Inzichten

Productiviteit van een autowerkplaats: zo meet u bezettingsgraad, efficiëntie en verloren uren

Zo meet u de productiviteit van een autowerkplaats: formules voor bezettingsgraad en efficiëntie, tijdregistratie, oorzaken van verloren uren en analyse.

Belangrijkste bevindingen

De bezettingsgraad is de tijd op werkorders gedeeld door de aanwezigheid. De efficiëntie is de verkochte tijd gedeeld door de tijd op werkorders. De productiviteit is de verkochte tijd gedeeld door de aanwezigheid en is bij dezelfde rekenbasis gelijk aan het product van bezettingsgraad en efficiëntie.
Het verschil tussen aanwezigheid en tijd op werkorders laat onbenutte capaciteit zien. Het verschil tussen tijd op werkorders en verkochte tijd wijst op een probleem in het verloop van de reparatie of in de facturering ervan.
Uren gaan het vaakst verloren door ontbrekende onderdelen, herstelwerk en onnodige onderbrekingen van het werk. De registratie moet daarom bij elke onderbreking de reden vastleggen.
De efficiëntie kan boven 100% uitkomen als de werkplaats meer normtijd verkoopt dan de technicus aan het werk besteedt. Beoordeel haar altijd samen met herhaalreparaties.
Koppel aanwezigheid, tijd op werkorders en facturatie tot op het niveau van de arbeidspost. Een totaal voor de hele werkplaats laat niet zien waar uren verdwijnen.

De productiviteit van een autowerkplaats geeft aan hoeveel verkochte tijd ontstaat uit de aanwezigheid van technici in de werkplaats. Een volle afsprakenagenda kan daarbij wachten op onderdelen, herhaalreparaties en werk dat niet op de factuur belandt verbergen. De aftersalesmanager moet daarom de benutting van capaciteit scheiden van het verloop en de facturering van reparaties. Pas de combinatie van beide perspectieven laat zien of de werkplaats meer werkorders, een betere werkvoorbereiding of een consequentere afsluiting van werkorders nodig heeft.

Uit welke uren wordt de productiviteit van een werkplaats berekend?

De basis bestaat uit drie tijdsgrootheden. Elk beantwoordt een andere vraag en heeft een eigen registratie nodig.

Grootheid	Wat ze betekent	Waar ze vandaan komt
Aanwezige uren	Tijd waarin de technicus aan het werk is en beschikbaar is voor het bedrijf	Aanwezigheidsregistratie na aftrek van afwezigheid en niet meetellende pauzes
Uren op werkorders	Tijd van de technicus die is toegewezen aan een werkorder en een post daarvan	Registratie van start, onderbreking en afronding van het werk
Verkochte uren	Arbeidstijd gefactureerd aan klant, garantie, verzekeraar of intern	Gefactureerde arbeidsposten na verwerking van creditnota's en geannuleerde posten

Een normtijd is geen aanwezigheidsregistratie. Ze geeft de voorgeschreven of berekende omvang van het werk weer. Een technicus kan een handeling sneller of langzamer afronden, maar de verkochte tijd komt overeen met de gefactureerde omvang.

De geplande aanwezigheid wordt berekend als het aantal aanwezige dagen vermenigvuldigd met de dagelijkse arbeidstijd. Voor meting achteraf hoort de werkelijke aanwezigheid in de berekening. Ziekte, vakantie of andere afwezigheid is geen onbenutte tijd van een technicus in de werkplaats.

Registreer de voorbereiding van gebruikte auto's voor de verkoop als afzonderlijke interne werkorders. Werk voor de eigen voorraad verbruikt evenveel capaciteit als een reparatie voor een klant. Als in het overzicht alleen de tijd van de technicus overblijft zonder intern gefactureerde prestatie, valt de productiviteit lager uit dan het werkelijke werk rechtvaardigt.

De module Time-keeping in Omnetic registreert de aanwezigheid en boekt de gewerkte tijd direct op de werkorder en de posten daarvan. De aftersalesmanager ziet zo per werkorder, medewerker en vestiging of de verkochte uren overeenkomen met de gewerkte uren, en hoeft geen losse aanwezigheids- en werkorderoverzichten aan elkaar te koppelen.

Hoe berekent u bezettingsgraad, efficiëntie en productiviteit?

Volgens de methodiek van de Duitse brancheorganisatie voor autobedrijven ZDK wordt de benutting van de aanwezigheid gemeten als de verhouding tussen productieve uren en aanwezige uren. Voor de operationele aansturing heeft dit drietal kengetallen zich bewezen. De benamingen verschillen per overzicht; toon daarom bij elk kengetal ook de formule.

Kengetal	Berekening	Welke vraag het beantwoordt
Bezettingsgraad	Uren op werkorders ÷ aanwezige uren × 100%	Hoeveel van de aanwezige tijd is op werkorders benut?
Efficiëntie van de facturering	Verkochte uren ÷ uren op werkorders × 100%	Hoeveel verkochte tijd is uit de tijd op werkorders ontstaan?
Totale productiviteit	Verkochte uren ÷ aanwezige uren × 100%	Hoeveel verkochte tijd is uit de aanwezigheid ontstaan?

Bij dezelfde rekenbasis geldt:

Productiviteit in % = bezettingsgraad in % × efficiëntie in % ÷ 100.

Illustratieve berekening: waar zijn de uren gebleven?

De invoerwaarden zijn ter illustratie gekozen en betreffen een afgesloten pakket werk zonder werkorders die nog onderhanden zijn.

Invoer	Waarde
Aanwezigheid van technici	100 uur
Tijd op werkorders	80 uur
Verkochte tijd	88 uur

Resultaat:

Bezettingsgraad 80% (80 ÷ 100 × 100).
Efficiëntie 110% (88 ÷ 80 × 100).
Productiviteit 88% (88 ÷ 100 × 100, of 80 × 110 ÷ 100).

Buiten de werkorders bleef 20 uur aanwezigheid over. Tegelijk verkocht de werkplaats 8 uur meer dan de technici op werkorders hebben gewerkt, bijvoorbeeld omdat ze werk dat volgens normtijden werd gefactureerd sneller afrondden.

Het verschil van 12 uur tussen aanwezigheid en verkochte tijd is daarom geen stilstand. Het bestaat uit 20 uur onbenutte capaciteit, die deels werd gecompenseerd door 8 uur die boven de gewerkte tijd werd verkocht. Wie alleen de totale productiviteit volgt, kan beide verschijnselen niet onderscheiden.

Is een efficiëntie boven 100% een goed resultaat?

Het betekent dat op een op een werkorder gewerkt uur meer dan een verkocht uur valt. Bij correcte registratie is dat het resultaat van de ervaring van de technicus, geschikte uitrusting en goed voorbereid werk.

Hetzelfde getal ontstaat echter ook door niet-geregistreerde tijd of door werk dat aan een andere werkorder is toegewezen. Bij de efficiëntie hoort daarom een overzicht van herhaalreparaties en het herstellen van eigen fouten. Een snelle eerste reparatie levert niets op als de auto terugkomt en het extra werk ongefactureerd blijft.

Waar gaan uren verloren: typische oorzaken

Tot de belangrijkste oorzaken van een dalende werkplaatsprestatie rekent de Duitse adviesmethodiek ontbrekende onderdelen, herstelwerk en onnodige onderbrekingen van het werk. Elke oorzaak vraagt om een andere ingreep, dus de registratie moet haar apart vastleggen.

Reden	Wat de registratie moet vastleggen	Wat de leiding moet veranderen
Ontbrekend of verkeerd onderdeel	Onderbreking van het werk vanwege materiaal	De voorbereiding van onderdelen vóór de start van de reparatie
Wachten op goedkeuring van meerwerk	Tijd die vastzit door een niet-goedgekeurde omvang	Het doorgeven van bevindingen en de verantwoordelijkheid voor het contact met de klant
Wachten op uitrusting of ondersteuning	Niet-beschikbaar gereedschap, werkplek of vakinhoudelijke hulp	Het delen van uitrusting en het toewijzen van werk op basis van competenties
Herstelwerk (herstel van een eigen fout)	Extra tijd gekoppeld aan de oorspronkelijke werkorder	Werkmethode, training of eindcontrole
Bedrijfsoverhead	Overleg, training, onderhoud van uitrusting	Omvang en organisatie van indirect werk
Werk zonder facturering	Uitgevoerd werk zonder bijbehorende post op de factuur	Het afsluiten van werkorders en controle vóór facturatie

Een openstaande tijdregistratie tijdens het wachten op een onderdeel verhoogt de gerapporteerde bezettingsgraad, maar verbergt de oorzaak van het verlies. Het meest voorkomende verlies, een ontbrekend onderdeel, wordt kleiner door werkplaats en magazijn te koppelen: Warehouse in Omnetic reserveert onderdelen voor openstaande werkorders en Planner houdt bij het voorstellen van een tijdstip rekening met de beschikbaarheid ervan in het magazijn. Het gedetailleerd bijplannen van een dienst en het instellen van voorraden zijn afzonderlijke taken. Het meten van productiviteit moet bepalen welke daarvan de werkplaats moet aanpakken en hoeveel uren het probleem kost.

Hoe richt u de registratie in zodat de cijfers met de praktijk overeenkomen?

De registratie moet onderscheiden wat de technicus deed, niet alleen bij welke werkorder hij het laatst was aangemeld.

1. Leg vast wat bij de aanwezigheid hoort

Pauzes, training, overleg en onderhoud van uitrusting moeten bij alle technici en vestigingen op dezelfde manier worden behandeld. In het operationele overzicht hoort training als onderdeel van de aanwezigheid, met een eigen reden voor niet-productieve tijd. Als een ander overzicht training uit de capaciteit weglaat, moet dat verschil zichtbaar zijn. Indirect werk is geen fout van de technicus, maar de leiding moet er wel rekening mee houden.

2. Wijs tijd toe aan de arbeidspost

Een registratie alleen op de hele werkorder volstaat niet bij een reparatie die periodiek onderhoud, diagnose en het verhelpen van een storing combineert. De tijd op de posten laat zien of het verschil is ontstaan bij het zoeken naar de oorzaak, bij de reparatie of bij de afronding.

Als twee technici tegelijk aan een auto werken, worden hun manuren geregistreerd. De tijd dat een brug bezet is, is een andere grootheid en vervangt de gewerkte tijd van mensen niet.

3. Noteer bij een onderbreking de reden

Elke onderbreking van het werk krijgt een reden uit de tabel met oorzaken. Een herhaalreparatie heeft een koppeling met de oorspronkelijke werkorder nodig, zodat de tijd ervan niet verdwijnt tussen het reguliere werk.

4. Sluit tijdregistraties af vóór de facturering

Een werkorder kan uitgevoerd werk bevatten zonder te factureren post. De omgekeerde fout is een verkochte post zonder geregistreerde tijd van een technicus. Vóór het afsluiten van een werkorder moeten de omvang van het uitgevoerde werk, de tijdregistraties en de manier van factureren daarom met elkaar kloppen.

Een korting op de arbeidsprijs verandert het aantal verkochte uren niet. Het effect ervan hoort bij het volgen van de opbrengst per verkocht uur, die het onderwerp is van de berekening van het uurtarief. Productiviteit gemeten in tijd en financiële opbrengst zijn twee verschillende perspectieven.

Wat valt er uit de kengetallen af te lezen?

De productiviteit alleen zegt niet welke ingreep helpt. Hetzelfde getal ontstaat uit een gebrek aan werk en uit lange reparaties.

Combinatie van resultaten	Waarschijnlijke verklaring	Eerste operationele ingreep
Lage bezettingsgraad, goede efficiëntie	De technicus kan het toegewezen werk aan, maar heeft een deel van de aanwezige tijd niets om aan te werken	Een tekort aan werkorders onderscheiden van wachten op de voorbereiding ervan
Hoge bezettingsgraad, lage efficiëntie	Reparaties duren langer dan de tijd die wordt verkocht	Het verschil opsplitsen naar diagnose, herstelwerk en ontbrekende gefactureerde posten
Lage bezettingsgraad en lage efficiëntie	Een deel van de capaciteit verdwijnt buiten de werkorders en een ander deel binnen de reparaties	Beginnen bij het grootste tijdverlies en de oorzaak daarvan wegnemen
Goede tijdkengetallen, zwakke arbeidsopbrengst	Het probleem zit in prijs, kortingen of de samenstelling van de facturering	De gerealiseerde opbrengst per uur en de berekening van het tarief aanpakken

Vergelijk technici pas na een indeling naar soort werk. Een technicus met terugkerende onderhoudshandelingen heeft een andere samenstelling van werkorders dan een diagnosespecialist die een onregelmatige storing zoekt. Een eenvoudige ranglijst op verkochte uren beloont makkelijke werkorders en benadeelt degene die anderen helpt bij vakinhoudelijke problemen.

Hoe vaak evalueert u de resultaten?

Het dagoverzicht dient om de registratie te corrigeren en actuele obstakels weg te nemen. Daarin horen niet-afgesloten tijdregistraties, wachtende werkorders en afgerond werk zonder klaargezette facturering.

Het weekoverzicht dient om oorzaken aan te pakken. Het vermeldt per verliesreden het totaal aan uren, de verantwoordelijke rol en de maatregel. Een verzamelpost 'overige tijd' zonder uitsplitsing volstaat niet.

Het maandoverzicht dient om de trend te volgen. Het bevat alle drie de kengetallen, een indeling naar soort werk, herhaalreparaties en de stand van werkorders die onderhanden zijn. Zo wordt een eenmalige uitschieter gescheiden van een terugkerend probleem.

Hoe voorkomt u vertekening aan het eind van de maand?

Werk dat aan het eind van de maand is gedaan, wordt vaak pas in de volgende periode gefactureerd. De eerste maand laat dan een zwakkere verhouding tussen verkochte tijd en aanwezigheid zien en de volgende een sterkere.

Vul het kalenderoverzicht daarom aan met de gewerkte tijd op nog niet gefactureerde werkorders. Gebruik voor de analyse van de efficiëntie van afzonderlijke reparaties afgesloten werkorders met volledige gewerkte en verkochte tijd. Voeg deze twee perspectieven niet samen: de efficiëntie van afgesloten werkorders kan niet worden vermenigvuldigd met de bezettingsgraad van de hele werkplaats over een andere periode, omdat de relatie tussen de kengetallen alleen bij dezelfde basis geldt.

Waar moet u op letten bij het meten van productiviteit?

Bezetting van de brug verwarren met de bezettingsgraad. Een auto kan op de brug staan terwijl de technicus elders werkt of geen werk toegewezen heeft gekregen.
Gelijktijdige registraties van één technicus. Zijn tijd mag niet meerdere keren worden meegeteld alleen omdat hij meerdere werkorders open heeft staan.
Verborgen intern werk. De voorbereiding van auto's voor de verkoop, garantiewerk en het herstellen van eigen fouten hebben een eigen markering nodig, anders vertekenen ze het totaal van de werkplaats.
Beoordelen op één percentage. Een hoge efficiëntie zonder bewaking van de kwaliteit kan niet-geregistreerde tijd of later herstelwerk verbergen.
Alleen belonen op verkochte uren. Hulp aan collega's en complexe diagnose blijven dan zonder erkenning, hoewel het bedrijf ze nodig heeft.

Het doel is niet om elke minuut op een klantwerkorder te krijgen, maar om het tijdsverbruik te kennen en noodzakelijke overhead te scheiden van verliezen die kunnen worden weggenomen.

Omnetic verbindt de tijd van de technicus met werkorder en facturering

Als aanwezigheidsregistratie, werkregistratie en facturatie in aparte systemen draaien, moet iemand regelmatig technici, werkorders en posten aan elkaar koppelen en komt elke correctie van gegevens maar in een deel van de overzichten terecht. Omnetic vervangt deze spreadsheets door één cloudplatform: alle modules werken met één gemeenschappelijk record van klant, auto, opdrachten en geld in DMS Core, zodat gegevens niet tussen modules opnieuw worden ingevoerd.

Voor het sturen op productiviteit sluiten drie modules op elkaar aan:

Time-keeping registreert de aanwezigheid via mobiel, tablet, computer of terminal en boekt de gewerkte tijd direct op werkorders en de posten daarvan. Uit dezelfde registratie ontstaan de gegevens voor de salarisadministratie en de te factureren tijd.
Workshop beheert de werkorder van offerte via voertuigaanname, onderdelen en planning tot facturatie. Posten kunnen worden verdeeld over klant, garantie en verzekeraar, zodat intern werk, garantiewerk en klantwerk in de overzichten gescheiden blijven.
Reporting werkt met dezelfde gegevens als de andere modules en kan elk getal openklappen tot aan de bronregistratie. De aftersalesmanager kan zo nagaan welke werkorders en posten het resultaat van een technicus of vestiging vormen.

Omnetic kan stapsgewijs worden ingevoerd, te beginnen met één module. In een demo van Omnetic ziet u hoe de tijd van een technicus van de aanwezigheidsregistratie via de posten van de werkorder op de factuur terechtkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe registreert u een technicus die een deel van de dienst collega's helpt?

Hulp bij een concrete reparatie hoort qua tijd op de betreffende werkorder en post, ook als de hoofdtechnicus de reparatie afrondt. Algemene vakinhoudelijke ondersteuning zonder koppeling met één reparatie heeft een eigen categorie nodig. De omvang ervan blijft zo zichtbaar en vertekent de tijd van ander werk niet.

Hoe gaat u om met diagnose die niet tot een reparatie leidt?

Diagnose is uitgevoerd werk, ook als de klant de daaropvolgende reparatie niet opdraagt. Ze moet een eigen post en tijdregistratie hebben. Ze wordt gefactureerd in de omvang die met de klant op de werkorder is afgesproken.

Hoort werk van een externe leverancier bij de productiviteit van de eigen technici?

Nee. Extern uitgevoerd werk heeft geen bijbehorende aanwezigheid van een eigen technicus, dus de uren en kosten ervan worden apart gevolgd. De tijd van een medewerker voor samenhangende handelingen, zoals demontage en montage, blijft op zijn posten van de werkorder staan.

Kunt u productiviteit beginnen te meten in een spreadsheet?

Dat kan, als de spreadsheet aanwezigheid, gewerkte tijd en gefactureerde posten koppelt via dezelfde codes voor technici en werkorders. Dat betekent echter dagelijks aanvullen, koppelen en corrigeren. Het grootste risico ontstaat bij een wijziging van een werkorder of factuur die niet in de spreadsheet wordt overgenomen.