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Stundenverrechnungssatz der Kfz-Werkstatt: Berechnung aus Kosten und tatsächlich verkauften Stunden

Stundenverrechnungssatz der Kfz-Werkstatt aus Kosten und verkauften Stunden: Break-even, Zielmarge, Wirkung von Rabatten, Sätze nach Arbeitsart.

Das Wichtigste in Kürze

Der Kostensatz entspricht den jährlichen Kosten der Werkstattarbeit geteilt durch die jährliche Zahl verkaufter Stunden. Die Anwesenheit der Mechaniker ist für diese Berechnung eine zu breite Basis, weil einen Teil der Anwesenheit niemand bezahlt.
Im anschaulichen Modell einer Werkstatt mit vier Mechanikern liegt der Break-even bei 80 €/h (400.000 € Kosten, 5.000 verkaufte Stunden). Für eine operative Marge von 20 % muss die Werkstatt einen Ertrag von 100 €/h erzielen.
Listensatz und erzielter Ertrag unterscheiden sich. Der Ertrag je verkaufter Stunde wird aus den Arbeitsumsätzen nach Rabatten, Skonto und Preisgutschriften berechnet. Im Modell muss der Ausgangssatz deshalb 110 €/h betragen, damit nach Rabatten 100 €/h bleiben.
Unterschiedliche Sätze für mechanische Arbeiten, Diagnose oder Hochvoltarbeiten müssen zusammen den Durchschnitt aus dem Wirtschaftsplan erreichen. Der Durchschnitt wird nach der Zahl verkaufter Stunden gewichtet, nicht nach der Zahl der Positionen in der Preisliste.

Der Stundenverrechnungssatz der Kfz-Werkstatt bestimmt, wie viel der Kunde für eine Einheit Werkstattarbeit zahlt. Aus diesem Preis bezahlt der Betrieb den Mechaniker am Fahrzeug, aber auch die Auftragsannahme, die Räume, die Ausstattung und die Zeit, die sich nicht verkaufen lässt. Ist der Satz falsch berechnet, kann die Werkstatt voll sein und trotzdem nichts verdienen. Die richtige Berechnung beginnt mit dem eigenen Kostenbudget und einer Schätzung der verkauften Stunden. Sie endet mit der laufenden Kontrolle, wie viel die Werkstatt für die Arbeit tatsächlich in Rechnung gestellt hat.

Wie der Stundenverrechnungssatz der Kfz-Werkstatt berechnet wird

Grundlage sind zwei Angaben für denselben Zeitraum:

Kostensatz = Kosten der Werkstattarbeit ÷ verkaufte Stunden

Das Ergebnis ist der Break-even, also der Ertrag aus einer Arbeitsstunde, der die einbezogenen Kosten gerade deckt. Der Gewinn kommt gesondert hinzu, und erst aus dem Zielertrag entsteht die Preisliste.

Am besten rechnet man mit dem Jahresbudget. Es erfasst Urlaub, Schulungen, Saisonalität und unregelmäßig gezahlte Kosten. Ein starker Monat zeigt eine zu optimistische Kapazität, ein schwacher treibt den Satz unnötig nach oben.

Welche Kosten in den Satz gehören

Das folgende anschauliche Jahresmodell (keine Marktdaten und keine Preisliste eines bestimmten Betriebs) beschreibt eine Werkstatt mit vier Mechanikern. Die Beträge sind in Euro ohne MwSt.

Jährliche Kosten	Was sie umfassen	Betrag
Mechaniker	Gesamte Personalkosten des Arbeitgebers	240.000 €
Annahme und Werkstattleitung	Anteil der Personalkosten von Serviceberatern und Werkstattmeister	60.000 €
Räume	Miete, Energie, Wasser und weitere Raumkosten	36.000 €
Ausstattung	Abschreibungen oder Miete der Geräte, Wartung, Kalibrierung	24.000 €
Sonstige Gemeinkosten	Verwaltung, Software, Versicherung und weitere zugeordnete Kosten	40.000 €
Gesamt	Kosten, die der Verkauf von Arbeit decken soll	400.000 €

Der größte Posten sind die Menschen. In das Budget gehören die gesamten Kosten ihrer Beschäftigung, nicht nur der an den Mechaniker ausgezahlte Lohn. Arbeitet der Inhaber selbst als Werkstattmeister oder Serviceberater, sollte seine Arbeit in der Kalkulation mit entsprechenden Kosten angesetzt werden.

Bei der Ausstattung dürfen nicht gleichzeitig der volle Anschaffungspreis und die Abschreibungen desselben Geräts erscheinen. Gemeinsame Kosten von Autohaus und Werkstatt werden nach einem sinnvollen Schlüssel aufgeteilt: Räume nach genutzter Fläche, Verwaltung nach dem Umfang der Tätigkeiten für den Service.

Der Einkaufspreis der Teile gehört nicht in das Modell, weil Teileumsätze nicht Teil des Ertrags aus Arbeit sind. Verbrauchsmaterial muss auf beiden Seiten gleich behandelt werden. Entweder ist es im Satz und in dessen Kosten enthalten, oder es wird gesondert abgerechnet und ausgewertet.

Warum durch verkaufte Stunden teilen, nicht durch Anwesenheit

Die Werkstatt bezahlt die Zeit der Mitarbeiter, verkauft aber Arbeit auf Aufträgen. Einen Teil der Anwesenheit verbrauchen Arbeitsplatzvorbereitung, Besprechungen, Warten auf Teile, Wege oder Arbeit, die dem Kunden nicht berechnet werden kann.

Zeit	Was sie ausdrückt	Rolle bei der Satzberechnung
Anwesenheit	Zeit der Mechaniker im Betrieb	Zeigt die personelle Kapazität
Zeit auf Aufträgen	Erfasste Arbeitszeit an Reparaturen	Erklärt, wofür die Kapazität verbraucht wurde
Verkaufte Stunden	Abgerechnete Arbeitseinheiten	Bilden die Basis des Kostensatzes

Eine verkaufte Stunde ist meist eine Vorgabestunde und muss nicht einer gestoppten Stunde entsprechen. Einen Arbeitsschritt mit Vorgabezeit kann der Mechaniker schneller erledigen, aber auch länger daran arbeiten. Der Anteil verkaufter Stunden an der Anwesenheit ist das Produkt zweier Verhältnisse: wie viel der Anwesenheit auf Aufträge entfiel und wie viel der Zeit auf Aufträgen verkauft werden konnte. Ein Verlust bei einem der beiden erhöht die Kosten je verkaufter Stunde. Ausführlicher behandelt diese Kennzahlen der Beitrag zur Produktivität der Kfz-Werkstatt.

Das Modul Time-keeping in Omnetic erfasst die Anwesenheit und bucht die geleistete Zeit direkt auf den Auftrag und seine Positionen. Der Serviceleiter sieht so, ob die verkauften Stunden den geleisteten entsprechen, und muss beide Größen nicht von Hand in einer Tabelle abgleichen.

Mit wie vielen Stunden im Budget rechnen

Die geplante Anwesenheit ergibt sich aus der Zahl der Anwesenheitstage multipliziert mit der täglichen Arbeitszeit. Im anschaulichen Modell hat jeder Mechaniker 200 Tage zu 8 Stunden. Vier Mechaniker ergeben so 6.400 Stunden Anwesenheit. Davon plant die Werkstatt 5.000 Stunden zu verkaufen, also rund 78 %:

400.000 € ÷ 5.000 h = 80 €/h

Am stärksten hängt der Satz von der Zahl der verkauften Stunden ab. Dieselben Kosten bei anderer Produktivität:

Verkaufte Stunden pro Jahr	Anteil an der Anwesenheit	Break-even	Zielertrag bei 20 % Marge
4.500 h	70 %	89 €/h	111 €/h
5.000 h	78 %	80 €/h	100 €/h
5.500 h	86 %	73 €/h	91 €/h

Die Zahl der verkauften Stunden sollte auf der bereits erreichten Leistung der Werkstatt beruhen, angepasst um bekannte Kapazitätsänderungen. Ein neuer Mechaniker bringt nicht vom ersten Tag an volle Leistung. Eine weitere Hebebühne steigert den Arbeitsverkauf nicht, wenn Personal oder Aufträge fehlen.

Zu den verkauften Stunden gehören auch abgerechnete Garantie- und Versicherungsarbeiten, sofern auch ihre Erträge in die Berechnung eingehen. Die interne Aufbereitung von Fahrzeugen für den Verkauf braucht eine getrennte Betrachtung. Eine innerbetriebliche Verrechnung zeigt das Ergebnis der Werkstatt, für das Unternehmen als Ganzes schafft sie aber keinen neuen externen Ertrag.

Wie man den Gewinn zum Kostensatz hinzufügt

Ein Break-even von 80 €/h lässt keinen Raum für Gewinn. Für eine operative Zielmarge auf die Arbeitsumsätze gilt:

Zielertrag je Stunde = Kostensatz ÷ (1 − Zielmarge)

Bei einer Zielmarge von 20 %:

80 €/h ÷ 0,80 = 100 €/h

Bei 5.000 verkauften Stunden ergibt das Arbeitsumsätze von 500.000 €. Nach Abzug der Kosten von 400.000 € bleibt ein operativer Gewinn von 100.000 €, also 20 % des Umsatzes.

Marge und Aufschlag sind nicht dasselbe. Der Aufschlag wird von den Kosten berechnet, die Marge vom Verkaufspreis. Schlägt die Werkstatt auf 80 €/h 20 % auf, erhält sie 96 €/h und eine Marge von nur etwa 16,7 %.

Soll die Teilemarge die Arbeit subventionieren

Die Werkstatt kann ein gemeinsames Ergebnis aus Arbeit und Teilen planen. Der Deckungsbeitrag aus dem Teileverkauf darf dann einen Teil der Kosten decken, aber erst nach Abzug von Einkaufspreis und Lagerkosten.

Den gesamten Teileumsatz vom Budget abzuziehen, ist ein Fehler. Ebenso falsch ist es, die Teilemarge doppelt anzurechnen: einmal als Deckung der Arbeit und ein zweites Mal als eigener Gewinn des Lagers. Für die erste Satzberechnung ist ein Modell übersichtlicher, in dem die Arbeit ihre eigenen Kosten deckt.

Listensatz und tatsächlicher Ertrag je Stunde

Die Preisliste sagt, zu welchem Preis die Werkstatt Arbeit anbietet. Der erzielte Satz zeigt, wie viel je verkaufter Stunde nach allen Preisanpassungen im Umsatz geblieben ist.

Erzielter Satz = Nettoumsatz aus Arbeit ÷ verkaufte Stunden

In den Zähler gehört nur die Arbeit, ohne Teile und MwSt., nach Abzug von Rabatten, Skonto und Preisgutschriften. Es geht nicht um den Kontostand, denn Zahlungseingänge und Ertrag aus Arbeit sind zwei verschiedene Dinge.

Das anschauliche Modell geht so weiter:

Posten	Berechnung	Ergebnis
Verkaufte Stunden	Jährliches Arbeitsvolumen	5.000 h
Durchschnittlicher Listensatz vor Rabatten	Gewichtet nach verkauften Stunden	110 €/h
Wert der Arbeit vor Preisanpassungen	5.000 h × 110 €/h	550.000 €
Rabatte, Skonto und Preisgutschriften	Geplante Umsatzminderung	−50.000 €
Nettoumsatz aus Arbeit	550.000 € − 50.000 €	500.000 €
Erzielter Satz	500.000 € ÷ 5.000 h	100 €/h

Den Zielertrag von 100 €/h erreicht die Werkstatt also nur mit einem Listensatz von 110 €/h. Würde sie direkt 100 €/h in die Preisliste schreiben, nähmen ihr die Rabatte die Hälfte des Zielgewinns.

Der erzielte Satz lässt sich auch für einen einzelnen Auftrag berechnen. Die Nachkalkulation vergleicht den Nettoumsatz aus Arbeit nach Rabatten und Skonto mit den verkauften Stunden und zeigt, ob der Auftrag den im Budget angesetzten Satz erreicht hat. Umsatz geteilt durch die auf Aufträgen geleistete Zeit beantwortet eine andere Frage: wie viel eine Stunde verbrauchter Kapazität eingebracht hat. Zur Kontrolle der Preisliste dienen die verkauften Stunden, für die Zeitwirtschaft die geleisteten Stunden.

Unterschiedliche Sätze nach Arbeitsart

Ein einziger Satz ist übersichtlich, entspricht aber nicht unbedingt den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Tätigkeiten. Einen höheren Satz sollte die Werkstatt auf Kosten und Kapazität der jeweiligen Arbeit stützen, nicht nur auf ihre Bezeichnung in der Preisliste.

Arbeitsart	Was in den Preis einfließt	Wie abrechnen
Übliche mechanische Arbeiten	Standardausstattung und -qualifikation	Grundsatz und Arbeitsschritte mit Vorgabezeit
Fehlerdiagnose	Fachwissen, Messtechnik, Lizenzen, Ursachensuche	Eigener Satz oder vorab freigegebener Zeitrahmen
Arbeiten an Hochvoltsystemen	Spezialisierung, Ausstattung, reservierte Kapazität	Eigens kalkulierter Satz für die betreffenden Arbeitsschritte

Unterschiedliche Sätze müssen in Summe den Durchschnittssatz aus dem Wirtschaftsplan erreichen. Der Plan geht daher vom erwarteten Volumen jeder Tätigkeit aus. Ein einfacher Durchschnitt der Listensätze täuscht, weil ein hoher Satz für eine selten verkaufte Spezialisierung den niedrigen Preis der meisten mechanischen Arbeiten nicht ausgleicht.

Gewichteter erzielter Satz = Summe der Nettoumsätze der einzelnen Arbeitsarten ÷ Summe ihrer verkauften Stunden

Neben der Arbeitsart lohnt es sich, auch den Zahler zu verfolgen. Kunden-, Garantie-, Versicherungs- und interne Aufträge haben oft unterschiedliche Erträge und Bedingungen, und ein gemeinsamer Durchschnitt verbirgt leicht eine Gruppe, die ihre Kosten nicht deckt. Workshop in Omnetic erlaubt es, Auftragspositionen auf Kunde, Garantie und Versicherung aufzuteilen, sodass sich der Ertrag aus Arbeit für jeden Zahler getrennt auswerten lässt.

Worauf bei der Kalkulation des Satzes zu achten ist

Überschätzter Stundenverkauf. Ein Budget, das auf voller Auslastung aller Mechaniker über das ganze Jahr beruht, unterschätzt die Kosten je verkaufter Stunde. Grundlage sollte die Leistung sein, die die Werkstatt tatsächlich erreicht.
Verlorene Zeit in der Werkstatt. Fehlende Teile, Nacharbeit und unnötige Unterbrechungen verbrauchen Kapazität ohne neuen Ertrag. Ein höherer Listensatz beseitigt ihre Ursache nicht, sondern wälzt nur ihre Kosten auf den Kunden ab.
Verwechslung von Investition und Jahreskosten. Der einmalige Kauf von Ausstattung und ihre jährliche Abschreibung gehören in verschiedene Berechnungen.
Vermischung von Zeiträumen. Die Kosten eines Monats und die Abrechnung von Aufträgen aus einem anderen Zeitraum verzerren das Ergebnis. Kosten, Stunden und Erträge müssen aus demselben Zeitraum stammen.
Rabatte ohne Begrenzung. Jeder Rabatt auf Arbeit verringert den Betrag, der zur Deckung der Kosten bestimmt ist. Die Freigaberegeln sollten vom Zielertrag je Stunde ausgehen, nicht nur von einem Prozentsatz der Preisliste.

Ein höherer Satz und eine bessere Kapazitätsnutzung sind zwei verschiedene Instrumente. Akzeptiert der Markt den Preis nicht, der zur Deckung des Budgets nötig ist, muss die Werkstatt Kosten, Arbeitsmix oder die Zahl verkaufter Stunden anpassen. Ein weiterer Rabatt vergrößert die Lücke nur.

Omnetic verbindet die Zeit auf dem Auftrag mit Abrechnung und Kosten

Die laufende Kontrolle des Satzes setzt voraus, dass Zeiterfassung, Werkstattauftrag und Buchhaltungsbelege ineinandergreifen. Laufen sie in getrennten Systemen und Tabellen, gleicht der Serviceleiter Stunden und Rechnungen zu denselben Reparaturen von Hand ab und kennt den erzielten Satz erst verspätet. In Omnetic arbeiten alle Module mit einem gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Auftrag und Zahlungen in DMS Core, sodass Daten zwischen ihnen nicht abgetippt werden.

Time-keeping bucht die geleistete Zeit auf den Auftrag und seine Positionen. Es zeigt die Auslastung nach Aufträgen, Personen und Standorten sowie, ob die verkauften Stunden den geleisteten entsprechen. Aus derselben Buchung entsteht die abgerechnete Zeit für die Rechnung.
Workshop führt den Werkstattauftrag vom Angebot über die Fahrzeugannahme, die Teile und die Planung bis zur Rechnung. Positionen teilt es auf Kunde, Garantie und Versicherung auf.
Accounting verknüpft jeden Beleg aus Werkstatt, Lager, Verkauf und Bank mit Fahrzeug, Standort und Auftrag, sodass Kosten und Arbeitsumsätze bei denselben Aufträgen liegen. Das eigene Buchhaltungssystem kann bleiben, und Omnetic übergibt ihm die Buchungen über eine für den jeweiligen Markt vereinbarte Integration.

Wie Omnetic Zeiterfassung, Werkstattaufträge und Buchhaltung in Ihrem Betrieb verbindet, zeigt eine vereinbarte Demo.

Weiterführende Artikel

FAQ

Wie bezieht man Servicepakete mit Festpreis in die Berechnung ein?

Ein Paket braucht eine interne Aufteilung des Preises auf Arbeit und Teile. In den Ertrag aus Arbeit geht nur der auf die Arbeit entfallende Teil ein, in die verkauften Stunden ihr festgelegter Zeitumfang. Ein Rabatt auf das gesamte Paket ist nach demselben Schlüssel aufzuteilen.

Soll die Diagnose bezahlt werden, auch wenn der Kunde die Reparatur ablehnt?

Ja. Es lohnt sich, die Diagnose vor Beginn als eigene kostenpflichtige Arbeit mit Umfang oder Kostenlimit zu vereinbaren. Die Fehlersuche verbraucht Fachwissen und Kapazität, auch wenn keine Reparatur folgt. Rechnet die Werkstatt den Diagnosepreis auf die anschließende Reparatur an, sollte dies eine vorab festgelegte Geschäftsbedingung sein.

Wann sollte der Satz im Laufe des Jahres neu berechnet werden?

Bei Änderungen von Löhnen, Miete, Ausstattung oder Zahl der Mechaniker sowie bei einem anhaltenden Rückgang der verkauften Stunden. Den erzielten Satz genügt es monatlich zu verfolgen. Eine kurzfristige Schwankung ist von einer Änderung zu unterscheiden, die den Rest des Jahresbudgets beeinflusst.