Wiedza

Stawka roboczogodziny w serwisie: kalkulacja z kosztów i faktycznie sprzedanych godzin

Jak obliczyć stawkę roboczogodziny serwisu z kosztów i sprzedanych godzin: próg rentowności, docelowa marża, wpływ rabatów i stawki dla rodzajów prac.

Najważniejsze wnioski

Stawka kosztowa to roczne koszty pracy warsztatu podzielone przez roczną liczbę sprzedanych godzin. Czas obecności mechaników jest dla tej kalkulacji zbyt szeroką podstawą, bo za część obecności nikt nie zapłaci.
W przykładowym modelu warsztatu z czterema mechanikami próg rentowności wynosi 80 €/h (400 000 € kosztów, 5000 sprzedanych godzin). Aby osiągnąć marżę operacyjną 20%, serwis musi uzyskiwać przychód 100 €/h.
Stawka cennikowa i osiągnięty przychód to nie to samo. Przychód na sprzedaną godzinę oblicza się z przychodów z robocizny po rabatach, skontach i korektach cenowych. Dlatego w modelu stawka wyjściowa musi wynosić 110 €/h, aby po rabatach zostało 100 €/h.
Zróżnicowane stawki za prace mechaniczne, diagnostykę czy prace przy układach wysokiego napięcia muszą łącznie dać średnią z planu ekonomicznego. Średnią waży się liczbą sprzedanych godzin, a nie liczbą pozycji w cenniku.

Stawka roboczogodziny w serwisie określa, ile klient płaci za jednostkę pracy warsztatu. Z tej ceny serwis finansuje nie tylko mechanika przy samochodzie, lecz także przyjmowanie zleceń, pomieszczenia, wyposażenie i czas, którego nie udaje się sprzedać. Przy źle obliczonej stawce warsztat może być pełny, a mimo to nie zarabiać. Prawidłowa kalkulacja zaczyna się od własnego budżetu kosztów i prognozy sprzedanych godzin. Kończy się bieżącą kontrolą tego, ile serwis faktycznie zafakturował za robociznę.

Jak oblicza się stawkę roboczogodziny w serwisie

Podstawą są dwie wielkości z tego samego okresu:

Stawka kosztowa = koszty przypadające na pracę warsztatu ÷ sprzedane godziny

Wynikiem jest próg rentowności, czyli przychód z godziny pracy, który dokładnie pokrywa uwzględnione koszty. Zysk dolicza się do niego osobno i dopiero z docelowego przychodu powstaje cennik.

Najlepiej liczyć na podstawie budżetu rocznego. Uwzględnia on urlopy, szkolenia, sezonowość i koszty płacone nieregularnie. Jeden mocny miesiąc pokaże zbyt optymistyczną zdolność produkcyjną, a jeden słaby niepotrzebnie podniesie stawkę.

Które koszty wchodzą do stawki

Poniższy przykładowy model roczny (nie są to dane rynkowe ani cennik konkretnego serwisu) opisuje warsztat z czterema mechanikami. Kwoty podano w euro netto (bez VAT).

Koszt roczny	Co obejmuje	Kwota
Mechanicy	Całkowite koszty pracownicze pracodawcy	240 000 €
Przyjmowanie zleceń i kierowanie warsztatem	Udział kosztów pracowniczych doradców serwisowych i kierownika warsztatu	60 000 €
Pomieszczenia	Czynsz, energia, woda i inne koszty pomieszczeń	36 000 €
Wyposażenie	Amortyzacja lub najem urządzeń, konserwacja, kalibracja	24 000 €
Pozostałe koszty ogólne	Administracja, oprogramowanie, ubezpieczenia i inne przypisane koszty	40 000 €
Razem	Koszty, które ma pokryć sprzedaż robocizny	400 000 €

Największą pozycją są ludzie. Do budżetu należą całkowite koszty ich zatrudnienia, a nie tylko wynagrodzenie wypłacone mechanikowi. Jeśli właściciel sam pracuje jako kierownik warsztatu lub doradca serwisowy, jego praca powinna mieć w kalkulacji odpowiedni koszt.

W przypadku wyposażenia nie można jednocześnie ująć pełnej ceny zakupu i amortyzacji tego samego urządzenia. Koszty wspólne salonu i serwisu dzieli się według rozsądnego klucza: pomieszczenia według wykorzystywanej powierzchni, administrację według zakresu czynności wykonywanych dla serwisu.

Cena zakupu części nie należy do modelu, ponieważ przychody z części nie są częścią przychodu z robocizny. Materiały eksploatacyjne trzeba traktować tak samo po obu stronach. Albo są ujęte zarówno w stawce, jak i w jej kosztach, albo rozlicza się je i ocenia osobno.

Dlaczego dzielić przez sprzedane godziny, a nie przez czas obecności

Serwis płaci za czas pracowników, ale sprzedaje pracę na zleceniach. Część obecności pochłaniają przygotowanie stanowiska, narady, oczekiwanie na części, przemieszczanie się lub prace, których nie można obciążyć klienta.

Czas	Co wyraża	Rola w kalkulacji stawki
Obecność	Czas mechaników w zakładzie	Pokazuje zdolność kadrową
Czas na zleceniach	Ewidencjonowany czas pracy przy naprawach	Wyjaśnia, na co zużyto zdolność produkcyjną
Sprzedane godziny	Zafakturowane jednostki pracy	Stanowią podstawę stawki kosztowej

Sprzedana godzina to zwykle roboczogodzina normatywna i nie musi odpowiadać godzinie zmierzonej stoperem. Czynność normatywną mechanik może wykonać szybciej, ale może też poświęcić jej więcej czasu. Udział sprzedanych godzin w czasie obecności jest iloczynem dwóch wskaźników: jaka część obecności przypadła na zlecenia i jaką część czasu na zleceniach udało się sprzedać. Strata w którymkolwiek z nich podnosi koszt sprzedanej godziny. Szczegółowo te wskaźniki omawia artykuł o produktywności serwisu.

Moduł Time-keeping w Omneticu ewidencjonuje obecność, a przepracowany czas zapisuje bezpośrednio na zleceniu i jego pozycjach. Kierownik serwisu widzi więc, czy sprzedane godziny odpowiadają przepracowanym, i nie musi ręcznie zestawiać obu wielkości w arkuszu.

Ile godzin przyjąć w budżecie

Planowaną obecność oblicza się jako liczbę dni obecności pomnożoną przez dzienny czas pracy. W przykładowym modelu każdy mechanik ma 200 dni po 8 godzin. Czterech mechaników daje więc 6400 godzin obecności. Warsztat planuje sprzedać z nich 5000 godzin, czyli mniej więcej 78%:

400 000 € ÷ 5000 h = 80 €/h

Stawka najbardziej zależy od liczby sprzedanych godzin. Te same koszty przy innej produktywności:

Sprzedane godziny w roku	Udział w obecności	Próg rentowności	Docelowy przychód przy marży 20%
4500 h	70%	89 €/h	111 €/h
5000 h	78%	80 €/h	100 €/h
5500 h	86%	73 €/h	91 €/h

Liczba sprzedanych godzin powinna wynikać z wyników, które warsztat już osiągnął, skorygowanych o znane zmiany zdolności produkcyjnej. Nowy mechanik nie osiągnie pełnej wydajności od pierwszego dnia. Kolejny podnośnik nie zwiększy sprzedaży robocizny, jeśli brakuje ludzi lub zleceń.

Do sprzedanych godzin należą także zafakturowane prace gwarancyjne i ubezpieczeniowe, jeśli do kalkulacji wchodzą również przychody z nich. Wewnętrzne przygotowanie samochodów do sprzedaży wymaga osobnego spojrzenia. Rozliczenie wewnętrzne pokaże wynik warsztatu, ale dla całej firmy nie tworzy nowego przychodu zewnętrznego.

Jak doliczyć zysk do stawki kosztowej

Próg rentowności 80 €/h nie zostawia miejsca na zysk. Dla docelowej marży operacyjnej z przychodów z robocizny obowiązuje:

Docelowy przychód na godzinę = stawka kosztowa ÷ (1 − docelowa marża)

Przy docelowej marży 20%:

80 €/h ÷ 0,80 = 100 €/h

Przy 5000 sprzedanych godzin daje to przychody z robocizny w wysokości 500 000 €. Po odjęciu kosztów 400 000 € zostaje zysk operacyjny 100 000 €, czyli 20% przychodów.

Marża i narzut to nie to samo. Narzut liczy się od kosztów, marżę od ceny sprzedaży. Jeśli serwis doliczy do 80 €/h 20%, otrzyma 96 €/h i marżę zaledwie około 16,7%.

Czy marża na częściach powinna dotować robociznę

Serwis może planować łączny wynik robocizny i części. Wkład ze sprzedaży części może wtedy pokryć część kosztów, ale dopiero po odjęciu ceny ich zakupu i kosztów magazynu.

Odjęcie od budżetu całych przychodów z części jest błędem. Równie błędne jest dwukrotne uwzględnienie ich marży: raz jako pokrycia robocizny, a drugi raz jako osobnego zysku magazynu. Do pierwszej kalkulacji stawki bardziej przejrzysty jest model, w którym robocizna pokrywa własne koszty.

Stawka cennikowa a faktyczny przychód na godzinę

Cennik mówi, za ile serwis oferuje pracę. Stawka osiągnięta pokazuje, ile ze sprzedanej godziny zostało w przychodach po wszystkich korektach cenowych.

Stawka osiągnięta = przychody netto z robocizny ÷ sprzedane godziny

Do licznika wchodzi wyłącznie robocizna, bez części i VAT, po odjęciu rabatów, skont i korekt cenowych. Nie chodzi o stan rachunku bankowego, ponieważ płatności za faktury i przychód z robocizny to dwie różne rzeczy.

Przykładowy model wygląda dalej tak:

Pozycja	Obliczenie	Wynik
Sprzedane godziny	Roczny wolumen pracy	5000 h
Średnia stawka cennikowa przed rabatami	Ważona sprzedanymi godzinami	110 €/h
Wartość robocizny przed korektami cenowymi	5000 h × 110 €/h	550 000 €
Rabaty, skonta i korekty cenowe	Planowane obniżenie przychodów	−50 000 €
Przychody netto z robocizny	550 000 € − 50 000 €	500 000 €
Stawka osiągnięta	500 000 € ÷ 5000 h	100 €/h

Docelowy przychód 100 €/h serwis osiągnie więc tylko przy cenniku 110 €/h. Gdyby wpisał do cennika od razu 100 €/h, rabaty zabrałyby mu połowę docelowego zysku.

Stawkę osiągniętą można obliczyć także dla pojedynczego zlecenia. Kalkulacja wynikowa porównuje przychody netto z robocizny po rabatach i skontach ze sprzedanymi godzinami i pokazuje, czy zlecenie osiągnęło stawkę przyjętą w budżecie. Przychody podzielone przez czas przepracowany na zleceniach odpowiadają na inne pytanie: ile przyniosła godzina zużytej zdolności produkcyjnej. Do kontroli cennika służą sprzedane godziny, do gospodarowania czasem godziny przepracowane.

Zróżnicowane stawki według rodzaju pracy

Jedna stawka jest przejrzysta, ale może nie odpowiadać różnym wymaganiom poszczególnych czynności. Wyższą stawkę serwis powinien opierać na kosztach i zdolności produkcyjnej danej pracy, a nie tylko na jej nazwie w cenniku.

Rodzaj pracy	Co wpływa na cenę	Jak rozliczać
Standardowe prace mechaniczne	Standardowe wyposażenie i kwalifikacje	Stawka podstawowa i czynności normatywne
Diagnostyka usterek	Wiedza specjalistyczna, aparatura pomiarowa, licencje, szukanie przyczyny	Osobna stawka lub wcześniej zatwierdzony zakres czasowy
Prace przy układach wysokiego napięcia	Specjalizacja, wyposażenie, wydzielona zdolność produkcyjna	Osobno kalkulowana stawka dla odpowiednich czynności

Zróżnicowane stawki muszą łącznie dać średnią stawkę z planu ekonomicznego. Plan opiera się więc na oczekiwanym wolumenie każdej czynności. Zwykła średnia stawek cennikowych wprowadza w błąd, ponieważ wysoka stawka za rzadko sprzedawaną specjalizację nie zrównoważy niskiej ceny większości prac mechanicznych.

Ważona stawka osiągnięta = suma przychodów netto z poszczególnych rodzajów pracy ÷ suma ich sprzedanych godzin

Oprócz rodzaju pracy warto śledzić także płatnika. Zlecenia klienckie, gwarancyjne, ubezpieczeniowe i wewnętrzne mają zwykle inne przychody i warunki, a wspólna średnia łatwo ukryje grupę, która nie pokrywa swoich kosztów. Workshop w Omneticu pozwala podzielić pozycje zlecenia między klienta, gwarancję i ubezpieczyciela, dzięki czemu przychód z robocizny można ocenić osobno dla każdego płatnika.

Na co uważać przy kalkulacji stawki

Zawyżona sprzedaż godzin. Budżet oparty na pełnym obciążeniu wszystkich mechaników przez cały rok zaniży koszt sprzedanej godziny. Podstawą powinny być wyniki, które warsztat faktycznie osiąga.
Czas tracony w warsztacie. Brakujące części, poprawki i zbędne przerwy zużywają zdolność produkcyjną bez nowego przychodu. Wyższa stawka cennikowa nie usunie ich przyczyny, a jedynie przerzuci ich koszty na klienta.
Pomylenie inwestycji z kosztem rocznym. Jednorazowy zakup wyposażenia i jego roczna amortyzacja należą do różnych kalkulacji.
Mieszanie okresów. Koszty jednego miesiąca i fakturowanie zleceń rozpoczętych w innym okresie zniekształcą wynik. Koszty, godziny i przychody muszą pochodzić z tego samego okresu.
Rabaty bez ograniczeń. Każdy rabat na robociznę uszczupla kwotę przeznaczoną na pokrycie kosztów. Zasady zatwierdzania powinny wynikać z docelowego przychodu na godzinę, a nie tylko z procentu od cennika.

Wyższa stawka i lepsze wykorzystanie zdolności produkcyjnej to dwa różne narzędzia. Jeśli rynek nie zaakceptuje ceny potrzebnej do pokrycia budżetu, serwis musi dostosować koszty, strukturę prac lub liczbę sprzedanych godzin. Kolejny rabat tylko pogłębi różnicę.

Omnetic łączy czas na zleceniu z fakturowaniem i kosztami

Bieżąca kontrola stawki wymaga, aby ewidencja czasu, zlecenie serwisowe i dokumenty księgowe były ze sobą powiązane. Gdy działają w oddzielnych systemach i arkuszach, kierownik serwisu ręcznie zestawia godziny i faktury dotyczące tych samych napraw, a stawkę osiągniętą poznaje z opóźnieniem. W Omneticu wszystkie moduły pracują na jednym wspólnym rekordzie pojazdu, klienta, zlecenia i płatności w DMS Core, więc danych nie trzeba między nimi przepisywać.

Time-keeping zapisuje przepracowany czas na zleceniu i jego pozycjach. Pokazuje obciążenie według zleceń, osób i oddziałów, a także to, czy sprzedane godziny odpowiadają przepracowanym. Z tego samego zapisu powstaje czas rozliczany na fakturze.
Workshop prowadzi zlecenie serwisowe od oferty przez przyjęcie pojazdu, części i planowanie aż po fakturowanie. Pozycje dzieli między klienta, gwarancję i ubezpieczyciela.
Accounting przypisuje każdy dokument z warsztatu, magazynu, sprzedaży i banku do pojazdu, oddziału i zlecenia, dzięki czemu koszty i przychody z robocizny są przy tych samych zleceniach. Można zachować własny system księgowy, a Omnetic przekazuje do niego zapisy przez integrację uzgodnioną dla danego rynku.

Jak Omnetic połączy ewidencję czasu, zlecenia serwisowe i księgowość w Państwa serwisie, pokaże umówiona prezentacja.

Powiązane artykuły

FAQ

Jak uwzględnić w kalkulacji pakiety serwisowe o stałej cenie?

Pakiet wymaga wewnętrznego podziału ceny na robociznę i części. Do przychodu z robocizny wchodzi tylko część przypadająca na pracę, a do sprzedanych godzin jej ustalony zakres czasowy. Rabat na cały pakiet trzeba podzielić według tego samego klucza.

Czy diagnostyka powinna być płatna, nawet jeśli klient zrezygnuje z naprawy?

Tak. Diagnostykę warto uzgodnić przed rozpoczęciem jako osobną płatną usługę z określonym zakresem lub limitem ceny. Szukanie usterki pochłania wiedzę i zdolność produkcyjną, nawet jeśli naprawa nie nastąpi. Jeśli serwis wlicza cenę diagnostyki w późniejszą naprawę, powinien to być z góry ustalony warunek handlowy.

Kiedy przeliczyć stawkę w ciągu roku?

Przy zmianie wynagrodzeń, czynszu, wyposażenia lub liczby mechaników oraz przy trwalszym spadku sprzedanych godzin. Stawkę osiągniętą wystarczy śledzić co miesiąc. Krótkotrwałe wahanie trzeba odróżnić od zmiany, która wpłynie na resztę rocznego budżetu.