Factura electronică obligatorie în UE: termene pe țări și pregătirea showroomurilor și a service-urilor în noiembrie 2026

Facturarea electronică în UE în noiembrie 2026: ViDA, termene naționale pe țări și pregătirea facturării pentru mașini, service, piese și avansuri.

Concluzii principale

Pachetul ViDA le permite statelor membre să introducă facturarea electronică internă obligatorie începând cu 14 aprilie 2025. Sistemele naționale de raportare digitală trebuie aliniate la modelul european până la 1 ianuarie 2035.
În Belgia și în Croația, factura electronică este obligatorie pentru tranzacțiile interne dintre firme vizate începând cu 1 ianuarie 2026. În Polonia, primirea prin KSeF este obligatorie de la 1 februarie 2026. Emiterea se introduce acolo de la 1 februarie sau 1 aprilie 2026, în funcție de mărimea firmei. Italia are această obligație din 2019.
Alte termene: 1 ianuarie 2027 pentru Slovacia și pentru întreprinzătorii din Croația care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA, 6 octombrie 2027 sau 6 octombrie 2028 pentru Spania, în funcție de cifra de afaceri, și 1 ianuarie 2028 pentru Slovenia.
Un PDF trimis prin e-mail nu este o factură electronică structurată. Dealerul trebuie să lege vânzările, service-ul, avansurile și regimul fiscal de contabilitate și de canalul de transmitere al țării respective. Pentru primirea facturilor de la furnizori are nevoie de o procedură proprie.
În noiembrie 2026, Cehia nu are o facturare electronică obligatorie generală între firme. Un grup de dealeri trebuie însă să îndeplinească obligațiile societăților sale din țările în care obligația se aplică.

Factura electronică obligatorie în UE schimbă modul în care showroomurile și service-urile transmit datele contabile clienților, furnizorilor și administrației fiscale. Factura trebuie să aibă o structură pe care sistemul celeilalte părți o poate primi și prelucra. Adesea circulă printr-o platformă sau o rețea națională, iar la aceasta se adaugă raportarea către administrația fiscală. Fiecare țară procedează după propriul calendar și cu o sferă diferită a obligațiilor. Un grup de dealeri cu firme în mai multe state poate avea, așadar, mai multe termene diferite în același timp.

Ce înseamnă factura electronică obligatorie în UE și ce aduce ViDA?

Factura electronică în acest sens conține date structurate, care pot fi prelucrate automat. Sistemul contabil preia din ea furnizorul, clientul, pozițiile, sumele și datele fiscale fără transcriere manuală. Nici un PDF, nici un document scanat nu îndeplinesc această funcție.

Conținutul facturii structurate este descris de standardul european EN 16931. Pe acesta se bazează, de exemplu, legislația slovacă ce transpune ViDA în dreptul național. Standardul unifică semnificația datelor, dar nu definește o căsuță europeană unică. Belgia folosește rețeaua Peppol, Polonia sistemul național KSeF, iar Italia sistemul de schimb de stat Sistema di Interscambio.

Pachetul ViDA (VAT in the Digital Age, adică TVA în era digitală) leagă factura electronică de raportarea digitală a tranzacțiilor. Pentru livrările transfrontaliere între firme din interiorul UE, introduce factura electronică și raportarea digitală obligatorii ca regim european comun. Pentru obligațiile naționale stabilește următoarele termene:

Termen	Ce înseamnă pentru showroom sau service	Sursa
14 aprilie 2025	Statele membre pot introduce facturarea electronică națională obligatorie și nu trebuie să aștepte regimul european comun.	Comisia Europeană
1 ianuarie 2035	Sistemele naționale existente de raportare digitală trebuie aliniate la modelul european.	Comisia Europeană

Cadrul european nu amână termenele naționale. Un service belgian facturează după regulile belgiene de la 1 ianuarie 2026, un dealer polonez primește facturi prin KSeF de la 1 februarie 2026.

Pentru activitatea curentă este util să se separe trei niveluri:

emiterea corectă a facturii în DMS,
transmiterea ei prin canalul prescris de țara respectivă,
eventuala raportare către administrația fiscală.

Erorile apar cel mai des la primul nivel, deoarece vânzările, atelierul și contabilitatea gestionează datele separat. Omnetic DMS Core păstrează o singură înregistrare comună a mașinii, a clientului, a comenzilor și a banilor. Modulul Accounting leagă de aceasta fiecare document din vânzări, atelier, depozit și bancă. De aceea, datele nu se transcriu între sisteme. Formatul național și canalul de transmitere se stabilesc separat pentru fiecare piață.

Factura electronică: termene pe țări în noiembrie 2026

Pentru fiecare țară, faceți distincția între primire și emitere. O firmă poate fi obligată să primească facturi electronice mai devreme decât trebuie să le emită ea însăși. Obligația internă privește tranzacțiile interne vizate, nu automat și vânzările în străinătate.

Țări în care obligația se aplică deja

Țara	Emitere și primire	Ce înseamnă pentru showroom și service	Sursa
Italia	Emitere obligatorie prin Sistema di Interscambio pentru livrările interne vizate către firme (B2B) și către consumatori (B2C) de la 1 ianuarie 2019. De la 1 ianuarie 2024, obligația se aplică și contribuabililor rămași în regimul forfetar forfettario.	Se facturează electronic și vânzarea unei mașini sau o reparație pentru un client persoană fizică.	Camera Deputaților din Italia
Belgia	Emiterea și primirea obligatorie a facturilor structurate de la 1 ianuarie 2026. Se aplică tranzacțiilor interne vizate dintre întreprinderile înregistrate în scopuri de TVA. Standardul este Peppol BIS.	Un showroom sau un service care deservește doar clienți persoane fizice trebuie, de asemenea, să primească facturi structurate de la furnizorii de piese și servicii.	Portalul belgian de facturare electronică
Polonia	Primirea prin KSeF este obligatorie de la 1 februarie 2026. Emiterea începe din aceeași zi pentru contribuabilii cu vânzări, inclusiv TVA, de peste 200 de milioane PLN în 2024, iar pentru ceilalți de la 1 aprilie 2026.	Scutirea temporară până la sfârșitul anului 2026 privește doar emiterea și acoperă vânzările lunare documentate prin facturi de până la 10.000 PLN, inclusiv TVA. Primirea prin KSeF nu este afectată de amânare.	Administrația fiscală poloneză
Croația	Persoanele înregistrate în scopuri de TVA emit și primesc facturi electronice pentru tranzacțiile interne vizate de la 1 ianuarie 2026. Întreprinzătorii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA le primesc din aceeași zi.	Factura circulă între puncte de acces. În plus, sistemul emitentului și cel al destinatarului trimit administrației fiscale un mesaj de fiscalizare.	Administrația fiscală croată

Peppol este o rețea pentru schimbul de documente comerciale, iar Peppol BIS stabilește regulile structurii acestora. KSeF și Sistema di Interscambio sunt sisteme de stat. Conectarea la un singur canal nu rezolvă, așadar, situația celorlalte țări.

Alte termene în 2027 și 2028

Țara	Termen și sferă	Impactul asupra pregătirii	Sursa
Croația	De la 1 ianuarie 2027 emit facturi electronice și întreprinzătorii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA.	O unitate mai mică, care deocamdată doar primește facturi, trebuie să fie pregătită până atunci și pentru emitere.	Administrația fiscală croată
Slovacia	De la 1 ianuarie 2027, persoanele interne înregistrate în scopuri de TVA emit facturi electronice pentru livrările interne vizate către întreprinzători și persoane juridice interne. Destinatarii trebuie să asigure primirea lor.	Obligația include și avansurile primite. Factura poartă mențiunea taxării inverse și a regimului special pentru bunurile second-hand.	Slov-Lex
Spania	De la 6 octombrie 2027, emiterea și primirea sunt obligatorii între întreprinzătorii interni cu o cifră de afaceri în scopuri de TVA de peste 8 milioane EUR în anul calendaristic anterior. Pentru ceilalți, de la 6 octombrie 2028.	Grupul de dealeri atribuie termenul fiecărei societăți separat, în funcție de cifra ei de afaceri.	Administrația fiscală spaniolă
Slovenia	De la 1 ianuarie 2028, schimbul reciproc obligatoriu de facturi electronice între entitățile economice interne vizate.	Pregătirea trebuie să acopere atât documentele emise, cât și cele primite.	Guvernul Sloveniei

Cehia: fără facturare electronică obligatorie generală între firme

În noiembrie 2026, Cehia nu are o facturare electronică obligatorie generală între firme (fișa Cehiei a Comisiei Europene). Un showroom ceh facturează, așadar, pe piața internă ca și până acum. Calendarul belgian sau cel polonez nu i se aplică doar pentru că vinde mașini în străinătate.

O altă situație apare la un grup care are o filială sau sucursale în Polonia, Slovacia sau Croația. De aceea, alcătuiți inventarul obligațiilor pe fiecare entitate juridică în parte. Pentru fiecare, stabiliți cine emite factura, către cine, pentru ce livrare și dacă este vorba de o tranzacție internă sau transfrontalieră.

Cum se reflectă facturarea electronică în vânzarea de mașini, service și piese?

Cele mai multe erori apar între evenimentul comercial și documentul contabil. Vânzarea unei mașini poate fi negociată cu șoferul, în timp ce mașina este deținută de o societate de leasing, iar reparația este plătită parțial de asigurător. Facturarea trebuie să lucreze cu rolul corect al clientului, nu cu primul contact din comandă. Factura structurată nu ascunde o astfel de eroare. Destinatarul o respinge sau o prelucrează cu date greșite.

Situație din activitatea curentă	Ce trebuie să fie legat	Eroare tipică
Vânzarea unei mașini către un client firmă	Tranzacția comercială, clientul juridic, identificarea mașinii, regimul fiscal și factura.	Factura preia datele utilizatorului mașinii în locul clientului efectiv.
Comandă de service plătită de mai mulți plătitori	Manopera și piesele atribuite clientului, garanției sau asigurătorului și documente separate pentru fiecare plătitor.	Împărțirea costurilor rămâne într-o notiță și nu este transferată în factură.
Achiziția și vânzarea de piese	Comanda, mișcarea de stoc, nota de recepție și factura furnizorului sau a clientului.	Factura trece de verificarea tehnică, dar nu se potrivesc cantitatea sau locul livrării.
Avans pentru o mașină sau o reparație	Plata primită, documentul de avans și decontul final al aceleiași tranzacții.	Avansul și factura finală apar în evidențe separate, fără legătură între ele.
Mașină rulată în regim special, livrare cu taxare inversă	Regimul stabilit corect, care se transferă în datele structurate.	Un șablon universal completează regimul obișnuit de TVA.

În service ajută ca împărțirea pe plătitori să apară încă din comandă. Modulul Workshop gestionează comanda de service de la ofertă, prin recepția mașinii, piese și planificare, până la facturare. Pozițiile pot fi împărțite între client, garanție și asigurător.

Avansurile fac parte din proiect de la început

În Slovacia, obligația de la 1 ianuarie 2027 include și avansurile primite pentru livrările interne vizate. Nu este suficient, așadar, să pregătiți doar facturile finale pentru mașina predată sau pentru reparația încheiată. Un avans gestionat într-un tabel separat înseamnă că vânzările și contabilitatea lucrează cu o altă stare a aceleiași tranzacții. Un astfel de avans apare în facturarea electronică drept document lipsă sau dublat.

Regimul fiscal trebuie să treacă de la achiziție până la vânzare

Legislația slovacă prevede explicit mențiunea taxării inverse și a regimului special pentru bunurile second-hand (taxarea marjei). La mașinile rulate, aceasta înseamnă că regimul stabilit la achiziție trebuie să ajungă până la factura de vânzare. Nu trebuie să se piardă pe parcurs, la pregătirea vehiculului sau la transferul între sucursale.

Un regim ales greșit nu se corectează în formatul structurat. În plus, posibilitatea de deducere a TVA depinde de regimul mașinii respective și de situația cumpărătorului, nu doar de faptul că acesta este întreprinzător. Regimul unei anumite tranzacții îl stabilește contabilul sau consultantul fiscal. Sistemul trebuie să păstreze decizia acestuia nemodificată până la factura transmisă.

Ce trebuie pregătit în DMS și în contabilitate

Un portal de facturare separat poate gestiona trimiterea documentului. Când însă contabilul introduce din nou în el clientul, pozițiile și sumele din DMS, se adaugă un pas manual și, odată cu el, erori. În plus, factura se separă de comandă, de piese și de împărțirea pe plătitori. De aceea, pregătirea începe de la sursa documentului și se încheie cu prelucrarea lui la destinatar.

1. Împărțiți tranzacțiile și responsabilitățile

Pentru fiecare entitate juridică, inventariați vânzările interne și transfrontaliere, achizițiile, avansurile și documentele de corecție. Fiecare flux are nevoie de un responsabil:

vânzările răspund de datele comerciale,
service-ul de pozițiile din comandă,
contabilitatea de configurarea contabilă și fiscală,
IT de transmitere și de monitorizarea erorilor.

Rezultatul este o imagine de ansamblu asupra evenimentului comercial care generează fiecare document și a destinației acestuia.

2. Unificați datele de bază

Codurile de identificare fiscală, denumirile societăților și adresele de facturare trebuie să aibă un singur loc de gestionare. La fel de clar trebuie stabilit de unde provin regimul fiscal, data livrării și legătura cu documentul inițial. Corectarea exportului abia după emiterea facturii înseamnă că DMS păstrează un alt conținut decât cel transmis. De aceea, faceți corectura în procesul-sursă.

3. Urmăriți starea fiecărei facturi

Stările „creată” și „trimisă” nu sunt suficiente. Activitatea curentă trebuie să vadă și eroarea de transmitere, respingerea și prelucrarea reușită la cealaltă parte. Fiecărei stări de eroare îi corespund o persoană responsabilă și un pas următor. Altfel, vânzătorul consideră tranzacția încheiată, în timp ce factura stă în coada documentelor respinse.

4. Testați tranzacții complete

Înainte de punerea în producție, testați împreună cu contabilul și cu partenerul de integrare cinci cazuri tipice: vânzarea unei mașini, o comandă de service, vânzarea unei piese, un avans cu decont și un document de corecție. Testul se încheie abia cu corelarea documentului primit cu înregistrarea contabilă și operațională. În el intră și un identificator greșit, o respingere și o retransmitere, care nu trebuie să creeze o a doua creanță.

Listă de verificare înainte de lansare

Fiecare entitate juridică are atribuite sfera obligațiilor și data de intrare în vigoare.
Primirea facturilor de la furnizori funcționează, chiar dacă emiterea proprie nu este încă obligatorie.
Avansurile, deconturile și documentele de corecție sunt legate de tranzacția inițială.
Regimurile fiscale se transferă în datele structurate.
Documentele respinse au un responsabil și o procedură de corectare.
Retransmiterea nu creează o a doua factură.
Contabilitatea vede datele trimise și primite, precum și istoricul prelucrării lor.
Pentru indisponibilitatea sistemului există o procedură operațională conform regulilor locale.

La ce trebuie să fiți atenți

Primirea începe înaintea emiterii

Un dealer polonez trebuie să primească facturi prin KSeF de la 1 februarie 2026, chiar dacă emiterea proprie poate începe abia de la 1 aprilie 2026. Situația este similară în Croația: întreprinzătorii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA primesc facturi electronice din 2026, dar vor începe să le emită abia în 2027. În Belgia, obligația de primire se aplică și unui service care deservește doar clienți persoane fizice. Un proiect axat doar pe facturile emise ratează astfel o parte din obligație. Din această cauză se blochează primirea facturilor pentru piese și servicii.

O factură valabilă tehnic poate fi greșită pe fond

Verificarea structurii depistează un câmp obligatoriu lipsă sau un format de date greșit. Nu observă însă că service-ul facturează unui plătitor greșit sau că furnizorul facturează piese pe care nu le-a livrat. Potrivit interpretării de specialitate a revistei germane AUTOHAUS, validarea tehnică nu înlocuiește verificarea pe fond a completitudinii și corectitudinii facturii. Corelarea cu comanda și cu nota de recepție rămâne, așadar, sarcina contabilității și a depozitului.

Transmiterea facturii și raportarea către administrația fiscală sunt doi pași

În Croația, factura electronică este schimbată între puncte de acces. În paralel, sistemul emitentului și cel al destinatarului trimit administrației fiscale un mesaj de fiscalizare. Transmiterea către partenerul comercial nu acoperă, așadar, întregul proces.

Denumirea integrării nu spune ce transmite

Conexiunea cu contabilitatea poate transmite doar înregistrări contabile. Factura structurată, transmiterea ei și stările returnate necesită însă alte interfețe. De aceea, în specificație enumerați datele transmise, direcția transmiterii și modul de tratare a erorilor.

Omnetic leagă facturarea de mașină, de comandă și de contabilitate

Facturarea electronică verifică dacă factura provine din aceleași date ca tranzacția, comanda și depozitul. Într-o unitate în care vânzările, service-ul și contabilitatea funcționează în sisteme separate, datele se transcriu manual. Cu fiecare transcriere apare apoi riscul respingerii documentului sau al unei erori de regim fiscal. Omnetic înlocuiește aceste sisteme și tabele separate cu o singură platformă în cloud:

Omnetic DMS Core păstrează o singură înregistrare comună a mașinii, a clientului, a comenzilor și a banilor. Toate modulele lucrează direct cu ea, astfel încât datele nu se transcriu de la un modul la altul. Clientul, mașina și avansul au aceleași date în vânzări, în atelier și în contabilitate.
Workshop gestionează comanda de service până la facturare și împarte pozițiile între client, garanție și asigurător. Fiecare plătitor primește astfel propriul document, cu pozițiile corecte.
Accounting leagă fiecare document din vânzări, atelier, depozit și bancă de mașină, sucursală și comandă. Factura poate fi emisă și trimisă direct din tranzacție. Unui dealer care își păstrează propriul sistem contabil, Omnetic îi transmite înregistrările printr-o integrare convenită pentru piața respectivă.

Prin platforma deschisă cu API și webhookuri se conectează și sistemele existente, de exemplu software-ul de contabilitate. Conectarea la formatul național și la canalul de transmitere se convine separat pentru fiecare piață. Omnetic poate fi implementat treptat: se începe cu un modul, iar celelalte se adaugă ulterior.

Programați o demonstrație Omnetic și urmăriți în cadrul ei cum ajung vânzarea unei mașini, o comandă de service și un avans până la documentul contabil.

Articole similare

Întrebări frecvente

Se aplică factura electronică obligatorie și la vânzarea unei mașini către un client persoană fizică?

Dintre țările din tabel, da, doar în Italia, unde obligația include și livrările interne către consumatori. În Belgia, obligația privește tranzacțiile dintre întreprinderile înregistrate în scopuri de TVA. În Slovacia este vorba de facturile către întreprinzători și persoane juridice interne. Vânzarea către o persoană fizică se facturează acolo ca până acum.

Poate prelua o firmă de contabilitate externă gestionarea facturilor electronice?

Da, poate primi și prelucra documentele și poate gestiona facturile respinse. Împărțirea sarcinilor trebuie însă să stabilească cine corectează datele comerciale, cine configurarea contabilă și cine urmărește erorile tehnice. Firma de contabilitate trebuie să vadă legătura cu comanda sau cu tranzacția, nu doar suma finală.

Cum se face distincția între sucursale și societățile distincte ale unui grup de dealeri?

Obligația depinde de entitatea juridică, astfel încât fiecare societate acționează ca emitent și destinatar separat. Sucursala este o informație operațională, după care tranzacția, depozitul sau comanda sunt atribuite locului corect. Configurarea trebuie să păstreze ambele niveluri. Factura poartă atunci societatea corectă, iar contabilitatea o atribuie totodată sucursalei corecte.

Ce se întâmplă cu facturile istorice la trecerea la Omnetic?

În Omnetic se transferă datele de bază și pozițiile deschise, de exemplu creanțele și datoriile neachitate. Istoricul închis rămâne în arhivă pentru consultare. Facturile mai vechi rămân astfel ușor de regăsit.