Obligatorisk e-fakturering i EU: tidsplan per land och bilhandelns och verkstädernas förberedelser i november 2026

E-fakturering i EU i november 2026: ViDA, nationella krav per land och förberedelser för fakturering av bilar, service, reservdelar och förskott.

Viktigaste slutsatserna

ViDA-paketet tillåter medlemsstaterna att införa obligatorisk inhemsk e-fakturering från och med den 14 april 2025. Nationella system för digital rapportering måste anpassas till den europeiska modellen senast den 1 januari 2035.
I Belgien och Kroatien gäller obligatorisk e-faktura för berörda inhemska transaktioner mellan företag sedan den 1 januari 2026. I Polen är mottagning via KSeF obligatorisk sedan den 1 februari 2026. Utfärdandet införs där från den 1 februari eller den 1 april 2026 beroende på företagets storlek. Italien har haft kravet sedan 2019.
Ytterligare datum: den 1 januari 2027 Slovakien och företagare utanför momssystemet i Kroatien, den 6 oktober 2027 eller den 6 oktober 2028 Spanien beroende på omsättning, den 1 januari 2028 Slovenien.
En pdf i ett e-postmeddelande är ingen strukturerad e-faktura. Återförsäljaren behöver koppla ihop försäljning, service, förskott och momsordning med bokföringen och det aktuella landets leveranskanal. För mottagning av fakturor från leverantörer behövs en egen rutin.
Tjeckien har i november 2026 inget allmänt krav på elektronisk fakturering mellan företag. En återförsäljargrupp måste dock uppfylla sina bolags skyldigheter i de länder där kravet gäller.

Obligatorisk e-fakturering i EU förändrar hur bilhandlare och verkstäder överför bokföringsdata till kunder, leverantörer och skattemyndigheter. Fakturan måste ha en struktur som motpartens system kan ta emot och behandla. Ofta går den via en nationell plattform eller ett nätverk, och till det kommer rapportering till skattemyndigheten. Varje land följer samtidigt sin egen tidsplan och har olika omfattning på kraven. En återförsäljargrupp med bolag i flera länder kan därför ha flera olika datum samtidigt.

Vad innebär obligatorisk e-fakturering i EU och vad medför ViDA?

En elektronisk faktura i denna mening innehåller strukturerade, maskinläsbara data. Ekonomisystemet hämtar leverantör, köpare, poster, belopp och skatteuppgifter ur den utan manuell inmatning. Varken en pdf eller ett skannat underlag fyller den funktionen.

Innehållet i en strukturerad faktura beskrivs i den europeiska standarden EN 16931. På den bygger till exempel den slovakiska regleringen som införlivar ViDA i nationell rätt. Standarden enhetliggör innebörden av uppgifterna, men definierar ingen gemensam europeisk brevlåda. Belgien använder Peppol-nätverket, Polen det nationella systemet KSeF och Italien det statliga utväxlingssystemet Sistema di Interscambio.

Paketet ViDA (VAT in the Digital Age, det vill säga moms i den digitala tidsåldern) kopplar ihop den elektroniska fakturan med digital rapportering av transaktioner. För gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU införs obligatorisk e-faktura och digital rapportering som en gemensam europeisk ordning. För nationella krav anges följande datum:

Datum	Vad det betyder för bilhandeln eller verkstaden	Källa
14 april 2025	Medlemsstaterna får införa nationell obligatorisk e-fakturering och behöver inte vänta på den gemensamma europeiska ordningen.	Europeiska kommissionen
1 januari 2035	Befintliga nationella system för digital rapportering måste anpassas till den europeiska modellen.	Europeiska kommissionen

Det europeiska regelverket skjuter inte upp de nationella datumen. En belgisk verkstad fakturerar enligt belgiska regler sedan den 1 januari 2026, en polsk återförsäljare tar emot fakturor via KSeF sedan den 1 februari 2026.

För verksamheten är det användbart att skilja mellan tre nivåer:

att en korrekt faktura skapas i DMS,
att den levereras via den kanal som landet föreskriver,
eventuell rapportering till skattemyndigheten.

Fel uppstår oftast på den första nivån, eftersom försäljning, verkstad och bokföring hanterar data separat. Omnetic DMS Core har ett gemensamt register över bil, kund, arbetsordrar och pengar. Modulen Accounting kopplar varje verifikation från försäljning, verkstad, lager och bank till det registret. Uppgifterna behöver därför inte skrivas in på nytt mellan systemen. Nationellt format och leveranskanal hanteras separat för varje marknad.

E-faktura: tidsplan per land i november 2026

För varje land bör du skilja mellan mottagning och utfärdande. Ett företag kan vara skyldigt att ta emot elektroniska fakturor innan det själv måste utfärda dem. Det inhemska kravet gäller berörda inhemska transaktioner, inte automatiskt försäljning till utlandet.

Länder där kravet redan gäller

Land	Utfärdande och mottagning	Vad det betyder för bilhandeln och verkstaden	Källa
Italien	Obligatoriskt utfärdande via Sistema di Interscambio för berörda inhemska transaktioner till företag (B2B) och konsumenter (B2C) sedan den 1 januari 2019. Sedan den 1 januari 2024 omfattas även de återstående skattskyldiga i den schablonmässiga ordningen forfettario.	Även försäljning av en bil eller en reparation för en privatkund faktureras elektroniskt.	Italienska deputeradekammaren
Belgien	Obligatoriskt utfärdande och mottagning av strukturerade fakturor sedan den 1 januari 2026. Gäller berörda inhemska transaktioner mellan momspliktiga företag. Standarden är Peppol BIS.	En bilhandlare eller verkstad som bara betjänar privatkunder måste också kunna ta emot strukturerade fakturor från leverantörer av reservdelar och tjänster.	Belgiska portalen för e-fakturering
Polen	Obligatorisk mottagning via KSeF sedan den 1 februari 2026. Utfärdande från samma dag för skattskyldiga med en försäljning inklusive moms på över 200 miljoner PLN för 2024, för övriga från den 1 april 2026.	Det tillfälliga undantaget till utgången av 2026 gäller bara utfärdande och omfattar en månatlig fakturerad försäljning på högst 10 000 PLN inklusive moms. Mottagningen via KSeF påverkas inte av anståndet.	Polska skattemyndigheten
Kroatien	Momsregistrerade utfärdar och tar emot e-fakturor för berörda inhemska transaktioner sedan den 1 januari 2026. Företagare utanför momssystemet tar emot dem från samma dag.	Fakturan skickas mellan åtkomstpunkter. Både utfärdarens och mottagarens system skickar dessutom ett fiskaliseringsmeddelande till skattemyndigheten.	Kroatiska skattemyndigheten

Peppol är ett nätverk för utväxling av affärsdokument, och Peppol BIS anger reglerna för deras struktur. KSeF och Sistema di Interscambio är statliga system. En anslutning till en kanal löser därför inte kraven i andra länder.

Ytterligare datum 2027 och 2028

Land	Datum och omfattning	Påverkan på förberedelserna	Källa
Kroatien	Från den 1 januari 2027 utfärdar även företagare utanför momssystemet e-fakturor.	En mindre verksamhet som hittills bara tar emot måste till dess även klara utfärdande.	Kroatiska skattemyndigheten
Slovakien	Från den 1 januari 2027 utfärdar inhemska momsregistrerade elektroniska fakturor för berörda inhemska leveranser till inhemska företagare och juridiska personer. Mottagarna måste säkerställa att de kan ta emot dem.	Kravet omfattar även mottagna förskott. Fakturan ska ange omvänd skattskyldighet och vinstmarginalbeskattning för begagnade varor.	Slov-Lex
Spanien	Från den 6 oktober 2027 obligatoriskt utfärdande och mottagning mellan inhemska företagare med en momspliktig omsättning på över 8 miljoner EUR under det föregående kalenderåret. För övriga från den 6 oktober 2028.	Återförsäljargruppen tilldelar varje bolag ett datum separat utifrån dess omsättning.	Spanska skattemyndigheten
Slovenien	Från den 1 januari 2028 obligatorisk ömsesidig utväxling av elektroniska fakturor mellan berörda inhemska näringsidkare.	Förberedelserna måste omfatta både utfärdade och mottagna underlag.	Sloveniens regering

Tjeckien: inget allmänt krav på e-fakturering mellan företag

Tjeckien har i november 2026 inget allmänt krav på elektronisk fakturering mellan företag (Europeiska kommissionens landsprofil för Tjeckien). En tjeckisk bilhandlare fakturerar alltså som tidigare på hemmamarknaden. Den belgiska eller polska tidsplanen gäller inte för den bara för att den säljer bilar till utlandet.

Annorlunda är det för en grupp som har ett dotterbolag eller filialer i Polen, Slovakien eller Kroatien. Sammanställ därför översikten över kraven per juridisk person. För var och en ska det fastställas vem som utfärdar fakturan, till vem, för vilken leverans och om det rör sig om inhemsk eller gränsöverskridande handel.

Hur påverkar e-faktureringen bilförsäljning, service och reservdelar?

Flest fel uppstår mellan affärshändelsen och bokföringsunderlaget. Försäljningen av en bil kan vara förhandlad med föraren, medan bilen ägs av ett leasingbolag och reparationen delvis betalas av ett försäkringsbolag. Faktureringen måste utgå från köparens rätta roll, inte från den första kontakten i arbetsordern. En strukturerad faktura döljer inte ett sådant fel. Mottagaren avvisar den eller behandlar den med felaktiga uppgifter.

Situation i verksamheten	Vad som måste hänga ihop	Typiskt fel
Försäljning av bil till en företagskund	Affär, juridisk köpare, identifiering av bilen, momsordning och faktura.	Fakturan hämtar uppgifterna om bilens användare i stället för den faktiska köparen.
Arbetsorder som betalas av flera betalare	Arbete och reservdelar fördelade på kund, garanti eller försäkringsbolag och separata underlag för varje betalare.	Kostnadsfördelningen stannar i en anteckning och förs inte över till fakturan.
Inköp och försäljning av reservdelar	Beställning, lagerrörelse, inleveransunderlag och faktura från leverantören eller till kunden.	Fakturan klarar den tekniska kontrollen, men kvantitet eller leveransplats stämmer inte.
Förskott på bil eller reparation	Mottagen betalning, förskottsfaktura och slutlig avräkning för samma affär.	Förskottet och slutfakturan skapas i separata register utan koppling.
Begagnad bil med vinstmarginalbeskattning, transaktion med omvänd skattskyldighet	Korrekt fastställd ordning som förs över till de strukturerade uppgifterna.	En generell mall fyller i den vanliga momsordningen.

För service hjälper det om fördelningen mellan betalare görs redan i arbetsordern. Modulen Workshop hanterar arbetsordern från offert via fordonsmottagning, reservdelar och planering till fakturering. Posterna kan fördelas mellan kund, garanti och försäkringsbolag.

Förskott ska ingå i lösningen från början

I Slovakien omfattar kravet från den 1 januari 2027 även mottagna förskott för berörda inhemska leveranser. Det räcker därför inte att förbereda bara slutfakturor för en levererad bil eller en avslutad reparation. Ett förskott som förs i ett separat kalkylblad innebär att försäljningen och bokföringen arbetar med olika lägen i samma affär. Ett sådant förskott dyker upp i e-faktureringen som ett saknat eller dubblerat underlag.

Momsordningen måste följa med från inköp till försäljning

Den slovakiska regleringen förutsätter uttryckligen att omvänd skattskyldighet och vinstmarginalbeskattning för begagnade varor anges. För begagnade bilar innebär det att den ordning som fastställs vid inköpet måste följa med ända till försäljningsfakturan. Den får inte gå förlorad på vägen vid iordningställande av bilen eller vid lagerförflyttning mellan filialer.

En felaktigt vald ordning rättas inte i det strukturerade formatet. Möjligheten till avdrag för ingående moms beror dessutom på den aktuella bilens ordning och köparens situation, inte bara på att köparen är företagare. Ordningen för en viss transaktion fastställs av redovisningskonsulten eller skatterådgivaren. Systemet ska bevara det beslutet oförändrat ända till den skickade fakturan.

Vad som ska förberedas i DMS och bokföringen

En separat faktureringsportal klarar att skicka underlaget. Men när ekonomiavdelningen åter för in kund, poster och belopp från DMS i den tillkommer ett manuellt steg och därmed fel. Fakturan skiljs dessutom från arbetsordern, reservdelarna och fördelningen mellan betalare. Förberedelserna börjar därför vid underlagets källa och slutar med att det behandlas hos mottagaren.

1. Dela upp transaktioner och ansvar

För varje juridisk person listas inhemska och gränsöverskridande försäljningar, inköp, förskott och rättelseunderlag. Varje flöde behöver en ägare:

försäljningen ansvarar för affärsuppgifterna,
verkstaden för arbetsorderns poster,
ekonomiavdelningen för bokförings- och momsinställningarna,
IT för överföringen och felbevakningen.

Resultatet är en översikt över vilken affärshändelse som skapar vilket underlag och vart det skickas.

2. Enhetliggör grunddata

Momsregistreringsnummer, bolagsnamn och fakturaadresser ska förvaltas på ett ställe. Lika tydligt måste det vara varifrån momsordningen, leveransdatumet och kopplingen till det ursprungliga underlaget hämtas. Att rätta exporten först efter att fakturan har utfärdats innebär att DMS lagrar ett annat innehåll än det som skickades. Gör därför rättelsen i källprocessen.

3. Följ upp statusen för varje faktura

Statusarna ”skapad” och ”skickad” räcker inte. Verksamheten måste även se överföringsfel, avvisning och lyckad behandling hos motparten. Till varje felstatus hör en ansvarig person och ett nästa steg. Annars betraktar säljaren affären som avslutad medan fakturan ligger i kön av avvisade underlag.

4. Testa hela affärsfall

Före driftstarten testas fem typiska fall tillsammans med redovisnings- och integrationspartnern: försäljning av en bil, en arbetsorder, försäljning av en reservdel, ett förskott med avräkning och ett rättelseunderlag. Testet är klart först när det mottagna underlaget har matchats mot bokföringen och den operativa posten. I testet ingår även en felaktig identifierare, en avvisning och en upprepad sändning, som inte får skapa en andra fordran.

Checklista före driftstart

Varje juridisk person har en tilldelad omfattning av krav och ett startdatum.
Mottagningen av leverantörsfakturor fungerar även om det egna utfärdandet ännu inte är obligatoriskt.
Förskott, avräkningar och rättelseunderlag är kopplade till den ursprungliga affären.
Momsordningarna förs över till de strukturerade uppgifterna.
Avvisade underlag har en ägare och en rutin för rättelse.
En upprepad överföring skapar ingen andra faktura.
Ekonomiavdelningen ser skickade och mottagna data och historiken för deras behandling.
För systemavbrott finns en driftrutin enligt lokala regler.

Vad man bör se upp med

Mottagningen börjar före utfärdandet

En polsk återförsäljare måste ta emot fakturor via KSeF sedan den 1 februari 2026, även om det egna utfärdandet kanske börjar först den 1 april 2026. Liknande är det i Kroatien: företagare utanför momssystemet tar emot e-fakturor sedan 2026 men börjar utfärda dem först 2027. I Belgien gäller kravet på mottagning även en verkstad som bara betjänar privatkunder. Ett projekt som bara inriktas på utgående fakturor missar därmed en del av kraven. Det leder till att mottagningen av fakturor för reservdelar och tjänster stannar upp.

En tekniskt giltig faktura kan vara sakligt felaktig

Strukturkontrollen upptäcker ett saknat obligatoriskt fält eller ett felaktigt dataformat. Den upptäcker däremot inte att verkstaden fakturerar fel betalare eller att leverantören fakturerar reservdelar som den inte har levererat. Enligt en fackmässig tolkning i den tyska tidskriften AUTOHAUS ersätter den tekniska valideringen inte den sakliga kontrollen av att fakturan är fullständig och korrekt. Matchningen mot beställning och inleverans är därför fortfarande en uppgift för ekonomiavdelningen och lagret.

Leverans av fakturan och rapportering till skattemyndigheten är två steg

I Kroatien utväxlas e-fakturan mellan åtkomstpunkter. Både utfärdarens och mottagarens system skickar dessutom ett fiskaliseringsmeddelande till skattemyndigheten. Leveransen till affärspartnern täcker alltså inte hela processen.

Integrationens namn säger inte vad den överför

En koppling till bokföringen kan överföra enbart bokföringsposter. En strukturerad faktura, dess leverans och återkommande statusar kräver däremot ytterligare gränssnitt. Ange därför i kravspecifikationen vilka uppgifter som överförs, i vilken riktning och hur fel hanteras.

Omnetic kopplar ihop faktureringen med bil, arbetsorder och bokföring

E-faktureringen prövar om fakturan skapas ur samma data som affären, arbetsordern och lagret. I en verksamhet där försäljning, service och bokföring körs i separata system skrivs uppgifterna in manuellt. Med varje ny inmatning finns då en risk för att underlaget avvisas eller att momsordningen blir fel. Omnetic ersätter dessa separata system och kalkylblad med en molnplattform:

Omnetic DMS Core har ett gemensamt register över bil, kund, arbetsordrar och pengar. Alla moduler arbetar direkt med det, så att data inte behöver skrivas in på nytt mellan dem. Kund, bil och förskott har samma uppgifter i försäljning, verkstad och bokföring.
Workshop hanterar arbetsordern ända till faktureringen och fördelar posterna mellan kund, garanti och försäkringsbolag. Varje betalare får därmed ett eget underlag med rätt poster.
Accounting kopplar varje verifikation från försäljning, verkstad, lager och bank till bil, filial och arbetsorder. Fakturan kan utfärdas och skickas direkt från affären. För en återförsäljare som behåller sitt eget ekonomisystem för Omnetic över posterna via en integration som avtalas för respektive marknad.

Via den öppna plattformen med API och webhooks kan även befintliga system anslutas, till exempel ekonomiprogram. Anslutning till det nationella formatet och leveranskanalen avtalas separat för varje marknad. Omnetic kan införas stegvis: börja med en modul och lägg till fler senare.

Boka en demo av Omnetic och se hur en bilaffär, en arbetsorder och ett förskott leder ända fram till bokföringsunderlaget.

Relaterade artiklar

Vanliga frågor

Gäller obligatorisk e-faktura även vid försäljning av en bil till en privatkund?

Av länderna i översikten ja bara i Italien, där kravet även omfattar inhemska transaktioner till konsumenter. I Belgien gäller kravet transaktioner mellan momspliktiga företag. I Slovakien handlar det om fakturor till inhemska företagare och juridiska personer. Försäljning till en privatperson faktureras där som tidigare.

Kan en extern redovisningsbyrå ta över hanteringen av e-fakturor?

Ja, byrån kan ta emot och behandla underlag och även hantera avvisade fakturor. Arbetsfördelningen måste dock ange vem som rättar affärsuppgifterna, vem som ansvarar för bokföringsinställningarna och vem som följer upp tekniska fel. Byrån behöver se kopplingen till arbetsordern eller affären, inte bara slutbeloppet.

Hur skiljer man mellan filialer och självständiga bolag i en återförsäljargrupp?

Kravet utgår från den juridiska personen, så varje bolag uppträder som självständig utfärdare och mottagare. Filialen är en operativ uppgift som avgör vilket ställe en affär, ett lager eller en arbetsorder hör till. Inställningarna måste hantera båda nivåerna. Fakturan anger då rätt bolag, och bokföringen kopplar samtidigt den till rätt filial.

Vad händer med historiska fakturor vid övergången till Omnetic?

Till Omnetic förs grunddata och öppna poster över, till exempel obetalda kund- och leverantörsskulder. Den avslutade historiken finns kvar i arkivet för läsning. Äldre fakturor går därmed fortfarande att hitta.