Factura electrónica obligatoria en la UE: plazos por país y preparación de concesionarios y talleres a noviembre de 2026

Factura electrónica en la UE a noviembre de 2026: ViDA, obligaciones nacionales por país y facturación de vehículos, taller, recambios y anticipos.

Principales conclusiones

El paquete ViDA permite a los Estados miembros implantar la facturación electrónica nacional obligatoria desde el 14 de abril de 2025. Los sistemas nacionales de notificación digital deben armonizarse con el modelo europeo antes del 1 de enero de 2035.
En Bélgica y Croacia, la factura electrónica es obligatoria en las operaciones nacionales entre empresas afectadas desde el 1 de enero de 2026. En Polonia, la recepción a través de KSeF es obligatoria desde el 1 de febrero de 2026. La emisión se implanta allí el 1 de febrero o el 1 de abril de 2026, según el tamaño de la empresa. Italia tiene la obligación desde 2019.
Otros plazos: el 1 de enero de 2027, Eslovaquia y los empresarios no sujetos al IVA en Croacia; el 6 de octubre de 2027 o el 6 de octubre de 2028, España, según el volumen de operaciones; el 1 de enero de 2028, Eslovenia.
Un PDF por correo electrónico no es una factura electrónica estructurada. El concesionario necesita conectar la venta, el taller, los anticipos y el régimen fiscal con la contabilidad y con el canal de entrega de cada país. Para recibir las facturas de los proveedores necesita un procedimiento propio.
A noviembre de 2026, Chequia no tiene una facturación electrónica obligatoria general entre empresas. Pero un grupo de concesionarios debe cumplir las obligaciones de sus sociedades en los países donde la obligación está vigente.

La factura electrónica obligatoria en la UE cambia la forma en que concesionarios y talleres transmiten datos contables a clientes, proveedores y administración tributaria. La factura debe tener una estructura que el sistema de la otra parte pueda recibir y procesar. A menudo circula a través de una plataforma o una red nacional, y a ello se suma la notificación a la administración tributaria. Cada país sigue su propio calendario y con un alcance distinto de obligaciones. Por eso, un grupo de concesionarios con sociedades en varios Estados puede tener varios plazos distintos a la vez.

¿Qué significa la factura electrónica obligatoria en la UE y qué aporta ViDA?

En este sentido, una factura electrónica contiene datos estructurados que pueden procesarse automáticamente. El sistema contable toma de ella el proveedor, el cliente, las partidas, los importes y los datos fiscales sin copiarlos a mano. Ni un PDF ni un documento escaneado cumplen esta función.

El contenido de la factura estructurada lo describe la norma europea EN 16931. Se basa en ella, por ejemplo, la normativa eslovaca que transpone ViDA al derecho nacional. La norma unifica el significado de los datos, pero no define un buzón europeo único. Bélgica utiliza la red Peppol; Polonia, el sistema nacional KSeF, e Italia, el sistema estatal de intercambio Sistema di Interscambio.

El paquete ViDA (VAT in the Digital Age, es decir, el IVA en la era digital) vincula la factura electrónica con la notificación digital de las operaciones. Para las operaciones transfronterizas entre empresas dentro de la UE, introduce la factura electrónica obligatoria y la notificación digital como régimen europeo común. Para las obligaciones nacionales fija estos plazos:

Plazo	Qué significa para un concesionario o taller	Fuente
14 de abril de 2025	Los Estados miembros pueden implantar la facturación electrónica nacional obligatoria sin esperar al régimen europeo común.	Comisión Europea
1 de enero de 2035	Los sistemas nacionales de notificación digital existentes deben armonizarse con el modelo europeo.	Comisión Europea

El marco europeo no aplaza los plazos nacionales. Un taller belga factura según las normas belgas desde el 1 de enero de 2026; un concesionario polaco recibe facturas a través de KSeF desde el 1 de febrero de 2026.

Para la operativa resulta útil separar tres niveles:

la generación de una factura correcta en el DMS,
su entrega por el canal que prescribe cada país,
la posible notificación a la administración tributaria.

Los errores surgen con más frecuencia en el primer nivel, porque ventas, taller y contabilidad llevan los datos por separado. Omnetic DMS Core mantiene un registro común del vehículo, el cliente, las órdenes y el dinero. El módulo Accounting vincula a él cada documento de ventas, taller, almacén y banco. Por eso los datos no se vuelven a teclear entre sistemas. El formato nacional y el canal de entrega se resuelven por separado para cada mercado.

Factura electrónica: plazos por país a noviembre de 2026

En cada país, distinga entre recepción y emisión. Una empresa puede estar obligada a recibir facturas electrónicas antes de tener que emitirlas. La obligación nacional afecta a las operaciones nacionales correspondientes, no automáticamente a las ventas al extranjero.

Países donde la obligación ya está vigente

País	Emisión y recepción	Qué significa para el concesionario y el taller	Fuente
Italia	Emisión obligatoria a través del Sistema di Interscambio para las operaciones nacionales afectadas con empresas (B2B) y con consumidores (B2C) desde el 1 de enero de 2019. Desde el 1 de enero de 2024, la obligación se extiende también a los contribuyentes restantes del régimen a tanto alzado forfettario.	También se factura electrónicamente la venta de un vehículo o una reparación para un cliente particular.	Cámara de Diputados de Italia
Bélgica	Emisión y recepción obligatorias de facturas estructuradas desde el 1 de enero de 2026. Afecta a las operaciones nacionales entre empresas sujetas al IVA. El estándar es Peppol BIS.	Un concesionario o taller que solo atiende a clientes particulares también debe recibir facturas estructuradas de los proveedores de recambios y servicios.	Portal belga de facturación electrónica
Polonia	Recepción obligatoria a través de KSeF desde el 1 de febrero de 2026. Emisión desde ese mismo día para los contribuyentes con ventas, IVA incluido, superiores a 200 millones de PLN en 2024; para los demás, desde el 1 de abril de 2026.	La exención transitoria hasta finales de 2026 afecta solo a la emisión y cubre ventas mensuales documentadas con facturas de hasta 10.000 PLN, IVA incluido. La recepción a través de KSeF no cambia con el aplazamiento.	Administración tributaria polaca
Croacia	Los sujetos pasivos del IVA emiten y reciben facturas electrónicas en las operaciones nacionales afectadas desde el 1 de enero de 2026. Los empresarios no sujetos al IVA las reciben desde ese mismo día.	La factura circula entre puntos de acceso. Además, el sistema del emisor y el del receptor envían un mensaje de fiscalización a la administración tributaria.	Administración tributaria croata

Peppol es una red de intercambio de documentos comerciales, y Peppol BIS define las reglas de su estructura. KSeF y el Sistema di Interscambio son sistemas estatales. Por tanto, la conexión a un canal no resuelve los demás países.

Otros plazos en 2027 y 2028

País	Plazo y alcance	Efecto en la preparación	Fuente
Croacia	Desde el 1 de enero de 2027, también emiten facturas electrónicas los empresarios no sujetos al IVA.	Una empresa pequeña que por ahora solo recibe debe estar preparada para emitir antes de esa fecha.	Administración tributaria croata
Eslovaquia	Desde el 1 de enero de 2027, los sujetos pasivos del IVA nacionales emiten facturas electrónicas por las entregas nacionales afectadas a empresarios y personas jurídicas nacionales. Los destinatarios deben garantizar su recepción.	La obligación incluye también los anticipos recibidos. La factura lleva la indicación de inversión del sujeto pasivo y del régimen especial de bienes usados.	Slov-Lex
España	Desde el 6 de octubre de 2027, emisión y recepción obligatorias entre empresarios nacionales con un volumen de operaciones a efectos del IVA superior a 8 millones de euros en el año natural anterior. Para los demás, desde el 6 de octubre de 2028.	Un grupo de concesionarios asigna el plazo a cada sociedad por separado según su volumen de operaciones.	Agencia Tributaria
Eslovenia	Desde el 1 de enero de 2028, intercambio mutuo obligatorio de facturas electrónicas entre los sujetos empresariales nacionales afectados.	La preparación debe cubrir tanto los documentos emitidos como los recibidos.	Gobierno de Eslovenia

Chequia: sin facturación electrónica obligatoria general entre empresas

A noviembre de 2026, Chequia no tiene una facturación electrónica obligatoria general entre empresas (ficha de Chequia de la Comisión Europea). Por tanto, un concesionario checo factura en su mercado nacional como hasta ahora. El calendario belga o polaco no le afecta solo porque venda vehículos al extranjero.

La situación es distinta en un grupo que tiene una filial o centros en Polonia, Eslovaquia o Croacia. Por eso, elabore el resumen de obligaciones por cada entidad jurídica. Para cada una, determine quién emite la factura, a quién, por qué operación y si se trata de una operación nacional o transfronteriza.

¿Cómo afectará la facturación electrónica a la venta de vehículos, el taller y los recambios?

La mayoría de los errores surgen entre la operación comercial y el documento contable. La venta de un vehículo puede negociarse con el conductor, mientras que el vehículo es propiedad de una sociedad de renting y la reparación la paga en parte una aseguradora. La facturación debe trabajar con el papel correcto del cliente, no con el primer contacto de la orden. Una factura estructurada no oculta ese error. El destinatario la rechaza o la procesa con datos erróneos.

Situación en el negocio	Qué debe estar enlazado	Error típico
Venta de un vehículo a un cliente empresa	La operación comercial, el cliente legal, la identificación del vehículo, el régimen fiscal y la factura.	La factura toma los datos del usuario del vehículo en lugar del cliente real.
Orden de reparación pagada por varios pagadores	Mano de obra y recambios asignados al cliente, a la garantía o a la aseguradora, y documentos separados para cada pagador.	El reparto de costes se queda en una nota y no pasa a la factura.
Compra y venta de recambios	El pedido, el movimiento de almacén, el albarán de entrada y la factura del proveedor o del cliente.	La factura supera el control técnico, pero no cuadran la cantidad o el lugar de entrega.
Anticipo para un vehículo o una reparación	El pago recibido, la factura de anticipo y la liquidación final de la misma operación.	El anticipo y la factura final se generan en registros separados y sin vínculo.
Vehículo de ocasión en régimen especial, operaciones con inversión del sujeto pasivo	El régimen correctamente determinado, que se traslada a los datos estructurados.	Una plantilla universal aplica el régimen general del IVA.

En el taller ayuda que el reparto entre pagadores se haga ya en la orden de reparación. El módulo Workshop gestiona la orden de reparación desde el presupuesto, pasando por la recepción del vehículo, los recambios y la planificación, hasta la facturación. Las partidas pueden repartirse entre el cliente, la garantía y la aseguradora.

Los anticipos deben formar parte del diseño desde el principio

En Eslovaquia, la obligación desde el 1 de enero de 2027 incluye también los anticipos recibidos por las entregas nacionales afectadas. Por eso no basta con preparar solo las facturas finales del vehículo entregado o de la reparación cerrada. Un anticipo llevado en una hoja de cálculo aparte significa que ventas y contabilidad trabajan con un estado distinto de la misma operación. Ese anticipo aparecerá en la facturación electrónica como un documento que falta o que está duplicado.

El régimen fiscal debe acompañar al vehículo desde la compra hasta la venta

La normativa eslovaca prevé expresamente la indicación de la inversión del sujeto pasivo y del régimen especial de bienes usados (tributación sobre el margen). En los vehículos de ocasión, esto significa que el régimen determinado en la compra debe llegar hasta la factura de venta. No puede perderse por el camino durante la preparación del vehículo ni en un traspaso entre centros.

Un régimen mal elegido no se corrige en el formato estructurado. Además, la posibilidad de deducir el IVA depende del régimen del vehículo concreto y de la situación del comprador, no solo de que compre un empresario. El régimen de cada operación lo determina el contable o el asesor fiscal. El sistema debe conservar su decisión sin cambios hasta la factura enviada.

Qué preparar en el DMS y en la contabilidad

Un portal de facturación independiente puede enviar el documento. Pero si el contable vuelve a introducir en él el cliente, las partidas y los importes del DMS, se añade un paso manual y, con él, errores. Además, la factura se separa de la orden de reparación, los recambios y el reparto entre pagadores. Por eso, la preparación empieza en el origen del documento y termina con su procesamiento por parte del destinatario.

1. Separar operaciones y responsabilidades

Para cada entidad jurídica, enumere las ventas, compras, anticipos y facturas rectificativas nacionales y transfronterizas. Cada flujo necesita un responsable:

ventas responde de los datos comerciales,
el taller, de las partidas de la orden de reparación,
contabilidad, de la configuración contable y fiscal,
informática, de la transmisión y el seguimiento de errores.

El resultado es un resumen de qué operación comercial genera qué documento y adónde se envía.

2. Unificar los datos maestros

Los números de identificación fiscal, las denominaciones de las sociedades y las direcciones de facturación deben gestionarse en un único lugar. Igual de claro debe estar de dónde se toman el régimen fiscal, la fecha de la operación y el vínculo con el documento original. Corregir la exportación después de emitir la factura significa que el DMS guarda un contenido distinto del que se envió. Por eso, haga la corrección en el proceso de origen.

3. Seguir el estado de cada factura

Los estados «creada» y «enviada» no bastan. La operativa debe ver también los errores de transmisión, los rechazos y el procesamiento correcto por la otra parte. Cada estado de error necesita una persona responsable y un paso siguiente. De lo contrario, el vendedor da la operación por cerrada mientras la factura sigue en la cola de documentos rechazados.

4. Probar operaciones comerciales completas

Antes de la puesta en producción, pruebe con el contable y con el socio de integración cinco casos típicos: la venta de un vehículo, una orden de reparación, la venta de un recambio, un anticipo con su liquidación y una factura rectificativa. La prueba termina solo cuando el documento recibido se ha cuadrado con el registro contable y operativo. Debe incluir también un identificador erróneo, un rechazo y un reenvío que no puede generar un segundo derecho de cobro.

Lista de comprobación antes de la puesta en marcha

Cada entidad jurídica tiene asignado el alcance de sus obligaciones y la fecha de implantación.
La recepción de facturas de proveedores funciona aunque la emisión propia todavía no sea obligatoria.
Los anticipos, las liquidaciones y las facturas rectificativas están vinculados a la operación original.
Los regímenes fiscales se trasladan a los datos estructurados.
Los documentos rechazados tienen un responsable y un procedimiento de corrección.
Una transmisión repetida no genera una segunda factura.
Contabilidad ve los datos enviados y recibidos y el historial de su procesamiento.
Existe un procedimiento operativo para la caída del sistema conforme a las normas locales.

Qué conviene vigilar

La recepción empieza antes que la emisión

Un concesionario polaco debe recibir facturas a través de KSeF desde el 1 de febrero de 2026, aunque su propia emisión pueda implantarse a partir del 1 de abril de 2026. Algo parecido ocurre en Croacia: los empresarios no sujetos al IVA reciben facturas electrónicas desde 2026 y empezarán a emitirlas en 2027. En Bélgica, la obligación de recibir afecta también a un taller que solo atiende a clientes particulares. Un proyecto centrado solo en las facturas emitidas deja así fuera una parte de la obligación. Como consecuencia, se detiene la recepción de facturas de recambios y servicios.

Una factura técnicamente válida puede ser incorrecta en el fondo

El control de la estructura detecta un campo obligatorio que falta o un formato de datos erróneo. Pero no detecta que el taller factura al pagador equivocado ni que el proveedor factura recambios que no ha entregado. Según el análisis especializado de la revista alemana AUTOHAUS, la validación técnica no sustituye al control material de la integridad y la exactitud de la factura. Por eso, el cuadre con el pedido y el albarán de entrada sigue siendo tarea de contabilidad y del almacén.

La entrega de la factura y la notificación a la administración tributaria son dos pasos

En Croacia, las facturas electrónicas se intercambian entre puntos de acceso. Además, el sistema del emisor y el del receptor envían un mensaje de fiscalización a la administración tributaria. Por tanto, la entrega al socio comercial no cubre todo el proceso.

El nombre de la integración no dice qué transmite

Una conexión con la contabilidad puede transmitir solo asientos contables. La factura estructurada, su entrega y los estados de respuesta requieren interfaces adicionales. Por eso, en el pliego de requisitos enumere los datos transmitidos, el sentido de la transmisión y la forma de gestionar los errores.

Omnetic conecta la facturación con el vehículo, la orden de reparación y la contabilidad

La facturación electrónica pone a prueba si la factura se genera a partir de los mismos datos que la operación, la orden de reparación y el almacén. En un negocio donde ventas, taller y contabilidad funcionan en sistemas separados, los datos se vuelven a teclear a mano. Y con cada transcripción existe el riesgo de que se rechace el documento o de un error en el régimen fiscal. Omnetic sustituye estos sistemas y hojas de cálculo separados por una única plataforma en la nube:

Omnetic DMS Core mantiene un registro común del vehículo, el cliente, las órdenes y el dinero. Todos los módulos trabajan directamente con él, de modo que los datos no se vuelven a teclear entre ellos. El cliente, el vehículo y el anticipo tienen los mismos datos en ventas, en el taller y en contabilidad.
Workshop gestiona la orden de reparación hasta la facturación y reparte las partidas entre el cliente, la garantía y la aseguradora. Así, cada pagador recibe su propio documento con las partidas correctas.
Accounting vincula cada documento de ventas, taller, almacén y banco al vehículo, al centro y a la orden de reparación. La factura puede emitirse y enviarse directamente desde la operación. Al concesionario que mantiene su propio sistema contable, Omnetic le transmite los asientos mediante la integración acordada para cada mercado.

A través de una plataforma abierta con API y webhooks se conectan también los sistemas existentes, por ejemplo el software contable. La conexión con el formato nacional y el canal de entrega se acuerda por separado para cada mercado. Omnetic puede implantarse por fases: empezar por un módulo y añadir otros más adelante.

Concierte una demostración de Omnetic y compruebe en ella cómo la venta de un vehículo, una orden de reparación y un anticipo llegan hasta el documento contable.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la factura electrónica también en la venta de un vehículo a un cliente particular?

De los países del resumen, solo en Italia, donde la obligación incluye también las operaciones nacionales con consumidores. En Bélgica, la obligación afecta a las operaciones entre empresas sujetas al IVA. En Eslovaquia se trata de facturas a empresarios y personas jurídicas nacionales. La venta a un particular se factura allí como hasta ahora.

¿Puede una asesoría contable externa encargarse de las facturas electrónicas?

Sí, puede recibir y procesar los documentos y resolver las facturas rechazadas. Pero el reparto de tareas debe determinar quién corrige los datos comerciales, quién la configuración contable y quién sigue los errores técnicos. La asesoría necesita ver el vínculo con la orden de reparación o con la operación, no solo el importe final.

¿Cómo distinguir los centros y las sociedades independientes de un grupo de concesionarios?

La obligación depende de la entidad jurídica, por lo que cada sociedad actúa como emisor y receptor independiente. El centro es un dato operativo que permite asignar la operación, el almacén o la orden de reparación al lugar correcto. La configuración debe mantener ambos niveles. Así, la factura lleva la sociedad correcta y, al mismo tiempo, contabilidad la asigna al centro correcto.

¿Qué ocurre con las facturas históricas al pasar a Omnetic?

A Omnetic se migran los datos maestros y las partidas abiertas, por ejemplo los derechos de cobro y las obligaciones de pago pendientes. El historial cerrado queda en un archivo de consulta. Así, las facturas antiguas siguen siendo localizables.