Įžvalgos

Autoserviso našumas: kaip matuoti užimtumą, efektyvumą ir prarastas valandas

Kaip matuoti autoserviso našumą: užimtumo ir efektyvumo formulės, laiko apskaita, prarastų valandų priežastys ir ką rodo rodikliai.

Svarbiausios išvados

Užimtumas yra užsakymams skirtas laikas, padalytas iš buvimo darbe laiko. Efektyvumas yra parduotas laikas, padalytas iš užsakymams skirto laiko. Našumas yra parduotas laikas, padalytas iš buvimo darbe laiko, ir, esant tai pačiai skaičiavimo bazei, lygus užimtumo ir efektyvumo sandaugai.
Skirtumas tarp buvimo darbe ir užsakymams skirto laiko rodo nepanaudotą pajėgumą. Skirtumas tarp užsakymams skirto ir parduoto laiko rodo problemą remonto eigoje arba sąskaitų išrašyme.
Valandos dažniausiai prarandamos dėl trūkstamų detalių, perdarymų ir nereikalingų darbo pertraukimų. Todėl apskaita kiekvieno pertraukimo atveju turi užfiksuoti priežastį.
Efektyvumas gali viršyti 100 %, kai servisas parduoda daugiau normavalandžių, nei mechanikas sugaišta darbui. Visada jį vertinkite kartu su pakartotiniais remontais.
Buvimo darbe laiką, užsakymams skirtą laiką ir sąskaitas susiekite iki darbo eilutės lygmens. Visų dirbtuvių suvestinė neparodys, kur dingsta valandos.

Autoserviso našumas parodo, kiek parduoto laiko sukuriama iš mechanikų buvimo dirbtuvėse laiko. Pilnas registracijų kalendorius gali slėpti detalių laukimą, pakartotinius remontus ir darbą, kuris nepatenka į sąskaitą. Todėl serviso vadovui reikia atskirti pajėgumo išnaudojimą nuo remonto eigos ir sąskaitų išrašymo. Tik abiejų požiūrių derinys parodo, ar dirbtuvėms reikia daugiau užsakymų, geresnio darbų paruošimo, ar nuoseklesnio užsakymų uždarymo.

Iš kokių valandų skaičiuojamas autoserviso našumas?

Pagrindą sudaro trys laiko dydžiai. Kiekvienas atsako į kitą klausimą ir reikalauja atskiros apskaitos.

Dydis	Ką reiškia	Iš kur jį gauti
Buvimo darbe valandos	Laikas, kai mechanikas yra darbe ir prieinamas veiklai	Darbo laiko apskaita, atėmus nebuvimą ir neįskaitomas pertraukas
Užsakymams skirtos valandos	Mechaniko laikas, priskirtas serviso užsakymui ir jo eilutei	Darbo pradžios, pertraukimo ir pabaigos įrašas
Parduotos valandos	Darbo laikas, už kurį išrašyta sąskaita klientui, garantijai, draudimo bendrovei arba viduje	Sąskaitose nurodytos darbo eilutės, įvertinus kreditines sąskaitas ir anuliuotas eilutes

Normavalandė nėra darbo laiko apskaitos įrašas. Ji išreiškia nustatytą arba apskaičiuotą darbo apimtį. Mechanikas operaciją gali atlikti greičiau arba lėčiau, tačiau parduotas laikas atitinka sąskaitoje nurodytą apimtį.

Planuojamas buvimo darbe laikas apskaičiuojamas darbo dienų skaičių padauginus iš dienos darbo laiko. Vertinant atgaline data, į skaičiavimą įtraukiamas faktinis buvimo darbe laikas. Liga, atostogos ar kitoks nebuvimas nėra nepanaudotas mechaniko laikas dirbtuvėse.

Naudotų automobilių paruošimą pardavimui apskaitykite kaip atskirus vidinius užsakymus. Darbas savo sandėliui sunaudoja pajėgumą lygiai taip pat kaip kliento automobilio remontas. Jei ataskaitoje lieka tik mechaniko laikas be vidinėje sąskaitoje nurodyto darbo, našumas atrodo mažesnis, nei atitiktų realų darbą.

Modulis Time-keeping platformoje Omnetic registruoja buvimą darbe, o dirbtą laiką priskiria tiesiai užsakymui ir jo eilutėms. Taip serviso vadovas pagal užsakymus, žmones ir padalinius mato, ar parduotos valandos atitinka dirbtas, ir jam nereikia sieti atskirų darbo laiko ir užsakymų ataskaitų.

Kaip apskaičiuoti užimtumą, efektyvumą ir našumą?

Pagal Vokietijos autoservisų asociacijos ZDK metodiką buvimo darbe laiko išnaudojimas matuojamas produktyvių valandų ir buvimo darbe valandų santykiu. Kasdieniam valdymui pasiteisino šie trys rodikliai. Jų pavadinimai skirtingose ataskaitose skiriasi, todėl prie kiekvieno rodiklio nurodykite ir jo formulę.

Rodiklis	Skaičiavimas	Į ką atsako
Užimtumas	Užsakymams skirtos valandos ÷ buvimo darbe valandos × 100 %	Kiek buvimo darbe laiko buvo panaudota užsakymams?
Sąskaitų efektyvumas	Parduotos valandos ÷ užsakymams skirtos valandos × 100 %	Kiek parduoto laiko sukurta iš užsakymams skirto laiko?
Bendras našumas	Parduotos valandos ÷ buvimo darbe valandos × 100 %	Kiek parduoto laiko sukurta iš buvimo darbe laiko?

Esant tai pačiai skaičiavimo bazei, galioja:

Našumas % = užimtumas % × efektyvumas % ÷ 100.

Iliustracinis skaičiavimas: kur dingo valandos?

Pradiniai duomenys pasirinkti aiškumo dėlei ir apima užbaigtą darbų rinkinį be vykdomų užsakymų.

Pradinis duomuo	Vertė
Mechanikų buvimas darbe	100 val.
Užsakymams skirtas laikas	80 val.
Parduotas laikas	88 val.

Rezultatas:

Užimtumas 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Efektyvumas 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Našumas 88 % (88 ÷ 100 × 100 arba 80 × 110 ÷ 100).

Už užsakymų ribų liko 20 val. buvimo darbe. Kartu servisas pardavė 8 val. daugiau, nei mechanikai dirbo prie užsakymų, pavyzdžiui, todėl, kad pagal normas apmokamą darbą atliko greičiau.

Todėl 12 val. skirtumas tarp buvimo darbe ir parduoto laiko nėra prastova. Jį sudaro 20 val. nepanaudoto pajėgumo, kurį iš dalies kompensavo 8 val., parduotos virš dirbto laiko. Kas stebi tik bendrą našumą, šių dviejų reiškinių neatskirs.

Ar efektyvumas virš 100 % yra geras rezultatas?

Tai reiškia, kad vienai prie užsakymo dirbtai valandai tenka daugiau nei viena parduota valanda. Tinkamai apskaitant, tai yra mechaniko patirties, tinkamos įrangos ir gerai paruošto darbo rezultatas.

Tačiau toks pat skaičius atsiranda ir dėl neužregistruoto laiko ar darbo, priskirto kitam užsakymui. Todėl prie efektyvumo reikia ir pakartotinių remontų bei savo klaidų taisymo ataskaitos. Greitas pirmasis remontas nieko neduoda, jei automobilis grįžta, o papildomas darbas lieka be sąskaitos.

Kur prarandamos valandos: tipinės priežastys

Prie pagrindinių dirbtuvių rezultatų mažėjimo priežasčių vokiška konsultavimo metodika priskiria trūkstamas detales, perdarymus ir nereikalingus darbo pertraukimus. Kiekvienai priežasčiai reikia kitokio sprendimo, todėl apskaita turi ją fiksuoti atskirai.

Priežastis	Ką turi užfiksuoti apskaita	Ką turi pakeisti vadovybė
Trūkstama arba netinkama detalė	Darbo pertraukimą dėl medžiagų	Detalių paruošimą prieš pradedant remontą
Papildomo darbo patvirtinimo laukimas	Laiką, užblokuotą nesuderinta apimtimi	Radinių perdavimą ir atsakomybę už kontaktą su klientu
Įrangos ar pagalbos laukimas	Neprieinamą įrankį, darbo vietą ar specialisto pagalbą	Bendrą įrangos naudojimą ir darbų skirstymą pagal kompetenciją
Perdarymas (savo klaidos taisymas)	Papildomą laiką, susietą su pirminiu užsakymu	Darbo procedūrą, mokymus arba galutinę kontrolę
Veiklos pridėtinis darbas	Pasitarimus, mokymus, įrangos priežiūrą	Pridėtinio darbo apimtį ir organizavimą
Darbas be sąskaitos	Atliktą darbą be atitinkamos eilutės sąskaitoje	Užsakymų uždarymą ir patikrą prieš išrašant sąskaitą

Atviras laiko įrašas laukiant detalės padidins apskaitytą užimtumą, bet paslėps nuostolio priežastį. Dažniausią nuostolį – trūkstamą detalę – sumažina dirbtuvių ir sandėlio susiejimas: modulis Warehouse platformoje Omnetic rezervuoja detales atviriems serviso užsakymams, o Planner, siūlydamas terminą, atsižvelgia į jų likutį sandėlyje. Išsamus pamainos perplanavimas ir atsargų nustatymas yra atskiri uždaviniai. Našumo matavimas turi nustatyti, kurį iš jų servisui reikia spręsti ir kiek valandų jam kainuoja problema.

Kaip nustatyti apskaitą, kad skaičiai atitiktų realią veiklą

Apskaita turi atskirti, ką mechanikas darė, o ne tik prie kurio užsakymo jis buvo prisijungęs paskutinį kartą.

1. Suvienodinkite, kas priskiriama buvimui darbe

Pertraukos, mokymai, pasitarimai ir įrangos priežiūra turi būti traktuojami vienodai visiems mechanikams ir visuose padaliniuose. Veiklos ataskaitoje mokymai priskiriami buvimui darbe su atskira nedarbinio laiko priežastimi. Jei kita ataskaita juos iš pajėgumo išskiria, šis skirtumas turi būti matomas. Pridėtinis darbas nėra mechaniko klaida, tačiau vadovybė į jį turi atsižvelgti.

2. Priskirkite laiką darbo eilutei

Įrašo tik visam užsakymui nepakanka remontui, kuris apima periodinę priežiūrą, diagnostiką ir gedimo šalinimą. Laikas pagal eilutes parodys, ar skirtumas atsirado ieškant priežasties, remontuojant ar baigiant darbą.

Kai prie automobilio vienu metu dirba du mechanikai, apskaitomos jų darbo valandos (žmogaus valandos). Keltuvo užimtumo laikas yra kitas dydis ir žmonių dirbto laiko nepakeičia.

3. Pertraukimo atveju užrašykite priežastį

Kiekvienam darbo pertraukimui priskiriama priežastis iš priežasčių lentelės. Pakartotinis remontas turi būti susietas su pirminiu užsakymu, kad jo laikas nepasimestų tarp įprastų darbų.

4. Laiko įrašus uždarykite prieš išrašydami sąskaitą

Užsakyme gali būti atliktas darbas be eilutės sąskaitai. Priešinga klaida – parduota eilutė be užregistruoto mechaniko laiko. Todėl prieš uždarant užsakymą turi sutapti atlikto darbo apimtis, laiko įrašai ir sąskaitos išrašymo būdas.

Darbo kainos nuolaida parduotų valandų skaičiaus nekeičia. Jos poveikis priklauso pajamų už parduotą valandą stebėsenai, kuri yra darbo valandos įkainio kalkuliacijos tema. Laiku matuojamas našumas ir finansinės pajamos yra du skirtingi požiūriai.

Ką galima išskaityti iš rodiklių?

Vien našumas nepasako, koks sprendimas padės. Toks pat skaičius atsiranda ir dėl darbo trūkumo, ir dėl ilgų remontų.

Rezultatų derinys	Tikėtinas paaiškinimas	Pirmasis veiklos sprendimas
Mažas užimtumas, geras efektyvumas	Mechanikas susitvarko su paskirtu darbu, bet dalį buvimo darbe laiko neturi ką dirbti	Atskirti užsakymų trūkumą nuo jų paruošimo laukimo
Didelis užimtumas, mažas efektyvumas	Remontai trunka ilgiau, nei parduodama laiko	Skirtumą suskaidyti į diagnostiką, perdarymus ir trūkstamas apmokestinamas eilutes
Mažas ir užimtumas, ir efektyvumas	Dalis pajėgumo dingsta už užsakymų ribų, kita dalis – remontų metu	Pradėti nuo didžiausio laiko nuostolio ir pašalinti jo priežastį
Geri laiko rodikliai, silpnos darbo pajamos	Problema slypi kainoje, nuolaidose arba sąskaitų struktūroje	Spręsti pasiektų pajamų per valandą ir įkainio kalkuliacijos klausimą

Mechanikus palyginkite tik suskirstę pagal darbų rūšį. Mechanikas, atliekantis pasikartojančias priežiūros operacijas, turi kitokią užsakymų struktūrą nei diagnostas, ieškantis nereguliaraus gedimo. Paprastas reitingas pagal parduotas valandas apdovanoja už lengvus užsakymus ir nuskriaudžia tą, kuris kitiems padeda spręsti specialistų problemas.

Kaip dažnai vertinti rezultatus?

Dienos ataskaita skirta apskaitai taisyti ir einamosioms kliūtims šalinti. Joje pateikiami neuždaryti laiko įrašai, laukiantys užsakymai ir atliktas darbas be paruoštos sąskaitos.

Savaitės ataskaita skirta priežastims valdyti. Kiekvienai nuostolio priežasčiai nurodoma valandų suma, atsakingas vaidmuo ir priemonė. Bendros eilutės „kitas laikas“ be išskaidymo nepakanka.

Mėnesio ataskaita skirta tendencijai stebėti. Joje yra visi trys rodikliai, suskirstymas pagal darbų tipą, pakartotiniai remontai ir vykdomų užsakymų būklė. Taip vienkartinis svyravimas atskiriamas nuo pasikartojančios problemos.

Kaip išvengti iškraipymų mėnesio pabaigoje?

Mėnesio pabaigoje atliktas darbas dažnai įtraukiamas į sąskaitą tik kitą laikotarpį. Tada pirmasis mėnuo rodo silpnesnį parduoto laiko ir buvimo darbe santykį, o kitas – stipresnį.

Todėl kalendorinę ataskaitą papildykite dirbtu laiku prie užsakymų, už kuriuos dar neišrašyta sąskaita. Atskirų remontų efektyvumui analizuoti naudokite uždarytus užsakymus su visu dirbtu ir parduotu laiku. Šių dviejų požiūrių nesujunkite: uždarytų užsakymų efektyvumo negalima dauginti iš visų dirbtuvių kito laikotarpio užimtumo, nes ryšys tarp rodiklių galioja tik esant tai pačiai bazei.

Į ką atkreipti dėmesį matuojant našumą?

Keltuvo užimtumo supainiojimas su mechaniko užimtumu. Automobilis gali stovėti ant keltuvo, kol mechanikas dirba kitur arba neturi paskirto darbo.
Vieno mechaniko lygiagretūs įrašai. Jo laikas negali būti įskaitytas kelis kartus vien todėl, kad jis turi kelis atvirus užsakymus.
Paslėpti vidiniai darbai. Automobilių paruošimui pardavimui, garantiniams darbams ir savo klaidų taisymui reikia atskiro žymėjimo, kitaip jie iškreips dirbtuvių suvestinę.
Vertinimas pagal vieną procentą. Didelis efektyvumas be kokybės stebėsenos gali slėpti neužregistruotą laiką arba vėlesnį perdarymą.
Atlygis tik už parduotas valandas. Tada pagalba kolegoms ir sudėtinga diagnostika lieka nepripažinta, nors veiklai jos reikia.

Tikslas nėra kiekvieną minutę perkelti į kliento užsakymą, o žinoti, kaip sunaudojamas laikas, ir atskirti būtiną pridėtinį darbą nuo pašalinamų nuostolių.

Omnetic susieja mechaniko laiką su užsakymu ir sąskaitomis

Kai darbo laiko apskaita, darbų registravimas ir sąskaitų išrašymas veikia atskirose sistemose, kažkas turi reguliariai sieti mechanikus, užsakymus ir eilutes, o kiekvienas duomenų taisymas atsispindi tik dalyje ataskaitų. Omnetic šias skaičiuokles pakeičia viena debesijos platforma: visi moduliai dirba su vienu bendru kliento, automobilio, užsakymų ir finansų įrašu DMS Core, todėl duomenys tarp jų neperrašomi.

Našumui valdyti tarpusavyje susiję trys moduliai:

Time-keeping registruoja buvimą darbe iš mobiliojo telefono, planšetės, kompiuterio ar terminalo, o dirbtą laiką priskiria tiesiai užsakymams ir jų eilutėms. Iš to paties įrašo parengiami duomenys darbo užmokesčiui ir sąskaitoje nurodomas laikas.
Workshop veda serviso užsakymą nuo pasiūlymo per automobilio priėmimą, detales ir planavimą iki sąskaitos išrašymo. Eilutes galima paskirstyti klientui, garantijai ir draudimo bendrovei, todėl vidinis, garantinis ir klientų darbas ataskaitose lieka atskirtas.
Reporting dirba su tais pačiais duomenimis kaip ir kiti moduliai ir kiekvieną skaičių gali išskleisti iki pirminio įrašo. Taip serviso vadovas gali surasti, kurie užsakymai ir eilutės sudaro mechaniko ar padalinio rezultatą.

Omnetic galima diegti palaipsniui, pradedant nuo vieno modulio. Omnetic demonstravimo metu pamatysite, kaip mechaniko laikas iš darbo laiko apskaitos per užsakymo eilutes patenka į sąskaitą.

Susiję straipsniai

DUK

Kaip apskaityti mechaniką, kuris dalį pamainos padeda kolegoms?

Pagalba atliekant konkretų remontą pagal laiką priskiriama atitinkamam užsakymui ir eilutei, net jei remontą baigia pagrindinis mechanikas. Bendrai specialisto pagalbai, nesusijusiai su vienu remontu, reikia atskiros kategorijos. Taip jos apimtis lieka matoma ir neiškreipia kito darbo laiko.

Kaip elgtis su diagnostika, po kurios remontas neatliekamas?

Diagnostika yra atliktas darbas net tada, kai klientas vėlesnio remonto neužsako. Ji turi turėti atskirą eilutę ir laiko įrašą. Sąskaita už ją išrašoma pagal užsakyme su klientu sutartą apimtį.

Ar išorinio tiekėjo darbas priskiriamas savų mechanikų našumui?

Ne. Išorės atliktam darbui netenka atitinkamo savo mechaniko buvimo darbe laiko, todėl jo valandos ir sąnaudos stebimos atskirai. Darbuotojo laikas susijusioms operacijoms, pavyzdžiui, išmontavimui ir sumontavimui, lieka jo užsakymo eilutėse.

Ar našumą galima pradėti matuoti skaičiuoklėje?

Galima, jei skaičiuoklė susieja buvimą darbe, dirbtą laiką ir sąskaitose nurodytas eilutes pagal tuos pačius mechanikų ir užsakymų žymenis. Tačiau tai reiškia kasdienį pildymą, siejimą ir taisymą. Didžiausia rizika kyla pasikeitus užsakymui ar sąskaitai, kai pakeitimas į skaičiuoklę neperkeliamas.