Indsigter

Timepris på autoværksted: beregning ud fra omkostninger og faktisk solgte timer

Sådan beregnes værkstedets timepris ud fra omkostninger og solgte timer: nulpunkt, målavance, rabatternes effekt og forskellige satser efter arbejdstype.

De vigtigste konklusioner

Kostprisen pr. time svarer til værkstedets årlige omkostninger til arbejde divideret med årets antal solgte timer. Mekanikernes fremmødetid er et for bredt grundlag for beregningen, fordi en del af tilstedeværelsen ikke bliver betalt af nogen.
I en illustrativ model af et værksted med fire mekanikere ligger nulpunktet på 80 €/t (400.000 € i omkostninger, 5.000 solgte timer). For at opnå en driftsavance på 20 % skal værkstedet opnå en indtjening på 100 €/t.
Listeprisen og den opnåede indtjening er ikke det samme. Indtjeningen pr. solgt time beregnes ud fra omsætningen på arbejde efter rabatter, kontantrabat og priskreditnotaer. I modellen skal udgangsprisen derfor være 110 €/t, for at der efter rabatter er 100 €/t tilbage.
Forskellige satser for mekanisk arbejde, fejlfinding eller arbejde på højvoltssystemer skal tilsammen nå gennemsnittet i budgettet. Gennemsnittet vægtes efter antal solgte timer, ikke efter antal linjer i prislisten.

Værkstedets timepris afgør, hvad kunden betaler for en enhed værkstedsarbejde. Ud af denne pris betaler værkstedet ikke kun mekanikeren ved bilen, men også kundemodtagelse, lokaler, udstyr og den tid, der ikke lykkes at sælge. Er timeprisen beregnet forkert, kan værkstedet være fuldt booket og alligevel ikke tjene penge. En korrekt beregning begynder med et eget omkostningsbudget og et skøn over de solgte timer. Den slutter med løbende kontrol af, hvor meget værkstedet faktisk har faktureret for arbejdet.

Sådan beregnes timeprisen på et autoværksted

Grundlaget er to tal for den samme periode:

Kostpris pr. time = omkostninger henført til værkstedsarbejdet ÷ solgte timer

Resultatet er nulpunktet, dvs. den indtjening pr. arbejdstime, der netop dækker de medregnede omkostninger. Fortjenesten lægges til separat, og først ud fra målindtjeningen opstår prislisten.

Beregningen laves bedst ud fra årsbudgettet. Det fanger ferie, kurser, sæsonudsving og omkostninger, der betales uregelmæssigt. En enkelt stærk måned viser en for optimistisk kapacitet, mens en enkelt svag måned unødigt hæver timeprisen.

Hvilke omkostninger hører med i timeprisen

Den følgende illustrative årsmodel (der er hverken tale om markedsdata eller om et bestemt værksteds prisliste) beskriver et værksted med fire mekanikere. Beløbene er i euro ekskl. moms.

Årlig omkostning	Hvad den omfatter	Beløb
Mekanikere	Arbejdsgiverens samlede lønomkostninger	240.000 €
Kundemodtagelse og værkstedsledelse	Andel af lønomkostningerne til servicerådgivere og værkfører	60.000 €
Lokaler	Husleje, energi, vand og øvrige lokaleomkostninger	36.000 €
Udstyr	Afskrivninger eller leje af udstyr, vedligeholdelse, kalibrering	24.000 €
Øvrige faste omkostninger	Administration, software, forsikring og andre fordelte omkostninger	40.000 €
I alt	Omkostninger, som salget af arbejde skal dække	400.000 €

Den største post er medarbejderne. I budgettet hører de samlede omkostninger ved ansættelsen, ikke kun den løn, der udbetales til mekanikeren. Arbejder indehaveren selv som værkfører eller servicerådgiver, skal hans arbejde indgå i kalkulationen med en tilsvarende omkostning.

For udstyr må den fulde anskaffelsespris og afskrivningerne på det samme udstyr ikke medregnes samtidig. Fælles omkostninger for bilforretning og værksted fordeles efter en rimelig fordelingsnøgle: lokaler efter benyttet areal, administration efter omfanget af opgaver for værkstedet.

Indkøbsprisen på reservedele hører ikke med i modellen, fordi omsætningen på reservedele ikke er en del af indtjeningen på arbejde. Forbrugsmaterialer skal behandles ens på begge sider. Enten indgår de både i timeprisen og i dens omkostninger, eller også faktureres og vurderes de separat.

Hvorfor der skal divideres med solgte timer og ikke med fremmødetid

Værkstedet betaler for medarbejdernes tid, men sælger arbejde på ordrer. En del af tilstedeværelsen går med klargøring af arbejdspladsen, møder, ventetid på reservedele, flytninger eller arbejde, som ikke kan faktureres kunden.

Tid	Hvad den udtrykker	Rolle i beregningen af timeprisen
Fremmødetid	Mekanikernes tid i virksomheden	Viser personalekapaciteten
Tid på ordrer	Registreret tid brugt på reparationer	Forklarer, hvad kapaciteten er brugt til
Solgte timer	Fakturerede enheder af arbejde	Danner grundlaget for kostprisen pr. time

En solgt time er som regel en normtime og behøver ikke svare til en time på stopuret. En normsat opgave kan mekanikeren klare hurtigere, men han kan også bruge længere tid på den. Andelen af solgte timer i forhold til fremmødetiden er produktet af to forhold: hvor stor en del af fremmødetiden der gik til ordrer, og hvor meget af tiden på ordrer der lykkedes at sælge. Et tab i et hvilket som helst af dem hæver omkostningen pr. solgt time. Disse nøgletal gennemgås mere detaljeret i artiklen om værkstedets produktivitet.

Modulet Time-keeping i Omnetic registrerer fremmøde og bogfører den arbejdede tid direkte på ordren og dens linjer. Servicechefen kan dermed se, om de solgte timer svarer til de arbejdede, og behøver ikke afstemme de to størrelser manuelt i et regneark.

Hvor mange timer der skal regnes med i budgettet

Det planlagte fremmøde beregnes som antal fremmødedage ganget med den daglige arbejdstid. I den illustrative model har hver mekaniker 200 dage á 8 timer. Fire mekanikere giver dermed 6.400 timer fremmøde. Heraf planlægger værkstedet at sælge 5.000 timer, altså omkring 78 %:

400.000 € ÷ 5.000 t = 80 €/t

Timeprisen afhænger mest af antallet af solgte timer. De samme omkostninger ved forskellig produktivitet:

Solgte timer pr. år	Andel af fremmødetiden	Nulpunkt	Målindtjening ved 20 % avance
4.500 t	70 %	89 €/t	111 €/t
5.000 t	78 %	80 €/t	100 €/t
5.500 t	86 %	73 €/t	91 €/t

Antallet af solgte timer bør tage udgangspunkt i den præstation, værkstedet allerede har opnået, justeret for kendte ændringer i kapaciteten. En ny mekaniker yder ikke fuldt fra første dag. En ekstra lift øger ikke salget af arbejde, hvis der mangler folk eller ordrer.

Til de solgte timer hører også faktureret garanti- og forsikringsarbejde, hvis indtægterne fra det også indgår i beregningen. Intern klargøring af biler til salg kræver et separat blik. En intern omfordeling viser værkstedets resultat, men skaber ikke ny ekstern indtjening for virksomheden som helhed.

Sådan lægges fortjenesten til kostprisen

Nulpunktet på 80 €/t giver ikke plads til fortjeneste. For en målsat driftsavance på omsætningen af arbejde gælder:

Målindtjening pr. time = kostpris pr. time ÷ (1 − målavance)

Ved en målavance på 20 %:

80 €/t ÷ 0,80 = 100 €/t

Ved 5.000 solgte timer giver det en omsætning på arbejde på 500.000 €. Efter fradrag af omkostninger på 400.000 € er der et driftsoverskud på 100.000 €, altså 20 % af omsætningen.

Avance og pålæg er ikke det samme. Pålægget beregnes af omkostningerne, avancen af salgsprisen. Lægger værkstedet 20 % oven i 80 €/t, får det 96 €/t og en avance på kun ca. 16,7 %.

Skal avancen på reservedele subsidiere arbejdet

Værkstedet kan planlægge et samlet resultat for arbejde og reservedele. Dækningsbidraget fra salg af reservedele må så dække en del af omkostningerne, men først efter fradrag af indkøbsprisen og lageromkostningerne.

Det er en fejl at trække hele omsætningen på reservedele fra budgettet. Det er lige så forkert at medregne avancen to gange: én gang som dækning af arbejdet og én gang som lagerets selvstændige fortjeneste. Til den første beregning af timeprisen er en model, hvor arbejdet dækker sine egne omkostninger, mere overskuelig.

Listepris og faktisk indtjening pr. time

Prislisten viser, hvad værkstedet tilbyder arbejdet til. Den opnåede timepris viser, hvor meget der pr. solgt time er tilbage i omsætningen efter alle prisjusteringer.

Opnået timepris = nettoomsætning på arbejde ÷ solgte timer

I tælleren indgår kun arbejde, uden reservedele og moms, efter fradrag af rabatter, kontantrabat og priskreditnotaer. Der er ikke tale om saldoen på bankkontoen, for betalingen af fakturaer og indtjeningen på arbejde er to forskellige ting.

Den illustrative model fortsætter således:

Post	Beregning	Resultat
Solgte timer	Årlig mængde arbejde	5.000 t
Gennemsnitlig listepris før rabatter	Vægtet efter solgte timer	110 €/t
Værdi af arbejdet før prisjusteringer	5.000 t × 110 €/t	550.000 €
Rabatter, kontantrabat og priskreditnotaer	Planlagt reduktion af omsætningen	−50.000 €
Nettoomsætning på arbejde	550.000 € − 50.000 €	500.000 €
Opnået timepris	500.000 € ÷ 5.000 t	100 €/t

Målindtjeningen på 100 €/t nås dermed kun med en listepris på 110 €/t. Skrev værkstedet direkte 100 €/t i prislisten, ville rabatterne tage halvdelen af målfortjenesten.

Den opnåede timepris kan også beregnes for den enkelte ordre. En efterkalkulation sammenholder nettoomsætningen på arbejde efter rabatter og kontantrabat med de solgte timer og viser, om ordren nåede den timepris, budgettet regnede med. Omsætning divideret med den tid, der er arbejdet på ordrerne, besvarer et andet spørgsmål: hvor meget en time forbrugt kapacitet indbragte. Til kontrol af prislisten bruges de solgte timer, til styring af tiden de arbejdede timer.

Forskellige satser efter arbejdstype

Én timepris er overskuelig, men svarer ikke nødvendigvis til de forskellige krav, de enkelte opgaver stiller. En højere sats bør værkstedet basere på omkostningerne og kapaciteten for det pågældende arbejde, ikke kun på dets betegnelse i prislisten.

Arbejdstype	Hvad der afspejles i prisen	Hvordan det faktureres
Almindeligt mekanisk arbejde	Standardudstyr og -kvalifikationer	Grundsats og normsatte opgaver
Fejlfinding	Fagkundskab, måleudstyr, licenser, søgning efter årsagen	Separat sats eller på forhånd godkendt tidsramme
Arbejde på højvoltssystemer	Specialisering, udstyr, reserveret kapacitet	Separat kalkuleret sats for de pågældende opgaver

De forskellige satser skal samlet nå den gennemsnitlige timepris i budgettet. Planen tager derfor udgangspunkt i den forventede mængde af hver opgavetype. Et simpelt gennemsnit af prislistens satser er misvisende, fordi en høj sats for en sjældent solgt specialisering ikke opvejer en lav pris på størstedelen af det mekaniske arbejde.

Vægtet opnået timepris = summen af nettoomsætningen for de enkelte arbejdstyper ÷ summen af deres solgte timer

Ud over arbejdstypen kan det betale sig at følge betaleren. Kunde-, garanti-, forsikrings- og interne ordrer har ofte forskellig indtjening og forskellige vilkår, og et fælles gennemsnit skjuler let en gruppe, der ikke dækker sine omkostninger. Workshop i Omnetic gør det muligt at fordele ordrens linjer mellem kunde, garanti og forsikringsselskab, så indtjeningen på arbejde kan vurderes separat for hver betaler.

Hvad man skal være opmærksom på ved beregning af timeprisen

Overvurderet salg af timer. Et budget bygget på fuld udnyttelse af alle mekanikere hele året undervurderer omkostningen pr. solgt time. Grundlaget bør være den præstation, værkstedet faktisk opnår.
Tabt tid på værkstedet. Manglende reservedele, omarbejde og unødige afbrydelser bruger kapacitet uden ny indtjening. En højere listepris fjerner ikke årsagen, men overfører blot omkostningerne til kunden.
Sammenblanding af investering og årlig omkostning. Et engangskøb af udstyr og den årlige afskrivning på det hører til i forskellige beregninger.
Sammenblanding af perioder. Omkostningerne i én måned og faktureringen af ordrer, der var i gang i en anden periode, forvrænger resultatet. Omkostninger, timer og indtægter skal stamme fra samme periode.
Rabatter uden grænser. Hver rabat på arbejde tager af det beløb, der skal dække omkostningerne. Godkendelsesreglerne bør tage udgangspunkt i målindtjeningen pr. time, ikke kun i en procentsats af listeprisen.

En højere timepris og en bedre udnyttelse af kapaciteten er to forskellige redskaber. Hvis markedet ikke accepterer den pris, der skal til for at dække budgettet, må værkstedet justere omkostningerne, sammensætningen af arbejdet eller antallet af solgte timer. Endnu en rabat gør blot forskellen større.

Omnetic forbinder tiden på ordren med fakturering og omkostninger

Løbende kontrol af timeprisen kræver, at tidsregistrering, serviceordre og regnskabsbilag hænger sammen. Kører de i adskilte systemer og regneark, må servicechefen manuelt afstemme timer og fakturaer for de samme reparationer, og den opnåede timepris kendes først med forsinkelse. I Omnetic arbejder alle moduler med én fælles registrering af køretøj, kunde, ordre og penge i DMS Core, så data ikke skal tastes om mellem dem.

Time-keeping bogfører den arbejdede tid på ordren og dens linjer. Modulet viser belægningen fordelt på ordrer, medarbejdere og afdelinger, og også om de solgte timer svarer til de arbejdede. Ud fra den samme registrering opstår den fakturerbare tid til faktureringen.
Workshop styrer serviceordren fra tilbud over modtagelse af bilen, reservedele og planlægning til fakturering. Linjerne fordeles mellem kunde, garanti og forsikringsselskab.
Accounting knytter hvert bilag fra værksted, lager, salg og bank til bilen, afdelingen og ordren, så omkostninger og omsætning på arbejde ligger på de samme ordrer. Det eksisterende regnskabssystem kan bevares, og Omnetic overfører posteringerne til det via en integration aftalt for det pågældende marked.

Hvordan Omnetic forbinder tidsregistrering, serviceordrer og regnskab i jeres værksted, kan I se ved en aftalt demo.

Relaterede artikler

FAQ

Hvordan indregnes servicepakker til fast pris?

En pakke kræver en intern opdeling af prisen i arbejde og reservedele. I indtjeningen på arbejde indgår kun den del, der vedrører arbejdet, og i de solgte timer dens fastsatte tidsramme. En rabat på hele pakken skal fordeles efter samme nøgle.

Skal fejlfinding betales, selv om kunden afslår reparationen?

Ja. Det kan betale sig at aftale fejlfinding før start som separat betalt arbejde med en tidsramme eller en prisgrænse. Fejlsøgning bruger både fagkundskab og kapacitet, også når der ikke følger en reparation. Hvis værkstedet modregner prisen for fejlfinding i den efterfølgende reparation, bør det være en på forhånd fastsat forretningsbetingelse.

Hvornår skal timeprisen genberegnes i løbet af året?

Ved ændringer i lønninger, husleje, udstyr eller antal mekanikere og ved et mere varigt fald i de solgte timer. Den opnåede timepris er det nok at følge månedligt. Et kortvarigt udsving skal skelnes fra en ændring, der påvirker resten af årsbudgettet.