E-Rechnungspflicht in der EU: Fristen nach Ländern und Vorbereitung für Autohäuser und Werkstätten, Stand November 2026

Fristen der E-Rechnungspflicht in der EU, Stand 11/2026: ViDA, nationale Pflichten nach Ländern, Abrechnung von Fahrzeugen, Service, Teilen, Anzahlungen.

Das Wichtigste in Kürze

Das ViDA-Paket erlaubt den Mitgliedstaaten seit dem 14. April 2025, eine verpflichtende inländische E-Rechnung einzuführen. Nationale digitale Meldesysteme müssen bis zum 1. Januar 2035 an das europäische Modell angeglichen werden.
In Belgien und Kroatien gilt die E-Rechnungspflicht für betroffene inländische Umsätze zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026. In Polen ist der Empfang über KSeF seit dem 1. Februar 2026 Pflicht. Die Ausstellung wird dort je nach Unternehmensgröße ab dem 1. Februar oder 1. April 2026 eingeführt. Italien hat die Pflicht seit 2019.
Weitere Termine: 1. Januar 2027 die Slowakei und Unternehmer außerhalb des Umsatzsteuersystems in Kroatien, 6. Oktober 2027 oder 6. Oktober 2028 Spanien je nach Umsatz, 1. Januar 2028 Slowenien.
Ein PDF per E-Mail ist keine strukturierte E-Rechnung. Der Händler muss Verkauf, Service, Anzahlungen und Steuerregelung mit der Buchhaltung und dem Übermittlungskanal des jeweiligen Landes verbinden. Für den Empfang von Lieferantenrechnungen braucht er ein eigenes Verfahren.
Tschechien hat im November 2026 keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Eine Händlergruppe muss aber die Pflichten ihrer Gesellschaften in den Ländern erfüllen, in denen die Pflicht gilt.

Die E-Rechnungspflicht in der EU verändert, wie Autohäuser und Werkstätten Buchhaltungsdaten an Kunden, Lieferanten und die Steuerverwaltung übermitteln. Die Rechnung muss eine Struktur haben, die das System der Gegenseite empfangen und verarbeiten kann. Oft läuft sie über eine nationale Plattform oder ein Netzwerk, hinzu kommt eine Meldung an die Steuerverwaltung. Jedes Land folgt dabei einem eigenen Zeitplan und einem anderen Pflichtenumfang. Eine Händlergruppe mit Gesellschaften in mehreren Staaten kann deshalb mehrere unterschiedliche Fristen gleichzeitig haben.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht in der EU und was bringt ViDA?

Eine elektronische Rechnung in diesem Sinne enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Daten. Das Buchhaltungssystem übernimmt daraus Lieferant, Kunde, Positionen, Beträge und Steuerangaben ohne manuelles Abtippen. Ein PDF oder ein eingescannter Beleg erfüllt diese Funktion nicht.

Den Inhalt der strukturierten Rechnung beschreibt die europäische Norm EN 16931. Auf ihr baut zum Beispiel die slowakische Regelung auf, die ViDA in nationales Recht umsetzt. Die Norm vereinheitlicht die Bedeutung der Daten, definiert aber kein einheitliches europäisches Postfach. Belgien nutzt das Peppol-Netzwerk, Polen das nationale System KSeF und Italien das staatliche Austauschsystem Sistema di Interscambio.

Das Paket ViDA (VAT in the Digital Age, also Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) verbindet die elektronische Rechnung mit der digitalen Meldung von Umsätzen. Für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU führt es die E-Rechnungspflicht und die digitale Meldung als gemeinsames europäisches System ein. Für nationale Pflichten legt es folgende Termine fest:

Termin	Was es für Autohaus oder Werkstatt bedeutet	Quelle
14. April 2025	Die Mitgliedstaaten dürfen eine nationale E-Rechnungspflicht einführen und müssen nicht auf das gemeinsame europäische System warten.	Europäische Kommission
1. Januar 2035	Bestehende nationale digitale Meldesysteme müssen an das europäische Modell angeglichen werden.	Europäische Kommission

Der europäische Rahmen verschiebt die nationalen Termine nicht. Eine belgische Werkstatt rechnet seit dem 1. Januar 2026 nach belgischen Regeln ab, ein polnischer Händler empfängt Rechnungen seit dem 1. Februar 2026 über KSeF.

Für den Betrieb hilft es, drei Ebenen zu trennen:

die Entstehung der korrekten Rechnung im DMS,
ihre Zustellung über den Kanal, den das jeweilige Land vorschreibt,
gegebenenfalls die Meldung an die Steuerverwaltung.

Fehler entstehen am häufigsten auf der ersten Ebene, weil Verkauf, Werkstatt und Buchhaltung ihre Daten getrennt führen. Omnetic DMS Core hält einen gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Aufträgen und Zahlungen. Das Modul Accounting verknüpft damit jeden Beleg aus Verkauf, Werkstatt, Lager und Bank. Daten werden deshalb zwischen Systemen nicht abgetippt. Nationales Format und Übermittlungskanal werden für jeden Markt gesondert gelöst.

E-Rechnung: Fristen nach Ländern, Stand November 2026

Unterscheiden Sie bei jedem Land zwischen Empfang und Ausstellung. Ein Unternehmen kann verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, bevor es selbst welche ausstellen muss. Die inländische Pflicht betrifft die betroffenen Inlandsumsätze, nicht automatisch Verkäufe ins Ausland.

Länder, in denen die Pflicht bereits gilt

Land	Ausstellung und Empfang	Was das für Autohaus und Werkstatt bedeutet	Quelle
Italien	Pflicht zur Ausstellung über das Sistema di Interscambio für betroffene Inlandsumsätze an Unternehmen (B2B) und Verbraucher (B2C) seit dem 1. Januar 2019. Seit dem 1. Januar 2024 gilt die Pflicht auch für die übrigen Steuerpflichtigen in der Pauschalregelung forfettario.	Elektronisch abgerechnet werden auch der Verkauf eines Fahrzeugs oder eine Reparatur für einen Privatkunden.	Italienische Abgeordnetenkammer
Belgien	Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang strukturierter Rechnungen seit dem 1. Januar 2026. Sie betrifft die betroffenen Inlandsumsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Standard ist Peppol BIS.	Auch ein Autohaus oder eine Werkstatt, die nur Privatkunden bedient, muss strukturierte Rechnungen von Lieferanten für Teile und Dienstleistungen empfangen.	Belgisches E-Rechnungsportal
Polen	Empfang über KSeF verpflichtend seit dem 1. Februar 2026. Ausstellung ab demselben Tag für Steuerpflichtige mit einem Umsatz einschließlich Umsatzsteuer von über 200 Millionen PLN im Jahr 2024, für die übrigen ab dem 1. April 2026.	Die Übergangsbefreiung bis Ende 2026 betrifft nur die Ausstellung und deckt monatliche Umsätze ab, die mit Rechnungen bis 10.000 PLN einschließlich Umsatzsteuer belegt sind. Am Empfang über KSeF ändert der Aufschub nichts.	Polnische Finanzverwaltung
Kroatien	Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen stellen E-Rechnungen für betroffene Inlandsumsätze seit dem 1. Januar 2026 aus und empfangen sie. Unternehmer außerhalb des Umsatzsteuersystems empfangen sie ab demselben Tag.	Die Rechnung läuft zwischen Access Points. Das System von Aussteller und Empfänger sendet zudem eine Fiskalisierungsmeldung an die Steuerverwaltung.	Kroatische Steuerverwaltung

Peppol ist ein Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten, Peppol BIS legt die Regeln für ihre Struktur fest. KSeF und Sistema di Interscambio sind staatliche Systeme. Die Anbindung an einen Kanal löst deshalb nicht die anderen Länder.

Weitere Termine 2027 und 2028

Land	Termin und Umfang	Folgen für die Vorbereitung	Quelle
Kroatien	Ab dem 1. Januar 2027 stellen auch Unternehmer außerhalb des Umsatzsteuersystems E-Rechnungen aus.	Ein kleinerer Betrieb, der bisher nur empfängt, muss bis dahin auch die Ausstellung beherrschen.	Kroatische Steuerverwaltung
Slowakei	Ab dem 1. Januar 2027 stellen inländische Umsatzsteuerpflichtige elektronische Rechnungen für betroffene Inlandslieferungen an inländische Unternehmer und juristische Personen aus. Die Empfänger müssen deren Empfang sicherstellen.	Die Pflicht umfasst auch erhaltene Anzahlungen. Die Rechnung trägt die Kennzeichnung der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und der Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände.	Slov-Lex
Spanien	Ab dem 6. Oktober 2027 Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang zwischen inländischen Unternehmern mit einem umsatzsteuerlichen Umsatz von über 8 Millionen EUR im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die übrigen ab dem 6. Oktober 2028.	Eine Händlergruppe ordnet jeder Gesellschaft den Termin gesondert nach ihrem Umsatz zu.	Spanische Steuerverwaltung
Slowenien	Ab dem 1. Januar 2028 verpflichtender gegenseitiger Austausch elektronischer Rechnungen zwischen betroffenen inländischen Unternehmen.	Die Vorbereitung muss ausgestellte und empfangene Belege abdecken.	Slowenische Regierung

Tschechien: keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen

Tschechien hat im November 2026 keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (Länderprofil Tschechiens der Europäischen Kommission). Ein tschechisches Autohaus rechnet auf dem Inlandsmarkt also weiter wie bisher ab. Der belgische oder polnische Zeitplan gilt für es nicht schon deshalb, weil es Fahrzeuge ins Ausland verkauft.

Anders ist die Lage bei einer Gruppe mit einer Tochtergesellschaft oder Niederlassungen in Polen, der Slowakei oder Kroatien. Erstellen Sie die Übersicht der Pflichten deshalb für jede juristische Person einzeln. Legen Sie für jede fest, wer die Rechnung ausstellt, an wen, für welche Leistung und ob es sich um ein Inlands- oder ein grenzüberschreitendes Geschäft handelt.

Wie wirkt sich die E-Rechnung auf Fahrzeugverkauf, Service und Teile aus?

Die meisten Fehler entstehen zwischen dem Geschäftsvorfall und dem Buchungsbeleg. Ein Fahrzeugverkauf kann mit dem Fahrer vereinbart sein, während das Fahrzeug einer Leasinggesellschaft gehört und eine Versicherung die Reparatur teilweise bezahlt. Die Rechnungsstellung muss mit der richtigen Rolle des Rechnungsempfängers arbeiten, nicht mit dem ersten Kontakt aus dem Auftrag. Eine strukturierte Rechnung verdeckt einen solchen Fehler nicht. Der Empfänger lehnt sie ab oder verarbeitet sie mit falschen Daten.

Situation im Betrieb	Was ineinandergreifen muss	Typischer Fehler
Fahrzeugverkauf an einen Firmenkunden	Verkaufsvorgang, rechtlicher Rechnungsempfänger, Fahrzeugidentifikation, Steuerregelung und Rechnung.	Die Rechnung übernimmt die Daten des Fahrzeugnutzers statt des tatsächlichen Rechnungsempfängers.
Werkstattauftrag mit mehreren Zahlern	Arbeiten und Teile, die Kunde, Garantie oder Versicherung zugeordnet sind, und gesonderte Belege für jeden Zahler.	Die Kostenaufteilung bleibt in einer Notiz und wird nicht in die Rechnung übernommen.
Einkauf und Verkauf von Teilen	Bestellung, Lagerbewegung, Wareneingangsbeleg und Rechnung des Lieferanten oder Kunden.	Die Rechnung besteht die technische Prüfung, aber Menge oder Lieferort stimmen nicht.
Anzahlung auf Fahrzeug oder Reparatur	Erhaltene Zahlung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung desselben Geschäfts.	Anzahlung und Schlussrechnung entstehen in getrennten Aufzeichnungen ohne Verknüpfung.
Gebrauchtwagen mit Differenzbesteuerung, Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers	Korrekt bestimmte Regelung, die in die strukturierten Daten übernommen wird.	Eine Universalvorlage setzt die reguläre Umsatzsteuer ein.

Im Service hilft es, wenn die Aufteilung auf die Zahler bereits im Auftrag entsteht. Das Modul Workshop führt den Werkstattauftrag vom Angebot über die Fahrzeugannahme, die Teile und die Planung bis zur Rechnung. Positionen lassen sich auf Kunde, Garantie und Versicherung aufteilen.

Anzahlungen gehören von Anfang an in das Konzept

In der Slowakei umfasst die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 auch erhaltene Anzahlungen auf betroffene Inlandslieferungen. Es reicht daher nicht, nur Schlussrechnungen für das übergebene Fahrzeug oder die abgeschlossene Reparatur vorzubereiten. Wird eine Anzahlung in einer separaten Tabelle geführt, arbeiten Verkauf und Buchhaltung mit einem unterschiedlichen Stand desselben Geschäfts. Eine solche Anzahlung erscheint in der E-Rechnung als fehlender oder doppelter Beleg.

Die Steuerregelung muss vom Ankauf bis zum Verkauf durchlaufen

Die slowakische Regelung sieht ausdrücklich die Kennzeichnung der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und der Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände (Differenzbesteuerung) vor. Bei Gebrauchtwagen bedeutet das, dass die beim Ankauf bestimmte Regelung bis in die Verkaufsrechnung gelangen muss. Sie darf unterwegs weder bei der Fahrzeugaufbereitung noch bei der Umlagerung zwischen Standorten verloren gehen.

Eine falsch gewählte Regelung wird im strukturierten Format nicht korrigiert. Die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs hängt zudem von der Regelung des konkreten Fahrzeugs und der Situation des Käufers ab, nicht nur davon, dass ein Unternehmer kauft. Die Regelung des konkreten Umsatzes bestimmt der Buchhalter oder Steuerberater. Das System soll seine Entscheidung unverändert bis zur versendeten Rechnung erhalten.

Was in DMS und Buchhaltung vorzubereiten ist

Ein separates Rechnungsportal bewältigt den Versand des Belegs. Wenn die Buchhaltung dort aber Kunde, Positionen und Beträge aus dem DMS erneut erfasst, kommt ein manueller Schritt hinzu und mit ihm Fehler. Die Rechnung löst sich zudem vom Auftrag, von den Teilen und von der Aufteilung auf die Zahler. Die Vorbereitung beginnt deshalb an der Quelle des Belegs und endet mit seiner Verarbeitung beim Empfänger.

1. Umsätze und Zuständigkeiten aufteilen

Listen Sie für jede juristische Person inländische und grenzüberschreitende Verkäufe, Einkäufe, Anzahlungen und Korrekturbelege auf. Jeder Fluss braucht einen Verantwortlichen:

der Verkauf für die Geschäftsdaten,
der Service für die Auftragspositionen,
die Buchhaltung für die buchhalterischen und steuerlichen Einstellungen,
die IT für die Übertragung und die Fehlerüberwachung.

Das Ergebnis ist eine Übersicht, welcher Geschäftsvorfall welchen Beleg erzeugt und wohin er gesendet wird.

2. Stammdaten vereinheitlichen

Steuernummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Firmennamen und Rechnungsadressen sollen an einer einzigen gepflegten Stelle liegen. Ebenso klar muss sein, woher Steuerregelung, Leistungsdatum und Bezug auf den ursprünglichen Beleg kommen. Wird der Export erst nach Ausstellung der Rechnung korrigiert, enthält das DMS einen anderen Inhalt als den, der versendet wurde. Nehmen Sie Korrekturen deshalb im Quellprozess vor.

3. Den Status jeder Rechnung verfolgen

Die Status „erstellt“ und „versendet“ reichen nicht. Der Betrieb muss auch Übertragungsfehler, Ablehnung und erfolgreiche Verarbeitung auf der Gegenseite sehen. Zu jedem Fehlerstatus gehören eine verantwortliche Person und ein nächster Schritt. Sonst hält der Verkäufer das Geschäft für abgeschlossen, während die Rechnung in der Warteschlange abgelehnter Belege liegt.

4. Komplette Geschäftsvorfälle testen

Testen Sie vor dem Echtbetrieb mit dem Buchhaltungs- und Integrationspartner fünf typische Fälle: Fahrzeugverkauf, Werkstattauftrag, Teileverkauf, Anzahlung mit Schlussrechnung und Korrekturbeleg. Der Test endet erst mit dem Abgleich des empfangenen Belegs mit dem Buchungs- und Betriebsdatensatz. Dazu gehören auch eine fehlerhafte Kennung, eine Ablehnung und ein erneuter Versand, der keine zweite Forderung anlegen darf.

Checkliste vor dem Start

Jeder juristischen Person sind Pflichtenumfang und Starttermin zugeordnet.
Der Empfang von Lieferantenrechnungen funktioniert, auch wenn die eigene Ausstellung noch nicht verpflichtend ist.
Anzahlungen, Schlussrechnungen und Korrekturbelege sind mit dem ursprünglichen Geschäft verknüpft.
Steuerregelungen werden in die strukturierten Daten übernommen.
Abgelehnte Belege haben einen Verantwortlichen und ein Korrekturverfahren.
Eine wiederholte Übertragung erzeugt keine zweite Rechnung.
Die Buchhaltung sieht versendete und empfangene Daten sowie den Verlauf ihrer Verarbeitung.
Für einen Systemausfall gibt es ein Betriebsverfahren nach den lokalen Regeln.

Worauf zu achten ist

Der Empfang beginnt früher als die Ausstellung

Ein polnischer Händler muss Rechnungen seit dem 1. Februar 2026 über KSeF empfangen, auch wenn seine eigene Ausstellung möglicherweise erst ab dem 1. April 2026 anläuft. Ähnlich ist es in Kroatien: Unternehmer außerhalb des Umsatzsteuersystems empfangen E-Rechnungen ab 2026, ausstellen werden sie erst 2027. In Belgien betrifft die Empfangspflicht auch eine Werkstatt, die nur Privatkunden bedient. Ein Projekt, das sich nur auf ausgehende Rechnungen konzentriert, verfehlt so einen Teil der Pflicht. Dadurch stockt der Empfang von Rechnungen für Teile und Dienstleistungen.

Eine technisch gültige Rechnung kann inhaltlich falsch sein

Die Strukturprüfung erkennt ein fehlendes Pflichtfeld oder ein falsches Datenformat. Sie erkennt aber nicht, dass die Werkstatt dem falschen Zahler eine Rechnung stellt oder dass ein Lieferant Teile berechnet, die er nicht geliefert hat. Nach der fachlichen Einordnung des deutschen Fachmagazins AUTOHAUS ersetzt die technische Validierung nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Der Abgleich mit Bestellung und Wareneingangsbeleg bleibt deshalb Aufgabe von Buchhaltung und Lager.

Zustellung der Rechnung und Meldung an die Steuerverwaltung sind zwei Schritte

In Kroatien tauschen Access Points die E-Rechnung aus. Das System von Aussteller und Empfänger sendet dazu eine Fiskalisierungsmeldung an die Steuerverwaltung. Die Zustellung an den Geschäftspartner deckt also nicht den gesamten Prozess ab.

Der Name einer Integration sagt nicht, was sie überträgt

Eine Anbindung an die Buchhaltung kann nur Buchungssätze übergeben. Strukturierte Rechnung, ihre Zustellung und die Rückmeldung von Status erfordern dagegen weitere Schnittstellen. Führen Sie im Lastenheft deshalb die übertragenen Daten, die Übertragungsrichtung und den Umgang mit Fehlern auf.

Omnetic verbindet die Rechnungsstellung mit Fahrzeug, Auftrag und Buchhaltung

Die E-Rechnung prüft, ob die Rechnung aus denselben Daten entsteht wie Geschäft, Auftrag und Lager. In einem Betrieb, in dem Verkauf, Service und Buchhaltung in getrennten Systemen laufen, werden Daten von Hand übertragen. Mit jeder Übertragung drohen dann die Ablehnung des Belegs oder ein Fehler in der Steuerregelung. Omnetic ersetzt diese getrennten Systeme und Tabellen durch eine Cloud-Plattform:

Omnetic DMS Core hält einen gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Aufträgen und Zahlungen. Alle Module arbeiten direkt damit, sodass Daten zwischen ihnen nicht abgetippt werden. Kunde, Fahrzeug und Anzahlung haben in Verkauf, Werkstatt und Buchhaltung dieselben Daten.
Workshop führt den Werkstattauftrag bis zur Rechnung und teilt Positionen auf Kunde, Garantie und Versicherung auf. Jeder Zahler erhält so einen eigenen Beleg mit den richtigen Positionen.
Accounting verknüpft jeden Beleg aus Verkauf, Werkstatt, Lager und Bank mit Fahrzeug, Standort und Auftrag. Die Rechnung lässt sich direkt aus dem Geschäft ausstellen und versenden. Einem Händler, der sein eigenes Buchhaltungssystem behält, übergibt Omnetic die Buchungen über eine für den jeweiligen Markt vereinbarte Integration.

Über die offene Plattform mit API und Webhooks lassen sich auch bestehende Systeme anbinden, zum Beispiel Buchhaltungssoftware. Die Anbindung an das nationale Format und den Übermittlungskanal wird für jeden Markt gesondert vereinbart. Omnetic lässt sich schrittweise einführen: mit einem Modul beginnen und weitere später hinzufügen.

Vereinbaren Sie eine Demo von Omnetic und gehen Sie darin durch, wie Fahrzeugverkauf, Werkstattauftrag und Anzahlung bis zum Buchungsbeleg gelangen.

Weiterführende Artikel

FAQ

Gilt die E-Rechnungspflicht auch beim Fahrzeugverkauf an einen Privatkunden?

Von den Ländern in der Übersicht nur in Italien, wo die Pflicht auch Inlandsumsätze an Verbraucher umfasst. In Belgien betrifft die Pflicht Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. In der Slowakei geht es um Rechnungen an inländische Unternehmer und juristische Personen. Der Verkauf an eine Privatperson wird dort wie bisher abgerechnet.

Kann ein externes Buchhaltungsbüro die Bearbeitung der E-Rechnungen übernehmen?

Ja, es kann Belege empfangen und verarbeiten und auch abgelehnte Rechnungen klären. Die Arbeitsteilung muss aber festlegen, wer Geschäftsdaten korrigiert, wer die buchhalterischen Einstellungen und wer technische Fehler überwacht. Das Büro muss den Bezug zum Auftrag oder Geschäft sehen, nicht nur den Endbetrag.

Wie unterscheidet man Standorte und eigenständige Gesellschaften einer Händlergruppe?

Die Pflicht richtet sich nach der juristischen Person, daher tritt jede Gesellschaft als eigener Aussteller und Empfänger auf. Der Standort ist eine betriebliche Angabe, nach der Geschäft, Lager oder Auftrag dem richtigen Ort zugeordnet werden. Die Einstellungen müssen beide Ebenen abbilden. Die Rechnung trägt dann die richtige Gesellschaft, und die Buchhaltung ordnet sie zugleich dem richtigen Standort zu.

Was passiert beim Wechsel zu Omnetic mit historischen Rechnungen?

In Omnetic werden Stammdaten und offene Posten übernommen, zum Beispiel unbezahlte Forderungen und Verbindlichkeiten. Die abgeschlossene Historie bleibt im Archiv lesbar. Ältere Rechnungen bleiben so auffindbar.