Fatura eletrónica obrigatória na UE: prazos por país e preparação de concessionários e oficinas em novembro de 2026

Prazos da faturação eletrónica na UE em novembro de 2026: ViDA, obrigações nacionais por país e preparação da faturação de veículos, oficina e peças.

Principais conclusões

O pacote ViDA permite aos Estados-Membros introduzir a faturação eletrónica nacional obrigatória a partir de 14 de abril de 2025. Os sistemas nacionais de comunicação digital têm de se alinhar com o modelo europeu até 1 de janeiro de 2035.
Na Bélgica e na Croácia, a fatura eletrónica é obrigatória nas operações nacionais entre empresas abrangidas desde 1 de janeiro de 2026. Na Polónia, a receção através do KSeF é obrigatória desde 1 de fevereiro de 2026. A emissão arranca a 1 de fevereiro ou a 1 de abril de 2026, consoante a dimensão da empresa. Em Itália, a obrigação existe desde 2019.
Outros prazos: 1 de janeiro de 2027 na Eslováquia e para os empresários fora do regime de IVA na Croácia; 6 de outubro de 2027 ou 6 de outubro de 2028 em Espanha, consoante o volume de negócios; 1 de janeiro de 2028 na Eslovénia.
Um PDF enviado por e-mail não é uma fatura eletrónica estruturada. O concessionário precisa de ligar a venda, a oficina, os adiantamentos e o regime fiscal à contabilidade e ao canal de entrega do país em causa. Para receber faturas de fornecedores, precisa de um procedimento próprio.
Em novembro de 2026, a Chéquia não tem uma obrigação geral de faturação eletrónica entre empresas. Um grupo de concessionários tem, no entanto, de cumprir as obrigações das suas empresas nos países onde a obrigação se aplica.

A fatura eletrónica obrigatória na UE muda a forma como concessionários e oficinas transmitem dados contabilísticos a clientes, fornecedores e à administração fiscal. A fatura tem de ter uma estrutura que o sistema da outra parte consiga receber e processar. Muitas vezes, circula através de uma plataforma ou rede nacional, a que se junta a comunicação à administração fiscal. Cada país segue o seu próprio calendário e com um âmbito de obrigações diferente. Um grupo de concessionários com empresas em vários Estados pode, por isso, ter vários prazos diferentes em simultâneo.

O que significa a fatura eletrónica obrigatória na UE e o que traz o ViDA?

Neste sentido, a fatura eletrónica contém dados estruturados, processáveis por máquina. O sistema de contabilidade retira dela o fornecedor, o cliente, as linhas, os montantes e os dados fiscais sem transcrição manual. Nem um PDF nem um documento digitalizado cumprem esta função.

O conteúdo da fatura estruturada é descrito pela norma europeia EN 16931. Nela se baseia, por exemplo, a legislação eslovaca que transpõe o ViDA para o direito nacional. A norma uniformiza o significado dos dados, mas não define uma caixa de correio europeia única. A Bélgica usa a rede Peppol, a Polónia o sistema nacional KSeF e a Itália o sistema estatal de intercâmbio Sistema di Interscambio.

O pacote ViDA (VAT in the Digital Age, ou seja, o IVA na era digital) liga a fatura eletrónica à comunicação digital das operações. Nas operações transfronteiriças entre empresas dentro da UE, introduz a fatura eletrónica obrigatória e a comunicação digital como regime europeu comum. Para as obrigações nacionais, fixa os seguintes prazos:

Prazo	O que significa para um concessionário ou uma oficina	Fonte
14 de abril de 2025	Os Estados-Membros podem introduzir a faturação eletrónica nacional obrigatória e não têm de esperar pelo regime europeu comum.	Comissão Europeia
1 de janeiro de 2035	Os sistemas nacionais de comunicação digital existentes têm de se alinhar com o modelo europeu.	Comissão Europeia

O quadro europeu não adia os prazos nacionais. Uma oficina belga fatura segundo as regras belgas desde 1 de janeiro de 2026; um concessionário polaco recebe faturas através do KSeF desde 1 de fevereiro de 2026.

Para a operação, é útil separar três camadas:

a criação de uma fatura correta no DMS,
a sua entrega pelo canal que o país em causa prescreve,
a eventual comunicação à administração fiscal.

Os erros surgem sobretudo na primeira camada, porque a venda, a oficina e a contabilidade gerem os dados em separado. O Omnetic DMS Core mantém um registo único e comum do veículo, do cliente, das ordens de reparação e dos valores financeiros. O módulo Accounting associa-lhe cada documento da venda, da oficina, do armazém e do banco. Os dados não são, por isso, transcritos entre sistemas. O formato nacional e o canal de entrega são tratados para cada mercado separadamente.

Fatura eletrónica: prazos por país em novembro de 2026

Em cada país, distinga entre receção e emissão. Uma empresa pode ter a obrigação de receber faturas eletrónicas antes de ter de as emitir. A obrigação nacional abrange as operações nacionais em causa, e não automaticamente as vendas para o estrangeiro.

Países onde a obrigação já se aplica

País	Emissão e receção	O que significa para o concessionário e a oficina	Fonte
Itália	Emissão obrigatória através do Sistema di Interscambio para as operações nacionais abrangidas com empresas (B2B) e consumidores (B2C) desde 1 de janeiro de 2019. Desde 1 de janeiro de 2024, a obrigação abrange também os restantes sujeitos passivos no regime forfetário (forfettario).	Também a venda de um veículo ou uma reparação para um cliente particular é faturada eletronicamente.	Câmara dos Deputados italiana
Bélgica	Emissão e receção obrigatórias de faturas estruturadas desde 1 de janeiro de 2026. Abrange as operações nacionais em causa entre empresas sujeitas a IVA. A norma é o Peppol BIS.	Um concessionário ou uma oficina que só atende clientes particulares tem também de receber faturas estruturadas dos fornecedores de peças e serviços.	Portal belga da faturação eletrónica
Polónia	Receção obrigatória através do KSeF desde 1 de fevereiro de 2026. Emissão a partir da mesma data para sujeitos passivos com vendas, IVA incluído, superiores a 200 milhões de PLN em 2024; para os restantes, a partir de 1 de abril de 2026.	A isenção transitória até ao final de 2026 aplica-se apenas à emissão e abrange vendas mensais documentadas por faturas até 10 000 PLN, IVA incluído. A receção através do KSeF não é afetada pelo adiamento.	Administração fiscal polaca
Croácia	Os sujeitos passivos de IVA emitem e recebem faturas eletrónicas nas operações nacionais abrangidas desde 1 de janeiro de 2026. Os empresários fora do regime de IVA recebem-nas a partir da mesma data.	A fatura circula entre pontos de acesso. Além disso, os sistemas do emissor e do destinatário enviam uma mensagem de fiscalização à administração fiscal.	Administração fiscal croata

O Peppol é uma rede de intercâmbio de documentos comerciais e o Peppol BIS define as regras da sua estrutura. O KSeF e o Sistema di Interscambio são sistemas estatais. A ligação a um canal não resolve, portanto, os outros países.

Outros prazos em 2027 e 2028

País	Prazo e âmbito	Impacto na preparação	Fonte
Croácia	A partir de 1 de janeiro de 2027, também os empresários fora do regime de IVA emitem faturas eletrónicas.	Uma operação mais pequena, que por enquanto só recebe, tem de conseguir também emitir até essa data.	Administração fiscal croata
Eslováquia	A partir de 1 de janeiro de 2027, os sujeitos passivos de IVA nacionais emitem faturas eletrónicas para as transmissões nacionais abrangidas a empresários e pessoas coletivas nacionais. Os destinatários têm de assegurar a sua receção.	A obrigação inclui também os adiantamentos recebidos. A fatura tem a indicação de autoliquidação e do regime especial dos bens em segunda mão.	Slov-Lex
Espanha	A partir de 6 de outubro de 2027, emissão e receção obrigatórias entre empresários nacionais com volume de negócios para efeitos de IVA superior a 8 milhões de EUR no ano civil anterior. Para os restantes, a partir de 6 de outubro de 2028.	O grupo de concessionários atribui o prazo a cada empresa separadamente, consoante o respetivo volume de negócios.	Administração fiscal espanhola
Eslovénia	A partir de 1 de janeiro de 2028, troca obrigatória de faturas eletrónicas entre as entidades empresariais nacionais abrangidas.	A preparação tem de cobrir os documentos emitidos e recebidos.	Governo esloveno

Chéquia: sem obrigação geral de faturação eletrónica entre empresas

Em novembro de 2026, a Chéquia não tem uma obrigação geral de faturação eletrónica entre empresas (ficha da Chéquia da Comissão Europeia). Um concessionário checo continua, portanto, a faturar no mercado nacional como até agora. O calendário belga ou polaco não se lhe aplica só porque vende veículos para o estrangeiro.

A situação é diferente para um grupo que tenha uma filial ou estabelecimentos na Polónia, na Eslováquia ou na Croácia. Por isso, faça o levantamento das obrigações por entidade jurídica. Para cada uma, determine quem emite a fatura, a quem, por que operação e se se trata de um negócio nacional ou transfronteiriço.

Como se reflete a faturação eletrónica na venda de veículos, na oficina e nas peças?

A maior parte dos erros surge entre o acontecimento comercial e o documento contabilístico. A venda de um veículo pode ser negociada com o condutor, mas o veículo é propriedade de uma empresa de leasing e a reparação é paga em parte pela seguradora. A faturação tem de trabalhar com o papel correto do adquirente, e não com o primeiro contacto da ordem de reparação. Uma fatura estruturada não esconde esse erro. O destinatário rejeita-a ou processa-a com dados errados.

Situação na operação	O que tem de estar ligado	Erro típico
Venda de um veículo a um cliente empresarial	Negócio, adquirente jurídico, identificação do veículo, regime fiscal e fatura.	A fatura assume os dados do utilizador do veículo em vez do verdadeiro adquirente.
Ordem de reparação paga por vários pagadores	Mão de obra e peças atribuídas ao cliente, à garantia ou à seguradora e documentos separados para cada pagador.	A repartição dos custos fica numa nota e não passa para a fatura.
Compra e venda de peças	Encomenda, movimento de armazém, guia de receção e fatura do fornecedor ou do cliente.	A fatura passa a validação técnica, mas a quantidade ou o local de entrega não coincidem.
Adiantamento para um veículo ou uma reparação	Pagamento recebido, fatura de adiantamento e liquidação final do mesmo negócio.	O adiantamento e a fatura final são criados em registos separados, sem ligação.
Usado no regime especial, operação com autoliquidação	Regime corretamente determinado, transposto para os dados estruturados.	Um modelo universal preenche o regime normal de IVA.

Na oficina, ajuda que a repartição dos pagadores surja logo na ordem de reparação. O módulo Workshop gere a ordem de reparação desde o orçamento, passando pela receção do veículo, pelas peças e pelo planeamento, até à faturação. As linhas podem ser repartidas entre cliente, garantia e seguradora.

Os adiantamentos fazem parte do desenho desde o início

Na Eslováquia, a obrigação a partir de 1 de janeiro de 2027 abrange também os adiantamentos recebidos relativos às transmissões nacionais em causa. Não basta, por isso, preparar apenas as faturas finais do veículo entregue ou da reparação concluída. Um adiantamento gerido numa folha de cálculo à parte significa que a venda e a contabilidade trabalham com estados diferentes do mesmo negócio. Na faturação eletrónica, esse adiantamento aparece como documento em falta ou duplicado.

O regime fiscal tem de passar da compra à venda

A legislação eslovaca prevê expressamente a indicação de autoliquidação e do regime especial dos bens em segunda mão (tributação da margem). Nos usados, isto significa que o regime determinado na retoma tem de chegar até à fatura de venda. Não se pode perder pelo caminho, na preparação do veículo ou na transferência entre filiais.

Um regime mal escolhido não é corrigido pelo formato estruturado. Além disso, a possibilidade de dedução do IVA depende do regime do veículo concreto e da situação do comprador, e não apenas de o comprador ser um empresário. O regime de cada operação é determinado pelo contabilista ou pelo consultor fiscal. O sistema deve manter a sua decisão inalterada até à fatura enviada.

O que preparar no DMS e na contabilidade

Um portal de faturação autónomo consegue enviar o documento. Mas se o contabilista voltar a introduzir nele o cliente, as linhas e os montantes do DMS, acrescenta-se um passo manual e, com ele, erros. Além disso, a fatura fica separada da ordem de reparação, das peças e da repartição dos pagadores. A preparação começa, por isso, na origem do documento e termina no seu processamento do lado do destinatário.

1. Separar operações e responsabilidades

Para cada entidade jurídica, faça a lista das vendas, compras, adiantamentos e documentos retificativos nacionais e transfronteiriços. Cada fluxo precisa de um responsável:

a venda responde pelos dados comerciais,
a oficina pelas linhas da ordem de reparação,
a contabilidade pelas configurações contabilísticas e fiscais,
o departamento de TI pela transmissão e pelo acompanhamento de erros.

O resultado é uma visão de que acontecimento comercial gera que documento e para onde é enviado.

2. Uniformizar os dados mestre

Os números de identificação fiscal, as denominações das empresas e as moradas de faturação devem ser geridos num único local. Deve ficar igualmente claro de onde vêm o regime fiscal, a data da operação e a ligação ao documento original. Corrigir a exportação só depois de emitida a fatura significa que o DMS guarda um conteúdo diferente do que foi enviado. Faça, por isso, a correção no processo de origem.

3. Acompanhar o estado de cada fatura

Os estados «criada» e «enviada» não chegam. A operação tem de ver também os erros de transmissão, a rejeição e o processamento bem-sucedido do outro lado. Cada estado de erro deve ter um responsável e um passo seguinte. Caso contrário, o vendedor considera o negócio fechado, enquanto a fatura está parada na fila dos documentos rejeitados.

4. Testar negócios completos

Antes da entrada em produção, teste com o contabilista e o parceiro de integração cinco casos típicos: venda de um veículo, ordem de reparação, venda de uma peça, adiantamento com liquidação e documento retificativo. O teste só termina quando o documento recebido estiver conciliado com o registo contabilístico e operacional. Inclui também um identificador errado, uma rejeição e um reenvio, que não pode criar um segundo crédito sobre o cliente.

Lista de verificação antes do arranque

Cada entidade jurídica tem atribuídos o âmbito das obrigações e a data de arranque.
A receção de faturas de fornecedores funciona, mesmo que a emissão própria ainda não seja obrigatória.
Adiantamentos, liquidações e documentos retificativos estão ligados ao negócio original.
Os regimes fiscais passam para os dados estruturados.
Os documentos rejeitados têm um responsável e um procedimento de correção.
Uma transmissão repetida não cria uma segunda fatura.
A contabilidade vê os dados enviados e recebidos e o histórico do seu processamento.
Existe um procedimento operacional para falhas do sistema, de acordo com as regras locais.

A que deve prestar atenção

A receção começa antes da emissão

Um concessionário polaco tem de receber faturas através do KSeF desde 1 de fevereiro de 2026, mesmo que a sua própria emissão só arranque a 1 de abril de 2026. Na Croácia passa-se algo semelhante: os empresários fora do regime de IVA recebem faturas eletrónicas desde 2026 e só começam a emiti-las em 2027. Na Bélgica, a obrigação de receber abrange também a oficina que só atende clientes particulares. Um projeto centrado apenas nas faturas emitidas falha, assim, parte da obrigação. Por causa disso, a receção de faturas de peças e serviços para.

Uma fatura tecnicamente válida pode estar errada no conteúdo

A validação da estrutura deteta um campo obrigatório em falta ou um formato de dados errado. Não deteta, porém, que a oficina está a faturar ao pagador errado, nem que o fornecedor está a faturar peças que não entregou. Segundo a interpretação especializada da revista alemã AUTOHAUS, a validação técnica não substitui a verificação material da integridade e exatidão da fatura. A conciliação com a encomenda e a guia de receção continua, por isso, a ser trabalho da contabilidade e do armazém.

A entrega da fatura e a comunicação à administração fiscal são dois passos

Na Croácia, as faturas eletrónicas são trocadas entre pontos de acesso. Os sistemas do emissor e do destinatário enviam, além disso, uma mensagem de fiscalização à administração fiscal. A entrega ao parceiro comercial não cobre, portanto, todo o processo.

O nome da integração não diz o que transmite

A ligação à contabilidade pode transmitir apenas lançamentos contabilísticos. A fatura estruturada, a sua entrega e os estados de retorno exigem, no entanto, outras interfaces. No caderno de encargos, enumere os dados transmitidos, a direção da transmissão e a forma de tratar os erros.

O Omnetic liga a faturação ao veículo, à ordem de reparação e à contabilidade

A faturação eletrónica põe à prova se a fatura nasce dos mesmos dados que o negócio, a ordem de reparação e o armazém. Numa operação em que a venda, a oficina e a contabilidade correm em sistemas separados, os dados são transcritos à mão. Cada transcrição traz o risco de rejeição do documento ou de erro no regime fiscal. O Omnetic substitui esses sistemas e folhas de cálculo separados por uma única plataforma na nuvem:

O Omnetic DMS Core mantém um registo único e comum do veículo, do cliente, das ordens de reparação e dos valores financeiros. Todos os módulos trabalham diretamente com ele, pelo que os dados não são transcritos entre eles. O cliente, o veículo e o adiantamento têm os mesmos dados na venda, na oficina e na contabilidade.
O Workshop gere a ordem de reparação até à faturação e reparte as linhas entre cliente, garantia e seguradora. Cada pagador recebe assim o seu próprio documento com as linhas corretas.
O Accounting associa cada documento da venda, da oficina, do armazém e do banco ao veículo, à filial e à ordem de reparação. A fatura pode ser emitida e enviada diretamente a partir do negócio. Ao concessionário que mantém o seu próprio sistema de contabilidade, o Omnetic transmite os lançamentos através da integração acordada para o mercado em causa.

Através da plataforma aberta com API e webhooks, ligam-se também os sistemas existentes, por exemplo o software de contabilidade. A ligação ao formato nacional e ao canal de entrega é acordada para cada mercado separadamente. O Omnetic pode ser implementado de forma faseada: começar por um módulo e acrescentar outros mais tarde.

Marque uma demonstração do Omnetic e veja como a venda de um veículo, uma ordem de reparação e um adiantamento chegam até ao documento contabilístico.

Perguntas frequentes

A fatura eletrónica obrigatória aplica-se também à venda de um veículo a um cliente particular?

Dos países da lista, apenas em Itália, onde a obrigação abrange também as operações nacionais com consumidores. Na Bélgica, a obrigação abrange as operações entre empresas sujeitas a IVA. Na Eslováquia, trata-se de faturas a empresários e pessoas coletivas nacionais. A venda a um particular continua aí a ser faturada como até agora.

Um gabinete de contabilidade externo pode tratar das faturas eletrónicas?

Sim, pode receber e processar documentos e tratar das faturas rejeitadas. A divisão do trabalho tem, no entanto, de definir quem corrige os dados comerciais, quem corrige as configurações contabilísticas e quem acompanha os erros técnicos. O gabinete precisa de ver a ligação à ordem de reparação ou ao negócio, e não apenas o montante final.

Como distinguir filiais e empresas autónomas de um grupo de concessionários?

A obrigação decorre da entidade jurídica, pelo que cada empresa atua como emissor e destinatário autónomo. A filial é um dado operacional que permite atribuir o negócio, o armazém ou a ordem de reparação ao local correto. A configuração tem de manter os dois níveis. A fatura indica então a empresa correta e a contabilidade atribui-a ao mesmo tempo à filial correta.

O que acontece às faturas históricas na passagem para o Omnetic?

Para o Omnetic são migrados os dados mestre e os itens em aberto, por exemplo créditos e dívidas por liquidar. O histórico fechado fica disponível para consulta num arquivo. As faturas mais antigas continuam, assim, a poder ser consultadas.