Indsigter

Produktivitet på autoværkstedet: sådan måles belægning, effektivitet og tabte timer

Sådan måles værkstedets produktivitet: formler for belægning og effektivitet, tidsregistrering, årsager til tabte timer og hvad nøgletallene viser.

De vigtigste konklusioner

Belægning er tid på ordrer divideret med fremmødetid. Effektivitet er solgt tid divideret med tid på ordrer. Produktivitet er solgt tid divideret med fremmødetid og svarer, når beregningsgrundlaget er det samme, til produktet af belægning og effektivitet.
Forskellen mellem fremmødetid og tid på ordrer viser uudnyttet kapacitet. Forskellen mellem tid på ordrer og solgt tid viser et problem i selve reparationsforløbet eller i faktureringen af det.
Timerne forsvinder oftest på grund af manglende reservedele, omarbejde og unødige afbrydelser af arbejdet. Registreringen skal derfor fange årsagen til hver afbrydelse.
Effektiviteten kan overstige 100 %, når værkstedet sælger flere normtimer, end mekanikeren bruger på arbejdet. Vurder den altid sammen med gentagne reparationer.
Forbind fremmøde, tid på ordrer og fakturering helt ned på den enkelte arbejdslinje. En opgørelse for hele værkstedet viser ikke, hvor timerne forsvinder.

Værkstedets produktivitet udtrykker, hvor meget solgt tid der kommer ud af mekanikernes tilstedeværelse på værkstedet. En fuld bookingkalender kan dække over ventetid på reservedele, gentagne reparationer og arbejde, der aldrig kommer med på fakturaen. Servicechefen skal derfor adskille udnyttelsen af kapaciteten fra reparationernes forløb og fakturering. Først når de to perspektiver kobles, viser det sig, om værkstedet har brug for flere ordrer, bedre forberedelse af arbejdet eller mere konsekvent afslutning af ordrer.

Hvilke timer beregnes værkstedets produktivitet ud fra?

Grundlaget er tre tidsstørrelser. Hver af dem besvarer et andet spørgsmål og kræver sin egen registrering.

Størrelse	Hvad den betyder	Hvor den hentes fra
Fremmødetimer	Den tid, mekanikeren er på arbejde og står til rådighed for driften	Fremmøderegistrering efter fradrag af fravær og pauser, der ikke medregnes
Timer på ordrer	Mekanikerens tid knyttet til en serviceordre og dens linje	Registrering af start, afbrydelse og afslutning af arbejdet
Solgte timer	Arbejdstid faktureret til kunden, garantien, forsikringsselskabet eller internt	Fakturerede arbejdslinjer efter hensyntagen til kreditnotaer og annullerede linjer

En normtid er ikke en fremmøderegistrering. Den udtrykker et foreskrevet eller kalkuleret omfang af arbejdet. Mekanikeren kan udføre opgaven hurtigere eller langsommere, men den solgte tid svarer til det fakturerede omfang.

Det planlagte fremmøde beregnes som antal fremmødedage ganget med den daglige arbejdstid. Ved måling bagudrettet skal det faktiske fremmøde med i beregningen. Sygdom, ferie eller andet fravær er ikke uudnyttet tid for mekanikeren på værkstedet.

Registrer klargøring af brugte biler til salg som separate interne ordrer. Arbejde for eget lager bruger kapacitet på samme måde som en reparation for en kunde. Hvis opgørelsen kun viser mekanikerens tid uden internt faktureret præstation, bliver produktiviteten lavere, end det faktiske arbejde berettiger.

Modulet Time-keeping i Omnetic registrerer fremmøde og bogfører den arbejdede tid direkte på ordren og dens linjer. Servicechefen kan dermed fordelt på ordrer, medarbejdere og afdelinger se, om de solgte timer svarer til de arbejdede, og behøver ikke sammenkøre separate fremmøde- og ordreopgørelser.

Hvordan beregnes belægning, effektivitet og produktivitet?

Ifølge metoden fra det tyske brancheforbund for autobranchen ZDK måles udnyttelsen af fremmødetiden som forholdet mellem produktive timer og fremmødetimer. Til den daglige driftsstyring har følgende tre nøgletal vist sig nyttige. Betegnelserne varierer fra opgørelse til opgørelse, så vis også formlen ved hvert nøgletal.

Nøgletal	Beregning	Hvad det besvarer
Belægning	Timer på ordrer ÷ fremmødetimer × 100 %	Hvor meget af fremmødetiden blev brugt på ordrer?
Faktureringseffektivitet	Solgte timer ÷ timer på ordrer × 100 %	Hvor meget solgt tid kom der ud af tiden på ordrer?
Samlet produktivitet	Solgte timer ÷ fremmødetimer × 100 %	Hvor meget solgt tid kom der ud af fremmødetiden?

Med samme beregningsgrundlag gælder:

Produktivitet i % = belægning i % × effektivitet i % ÷ 100.

Illustrativ beregning: hvor blev timerne af?

Inputtallene er valgt for overskuelighedens skyld og vedrører en afsluttet mængde arbejde uden igangværende ordrer.

Input	Værdi
Mekanikernes fremmøde	100 t
Tid på ordrer	80 t
Solgt tid	88 t

Resultat:

Belægning 80 % (80 ÷ 100 × 100).
Effektivitet 110 % (88 ÷ 80 × 100).
Produktivitet 88 % (88 ÷ 100 × 100 eller 80 × 110 ÷ 100).

Uden for ordrerne lå 20 t fremmøde. Samtidig solgte værkstedet 8 t mere, end mekanikerne arbejdede på ordrerne, f.eks. fordi de udførte arbejde, der faktureres efter normtider, hurtigere.

Forskellen på 12 t mellem fremmødetid og solgt tid er derfor ikke spildtid. Den består af 20 t uudnyttet kapacitet, som delvis blev opvejet af 8 t solgt ud over den arbejdede tid. Den, der kun følger den samlede produktivitet, kan ikke skelne de to forhold fra hinanden.

Er en effektivitet over 100 % et godt resultat?

Det betyder, at der for hver time arbejdet på en ordre er solgt mere end én time. Ved korrekt registrering er det et resultat af mekanikerens erfaring, passende udstyr og velforberedt arbejde.

Men det samme tal kan også opstå af tid, der ikke er registreret, eller af arbejde, der er knyttet til en anden ordre. Til effektiviteten hører derfor en oversigt over gentagne reparationer og reparationer af egne fejl. En hurtig første reparation giver intet, hvis bilen kommer tilbage, og det ekstra arbejde ikke bliver faktureret.

Hvor timerne går tabt: typiske årsager

Blandt de vigtigste årsager til faldende værkstedspræstation nævner tysk rådgivningsmetodik manglende reservedele, omarbejde og unødige afbrydelser af arbejdet. Hver årsag kræver et andet indgreb, og registreringen skal derfor fange den separat.

Årsag	Hvad registreringen skal fange	Hvad ledelsen skal ændre
Manglende eller forkert reservedel	Afbrydelse af arbejdet på grund af materiale	Forberedelse af reservedele, før reparationen påbegyndes
Ventetid på godkendelse af ekstraarbejde	Tid blokeret af et omfang, der ikke er godkendt	Videregivelse af fund og ansvar for kontakten med kunden
Ventetid på udstyr eller support	Utilgængeligt specialværktøj, arbejdsplads eller faglig hjælp	Deling af udstyr og fordeling af arbejdet efter kompetencer
Omarbejde (reparation af egen fejl)	Ekstra tid knyttet til den oprindelige ordre	Arbejdsgang, uddannelse eller slutkontrol
Faste driftsopgaver	Møder, kurser, vedligeholdelse af udstyr	Omfang og organisering af det indirekte arbejde
Arbejde uden fakturering	Udført arbejde uden en tilsvarende linje på fakturaen	Afslutning af ordrer og kontrol før fakturering

En åben tidsregistrering under ventetiden på en reservedel øger den registrerede belægning, men skjuler årsagen til tabet. Det hyppigste tab, den manglende reservedel, mindskes ved at forbinde værkstedet med lageret: Warehouse i Omnetic reserverer reservedele til åbne serviceordrer, og Planner tager højde for deres lagertilgængelighed, når der foreslås en tid. Detaljeret omplanlægning af vagten og indstilling af lagerbeholdningen er separate opgaver. Målingen af produktiviteten skal afgøre, hvilken af dem værkstedet skal tage fat på, og hvor mange timer problemet koster.

Sådan indrettes registreringen, så tallene svarer til driften

Registreringen skal skelne, hvad mekanikeren lavede, ikke kun hvilken ordre han sidst var logget på.

1. Ensret, hvad der hører med til fremmødetiden

Pauser, kurser, møder og vedligeholdelse af udstyr skal behandles ens for alle mekanikere og afdelinger. I driftsopgørelsen hører kurser med som en del af fremmødetiden med en separat årsag til ikke-produktiv tid. Hvis en anden opgørelse udelukker dem fra kapaciteten, skal denne forskel være synlig. Indirekte arbejde er ikke mekanikerens fejl, men ledelsen skal regne med det.

2. Knyt tiden til arbejdslinjen

En registrering kun på hele ordren er ikke nok ved en reparation, der kombinerer planlagt service, fejlfinding og udbedring af en fejl. Tid på linjerne viser, om forskellen opstod under fejlsøgningen, under reparationen eller under færdiggørelsen.

Når to mekanikere arbejder på bilen samtidig, registreres deres mandetimer. Den tid, liften er optaget, er en anden størrelse og erstatter ikke medarbejdernes arbejdede tid.

3. Angiv årsagen ved afbrydelser

Hver afbrydelse af arbejdet får en årsag fra årsagstabellen. En gentagen reparation skal knyttes til den oprindelige ordre, så dens tid ikke forsvinder blandt de almindelige ydelser.

4. Afslut tidsregistreringerne før fakturering

En ordre kan indeholde udført arbejde uden en linje til fakturering. Den modsatte fejl er en solgt linje uden registreret tid fra mekanikeren. Før ordren afsluttes, skal omfanget af det udførte arbejde, tidsregistreringerne og faktureringsmåden derfor stemme overens.

En rabat på prisen for arbejdet ændrer ikke antallet af solgte timer. Dens effekt hører til i opfølgningen på indtjeningen pr. solgt time, som er emnet for kalkulationen af timeprisen. Produktivitet målt i tid og økonomisk indtjening er to forskellige perspektiver.

Hvad kan man aflæse af nøgletallene?

Produktiviteten alene fortæller ikke, hvilket indgreb der hjælper. Det samme tal kan opstå både af mangel på arbejde og af lange reparationer.

Kombination af resultater	Sandsynlig forklaring	Første indgreb i driften
Lav belægning, god effektivitet	Mekanikeren klarer det tildelte arbejde, men en del af fremmødetiden er der intet at arbejde på	Skelne mangel på ordrer fra ventetid på, at de bliver klargjort
Høj belægning, lav effektivitet	Reparationerne tager længere tid, end der sælges	Opdele forskellen i fejlfinding, omarbejde og manglende fakturerede linjer
Både lav belægning og lav effektivitet	En del af kapaciteten forsvinder uden for ordrerne og en anden del inde i reparationerne	Begynde med det største tidstab og fjerne årsagen til det
Gode tidsnøgletal, svag indtjening på arbejde	Problemet ligger i prisen, rabatterne eller sammensætningen af faktureringen	Arbejde med den opnåede indtjening pr. time og kalkulationen af timeprisen

Sammenlign først mekanikerne efter opdeling på arbejdstype. En mekaniker med gentagne serviceopgaver har en anden ordresammensætning end en diagnosetekniker, der leder efter en sporadisk fejl. En simpel rangliste efter solgte timer belønner lette ordrer og stiller den ringere, der hjælper andre med faglige problemer.

Hvor ofte skal resultaterne vurderes?

Den daglige oversigt bruges til at rette registreringen og fjerne aktuelle forhindringer. Den omfatter ikke-afsluttede tidsregistreringer, ventende ordrer og færdigt arbejde uden klargjort fakturering.

Den ugentlige oversigt bruges til at styre årsagerne. For hver tabsårsag viser den summen af timer, den ansvarlige rolle og tiltaget. En samlet post „øvrig tid" uden specifikation er ikke nok.

Den månedlige oversigt bruges til at følge udviklingen. Den indeholder alle tre nøgletal, opdeling efter arbejdstype, gentagne reparationer og status for igangværende ordrer. Dermed adskilles et enkeltstående udsving fra et tilbagevendende problem.

Hvordan undgås forvrængning ved månedsskiftet?

Arbejde udført sidst på måneden bliver ofte først faktureret i den følgende periode. Den første måned viser så et svagere forhold mellem solgt tid og fremmødetid og den følgende et stærkere.

Suppler derfor kalenderopgørelsen med den arbejdede tid på ordrer, der endnu ikke er faktureret. Til analyse af effektiviteten på de enkelte reparationer bruges afsluttede ordrer med fuldstændig arbejdet og solgt tid. Slå ikke de to perspektiver sammen: effektiviteten for afsluttede ordrer kan ikke ganges med belægningen for hele værkstedet i en anden periode, fordi sammenhængen mellem nøgletallene kun gælder ved samme grundlag.

Hvad skal man være opmærksom på ved måling af produktiviteten?

Forveksling af liftbelægning med belægning. En bil kan stå på liften, mens mekanikeren arbejder et andet sted eller ikke har fået tildelt arbejde.
Samtidige registreringer for én mekaniker. Hans tid må ikke tælles flere gange, blot fordi han har flere ordrer åbne.
Skjult internt arbejde. Klargøring af biler til salg, garantiarbejde og reparation af egne fejl skal have deres egen markering, ellers forvrænger de værkstedets samlede opgørelse.
Vurdering ud fra én enkelt procentsats. Høj effektivitet uden opfølgning på kvaliteten kan skjule uregistreret tid eller efterfølgende omarbejde.
Belønning kun for solgte timer. Hjælp til kolleger og kompliceret fejlfinding bliver så ikke anerkendt, selv om driften har brug for dem.

Målet er ikke at få hvert minut på en kundeordre, men at kende tidsforbruget og adskille nødvendige indirekte opgaver fra tab, der kan fjernes.

Omnetic forbinder mekanikerens tid med ordren og faktureringen

Når fremmøderegistrering, registrering af arbejde og fakturering kører i adskilte systemer, skal nogen jævnligt afstemme mekanikere, ordrer og linjer, og hver rettelse af data slår kun igennem i en del af opgørelserne. Omnetic erstatter disse regneark med én cloudplatform: alle moduler arbejder med én fælles registrering af kunde, bil, ordrer og penge i DMS Core, så data ikke skal tastes om mellem dem.

Til styring af produktiviteten hænger tre moduler sammen:

Time-keeping registrerer fremmøde fra mobil, tablet, computer eller terminal og bogfører den arbejdede tid direkte på ordrerne og deres linjer. Ud fra den samme registrering opstår grundlaget for lønnen og den fakturerbare tid til faktureringen.
Workshop styrer serviceordren fra tilbud over modtagelse af bilen, reservedele og planlægning til fakturering. Linjerne kan fordeles mellem kunde, garanti og forsikringsselskab, så internt arbejde, garanti- og kundearbejde forbliver adskilt i opgørelserne.
Reporting arbejder med de samme data som de øvrige moduler og kan folde hvert tal ud helt ned til den oprindelige registrering. Servicechefen kan dermed finde frem til, hvilke ordrer og linjer der udgør en mekanikers eller en afdelings resultat.

Omnetic kan indføres trinvis, begyndende med ét modul. Ved en demo af Omnetic kan I gennemgå, hvordan mekanikerens tid går fra fremmøderegistreringen via ordrens linjer til fakturaen.

Relaterede artikler

FAQ

Hvordan registreres en mekaniker, der en del af vagten hjælper kolleger?

Hjælp ved en bestemt reparation hører tidsmæssigt til den pågældende ordre og linje, også selv om reparationen afsluttes af den ansvarlige mekaniker. Generel faglig support uden tilknytning til én reparation kræver en separat kategori. Dens omfang forbliver dermed synligt og forvrænger ikke tiden for andet arbejde.

Hvordan håndteres fejlfinding, der ikke fører til en reparation?

Fejlfinding er udført arbejde, også når kunden ikke bestiller den efterfølgende reparation. Den skal have sin egen linje og tidsregistrering. Den faktureres i det omfang, der er aftalt med kunden på ordren.

Hører arbejde fra en ekstern leverandør med i de egne mekanikeres produktivitet?

Nej. Eksternt udført arbejde har ikke et tilsvarende fremmøde fra en egen mekaniker, og derfor følges timerne og omkostningerne separat. Medarbejderens tid på tilknyttede opgaver, f.eks. afmontering og montering, forbliver på hans linjer på ordren.

Kan man begynde at måle produktiviteten i et regneark?

Ja, hvis regnearket forbinder fremmøde, arbejdet tid og fakturerede linjer via de samme betegnelser for mekanikere og ordrer. Det betyder dog daglig opdatering, afstemning og rettelser. Den største risiko opstår ved en ændring af en ordre eller faktura, som ikke overføres til regnearket.