység mérésének azt kell meghatároznia, melyikkel kell a szerviznek foglalkoznia, és hány órájába kerül a probléma.

Hogyan állítsuk be a nyilvántartást, hogy a számok tükrözzék a működést

A nyilvántartásnak azt kell megkülönböztetnie, mit csinált a szerelő, nem csak azt, hogy melyik munkalapra jelentkezett be utoljára.

1. Egységesítse, mi tartozik a jelenlétbe

A szüneteket, a képzéseket, a megbeszéléseket és a felszerelés karbantartását minden szerelőnél és telephelyen azonos módon kell kezelni. Az üzemi kimutatásban a képzés a jelenlét része, a nem munkavégzéssel töltött idő külön okával. Ha egy másik kimutatás kizárja a kapacitásból, ennek az eltérésnek láthatónak kell lennie. A rezsimunka nem a szerelő hibája, a vezetésnek azonban számolnia kell vele.

2. Rendelje az időt a munkatételhez

A csak a teljes munkalapra vonatkozó bejegyzés nem elég olyan javításnál, amely a rendszeres karbantartást, a diagnosztikát és a hibaelhárítást egyesíti. A tételekre rögzített idő megmutatja, hogy a különbség az ok keresésekor, a javításkor vagy a befejezéskor keletkezett-e.

Ha egy autón egyszerre két szerelő dolgozik, az ő munkaóráikat rögzítik. Az emelő foglaltsági ideje más mennyiség, és nem helyettesíti az emberek ledolgozott idejét.

3. A megszakításoknál rögzítse az okot

A munka minden megszakítása kap egy okot az okok táblázatából. Az ismételt javításnak kapcsolódnia kell az eredeti munkalaphoz, hogy ideje ne vesszen el a szokásos teljesítmények között.

4. Zárja le az időbejegyzéseket az elszámolás előtt

A munkalap tartalmazhat olyan elvégzett munkát, amelyhez nincs elszámolandó tétel. Az ellenkező hiba az eladott tétel a szerelő rögzített ideje nélkül. A munkalap lezárása előtt ezért egyeznie kell az elvégzett munka terjedelmének, az időbejegyzéseknek és az elszámolás módjának.

A munkadíjból adott kedvezmény nem változtat az eladott órák számán. Hatása az eladott órára jutó árbevétel figyelésébe tartozik, amely a rezsióradíj kalkulációjának témája. Az idővel mért termelékenység és a pénzügyi árbevétel két különböző nézőpont.

Mit árulnak el a mutatók?

A termelékenység önmagában nem mondja meg, milyen beavatkozás segít. Ugyanaz a szám adódhat munkahiányból és elhúzódó javításokból is.

Eredmények kombinációja	Valószínű magyarázat	Első üzemi beavatkozás
Alacsony kihasználtság, jó hatékonyság	A szerelő megbirkózik a kiosztott munkával, de a jelenlét egy részében nincs min dolgoznia	Megkülönböztetni a munkalaphiányt az előkészítésükre való várakozástól
Magas kihasználtság, alacsony hatékonyság	A javítások tovább tartanak, mint amennyi időt eladnak	A különbséget szétbontani diagnosztikára, újramunkálásra és hiányzó elszámolt tételekre
Alacsony kihasználtság és alacsony hatékonyság	A kapacitás egy része a munkalapokon kívül, másik része a javításokon belül vész el	A legnagyobb időveszteséggel kezdeni, és megszüntetni az okát
Jó időmutatók, gyenge munkadíj-árbevétel	A probléma az árban, a kedvezményekben vagy az elszámolás összetételében van	Az óránként elért árbevétellel és az óradíj kalkulációjával foglalkozni

A szerelőket csak a munkafajták szerinti bontás után hasonlítsa össze. Egy ismétlődő karbantartási műveleteket végző szerelő munkalap-összetétele más, mint egy szabálytalanul jelentkező hibát kereső diagnosztikusé. Az eladott órák szerinti egyszerű rangsor a könnyű munkákat jutalmazza, és hátrányba hozza azt, aki szakmai problémákban segít a többieknek.

Milyen gyakran kell értékelni az eredményeket?

A napi áttekintés a nyilvántartás javítására és az aktuális akadályok elhárítására szolgál. Ide tartoznak a lezáratlan időbejegyzések, a várakozó munkalapok és az előkészített elszámolás nélküli befejezett munka.

A heti áttekintés az okok kezelésére szolgál. Minden veszteségoknál feltünteti az órák összegét, a felelős szerepkört és az intézkedést. Az „egyéb idő” összesítő tétel bontás nélkül nem elég.

A havi áttekintés a trend követésére szolgál. Tartalmazza mindhárom mutatót, a munkatípusok szerinti bontást, az ismételt javításokat és a folyamatban lévő munkalapok állapotát. Így elválasztja az egyszeri kilengést az ismétlődő problémától.

Hogyan előzhető meg a torzítás a hónap végén?

A hónap végén elvégzett munkát gyakran csak a következő időszakban számlázzák ki. Az első hónap ekkor gyengébb, a következő pedig erősebb arányt mutat az eladott idő és a jelenlét között.

A naptári kimutatást ezért egészítse ki a még el nem számolt munkalapokon ledolgozott idővel. Az egyes javítások hatékonyságának elemzéséhez a teljes ledolgozott és eladott idővel rendelkező lezárt munkalapokat használja. A két nézőpontot ne vonja össze: a lezárt munkalapok hatékonysága nem szorozható meg a teljes műhely egy másik időszakra vonatkozó kihasználtságával, mert a mutatók közötti összefüggés csak azonos alap mellett érvényes.

Mire kell figyelni a termelékenység mérésekor?

A foglaltság és a kihasználtság összetévesztése. Az emelőn lévő autó állhat, miközben a szerelő máshol dolgozik, vagy nincs kiosztott munkája.
Egy szerelő párhuzamos bejegyzései. Ideje nem számítható be többször csak azért, mert több munkalap van nyitva nála.
Rejtett belső munkák. Az értékesítésre szánt autók felkészítése, a garanciális munkák és a saját hibák kijavítása saját jelölést igényel, különben torzítja a műhely összesítését.
Értékelés egyetlen százalék alapján. A minőség figyelése nélküli magas hatékonyság rögzítetlen időt vagy későbbi újramunkálást rejthet.
Jutalmazás csak az eladott órák alapján. A kollégáknak nyújtott segítség és az összetett diagnosztika így elismerés nélkül marad, pedig az üzemnek szüksége van rájuk.

A cél nem az, hogy minden perc ügyfél-munkalapra kerüljön, hanem hogy ismert legyen az idő felhasználása, és a szükséges rezsi elváljon a megszüntethető veszteségektől.

Az Omnetic összekapcsolja a szerelő idejét a munkalappal és az elszámolással

Ha a jelenléti nyilvántartás, a munkaidő-nyilvántartás és a számlázás külön rendszerekben fut, valakinek rendszeresen párosítania kell a szerelőket, a munkalapokat és a tételeket, és minden adatjavítás csak a kimutatások egy részében jelenik meg. Az Omnetic ezeket a táblázatokat egyetlen felhőalapú platformmal váltja fel: minden modul a DMS Core egyetlen közös ügyfél-, autó-, munkalap- és pénzügyi rekordjával dolgozik, így az adatokat nem kell egyik helyről a másikra átírni.

A termelékenység irányításához három modul épül egymásra:

A Time-keeping mobilról, táblagépről, számítógépről vagy terminálról rögzíti a jelenlétet, a ledolgozott időt pedig közvetlenül a munkalapokra és azok tételeire írja. Ugyanebből a bejegyzésből készülnek a bérszámfejtés alapadatai és a számlázáshoz szükséges elszámolt idő.
A Workshop a szerviz-munkalapot az árajánlattól az autó átvételén, az alkatrészeken és a tervezésen át a számlázásig kezeli. A tételek megoszthatók az ügyfél, a garancia és a biztosító között, így a belső, a garanciális és az ügyfélmunka a kimutatásokban elkülönül.
A Reporting ugyanazokkal az adatokkal dolgozik, mint a többi modul, és minden számot le tud bontani egészen a forrásbejegyzésig. A szervizvezető így visszakeresheti, mely munkalapok és tételek adják egy szerelő vagy telephely eredményét.

Az Omnetic fokozatosan, egyetlen modullal kezdve is bevezethető. Az Omnetic bemutatóján végigkövetheti, hogyan jut el a szerelő ideje a jelenléti nyilvántartástól a munkalap tételein át a számláig.

Kapcsolódó cikkek

Gyakori kérdések

Hogyan kell nyilvántartani azt a szerelőt, aki a műszak egy részében a kollégáinak segít?

Egy konkrét javításnál nyújtott segítség ideje az adott munkalaphoz és tételhez tartozik, még akkor is, ha a javítást a fő szerelő fejezi be. Az egyetlen javításhoz nem köthető általános szakmai támogatás külön kategóriát igényel. Így terjedelme látható marad, és nem torzítja más munkák idejét.

Hogyan kezeljük a javításhoz nem vezető diagnosztikát?

A diagnosztika akkor is elvégzett munka, ha az ügyfél nem rendeli meg a későbbi javítást. Saját tételt és időbejegyzést kell kapnia. A munkalapon az ügyféllel egyeztetett terjedelemben számolják el.

A külső beszállító munkája beletartozik-e a saját szerelők termelékenységébe?

Nem. A külsősök által végzett munkához nem tartozik a saját szerelő megfelelő jelenléte, ezért óráit és költségeit külön kell követni. A munkatárs kapcsolódó műveleteken, például a ki- és beszerelésen töltött ideje az ő munkalap-tételein marad.

Lehet-e táblázatban kezdeni a termelékenység mérését?

Lehet, ha a táblázat a szerelők és a munkalapok azonos azonosítóin keresztül összekapcsolja a jelenlétet, a ledolgozott időt és az elszámolt tételeket. Ez azonban napi kiegészítést, párosítást és javításokat jelent. A legnagyobb kockázat a munkalap vagy a számla olyan módosításánál keletkezik, amely nem kerül át a táblázatba.