Obligatorisk e-faktura i EU: tidsfrister land for land og bilforhandlernes og værkstedernes forberedelse pr. november 2026

Frister for e-faktura i EU pr. november 2026: ViDA, nationale krav land for land og forberedelse af fakturering af biler, service, dele og forudbetalinger.

De vigtigste konklusioner

ViDA-pakken giver medlemsstaterne mulighed for at indføre obligatorisk indenlandsk e-fakturering fra den 14. april 2025. Nationale systemer til digital indberetning skal tilpasses den europæiske model senest den 1. januar 2035.
I Belgien og Kroatien gælder obligatorisk e-faktura for de omfattede indenlandske transaktioner mellem virksomheder fra den 1. januar 2026. I Polen er modtagelse via KSeF obligatorisk fra den 1. februar 2026. Udstedelsen indfases dér fra den 1. februar eller den 1. april 2026 afhængigt af virksomhedens størrelse. Italien har haft kravet siden 2019.
Øvrige frister: den 1. januar 2027 Slovakiet og ikke-momsregistrerede virksomheder i Kroatien, den 6. oktober 2027 eller den 6. oktober 2028 Spanien afhængigt af omsætning, den 1. januar 2028 Slovenien.
En PDF i en e-mail er ikke en struktureret e-faktura. Forhandleren skal forbinde salg, service, forudbetalinger og momsordning med regnskabet og det pågældende lands leveringskanal. Til modtagelse af fakturaer fra leverandører kræves en særskilt procedure.
Tjekkiet har pr. november 2026 ikke et generelt krav om elektronisk fakturering mellem virksomheder. En forhandlergruppe skal dog opfylde forpligtelserne for sine selskaber i de lande, hvor kravet gælder.

Obligatorisk elektronisk fakturering i EU ændrer den måde, bilforhandlere og værksteder overfører regnskabsdata til kunder, leverandører og skattemyndigheder på. Fakturaen skal have en struktur, som modpartens system kan modtage og behandle. Den sendes ofte via en national platform eller et netværk, og dertil kommer indberetning til skattemyndighederne. Hvert land følger sin egen tidsplan og har et forskelligt omfang af forpligtelser. En forhandlergruppe med selskaber i flere lande kan derfor have flere forskellige frister på samme tid.

Hvad betyder obligatorisk e-faktura i EU, og hvad indebærer ViDA?

En elektronisk faktura i denne forstand indeholder strukturerede, maskinlæsbare data. Regnskabssystemet overtager leverandør, kunde, linjer, beløb og momsoplysninger fra den uden manuel indtastning. Hverken en PDF eller et scannet bilag opfylder denne funktion.

Indholdet af en struktureret faktura er beskrevet i den europæiske standard EN 16931. På den bygger f.eks. den slovakiske regulering, der gennemfører ViDA i national ret. Standarden ensretter betydningen af oplysningerne, men definerer ikke én europæisk postkasse. Belgien bruger Peppol-netværket, Polen det nationale system KSeF og Italien det statslige udvekslingssystem Sistema di Interscambio.

Pakken ViDA (VAT in the Digital Age, dvs. moms i den digitale tidsalder) forbinder den elektroniske faktura med digital indberetning af transaktioner. For grænseoverskridende leverancer mellem virksomheder inden for EU indfører den obligatorisk e-faktura og digital indberetning som en fælles europæisk ordning. For de nationale forpligtelser fastsætter den følgende frister:

Frist	Hvad den betyder for bilforhandleren eller værkstedet	Kilde
14. april 2025	Medlemsstaterne må indføre national obligatorisk e-fakturering og behøver ikke vente på den fælles europæiske ordning.	Europa-Kommissionen
1. januar 2035	De eksisterende nationale systemer til digital indberetning skal tilpasses den europæiske model.	Europa-Kommissionen

Den europæiske ramme udskyder ikke de nationale frister. Et belgisk værksted fakturerer efter de belgiske regler fra den 1. januar 2026, og en polsk forhandler modtager fakturaer via KSeF fra den 1. februar 2026.

I driften er det nyttigt at skelne mellem tre lag:

oprettelse af en korrekt faktura i DMS,
levering af den via den kanal, det pågældende land foreskriver,
eventuel indberetning til skattemyndighederne.

Fejlene opstår oftest i det første lag, fordi salg, værksted og regnskab håndterer data hver for sig. Omnetic DMS Core rummer én fælles registrering af bil, kunde, ordrer og penge. Modulet Accounting knytter hvert bilag fra salg, værksted, lager og bank til den. Oplysningerne skal derfor ikke tastes om mellem systemer. Det nationale format og leveringskanalen håndteres separat for hvert marked.

E-faktura: frister land for land pr. november 2026

Skeln for hvert land mellem modtagelse og udstedelse. En virksomhed kan være forpligtet til at modtage elektroniske fakturaer, før den selv skal udstede dem. Den indenlandske forpligtelse vedrører de omfattede indenlandske transaktioner, ikke automatisk salg til udlandet.

Lande, hvor kravet allerede gælder

Land	Udstedelse og modtagelse	Hvad det betyder for bilforhandler og værksted	Kilde
Italien	Obligatorisk udstedelse via Sistema di Interscambio for de omfattede indenlandske leverancer både til virksomheder (B2B) og forbrugere (B2C) fra 1. januar 2019. Fra 1. januar 2024 omfatter kravet også de resterende afgiftspligtige under den forenklede forfettario-ordning.	Også salg af en bil eller en reparation for en privatkunde faktureres elektronisk.	Det italienske deputeretkammer
Belgien	Obligatorisk udstedelse og modtagelse af strukturerede fakturaer fra 1. januar 2026. Omfatter de berørte indenlandske transaktioner mellem momspligtige virksomheder. Standarden er Peppol BIS.	En bilforhandler eller et værksted, der kun betjener privatkunder, skal også modtage strukturerede fakturaer fra leverandører af reservedele og tjenesteydelser.	Den belgiske portal for e-fakturering
Polen	Modtagelse via KSeF obligatorisk fra 1. februar 2026. Udstedelse fra samme dag for afgiftspligtige med et salg inkl. moms på over 200 mio. PLN i 2024, for øvrige fra 1. april 2026.	En midlertidig fritagelse frem til udgangen af 2026 gælder kun udstedelse og dækker et månedligt salg dokumenteret med fakturaer på op til 10.000 PLN inkl. moms. Modtagelsen via KSeF ændres ikke af udskydelsen.	Den polske skatteforvaltning
Kroatien	Momsregistrerede virksomheder udsteder og modtager e-fakturaer for de omfattede indenlandske transaktioner fra 1. januar 2026. Ikke-momsregistrerede virksomheder modtager dem fra samme dag.	Fakturaen sendes mellem adgangspunkter. Både udstederens og modtagerens system sender desuden en fiskaliseringsmeddelelse til skattemyndighederne.	Den kroatiske skatteforvaltning

Peppol er et netværk til udveksling af forretningsdokumenter, og Peppol BIS fastlægger reglerne for deres struktur. KSeF og Sistema di Interscambio er statslige systemer. En tilslutning til én kanal løser derfor ikke de øvrige lande.

Øvrige frister i 2027 og 2028

Land	Frist og omfang	Betydning for forberedelsen	Kilde
Kroatien	Fra 1. januar 2027 udsteder også ikke-momsregistrerede virksomheder e-fakturaer.	En mindre virksomhed, der indtil videre kun modtager, skal inden da også kunne udstede.	Den kroatiske skatteforvaltning
Slovakiet	Fra 1. januar 2027 udsteder indenlandske momsregistrerede virksomheder elektroniske fakturaer for omfattede indenlandske leverancer til indenlandske erhvervsdrivende og juridiske personer. Modtagerne skal sikre modtagelsen.	Forpligtelsen omfatter også modtagne forudbetalinger. Fakturaen bærer markering af omvendt betalingspligt og af den særlige ordning for brugte varer.	Slov-Lex
Spanien	Fra 6. oktober 2027 obligatorisk udstedelse og modtagelse mellem indenlandske erhvervsdrivende med en momspligtig omsætning på over 8 mio. EUR i det foregående kalenderår. For øvrige fra 6. oktober 2028.	Forhandlergruppen tildeler hvert selskab sin frist separat ud fra dets omsætning.	Den spanske skatteforvaltning
Slovenien	Fra 1. januar 2028 obligatorisk gensidig udveksling af elektroniske fakturaer mellem omfattede indenlandske erhvervsdrivende.	Forberedelsen skal dække både udstedte og modtagne bilag.	Den slovenske regering

Tjekkiet: intet generelt krav om e-fakturering mellem virksomheder

Tjekkiet har pr. november 2026 ikke et generelt krav om elektronisk fakturering mellem virksomheder (Europa-Kommissionens landeprofil for Tjekkiet). En tjekkisk bilforhandler fakturerer altså som hidtil på hjemmemarkedet. Den belgiske eller polske tidsplan gælder ikke for den, blot fordi den sælger biler til udlandet.

Situationen er en anden for en gruppe, der har et datterselskab eller afdelinger i Polen, Slovakiet eller Kroatien. Opstil derfor oversigten over forpligtelser for hver enkelt juridisk enhed. Fastslå for hver af dem, hvem der udsteder fakturaen, til hvem, for hvilken leverance, og om der er tale om en indenlandsk eller en grænseoverskridende handel.

Hvordan slår e-fakturering igennem i salg af biler, service og reservedele?

Flest fejl opstår mellem den forretningsmæssige hændelse og regnskabsbilaget. Et bilsalg kan være aftalt med føreren, mens bilen ejes af et leasingselskab, og reparationen delvis betales af et forsikringsselskab. Faktureringen skal arbejde med kundens korrekte rolle, ikke med den første kontakt på ordren. En struktureret faktura skjuler ikke en sådan fejl. Modtageren afviser den eller behandler den med forkerte oplysninger.

Situation i driften	Hvad der skal hænge sammen	Typisk fejl
Salg af bil til erhvervskunde	Handel, juridisk køber, identifikation af bilen, momsordning og faktura.	Fakturaen overtager oplysningerne om bilens bruger i stedet for den faktiske køber.
Serviceordre betalt af flere betalere	Arbejde og reservedele fordelt på kunde, garanti eller forsikringsselskab og separate bilag for hver betaler.	Fordelingen af omkostningerne bliver stående i en note og overføres ikke til fakturaen.
Køb og salg af reservedele	Indkøbsordre, lagerbevægelse, varemodtagelse og leverandørens eller kundens faktura.	Fakturaen består den tekniske kontrol, men mængde eller leveringssted stemmer ikke.
Forudbetaling på bil eller reparation	Modtaget betaling, forudbetalingsbilag og endelig afregning af samme handel.	Forudbetaling og endelig faktura oprettes i adskilte registreringer uden sammenhæng.
Brugt bil under særordning, leverance med omvendt betalingspligt	Korrekt fastlagt ordning, der overføres til de strukturerede data.	En universel skabelon udfylder den almindelige momsordning.

På værkstedet hjælper det, når fordelingen af betalere allerede opstår på ordren. Modulet Workshop styrer serviceordren fra tilbud over modtagelse af bilen, reservedele og planlægning til fakturering. Linjerne kan fordeles mellem kunde, garanti og forsikringsselskab.

Forudbetalinger hører med i designet fra starten

I Slovakiet omfatter forpligtelsen fra 1. januar 2027 også modtagne forudbetalinger på omfattede indenlandske leverancer. Det er derfor ikke nok kun at forberede endelige fakturaer for en udleveret bil eller en afsluttet reparation. En forudbetaling, der føres i et separat regneark, betyder, at salg og regnskab arbejder med forskellig status for den samme handel. En sådan forudbetaling viser sig i e-faktureringen som et manglende eller dobbelt bilag.

Momsordningen skal følge med fra opkøb til salg

Den slovakiske regulering regner udtrykkeligt med markering af omvendt betalingspligt og af den særlige ordning for brugte varer (beskatning af avancen). For brugte biler betyder det, at den ordning, der fastlægges ved opkøbet, skal følge med helt til salgsfakturaen. Den må ikke gå tabt undervejs ved klargøring af bilen eller ved flytning mellem afdelinger.

En forkert valgt ordning rettes ikke i det strukturerede format. Muligheden for momsfradrag afhænger desuden af ordningen for den konkrete bil og købers situation, ikke kun af, at køberen er erhvervsdrivende. Ordningen for den konkrete transaktion fastlægges af revisoren eller skatterådgiveren. Systemet skal bevare beslutningen uændret helt frem til den afsendte faktura.

Hvad skal forberedes i DMS og regnskab

En separat faktureringsportal kan klare afsendelsen af bilaget. Men når bogholderen på ny taster kunde, linjer og beløb fra DMS ind i den, kommer der et ekstra manuelt trin og dermed flere fejl. Fakturaen bliver desuden adskilt fra ordren, reservedelene og fordelingen af betalere. Forberedelsen begynder derfor ved bilagets kilde og slutter med behandlingen af det hos modtageren.

1. Opdel transaktioner og ansvar

Opstil for hver juridisk enhed indenlandske og grænseoverskridende salg, køb, forudbetalinger og korrektionsbilag. Hvert flow kræver en ejer:

salg har ansvaret for de kommercielle oplysninger,
værkstedet for ordrens linjer,
regnskab for den regnskabs- og momsmæssige opsætning,
IT for overførsel og fejlovervågning.

Resultatet er en oversigt over, hvilken forretningsmæssig hændelse der opretter hvilket bilag, og hvor det sendes hen.

2. Ensret stamdata

CVR- og momsnumre, selskabsnavne og faktureringsadresser skal have ét administreret sted. Det skal være lige så klart, hvor momsordning, leveringsdato og tilknytning til det oprindelige bilag hentes fra. En rettelse af eksporten først efter udstedelsen af fakturaen betyder, at DMS gemmer et andet indhold end det, der blev sendt. Foretag derfor rettelsen i kildeprocessen.

3. Følg status for hver faktura

Statusserne »oprettet« og »sendt« er ikke nok. Driften skal også kunne se overførselsfejl, afvisning og vellykket behandling hos modparten. Til hver fejlstatus hører en ansvarlig person og et næste skridt. Ellers betragter sælgeren handlen som afsluttet, mens fakturaen ligger i køen af afviste bilag.

4. Test hele forretningsforløb

Før drift i produktion testes fem typiske forløb sammen med regnskabs- og integrationspartneren: bilsalg, serviceordre, salg af en reservedel, forudbetaling med afregning og et korrektionsbilag. Testen slutter først, når det modtagne bilag er afstemt med den regnskabsmæssige og driftsmæssige registrering. Den omfatter også en forkert identifikator, en afvisning og en gentagen afsendelse, som ikke må oprette et tilgodehavende mere.

Tjekliste før idriftsættelse

Hver juridisk enhed har fået tildelt omfang af forpligtelser og startdato.
Modtagelse af leverandørfakturaer fungerer, selv om egen udstedelse endnu ikke er obligatorisk.
Forudbetalinger, afregninger og korrektionsbilag er knyttet til den oprindelige handel.
Momsordningerne overføres til de strukturerede data.
Afviste bilag har en ejer og en procedure for rettelse.
En gentagen overførsel opretter ikke en ekstra faktura.
Regnskabet kan se både sendte og modtagne data og historikken for deres behandling.
Der findes en driftsprocedure for systemnedbrud i henhold til de lokale regler.

Hvad man skal være opmærksom på

Modtagelsen begynder før udstedelsen

En polsk forhandler skal modtage fakturaer via KSeF fra den 1. februar 2026, selv om dens egen udstedelse måske først indfases fra den 1. april 2026. Det samme gælder i Kroatien: ikke-momsregistrerede virksomheder modtager e-fakturaer fra 2026, men begynder først at udstede i 2027. I Belgien gælder pligten til at modtage også et værksted, der kun betjener privatkunder. Et projekt, der kun fokuserer på udgående fakturaer, rammer dermed ved siden af en del af forpligtelsen. Modtagelsen af fakturaer for reservedele og tjenesteydelser går så i stå.

En teknisk gyldig faktura kan være indholdsmæssigt forkert

En kontrol af strukturen afslører et manglende obligatorisk felt eller et forkert dataformat. Den opdager dog ikke, at værkstedet fakturerer den forkerte betaler, eller at leverandøren fakturerer reservedele, den ikke har leveret. Ifølge en faglig gennemgang i det tyske magasin AUTOHAUS erstatter teknisk validering ikke en indholdsmæssig kontrol af fakturaens fuldstændighed og korrekthed. Afstemning med indkøbsordre og varemodtagelse er derfor fortsat en opgave for regnskab og lager.

Levering af fakturaen og indberetning til skattemyndighederne er to trin

I Kroatien udveksles e-fakturaen mellem adgangspunkter. Både udstederens og modtagerens system sender desuden en fiskaliseringsmeddelelse til skattemyndighederne. Leveringen til handelspartneren dækker altså ikke hele processen.

Integrationens navn siger ikke, hvad den overfører

En integration til regnskabet kan overføre blot posteringer. En struktureret faktura, levering af den og tilbagemeldinger om status kræver yderligere grænseflader. Angiv derfor i kravspecifikationen, hvilke data der overføres, i hvilken retning og hvordan fejl håndteres.

Omnetic forbinder faktureringen med bilen, ordren og regnskabet

E-fakturering afprøver, om fakturaen opstår ud fra de samme data som handlen, ordren og lageret. I en virksomhed, hvor salg, service og regnskab kører i adskilte systemer, tastes oplysningerne om manuelt. Ved hver indtastning er der så risiko for, at bilaget afvises, eller at der opstår en fejl i momsordningen. Omnetic erstatter disse adskilte systemer og regneark med én cloudplatform:

Omnetic DMS Core rummer én fælles registrering af bil, kunde, ordrer og penge. Alle moduler arbejder direkte med den, så data ikke skal tastes om mellem dem. Kunde, bil og forudbetaling har de samme oplysninger i salg, værksted og regnskab.
Workshop styrer serviceordren helt frem til faktureringen og fordeler linjerne mellem kunde, garanti og forsikringsselskab. Hver betaler får dermed sit eget bilag med de korrekte linjer.
Accounting knytter hvert bilag fra salg, værksted, lager og bank til bilen, afdelingen og ordren. Fakturaen kan udstedes og sendes direkte fra handlen. For en forhandler, der beholder sit eget regnskabssystem, overfører Omnetic posteringerne via en integration aftalt for det pågældende marked.

Via den åbne platform med API og webhooks kan også eksisterende systemer tilsluttes, f.eks. regnskabsprogrammer. Integrationen til det nationale format og leveringskanalen aftales separat for hvert marked. Omnetic kan indføres trinvis: begyndende med ét modul og med flere tilføjet senere.

Aftal en demo af Omnetic, og se, hvordan bilsalg, serviceordre og forudbetaling når helt frem til regnskabsbilaget.

Relaterede artikler

FAQ

Gælder den obligatoriske e-faktura også ved salg af en bil til en privatkunde?

Blandt landene i oversigten kun i Italien, hvor forpligtelsen også omfatter indenlandske leverancer til forbrugere. I Belgien gælder forpligtelsen transaktioner mellem momspligtige virksomheder. I Slovakiet drejer det sig om fakturaer til indenlandske erhvervsdrivende og juridiske personer. Salg til en privatperson faktureres dér som hidtil.

Kan et eksternt revisions- eller bogføringsfirma overtage håndteringen af e-fakturaer?

Ja, det kan modtage og behandle bilag og også håndtere afviste fakturaer. Arbejdsfordelingen skal dog fastlægge, hvem der retter de kommercielle oplysninger, hvem der står for den regnskabsmæssige opsætning, og hvem der overvåger tekniske fejl. Bogføringsfirmaet skal kunne se tilknytningen til ordren eller handlen, ikke kun det endelige beløb.

Hvordan skelnes der mellem afdelinger og selvstændige selskaber i en forhandlergruppe?

Forpligtelsen afhænger af den juridiske enhed, så hvert selskab optræder som selvstændig udsteder og modtager. Afdelingen er en driftsmæssig oplysning, der bruges til at knytte handlen, lageret eller ordren til det rigtige sted. Opsætningen skal håndtere begge niveauer. Fakturaen bærer så det rigtige selskab, og regnskabet knytter den samtidig til den rigtige afdeling.

Hvad sker der med historiske fakturaer ved overgangen til Omnetic?

Til Omnetic overføres stamdata og åbne poster, f.eks. ubetalte tilgodehavender og forpligtelser. Den afsluttede historik forbliver tilgængelig i et arkiv med læseadgang. Ældre fakturaer kan dermed fortsat findes.