Verplichte e-facturatie in de EU: deadlines per land en de voorbereiding van autobedrijven en werkplaatsen per november 2026

Deadlines e-facturatie EU per november 2026: ViDA, nationale verplichtingen per land en facturatie van auto's, werkplaats, onderdelen en voorschotten.

Belangrijkste bevindingen

Het ViDA-pakket staat lidstaten toe sinds 14 april 2025 verplichte binnenlandse e-facturatie in te voeren. Nationale systemen voor digitale rapportage moeten uiterlijk 1 januari 2035 in lijn zijn gebracht met het Europese model.
In België en Kroatië geldt de verplichte e-factuur voor de betreffende binnenlandse transacties tussen bedrijven sinds 1 januari 2026. In Polen is ontvangst via KSeF verplicht sinds 1 februari 2026. Het uitreiken van facturen wordt daar vanaf 1 februari of 1 april 2026 ingevoerd, afhankelijk van de omvang van het bedrijf. Italië kent de verplichting sinds 2019.
Verdere deadlines: 1 januari 2027 Slowakije en ondernemers buiten de btw in Kroatië, 6 oktober 2027 of 6 oktober 2028 Spanje afhankelijk van de omzet, 1 januari 2028 Slovenië.
Een pdf in een e-mail is geen gestructureerde e-factuur. Een dealer moet verkoop, werkplaats, voorschotten en btw-regeling koppelen aan de boekhouding en aan het verzendkanaal van het betreffende land. Voor het ontvangen van facturen van leveranciers is een eigen werkwijze nodig.
Tsjechië kent per november 2026 geen algemene verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven. Een dealergroep moet wel voldoen aan de verplichtingen van haar vennootschappen in landen waar de verplichting geldt.

De verplichte elektronische factuur in de EU verandert de manier waarop autobedrijven en werkplaatsen boekhoudkundige gegevens aan klanten, leveranciers en de belastingdienst doorgeven. Een factuur moet een structuur hebben die het systeem van de andere partij kan ontvangen en verwerken. Vaak loopt ze via een nationaal platform of netwerk, en daar komt een melding aan de belastingdienst bij. Elk land volgt daarbij een eigen tijdpad en een andere reikwijdte van verplichtingen. Een dealergroep met vennootschappen in meerdere landen kan daardoor met verschillende deadlines tegelijk te maken hebben.

Wat betekent verplichte e-facturatie in de EU en wat brengt ViDA?

Een elektronische factuur in deze zin bevat gestructureerde, machinaal verwerkbare gegevens. Het boekhoudsysteem neemt er leverancier, afnemer, posten, bedragen en btw-gegevens uit over zonder handmatig overtypen. Een pdf of een gescand document vervult die functie niet.

De inhoud van een gestructureerde factuur wordt beschreven in de Europese norm EN 16931. Daarop bouwt bijvoorbeeld de Slowaakse regeling voort, die ViDA in nationaal recht omzet. De norm harmoniseert de betekenis van gegevens, maar definieert geen Europese centrale mailbox. België gebruikt het Peppol-netwerk, Polen het nationale systeem KSeF en Italië het overheidsuitwisselingssysteem Sistema di Interscambio.

Het pakket ViDA (VAT in the Digital Age, oftewel btw in het digitale tijdperk) koppelt de elektronische factuur aan digitale rapportage van transacties. Voor grensoverschrijdende leveringen tussen bedrijven binnen de EU voert het de verplichte e-factuur en digitale rapportage in als gemeenschappelijk Europees regime. Voor nationale verplichtingen legt het deze data vast:

Datum	Wat het betekent voor een autobedrijf of werkplaats	Bron
14 april 2025	Lidstaten mogen nationale verplichte e-facturatie invoeren en hoeven niet te wachten op het gemeenschappelijke Europese regime.	Europese Commissie
1 januari 2035	Bestaande nationale systemen voor digitale rapportage moeten in lijn worden gebracht met het Europese model.	Europese Commissie

Het Europese kader stelt nationale deadlines niet uit. Een Belgische werkplaats factureert sinds 1 januari 2026 volgens de Belgische regels, een Poolse dealer ontvangt facturen via KSeF sinds 1 februari 2026.

Voor de bedrijfsvoering is het nuttig drie lagen te onderscheiden:

het ontstaan van een correcte factuur in het DMS,
de verzending ervan via het kanaal dat het betreffende land voorschrijft,
een eventuele melding aan de belastingdienst.

Fouten ontstaan het vaakst in de eerste laag, omdat verkoop, werkplaats en boekhouding gegevens apart bijhouden. Omnetic DMS Core houdt één gemeenschappelijk record bij van auto, klant, opdrachten en geld. De module Accounting koppelt daar elk document uit verkoop, werkplaats, magazijn en bank aan. Gegevens worden daardoor niet tussen systemen overgetypt. Het nationale formaat en het verzendkanaal worden per markt geregeld.

E-factuur: deadlines per land per november 2026

Maak per land onderscheid tussen ontvangen en uitreiken. Een bedrijf kan verplicht zijn elektronische facturen te ontvangen voordat het ze zelf moet uitreiken. De binnenlandse verplichting betreft de betreffende binnenlandse transacties, niet automatisch verkopen naar het buitenland.

Landen waar de verplichting al geldt

Land	Uitreiken en ontvangen	Wat het betekent voor autobedrijf en werkplaats	Bron
Italië	Verplicht uitreiken via Sistema di Interscambio voor de betreffende binnenlandse leveringen aan bedrijven (B2B) en consumenten (B2C) sinds 1 januari 2019. Sinds 1 januari 2024 geldt de verplichting ook voor de resterende belastingplichtigen in de forfaitaire regeling forfettario.	Ook de verkoop van een auto of een reparatie voor een particuliere klant wordt elektronisch gefactureerd.	Italiaanse Kamer van Afgevaardigden
België	Verplicht uitreiken en ontvangen van gestructureerde facturen sinds 1 januari 2026. Dit geldt voor de betreffende binnenlandse transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. De standaard is Peppol BIS.	Een autobedrijf of werkplaats die alleen particuliere klanten bedient, moet ook gestructureerde facturen van leveranciers van onderdelen en diensten ontvangen.	Belgisch portaal voor e-facturatie
Polen	Ontvangst via KSeF verplicht sinds 1 februari 2026. Uitreiken vanaf dezelfde dag voor belastingplichtigen met een verkoop inclusief btw van meer dan 200 miljoen PLN over 2024, voor de overige vanaf 1 april 2026.	De tijdelijke vrijstelling tot eind 2026 geldt alleen voor het uitreiken en dekt een maandelijkse verkoop met facturen tot 10.000 PLN inclusief btw. De ontvangst via KSeF verandert niet door het uitstel.	Poolse belastingdienst
Kroatië	Btw-plichtigen reiken sinds 1 januari 2026 e-facturen uit en ontvangen die voor de betreffende binnenlandse transacties. Ondernemers buiten het btw-stelsel ontvangen ze vanaf dezelfde dag.	De factuur gaat van toegangspunt naar toegangspunt. Het systeem van de uitreiker en van de ontvanger stuurt daarnaast een fiscalisatiebericht naar de belastingdienst.	Kroatische belastingdienst

Peppol is een netwerk voor de uitwisseling van zakelijke documenten en Peppol BIS bepaalt de regels voor hun structuur. KSeF en Sistema di Interscambio zijn overheidssystemen. Een koppeling met één kanaal lost de andere landen dus niet op.

Verdere deadlines in 2027 en 2028

Land	Datum en reikwijdte	Gevolgen voor de voorbereiding	Bron
Kroatië	Vanaf 1 januari 2027 reiken ook ondernemers buiten het btw-stelsel e-facturen uit.	Een kleiner bedrijf dat tot nu toe alleen ontvangt, moet tegen die tijd ook het uitreiken beheersen.	Kroatische belastingdienst
Slowakije	Vanaf 1 januari 2027 reiken binnenlandse btw-plichtigen elektronische facturen uit voor de betreffende binnenlandse leveringen aan binnenlandse ondernemers en rechtspersonen. Ontvangers moeten de ontvangst ervan regelen.	De verplichting omvat ook ontvangen voorschotten. De factuur vermeldt de verleggingsregeling en de bijzondere regeling voor gebruikte goederen.	Slov-Lex
Spanje	Vanaf 6 oktober 2027 verplicht uitreiken en ontvangen tussen binnenlandse ondernemers met een btw-omzet van meer dan 8 miljoen EUR over het voorgaande kalenderjaar. Voor de overige vanaf 6 oktober 2028.	Een dealergroep wijst de deadline per vennootschap toe op basis van de omzet daarvan.	Spaanse belastingdienst
Slovenië	Vanaf 1 januari 2028 verplichte onderlinge uitwisseling van elektronische facturen tussen de betreffende binnenlandse ondernemingen.	De voorbereiding moet zowel uitgaande als inkomende documenten dekken.	Sloveense regering

Tsjechië: geen algemene verplichte e-facturatie tussen bedrijven

Tsjechië kent per november 2026 geen algemene verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (landenprofiel Tsjechië van de Europese Commissie). Een Tsjechisch autobedrijf factureert op de binnenlandse markt dus zoals voorheen. Het Belgische of Poolse tijdpad is niet op zo'n bedrijf van toepassing alleen omdat het auto's naar het buitenland verkoopt.

Anders ligt het bij een groep met een dochteronderneming of vestigingen in Polen, Slowakije of Kroatië. Stel het overzicht van verplichtingen daarom op per afzonderlijke rechtspersoon. Bepaal voor elke rechtspersoon wie de factuur uitreikt, aan wie, voor welke levering en of het om een binnenlandse of grensoverschrijdende transactie gaat.

Wat betekent e-facturatie voor de verkoop van auto's, de werkplaats en onderdelen?

De meeste fouten ontstaan tussen de commerciële gebeurtenis en het boekhoudkundige document. De verkoop van een auto kan met de berijder zijn afgesproken, terwijl de auto eigendom is van een leasemaatschappij en een verzekeraar de reparatie deels betaalt. De facturatie moet werken met de juiste rol van de afnemer, niet met het eerste contact op de werkorder. Een gestructureerde factuur verbergt zo'n fout niet. De ontvanger weigert haar of verwerkt haar met onjuiste gegevens.

Situatie in de praktijk	Wat op elkaar moet aansluiten	Typische fout
Verkoop van een auto aan een zakelijke klant	Verkoopdossier, juridische afnemer, identificatie van de auto, btw-regeling en factuur.	De factuur neemt de gegevens van de gebruiker van de auto over in plaats van die van de werkelijke afnemer.
Werkorder die door meerdere betalers wordt betaald	Arbeid en onderdelen toegewezen aan klant, garantie of verzekeraar en aparte documenten per betaler.	De kostenverdeling blijft in een notitie staan en wordt niet in de factuur overgenomen.
Inkoop en verkoop van onderdelen	Bestelling, voorraadmutatie, ontvangstbon en factuur van leverancier of klant.	De factuur doorstaat de technische controle, maar hoeveelheid of plaats van levering klopt niet.
Voorschot op een auto of reparatie	Ontvangen betaling, voorschotfactuur en eindafrekening van dezelfde transactie.	Voorschot en eindfactuur ontstaan in aparte administraties zonder koppeling.
Gebruikte auto onder de margeregeling, levering met verlegging van btw	Een correct bepaalde regeling die in de gestructureerde gegevens wordt overgenomen.	Een universeel sjabloon vult de normale btw-regeling in.

In de werkplaats helpt het als de verdeling over betalers al in de werkorder ontstaat. De module Workshop beheert de werkorder van offerte via voertuigaanname, onderdelen en planning tot facturatie. Posten kunnen worden verdeeld over klant, garantie en verzekeraar.

Voorschotten horen vanaf het begin in het ontwerp

In Slowakije omvat de verplichting vanaf 1 januari 2027 ook ontvangen voorschotten op de betreffende binnenlandse leveringen. Het is daarom niet genoeg om alleen eindfacturen voor een afgeleverde auto of een afgeronde reparatie voor te bereiden. Een voorschot dat in een aparte spreadsheet wordt bijgehouden, betekent dat verkoop en boekhouding met een andere stand van dezelfde transactie werken. Zo'n voorschot duikt in de e-facturatie op als ontbrekend of dubbel document.

De btw-regeling moet van inkoop tot verkoop meegaan

De Slowaakse regeling voorziet uitdrukkelijk in de vermelding van de verleggingsregeling en van de bijzondere regeling voor gebruikte goederen (margeregeling). Bij gebruikte auto's betekent dit dat de regeling die bij de inkoop is bepaald, door moet lopen tot in de verkoopfactuur. Ze mag onderweg niet verloren gaan bij de voorbereiding van de auto of bij een voorraadverplaatsing tussen vestigingen.

Een verkeerd gekozen regeling wordt in een gestructureerd formaat niet gecorrigeerd. De mogelijkheid tot aftrek van btw hangt bovendien af van de regeling van de specifieke auto en de situatie van de koper, niet alleen van het feit dat een ondernemer koopt. De regeling van een specifieke transactie wordt bepaald door de boekhouder of belastingadviseur. Het systeem moet die beslissing ongewijzigd doorgeven tot in de verzonden factuur.

Wat moet u voorbereiden in het DMS en de boekhouding?

Een afzonderlijk facturatieportaal kan een document verzenden. Maar als de boekhouder daarin klant, posten en bedragen uit het DMS opnieuw invoert, komt er een handmatige stap bij en daarmee fouten. De factuur raakt bovendien los van de werkorder, de onderdelen en de verdeling over betalers. De voorbereiding begint daarom bij de bron van het document en eindigt bij de verwerking ervan aan de kant van de ontvanger.

1. Transacties en verantwoordelijkheden verdelen

Breng per rechtspersoon binnenlandse en grensoverschrijdende verkopen, inkopen, voorschotten en correctiedocumenten in kaart. Elke stroom heeft een eigenaar nodig:

de verkoop is verantwoordelijk voor de commerciële gegevens,
de werkplaats voor de posten van de werkorder,
de boekhouding voor de boekhoudkundige en fiscale instellingen,
IT voor de overdracht en het opvolgen van fouten.

Het resultaat is een overzicht van welke commerciële gebeurtenis welk document aanmaakt en waarheen het wordt verzonden.

2. Stamgegevens harmoniseren

Btw-nummers, bedrijfsnamen en factuuradressen moeten op één beheerde plek staan. Even duidelijk moet zijn waar de btw-regeling, de leveringsdatum en de koppeling met het oorspronkelijke document vandaan komen. Een export pas na het uitreiken van de factuur corrigeren betekent dat het DMS een andere inhoud bewaart dan wat is verzonden. Voer correcties daarom uit in het bronproces.

3. De status van elke factuur volgen

De statussen 'aangemaakt' en 'verzonden' zijn niet genoeg. Het bedrijf moet ook een overdrachtsfout, een weigering en een geslaagde verwerking aan de andere kant kunnen zien. Bij elke foutstatus horen een verantwoordelijke persoon en een volgende stap. Anders beschouwt de verkoper de transactie als afgerond, terwijl de factuur in de wachtrij met geweigerde documenten staat.

4. Complete transacties testen

Test vóór de livegang met de boekhouder en de integratiepartner vijf typische gevallen: verkoop van een auto, een werkorder, verkoop van een onderdeel, een voorschot met afrekening en een correctiedocument. De test is pas klaar als het ontvangen document is gekoppeld aan de boekhoudkundige en de operationele registratie. Daartoe horen ook een onjuiste identificatiecode, een weigering en een herhaalde verzending, die geen tweede vordering mag aanmaken.

Checklist vóór de livegang

Aan elke rechtspersoon zijn de reikwijdte van de verplichtingen en de startdatum toegewezen.
De ontvangst van leveranciersfacturen werkt, ook als het zelf uitreiken nog niet verplicht is.
Voorschotten, afrekeningen en correctiedocumenten zijn gekoppeld aan de oorspronkelijke transactie.
Btw-regelingen worden overgenomen in de gestructureerde gegevens.
Geweigerde documenten hebben een eigenaar en een correctieprocedure.
Een herhaalde overdracht maakt geen tweede factuur aan.
De boekhouding ziet de verzonden en ontvangen gegevens en de verwerkingshistorie daarvan.
Voor een systeemstoring bestaat een werkwijze volgens de lokale regels.

Waar moet u op letten?

Ontvangen begint eerder dan uitreiken

Een Poolse dealer moet sinds 1 februari 2026 facturen via KSeF ontvangen, ook als het zelf uitreiken voor hem pas vanaf 1 april 2026 kan ingaan. In Kroatië is het vergelijkbaar: ondernemers buiten de btw ontvangen sinds 2026 e-facturen en beginnen pas in 2027 met uitreiken. In België geldt de ontvangstverplichting ook voor een werkplaats die alleen particuliere klanten bedient. Een project dat zich alleen op uitgaande facturen richt, mist zo een deel van de verplichting. Daardoor stokt de ontvangst van facturen voor onderdelen en diensten.

Een technisch geldige factuur kan inhoudelijk onjuist zijn

Een controle van de structuur brengt een ontbrekend verplicht veld of een verkeerd gegevensformaat aan het licht. Ze herkent echter niet dat de werkplaats de verkeerde betaler factureert of dat een leverancier onderdelen factureert die hij niet heeft geleverd. Volgens een vakinhoudelijke toelichting in het Duitse vakblad AUTOHAUS vervangt technische validatie niet de inhoudelijke controle op volledigheid en juistheid van de factuur. Het matchen met bestelling en ontvangstbon blijft daarom werk voor de boekhouding en het magazijn.

Verzending van de factuur en melding aan de belastingdienst zijn twee stappen

In Kroatië wisselen toegangspunten de e-factuur uit. Het systeem van de uitreiker en van de ontvanger stuurt daarnaast een fiscalisatiebericht naar de belastingdienst. Verzending aan de zakenpartner dekt dus niet het hele proces.

De naam van een integratie zegt niet wat ze overdraagt

Een koppeling met de boekhouding kan alleen boekingen doorgeven. Een gestructureerde factuur, de verzending ervan en terugmeldingen van de status vragen echter om aanvullende interfaces. Benoem in de opdrachtomschrijving daarom de over te dragen gegevens, de richting van de overdracht en de manier waarop fouten worden opgelost.

Omnetic verbindt facturatie met auto, werkorder en boekhouding

E-facturatie toetst of een factuur uit dezelfde gegevens ontstaat als de transactie, de werkorder en het magazijn. In een bedrijf waar verkoop, werkplaats en boekhouding in aparte systemen draaien, worden gegevens handmatig overgetypt. Met elke keer overtypen dreigt dan een weigering van het document of een fout in de btw-regeling. Omnetic vervangt deze losse systemen en spreadsheets door één cloudplatform:

Omnetic DMS Core houdt één gemeenschappelijk record bij van auto, klant, opdrachten en geld. Alle modules werken er rechtstreeks mee, zodat gegevens niet tussen modules opnieuw worden ingevoerd. Klant, auto en voorschot hebben in verkoop, werkplaats en boekhouding dezelfde gegevens.
Workshop beheert de werkorder tot en met de facturatie en verdeelt posten over klant, garantie en verzekeraar. Elke betaler krijgt zo een eigen document met de juiste posten.
Accounting koppelt elk document uit verkoop, werkplaats, magazijn en bank aan auto, vestiging en opdracht. De factuur kan rechtstreeks vanuit de transactie worden uitgereikt en verzonden. Aan een dealer die zijn eigen boekhoudsysteem behoudt, levert Omnetic de boekingen via de integratie die voor de betreffende markt is afgesproken.

Via het open platform met API's en webhooks worden ook bestaande systemen gekoppeld, bijvoorbeeld boekhoudsoftware. De koppeling met het nationale formaat en verzendkanaal wordt per markt afgesproken. Omnetic kan stapsgewijs worden ingevoerd: beginnen met één module en later andere toevoegen.

Plan een demo van Omnetic en bekijk daarin hoe de verkoop van een auto, een werkorder en een voorschot tot aan het boekhoudkundige document doorlopen.

Veelgestelde vragen

Geldt de verplichte e-factuur ook bij de verkoop van een auto aan een particuliere klant?

Van de landen in het overzicht alleen in Italië, waar de verplichting ook binnenlandse leveringen aan consumenten omvat. In België betreft de verplichting transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. In Slowakije gaat het om facturen aan binnenlandse ondernemers en rechtspersonen. De verkoop aan een particulier wordt daar gefactureerd zoals voorheen.

Kan een extern boekhoudkantoor de afhandeling van e-facturen overnemen?

Ja, het kan documenten ontvangen en verwerken en ook geweigerde facturen afhandelen. De taakverdeling moet echter vastleggen wie commerciële gegevens corrigeert, wie de boekhoudkundige instellingen en wie technische fouten opvolgt. Het kantoor moet de koppeling met de werkorder of de transactie kunnen zien, niet alleen het eindbedrag.

Hoe onderscheidt u vestigingen en zelfstandige vennootschappen van een dealergroep?

De verplichting hangt af van de rechtspersoon, dus elke vennootschap treedt op als afzonderlijke uitreiker en ontvanger. Een vestiging is een operationeel gegeven waarmee een transactie, voorraad of werkorder aan de juiste plek wordt toegewezen. De instellingen moeten beide niveaus vasthouden. De factuur vermeldt dan de juiste vennootschap en de boekhouding wijst haar tegelijk aan de juiste vestiging toe.

Wat gebeurt er bij de overstap naar Omnetic met historische facturen?

Naar Omnetic worden stamgegevens en openstaande posten overgezet, zoals onbetaalde vorderingen en schulden. De afgesloten historie blijft leesbaar in het archief. Oudere facturen blijven zo terug te vinden.