Υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στην ΕΕ: προθεσμίες ανά χώρα και προετοιμασία εκθέσεων και συνεργείων τον Νοέμβριο του 2026

Προθεσμίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην ΕΕ τον Νοέμβριο 2026: ViDA, εθνικές υποχρεώσεις και τιμολόγηση αυτοκινήτων, σέρβις, ανταλλακτικών, προκαταβολών.

Κύρια συμπεράσματα

Η δέσμη ViDA επιτρέπει στα κράτη μέλη να εισάγουν υποχρεωτική εγχώρια ηλεκτρονική τιμολόγηση από τις 14 Απριλίου 2025. Τα εθνικά συστήματα ψηφιακής υποβολής στοιχείων πρέπει να εναρμονιστούν με το ευρωπαϊκό μοντέλο έως την 1η Ιανουαρίου 2035.
Στο Βέλγιο και στην Κροατία το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι υποχρεωτικό για τις σχετικές εγχώριες συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων από την 1η Ιανουαρίου 2026. Στην Πολωνία η λήψη μέσω KSeF είναι υποχρεωτική από την 1η Φεβρουαρίου 2026. Η έκδοση ξεκινά εκεί από την 1η Φεβρουαρίου ή την 1η Απριλίου 2026, ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης. Η Ιταλία έχει την υποχρέωση από το 2019.
Επόμενες προθεσμίες: 1η Ιανουαρίου 2027 η Σλοβακία και οι επιχειρηματίες εκτός ΦΠΑ στην Κροατία, 6 Οκτωβρίου 2027 ή 6 Οκτωβρίου 2028 η Ισπανία ανάλογα με τον κύκλο εργασιών, 1η Ιανουαρίου 2028 η Σλοβενία.
Ένα PDF σε e-mail δεν είναι δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Ο έμπορος αυτοκινήτων χρειάζεται να συνδέσει πωλήσεις, σέρβις, προκαταβολές και καθεστώς ΦΠΑ με τη λογιστική και με το κανάλι διαβίβασης της εκάστοτε χώρας. Για τη λήψη τιμολογίων από προμηθευτές χρειάζεται δική του διαδικασία.
Η Τσεχία τον Νοέμβριο του 2026 δεν έχει γενική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων. Ένας όμιλος αντιπροσωπειών όμως πρέπει να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις των εταιρειών του στις χώρες όπου ισχύει η υποχρέωση.

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στην ΕΕ αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οι εκθέσεις αυτοκινήτων και τα συνεργεία διαβιβάζουν λογιστικά δεδομένα σε πελάτες, προμηθευτές και φορολογική διοίκηση. Το τιμολόγιο πρέπει να έχει δομή που μπορεί να παραλάβει και να επεξεργαστεί το σύστημα του αντισυμβαλλομένου. Συχνά διακινείται μέσω εθνικής πλατφόρμας ή δικτύου, και σε αυτό προστίθεται η αναφορά στη φορολογική διοίκηση. Κάθε χώρα ακολουθεί δικό της χρονοδιάγραμμα και διαφορετικό εύρος υποχρεώσεων. Ένας όμιλος αντιπροσωπειών με εταιρείες σε περισσότερα κράτη μπορεί επομένως να έχει ταυτόχρονα αρκετές διαφορετικές προθεσμίες.

Τι σημαίνει η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στην ΕΕ και τι φέρνει η ViDA;

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο με αυτή την έννοια περιέχει δομημένα δεδομένα που επεξεργάζονται μηχανικά. Το λογιστικό σύστημα παραλαμβάνει από αυτό προμηθευτή, αγοραστή, γραμμές, ποσά και φορολογικά στοιχεία χωρίς χειροκίνητη αντιγραφή. Ούτε ένα PDF ούτε ένα σαρωμένο παραστατικό εκπληρώνει αυτή τη λειτουργία.

Το περιεχόμενο του δομημένου τιμολογίου το περιγράφει το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931. Σε αυτό βασίζεται, για παράδειγμα, η σλοβακική ρύθμιση που ενσωματώνει τη ViDA στο εθνικό δίκαιο. Το πρότυπο ενοποιεί τη σημασία των δεδομένων, αλλά δεν ορίζει ένα ενιαίο ευρωπαϊκό σημείο παραλαβής. Το Βέλγιο χρησιμοποιεί το δίκτυο Peppol, η Πολωνία το εθνικό σύστημα KSeF και η Ιταλία το κρατικό σύστημα ανταλλαγής Sistema di Interscambio.

Η δέσμη ViDA (VAT in the Digital Age, δηλαδή ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή) συνδέει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο με την ψηφιακή υποβολή στοιχείων των συναλλαγών. Για τις διασυνοριακές παραδόσεις μεταξύ επιχειρήσεων εντός της ΕΕ εισάγει υποχρεωτικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο και ψηφιακή υποβολή στοιχείων ως κοινό ευρωπαϊκό καθεστώς. Για τις εθνικές υποχρεώσεις ορίζει τις εξής ημερομηνίες:

Προθεσμία	Τι σημαίνει για την έκθεση ή το συνεργείο	Πηγή
14 Απριλίου 2025	Τα κράτη μέλη μπορούν να εισάγουν εθνική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση και δεν χρειάζεται να περιμένουν το κοινό ευρωπαϊκό καθεστώς.	Ευρωπαϊκή Επιτροπή
1η Ιανουαρίου 2035	Τα υφιστάμενα εθνικά συστήματα ψηφιακής υποβολής στοιχείων πρέπει να εναρμονιστούν με το ευρωπαϊκό μοντέλο.	Ευρωπαϊκή Επιτροπή

Το ευρωπαϊκό πλαίσιο δεν μεταθέτει τις εθνικές προθεσμίες. Ένα βελγικό συνεργείο τιμολογεί σύμφωνα με τους βελγικούς κανόνες από την 1η Ιανουαρίου 2026, ένας Πολωνός έμπορος λαμβάνει τιμολόγια μέσω KSeF από την 1η Φεβρουαρίου 2026.

Για τη λειτουργία είναι χρήσιμο να διαχωρίζονται τρία επίπεδα:

η δημιουργία ενός σωστού τιμολογίου στο DMS,
η διαβίβασή του μέσω του καναλιού που ορίζει η εκάστοτε χώρα,
η τυχόν αναφορά στη φορολογική διοίκηση.

Τα λάθη προκύπτουν συχνότερα στο πρώτο επίπεδο, επειδή πωλήσεις, συνεργείο και λογιστήριο τηρούν τα δεδομένα χωριστά. Το Omnetic DMS Core διατηρεί μία κοινή εγγραφή αυτοκινήτου, πελάτη, εντολών εργασίας και χρημάτων. Η ενότητα Accounting συνδέει με αυτήν κάθε παραστατικό από πωλήσεις, συνεργείο, αποθήκη και τράπεζα. Τα στοιχεία επομένως δεν πληκτρολογούνται ξανά από σύστημα σε σύστημα. Ο εθνικός μορφότυπος και το κανάλι διαβίβασης αντιμετωπίζονται για κάθε αγορά χωριστά.

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο: προθεσμίες ανά χώρα τον Νοέμβριο του 2026

Σε κάθε χώρα διακρίνετε λήψη και έκδοση. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει υποχρέωση να λαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια νωρίτερα απ' ό,τι πρέπει η ίδια να τα εκδίδει. Η εγχώρια υποχρέωση αφορά τις σχετικές εγχώριες συναλλαγές, όχι αυτόματα τις πωλήσεις στο εξωτερικό.

Χώρες όπου η υποχρέωση ήδη ισχύει

Χώρα	Έκδοση και λήψη	Τι σημαίνει για την έκθεση και το συνεργείο	Πηγή
Ιταλία	Υποχρεωτική έκδοση μέσω του Sistema di Interscambio για τις σχετικές εγχώριες παραδόσεις σε επιχειρήσεις (B2B) και σε καταναλωτές (B2C) από την 1η Ιανουαρίου 2019. Από την 1η Ιανουαρίου 2024 η υποχρέωση αφορά και τους υπόλοιπους υπόχρεους στο κατ' αποκοπή καθεστώς forfettario.	Ηλεκτρονικά τιμολογούνται και η πώληση αυτοκινήτου ή η επισκευή για ιδιώτη πελάτη.	Ιταλική Βουλή των Αντιπροσώπων
Βέλγιο	Υποχρεωτική έκδοση και λήψη δομημένων τιμολογίων από την 1η Ιανουαρίου 2026. Αφορά τις σχετικές εγχώριες συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων που υπόκεινται σε ΦΠΑ. Πρότυπο είναι το Peppol BIS.	Μια έκθεση ή ένα συνεργείο που εξυπηρετεί μόνο ιδιώτες πελάτες πρέπει επίσης να λαμβάνει δομημένα τιμολόγια από τους προμηθευτές ανταλλακτικών και υπηρεσιών.	Βελγική πύλη ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Πολωνία	Λήψη μέσω KSeF υποχρεωτικά από την 1η Φεβρουαρίου 2026. Έκδοση από την ίδια ημερομηνία για υπόχρεους με πωλήσεις συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ άνω των 200 εκατομμυρίων PLN για το 2024, για τους υπόλοιπους από την 1η Απριλίου 2026.	Η μεταβατική εξαίρεση έως το τέλος του 2026 αφορά μόνο την έκδοση και καλύπτει μηνιαίες πωλήσεις τεκμηριωμένες με τιμολόγια έως 10.000 PLN συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Η λήψη μέσω KSeF δεν αλλάζει με την αναβολή.	Πολωνική φορολογική διοίκηση
Κροατία	Οι υπόχρεοι ΦΠΑ εκδίδουν και λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις σχετικές εγχώριες συναλλαγές από την 1η Ιανουαρίου 2026. Οι επιχειρηματίες εκτός συστήματος ΦΠΑ τα λαμβάνουν από την ίδια ημερομηνία.	Το τιμολόγιο διακινείται μεταξύ σημείων πρόσβασης. Το σύστημα του εκδότη και του παραλήπτη στέλνει επιπλέον μήνυμα φορολογικής καταχώρισης στη φορολογική διοίκηση.	Κροατική φορολογική διοίκηση

Το Peppol είναι δίκτυο για την ανταλλαγή επιχειρηματικών εγγράφων και το Peppol BIS ορίζει τους κανόνες της δομής τους. Το KSeF και το Sistema di Interscambio είναι κρατικά συστήματα. Η σύνδεση με ένα κανάλι επομένως δεν λύνει το θέμα για τις υπόλοιπες χώρες.

Επόμενες προθεσμίες 2027 και 2028

Χώρα	Προθεσμία και εύρος	Επίπτωση στην προετοιμασία	Πηγή
Κροατία	Από την 1η Ιανουαρίου 2027 εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια και οι επιχειρηματίες εκτός συστήματος ΦΠΑ.	Μια μικρότερη επιχείρηση που μέχρι τώρα μόνο λαμβάνει πρέπει έως τότε να μπορεί και να εκδίδει.	Κροατική φορολογική διοίκηση
Σλοβακία	Από την 1η Ιανουαρίου 2027 οι εγχώριοι υπόχρεοι ΦΠΑ εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις σχετικές εγχώριες παραδόσεις σε εγχώριους επιχειρηματίες και νομικά πρόσωπα. Οι παραλήπτες πρέπει να διασφαλίσουν τη λήψη τους.	Η υποχρέωση περιλαμβάνει και τις προκαταβολές που εισπράχθηκαν. Το τιμολόγιο φέρει ένδειξη αντίστροφης επιβάρυνσης και ειδικού καθεστώτος για μεταχειρισμένα αγαθά.	Slov-Lex
Ισπανία	Από τις 6 Οκτωβρίου 2027 υποχρεωτική έκδοση και λήψη μεταξύ εγχώριων επιχειρηματιών με κύκλο εργασιών για σκοπούς ΦΠΑ άνω των 8 εκατομμυρίων EUR το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Για τους υπόλοιπους από τις 6 Οκτωβρίου 2028.	Ο όμιλος αντιπροσωπειών αντιστοιχίζει την προθεσμία σε κάθε εταιρεία χωριστά, ανάλογα με τον κύκλο εργασιών της.	Ισπανική φορολογική διοίκηση
Σλοβενία	Από την 1η Ιανουαρίου 2028 υποχρεωτική αμοιβαία ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ των σχετικών εγχώριων επιχειρηματικών οντοτήτων.	Η προετοιμασία πρέπει να καλύπτει τόσο τα εκδοθέντα όσο και τα ληφθέντα παραστατικά.	Σλοβενική κυβέρνηση

Τσεχία: χωρίς γενική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων

Η Τσεχία τον Νοέμβριο του 2026 δεν έχει γενική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων (προφίλ της Τσεχίας από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή). Μια τσεχική έκθεση αυτοκινήτων τιμολογεί επομένως στην εγχώρια αγορά όπως μέχρι σήμερα. Το βελγικό ή το πολωνικό χρονοδιάγραμμα δεν την αφορά μόνο επειδή πουλά αυτοκίνητα στο εξωτερικό.

Διαφορετική είναι η κατάσταση για έναν όμιλο που έχει θυγατρική εταιρεία ή καταστήματα στην Πολωνία, στη Σλοβακία ή στην Κροατία. Την επισκόπηση των υποχρεώσεων συντάξτε επομένως ανά νομική οντότητα. Για καθεμία ορίστε ποιος εκδίδει το τιμολόγιο, σε ποιον, για ποια παράδοση και αν πρόκειται για εγχώρια ή διασυνοριακή συναλλαγή.

Πώς θα επηρεάσει η ηλεκτρονική τιμολόγηση την πώληση αυτοκινήτων, το σέρβις και τα ανταλλακτικά;

Τα περισσότερα λάθη προκύπτουν ανάμεσα στο επιχειρηματικό γεγονός και στο λογιστικό παραστατικό. Η πώληση ενός αυτοκινήτου μπορεί να έχει συμφωνηθεί με τον οδηγό, ενώ το αυτοκίνητο ανήκει σε εταιρεία leasing και την επισκευή την πληρώνει εν μέρει ασφαλιστική εταιρεία. Η τιμολόγηση πρέπει να δουλεύει με τον σωστό ρόλο του αγοραστή, όχι με την πρώτη επαφή από την εντολή. Ένα δομημένο τιμολόγιο δεν κρύβει τέτοιο λάθος. Ο παραλήπτης το απορρίπτει ή το επεξεργάζεται με λανθασμένα στοιχεία.

Κατάσταση στη λειτουργία	Τι πρέπει να συνδέεται	Τυπικό λάθος
Πώληση αυτοκινήτου σε εταιρικό πελάτη	Επιχειρηματική υπόθεση, νομικός αγοραστής, ταυτοποίηση του αυτοκινήτου, καθεστώς ΦΠΑ και τιμολόγιο.	Το τιμολόγιο παίρνει τα στοιχεία του χρήστη του αυτοκινήτου αντί για τον πραγματικό αγοραστή.
Εντολή εργασίας σέρβις που πληρώνεται από περισσότερους πληρωτές	Εργασία και ανταλλακτικά αντιστοιχισμένα σε πελάτη, εγγύηση ή ασφαλιστική εταιρεία και χωριστά παραστατικά για κάθε πληρωτή.	Ο επιμερισμός του κόστους μένει σε σημείωση και δεν περνά στο τιμολόγιο.
Αγορά και πώληση ανταλλακτικών	Παραγγελία, κίνηση αποθήκης, δελτίο παραλαβής και τιμολόγιο προμηθευτή ή πελάτη.	Το τιμολόγιο περνά τον τεχνικό έλεγχο, αλλά δεν ταιριάζουν η ποσότητα ή ο τόπος παράδοσης.
Προκαταβολή για αυτοκίνητο ή επισκευή	Πληρωμή που εισπράχθηκε, παραστατικό προκαταβολής και τελική εκκαθάριση της ίδιας συναλλαγής.	Η προκαταβολή και το τελικό τιμολόγιο δημιουργούνται σε χωριστά αρχεία χωρίς σύνδεση.
Μεταχειρισμένο σε ειδικό καθεστώς, παράδοση με αντίστροφη επιβάρυνση	Σωστά προσδιορισμένο καθεστώς που μεταφέρεται στα δομημένα δεδομένα.	Ένα γενικό πρότυπο συμπληρώνει το κανονικό καθεστώς ΦΠΑ.

Στο σέρβις βοηθά όταν ο επιμερισμός των πληρωτών δημιουργείται ήδη στην εντολή εργασίας. Η ενότητα Workshop διαχειρίζεται την εντολή εργασίας σέρβις από την προσφορά, μέσω της παραλαβής του αυτοκινήτου, των ανταλλακτικών και του προγραμματισμού, έως την τιμολόγηση. Οι γραμμές μπορούν να επιμεριστούν μεταξύ πελάτη, εγγύησης και ασφαλιστικής εταιρείας.

Οι προκαταβολές ανήκουν στον σχεδιασμό από την αρχή

Στη Σλοβακία η υποχρέωση από την 1η Ιανουαρίου 2027 περιλαμβάνει και τις προκαταβολές που εισπράττονται για τις σχετικές εγχώριες παραδόσεις. Δεν αρκεί επομένως να προετοιμαστούν μόνο τα τελικά τιμολόγια για αυτοκίνητο που παραδόθηκε ή για επισκευή που ολοκληρώθηκε. Μια προκαταβολή που τηρείται σε χωριστό υπολογιστικό φύλλο σημαίνει ότι πωλήσεις και λογιστήριο δουλεύουν με διαφορετική κατάσταση της ίδιας συναλλαγής. Μια τέτοια προκαταβολή εμφανίζεται στην ηλεκτρονική τιμολόγηση ως παραστατικό που λείπει ή είναι διπλό.

Το καθεστώς ΦΠΑ πρέπει να περνά από την αγορά έως την πώληση

Η σλοβακική ρύθμιση προβλέπει ρητά την ένδειξη της αντίστροφης επιβάρυνσης και του ειδικού καθεστώτος για μεταχειρισμένα αγαθά (φορολόγηση του περιθωρίου κέρδους). Στα μεταχειρισμένα αυτό σημαίνει ότι το καθεστώς που ορίστηκε κατά την αγορά πρέπει να φτάσει έως το τιμολόγιο πώλησης. Δεν επιτρέπεται να χαθεί στην πορεία κατά την προετοιμασία του οχήματος ή κατά τη μεταφορά του μεταξύ καταστημάτων.

Ένα λάθος καθεστώς δεν διορθώνεται στον δομημένο μορφότυπο. Η δυνατότητα έκπτωσης του ΦΠΑ εξαρτάται επιπλέον από το καθεστώς του συγκεκριμένου αυτοκινήτου και από την κατάσταση του αγοραστή, όχι μόνο από το ότι αγοράζει επιχειρηματίας. Το καθεστώς της συγκεκριμένης συναλλαγής το ορίζει ο λογιστής ή ο φορολογικός σύμβουλος. Το σύστημα πρέπει να διατηρεί την απόφασή του αμετάβλητη έως το τιμολόγιο που αποστέλλεται.

Τι πρέπει να προετοιμαστεί στο DMS και στη λογιστική

Μια αυτόνομη πύλη τιμολόγησης μπορεί να στείλει το παραστατικό. Όταν όμως ο λογιστής καταχωρίζει σε αυτήν ξανά πελάτη, γραμμές και ποσά από το DMS, προστίθεται ένα χειροκίνητο βήμα και μαζί του λάθη. Το τιμολόγιο επιπλέον αποσυνδέεται από την εντολή εργασίας, τα ανταλλακτικά και τον επιμερισμό των πληρωτών. Η προετοιμασία επομένως ξεκινά από την πηγή του παραστατικού και τελειώνει με την επεξεργασία του από τον παραλήπτη.

1. Διαχωρισμός συναλλαγών και αρμοδιοτήτων

Για κάθε νομική οντότητα καταγράψτε τις εγχώριες και διασυνοριακές πωλήσεις, αγορές, προκαταβολές και διορθωτικά παραστατικά. Κάθε ροή χρειάζεται υπεύθυνο:

οι πωλήσεις για τα εμπορικά στοιχεία,
το σέρβις για τις γραμμές της εντολής εργασίας,
το λογιστήριο για τις λογιστικές και φορολογικές ρυθμίσεις,
το IT για τη διαβίβαση και την παρακολούθηση σφαλμάτων.

Το αποτέλεσμα είναι μια επισκόπηση του ποιο επιχειρηματικό γεγονός δημιουργεί ποιο παραστατικό και πού αποστέλλεται.

2. Ενοποίηση των βασικών δεδομένων

Οι αριθμοί φορολογικού μητρώου, οι επωνυμίες και οι διευθύνσεις τιμολόγησης πρέπει να διαχειρίζονται σε ένα σημείο. Εξίσου σαφές πρέπει να είναι από πού προέρχονται το καθεστώς ΦΠΑ, η ημερομηνία παράδοσης και η σύνδεση με το αρχικό παραστατικό. Η διόρθωση της εξαγωγής μετά την έκδοση του τιμολογίου σημαίνει ότι το DMS διατηρεί διαφορετικό περιεχόμενο από αυτό που στάλθηκε. Τη διόρθωση κάντε την επομένως στη διαδικασία-πηγή.

3. Παρακολούθηση της κατάστασης κάθε τιμολογίου

Οι καταστάσεις «δημιουργήθηκε» και «στάλθηκε» δεν αρκούν. Η λειτουργία πρέπει να βλέπει και το σφάλμα διαβίβασης, την απόρριψη και την επιτυχή επεξεργασία από την άλλη πλευρά. Σε κάθε κατάσταση σφάλματος αντιστοιχούν υπεύθυνο πρόσωπο και επόμενο βήμα. Αλλιώς ο πωλητής θεωρεί τη συναλλαγή κλεισμένη, ενώ το τιμολόγιο βρίσκεται στην ουρά των απορριφθέντων παραστατικών.

4. Δοκιμή ολόκληρων επιχειρηματικών υποθέσεων

Πριν από την παραγωγική λειτουργία δοκιμάστε με τον λογιστή και τον συνεργάτη ολοκλήρωσης πέντε τυπικές περιπτώσεις: πώληση αυτοκινήτου, εντολή εργασίας σέρβις, πώληση ανταλλακτικού, προκαταβολή με εκκαθάριση και διορθωτικό παραστατικό. Η δοκιμή τελειώνει μόνο με την αντιστοίχιση του παραστατικού που ελήφθη με τη λογιστική και την επιχειρησιακή εγγραφή. Σε αυτήν ανήκουν και ένα λανθασμένο αναγνωριστικό, μια απόρριψη και μια επαναλαμβανόμενη αποστολή, η οποία δεν επιτρέπεται να δημιουργήσει δεύτερη απαίτηση.

Λίστα ελέγχου πριν από την έναρξη

Κάθε νομική οντότητα έχει αντιστοιχισμένο εύρος υποχρεώσεων και ημερομηνία έναρξης.
Η λήψη τιμολογίων προμηθευτών λειτουργεί, ακόμη κι αν η δική σας έκδοση δεν είναι ακόμη υποχρεωτική.
Οι προκαταβολές, οι εκκαθαρίσεις και τα διορθωτικά παραστατικά συνδέονται με την αρχική συναλλαγή.
Τα καθεστώτα ΦΠΑ μεταφέρονται στα δομημένα δεδομένα.
Τα απορριφθέντα παραστατικά έχουν υπεύθυνο και διαδικασία διόρθωσης.
Η επαναλαμβανόμενη διαβίβαση δεν δημιουργεί δεύτερο τιμολόγιο.
Το λογιστήριο βλέπει τα δεδομένα που στάλθηκαν και ελήφθησαν και το ιστορικό της επεξεργασίας τους.
Για διακοπή λειτουργίας του συστήματος υπάρχει επιχειρησιακή διαδικασία σύμφωνα με τους τοπικούς κανόνες.

Τι να προσέξετε

Η λήψη ξεκινά νωρίτερα από την έκδοση

Ένας Πολωνός έμπορος πρέπει να λαμβάνει τιμολόγια μέσω KSeF από την 1η Φεβρουαρίου 2026, ακόμη κι αν η δική του έκδοση μπορεί να ξεκινήσει μόλις από την 1η Απριλίου 2026. Παρόμοια ισχύουν στην Κροατία: οι επιχειρηματίες εκτός ΦΠΑ λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια από το 2026, θα αρχίσουν να εκδίδουν μόλις το 2027. Στο Βέλγιο η υποχρέωση λήψης αφορά και ένα συνεργείο που εξυπηρετεί μόνο ιδιώτες πελάτες. Ένα έργο που εστιάζει μόνο στα εξερχόμενα τιμολόγια χάνει έτσι μέρος της υποχρέωσης. Εξαιτίας αυτού σταματά η λήψη τιμολογίων για ανταλλακτικά και υπηρεσίες.

Ένα τεχνικά έγκυρο τιμολόγιο μπορεί να είναι ουσιαστικά λάθος

Ο έλεγχος της δομής εντοπίζει ένα υποχρεωτικό πεδίο που λείπει ή λάθος μορφότυπο δεδομένων. Δεν καταλαβαίνει όμως ότι το συνεργείο τιμολογεί λάθος πληρωτή ή ότι ο προμηθευτής τιμολογεί ανταλλακτικά που δεν παρέδωσε. Σύμφωνα με την εξειδικευμένη ανάλυση του γερμανικού περιοδικού AUTOHAUS, η τεχνική επικύρωση δεν αντικαθιστά τον ουσιαστικό έλεγχο της πληρότητας και της ορθότητας του τιμολογίου. Η αντιστοίχιση με την παραγγελία και το δελτίο παραλαβής παραμένει επομένως εργασία του λογιστηρίου και της αποθήκης.

Η διαβίβαση του τιμολογίου και η αναφορά στη φορολογική διοίκηση είναι δύο βήματα

Στην Κροατία το ηλεκτρονικό τιμολόγιο ανταλλάσσεται μεταξύ σημείων πρόσβασης. Το σύστημα του εκδότη και του παραλήπτη στέλνει επιπλέον μήνυμα φορολογικής καταχώρισης στη φορολογική διοίκηση. Η διαβίβαση στον αντισυμβαλλόμενο επομένως δεν καλύπτει όλη τη διαδικασία.

Το όνομα μιας διασύνδεσης δεν λέει τι μεταφέρει

Η σύνδεση με τη λογιστική μπορεί να μεταφέρει μόνο λογιστικές εγγραφές. Το δομημένο τιμολόγιο, η διαβίβασή του και οι επιστρεφόμενες καταστάσεις απαιτούν όμως πρόσθετες διεπαφές. Στις προδιαγραφές απαριθμήστε επομένως τα δεδομένα που μεταφέρονται, την κατεύθυνση της μεταφοράς και τον τρόπο χειρισμού των σφαλμάτων.

Το Omnetic συνδέει την τιμολόγηση με το αυτοκίνητο, την εντολή εργασίας και τη λογιστική

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ελέγχει αν το τιμολόγιο δημιουργείται από τα ίδια δεδομένα με τη συναλλαγή, την εντολή εργασίας και την αποθήκη. Σε μια επιχείρηση όπου πωλήσεις, σέρβις και λογιστήριο λειτουργούν σε χωριστά συστήματα, τα στοιχεία πληκτρολογούνται ξανά χειροκίνητα. Με κάθε νέα πληκτρολόγηση υπάρχει κίνδυνος απόρριψης του παραστατικού ή λάθους στο καθεστώς ΦΠΑ. Το Omnetic αντικαθιστά αυτά τα χωριστά συστήματα και υπολογιστικά φύλλα με μία πλατφόρμα cloud:

Το Omnetic DMS Core διατηρεί μία κοινή εγγραφή αυτοκινήτου, πελάτη, εντολών εργασίας και χρημάτων. Όλες οι ενότητες δουλεύουν απευθείας με αυτήν, ώστε τα δεδομένα να μην πληκτρολογούνται ξανά από ενότητα σε ενότητα. Ο πελάτης, το αυτοκίνητο και η προκαταβολή έχουν στις πωλήσεις, στο συνεργείο και στο λογιστήριο τα ίδια στοιχεία.
Το Workshop διαχειρίζεται την εντολή εργασίας σέρβις έως την τιμολόγηση και επιμερίζει τις γραμμές μεταξύ πελάτη, εγγύησης και ασφαλιστικής εταιρείας. Κάθε πληρωτής λαμβάνει έτσι δικό του παραστατικό με τις σωστές γραμμές.
Το Accounting συνδέει κάθε παραστατικό από πωλήσεις, συνεργείο, αποθήκη και τράπεζα με το αυτοκίνητο, το κατάστημα και την εντολή εργασίας. Το τιμολόγιο μπορεί να εκδοθεί και να αποσταλεί απευθείας από τη συναλλαγή. Σε έμπορο που διατηρεί δικό του λογιστικό σύστημα, το Omnetic διαβιβάζει τις εγγραφές μέσω της διασύνδεσης που συμφωνείται για τη συγκεκριμένη αγορά.

Μέσω της ανοιχτής πλατφόρμας με API και webhooks συνδέονται και τα υφιστάμενα συστήματα, για παράδειγμα το λογιστικό λογισμικό. Η σύνδεση με τον εθνικό μορφότυπο και το κανάλι διαβίβασης συμφωνείται για κάθε αγορά χωριστά. Το Omnetic μπορεί να εφαρμοστεί σταδιακά: ξεκινώντας με μία ενότητα και προσθέτοντας τις υπόλοιπες αργότερα.

Κλείστε μια επίδειξη του Omnetic και δείτε σε αυτήν πώς η πώληση ενός αυτοκινήτου, μια εντολή εργασίας σέρβις και μια προκαταβολή φτάνουν έως το λογιστικό παραστατικό.

Σχετικά άρθρα

Συχνές ερωτήσεις

Ισχύει το υποχρεωτικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο και στην πώληση αυτοκινήτου σε ιδιώτη πελάτη;

Από τις χώρες της επισκόπησης ναι μόνο στην Ιταλία, όπου η υποχρέωση περιλαμβάνει και τις εγχώριες παραδόσεις σε καταναλωτές. Στο Βέλγιο η υποχρέωση αφορά συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων που υπόκεινται σε ΦΠΑ. Στη Σλοβακία πρόκειται για τιμολόγια προς εγχώριους επιχειρηματίες και νομικά πρόσωπα. Η πώληση σε ιδιώτη τιμολογείται εκεί όπως μέχρι σήμερα.

Μπορεί τη διαχείριση των ηλεκτρονικών τιμολογίων να την αναλάβει εξωτερικό λογιστικό γραφείο;

Ναι, μπορεί να λαμβάνει και να επεξεργάζεται παραστατικά και να χειρίζεται τα απορριφθέντα τιμολόγια. Ο καταμερισμός εργασιών όμως πρέπει να ορίζει ποιος διορθώνει τα εμπορικά στοιχεία, ποιος τις λογιστικές ρυθμίσεις και ποιος παρακολουθεί τα τεχνικά σφάλματα. Το γραφείο χρειάζεται να βλέπει τη σύνδεση με την εντολή εργασίας ή τη συναλλαγή, όχι μόνο το τελικό ποσό.

Πώς διακρίνονται τα καταστήματα από τις αυτόνομες εταιρείες ενός ομίλου αντιπροσωπειών;

Η υποχρέωση απορρέει από τη νομική οντότητα, οπότε κάθε εταιρεία εμφανίζεται ως αυτόνομος εκδότης και παραλήπτης. Το κατάστημα είναι επιχειρησιακό στοιχείο, με βάση το οποίο η συναλλαγή, η αποθήκη ή η εντολή εργασίας αντιστοιχίζεται στο σωστό σημείο. Οι ρυθμίσεις πρέπει να διατηρούν και τα δύο επίπεδα. Το τιμολόγιο τότε φέρει τη σωστή εταιρεία και το λογιστήριο το αντιστοιχίζει ταυτόχρονα στο σωστό κατάστημα.

Τι συμβαίνει με τα ιστορικά τιμολόγια κατά τη μετάβαση στο Omnetic;

Στο Omnetic μεταφέρονται τα βασικά δεδομένα και οι ανοιχτές εκκρεμότητες, για παράδειγμα απλήρωτες απαιτήσεις και υποχρεώσεις. Το κλειστό ιστορικό παραμένει σε αρχείο για ανάγνωση. Τα παλαιότερα τιμολόγια παραμένουν έτσι ανιχνεύσιμα.