Insights

Werkstattplanung: wie Sie bei Verzögerungen, Ausfall eines Mechanikers und fehlenden Teilen umplanen

Werkstattplanung und ihre Anpassung: Kapazität, Qualifikation der Mechaniker, Auftragsprioritäten, Verzögerungen, Ausfälle und fehlende Teile.

Das Wichtigste in Kürze

Benennen Sie zuerst das Hindernis: Mechaniker, Arbeitsplatz, Teil oder Zustimmung des Kunden. Erst danach vergeben Sie neue Termine. Die Änderungen steuert eine Person, in der Regel der Werkstattmeister.
Berechnen Sie die verbleibende Kapazität aus den anwesenden Mechanikern und dem Rest ihrer Schicht. Schränken Sie sie dann nach Qualifikation und Ausstattung ein. Arbeiten an Hochvoltsystemen übernimmt nur ein Mechaniker mit entsprechender Qualifikation.
Bei einem angefangenen Auftrag verschieben Sie nur die verbleibenden Arbeitsschritte, einschließlich Endkontrolle und Übergabe. Den frei gewordenen Platz füllen Sie mit Aufträgen, für die Teile und ein freigegebener Umfang vorliegen.
Die Reserve für dringende Reparaturen und die Aufbereitung von Gebrauchtwagen für den Verkauf haben im Plan eine eigene Kapazität und laufen nicht nebenher.
Der Planner in Omnetic passt den Plan bei Verzögerungen, Ausfällen oder Auftragsänderungen laufend nach Qualifikation der Mechaniker, Werkstattkapazität und Teileverfügbarkeit an. Die letzte Entscheidung trifft der Werkstattmeister.

Die Werkstatt umzuplanen heißt, die Arbeit neu zu verteilen, sobald der ursprüngliche Plan nicht mehr zum Betrieb passt. Eine verzögerte Diagnose kann einen Spezialisten binden, ein fehlendes Teil eine Hebebühne blockieren und der Ausfall eines Mechanikers mehrere weitere Aufträge treffen. Eine einzelne Reservierung im Kalender zu verschieben, reicht daher nicht. Der Serviceleiter muss für den gesamten betroffenen Teil der Werkstatt wieder einen umsetzbaren Plan herstellen und ihn mit Annahme, Lager und Fahrzeugverkauf abstimmen. Je schneller ihm das gelingt, desto weniger Stunden verbringen die Mechaniker mit Warten. Eine gute Werkstattplanung rechnet deshalb von Anfang an damit, dass sich der Plan im Laufe des Tages ändert.

Werkstattplanung: was der Plan enthalten muss

Die Grundeinheit des Plans ist eine Aufgabe, die einem Mechaniker und einem Arbeitsplatz zugeordnet ist. Eine Reservierung „Fahrzeug zum Service“ zeigt nicht, ob der Auftrag eine Diagnose, eine mechanische Reparatur, eine Fremdleistung oder eine Endkontrolle erfordert. Bei einem Ausfall ist dann unklar, welcher Teil verschoben werden kann und welcher beim ursprünglichen Mechaniker bleiben muss. Auch eine manuelle Plantafel, wie sie manche deutsche Autohäuser verwenden, ordnet deshalb jedem Auftrag einen Mechaniker und eine Zeit zu.

Zu jedem offenen Auftrag muss mindestens diese Übersicht sichtbar sein:

Angabe	Wozu sie bei einer Planänderung dient
Verbleibende Arbeitsschritte und ihre Abhängigkeiten	Zeigt, was eigenständig begonnen werden kann und was auf den Abschluss vorheriger Arbeit wartet
Schätzung der verbleibenden Zeit	Hilft, einen Platz für die Fertigstellung zu finden, ohne bereits erledigte Arbeit erneut einzurechnen
Zugeteilter Mechaniker und erforderliche Qualifikation	Verhindert, dass Arbeit an jemanden geht, der sie nicht übernehmen kann
Arbeitsplatz und Ausstattung	Deckt Überschneidungen von Aufträgen auf, die dieselbe Hebebühne oder dasselbe Diagnosegerät brauchen
Teilestatus und Freigabe der Arbeit	Trennt umsetzbare Aufträge von solchen, die noch warten
Zugesagter Übergabetermin	Zeigt, welche Zusagen durch die Änderung gefährdet sind
Fahrzeugzustand	Unterscheidet ein fahrbereites Fahrzeug von einem zerlegten, das sich nicht einfach abstellen lässt

Vorgabezeiten sind nicht dasselbe wie die Standzeit des Fahrzeugs in der Werkstatt. Zwischen den Arbeitsschritten kann das Warten auf eine Lieferung, eine Fremdleistung oder die Antwort des Kunden liegen. Der Plan braucht daher neben dem Arbeitsaufwand auch die Reihenfolge der Arbeitsschritte und zeitliche Einschränkungen. Bei Diagnosen und ungewöhnlichen Reparaturen, für die keine Vorgabezeiten existieren, wird nach Erfahrung geschätzt. Die Schätzung wird genauer, sobald der Fehler bekannt ist.

Omnetic verbindet im Modul Planner Arbeitsaufwand, Spezialisierung der Mechaniker, tatsächliche Werkstattkapazität und Teileverfügbarkeit im Lager. Bei Verzögerungen oder Ausfällen passt es den Plan laufend an, über seine Gestalt entscheidet aber der Werkstattmeister.

Wie beginnt man mit der Umplanung der Werkstatt?

Die Änderung steuert eine Person, in der Regel der Werkstattmeister oder Werkstattleiter. Der Serviceberater liefert die Zusagen an Kunden, das Lager die Informationen zu Teilen und die Mechaniker den Stand der laufenden Arbeit. Wenn jeder seinen Teil selbst verschiebt, entstehen widersprüchliche Termine.

1. Benennen Sie das Hindernis und seine Reichweite

Der Eintrag „Auftrag verzögert sich“ reicht nicht. Eine nützliche Information lautet etwa: Die Diagnose läuft weiter und die Reparatur lässt sich noch nicht bestimmen; der Mechaniker kommt heute nicht; das richtige Teil ist nicht vor Ort.

Zu jedem Hindernis gehören eine verantwortliche Person und der Zeitpunkt der nächsten Aktualisierung. Das Lager sorgt für die Lieferbestätigung, der Serviceberater für die Zustimmung des Kunden und der Werkstattmeister für einen Ersatzmechaniker. Die Beseitigung des Hindernisses wird so getrennt von der eigentlichen Verschiebung des Auftrags behandelt.

2. Berechnen Sie die verbleibende Kapazität neu

Die geplante Anwesenheit in Stunden ist die Zahl der Anwesenheitstage multipliziert mit der täglichen Arbeitszeit. Bei einem Ausfall im Lauf des Tages rechnen Sie nur mit den anwesenden Mechanikern und dem verbleibenden Teil ihrer Schicht. Ziehen Sie laufende Zusagen und die Zeit ab, in der der Mechaniker nicht an Aufträgen arbeitet. Das Ergebnis schränken Sie dann nach Qualifikation und Ausstattung ein.

Ein anschauliches Beispiel: Eine Werkstatt mit sechs Mechanikern und einer Achtstundenschicht hat 48 Stunden geplante Anwesenheit. Erkrankt ein Mechaniker, bleiben 40 Stunden. War er als Einziger für Arbeiten an Hochvoltsystemen qualifiziert, übernimmt niemand sonst seinen Auftrag an einem Hybridfahrzeug, auch wenn die anderen im Plan frei sind.

Ein freier Mechaniker kann einen fehlenden Diagnosetechniker also nicht immer ersetzen. Die Verschiebung muss der fachlichen Qualifikation des Mechanikers und den betrieblichen Regeln entsprechen.

3. Trennen Sie vorbereitete Arbeit von wartenden Aufträgen

In den frei gewordenen Platz gehört Arbeit, für die Fahrzeug, freigegebener Umfang, Teile und Ausstattung verfügbar sind. Ein Auftrag mit unbestätigter Lieferung kann in der Vorschau bleiben, darf aber nicht dieselbe Kapazität belegen wie startbereite Arbeit.

Bewährt hat sich die Unterscheidung der Status „bereit“, „in Arbeit“ und „wartet“. Bei einem wartenden Auftrag muss immer der Grund angegeben sein, sonst fragt der Werkstattmeister immer wieder nach, warum am Fahrzeug nicht gearbeitet wird.

4. Verschieben Sie den gesamten nachfolgenden Ablauf

Nach der Reparatur folgen oft Achsvermessung, Kalibrierung, Probefahrt oder Kontrolle. Wenn Sie nur den Hauptarbeitsschritt verschieben, bleibt der Endtermin unrealistisch.

Der neue Plan muss daher bis zu dem Zeitpunkt reichen, an dem das Fahrzeug übergabebereit ist. Er muss auch die Verfügbarkeit der Person berücksichtigen, die die abschließenden Arbeitsschritte ausführt, sowie den Termin einer eventuellen Fremdleistung.

5. Bestätigen Sie die Änderung und legen Sie den nächsten Entscheidungspunkt fest

Der Mechaniker muss wissen, woran er weiterarbeitet. Der Serviceberater braucht einen neuen Termin oder eine klare Information, warum er noch keinen zusagen kann. Das Lager muss die geänderten Abhängigkeiten kennen, die die Teilebereitstellung beeinflussen.

Knüpfen Sie die nächste Aktualisierung an ein Ereignis: Abschluss der Diagnose, Bestätigung der Lieferung oder Übernahme der Arbeit durch einen Ersatzmechaniker. Die Umplanung darf nicht damit enden, dass der Auftrag im unbestimmten Zustand „später“ bleibt.

Was ist bei verzögerter Reparatur, Ausfall und fehlendem Teil zu ändern?

Jede Ursache erfordert einen anderen Eingriff. Wer pauschal alle Aufträge verschiebt, überträgt das Problem auch dorthin, wo die Arbeit weiterlaufen könnte.

Situation im Betrieb	Sofortmaßnahme	Was weiterlaufen kann	Auswirkung auf den Termin
Die Diagnose zieht sich hin und der Reparaturumfang ist unbekannt	Fortsetzung der Diagnose von der noch nicht bestimmten Reparatur trennen	Andere vorbereitete Arbeit, die nicht denselben Spezialisten erfordert	Reparaturtermin erst nach Bestimmung von Umfang und Abhängigkeiten bestätigen
Der Mechaniker fehlt schon zu Schichtbeginn	Seine Aufträge nach der Qualifikation der Vertreter verteilen	Arbeit, für die ein geeigneter Mechaniker und ein freier Arbeitsplatz verfügbar sind	Vor allem Arbeitsschritte verschieben, für die es keinen fachlichen Ersatz gibt
Nach der Demontage fehlt ein Teil	Entscheiden, ob das Fahrzeug sicher abgestellt werden kann, und den bestätigten Lieferstatus ermitteln	Unabhängige Arbeitsschritte am selben Fahrzeug oder ein anderer vorbereiteter Auftrag	Fertigstellung an das Teil und die verbleibende Arbeit knüpfen, nicht nur an dessen Lieferung
Der Verkauf will einen Gebrauchtwagen früher aufbereiten	Den gewünschten Termin mit den bestätigten Werkstattzusagen abgleichen	Aufbereitung, die in die Kapazität passt und keine höher priorisierte Arbeit verdrängt	Eine neue Zusage des Verkaufs muss zuerst durch den Werkstattplan

Wenn sich die Reparatur hinzieht

Unterscheiden Sie, ob Arbeit hinzugekommen ist oder der ursprüngliche Arbeitsschritt länger dauert. Ein zusätzlicher Defekt ändert den Auftragsumfang, ein technisches Problem bei der Ausführung die Schätzung der Fertigstellung. In beiden Fällen braucht der Plan den aktuellen Umfang der verbleibenden Arbeit.

Geben Sie einen angefangenen komplexen Arbeitsschritt nicht nur deshalb an einen anderen Mechaniker weiter, weil dieser frei ist. Die Übergabe erfordert eine Beschreibung der erledigten Schritte, der Messergebnisse, der demontierten Teile und des weiteren Vorgehens. Eine wiederholte Diagnose oder die Suche nach abgelegten Teilen kann die Verschiebung verlängern.

Wenn ein Mechaniker ausfällt

Trennen Sie zuerst die Arbeit, die ein anderes Teammitglied übernehmen kann, von Arbeitsschritten, die an die fehlende Spezialisierung gebunden sind. Ein Vertreter kann zum Beispiel die übliche Wartung abschließen, während die spezielle Diagnoseaufgabe wartet.

Die Übernahme angefangener Arbeit umfasst auch das Vertrautmachen mit dem Fahrzeugzustand, die Kapazität der anderen darf also nicht nur auf dem Papier ausgeschöpft werden. Bei sicherheitsrelevanten Arbeitsschritten muss klar sein, wer den Abschluss kontrolliert.

Wenn ein Teil fehlt

Unterscheiden Sie zwischen einem bestellten Teil, einer bestätigten Lieferung und einem Teil, das physisch für den Auftrag bereitliegt. Ein voraussichtlicher Liefertermin ist kein fester Montagebeginn.

Bei einem zerlegten Fahrzeug entscheidet der Mechaniker, ob der Arbeitsplatz sicher freigegeben werden kann. Das Fahrzeug um jeden Preis umzusetzen, kann eine provisorische Montage und eine spätere Wiederholung der Arbeit erfordern. Bleibt das Fahrzeug auf der Hebebühne, rechnet der Plan weiter mit einem belegten Arbeitsplatz, auch wenn der Mechaniker anderswo arbeitet.

Welche Aufträge haben Vorrang?

Vorrang haben der sichere Abschluss eines angefangenen Arbeitsschritts und vorbereitete Arbeit mit fester Kundenzusage. Von vergleichbaren Aufträgen schließen Sie zuerst den ab, der einen belegten Arbeitsplatz freimacht und die Übergabe des Fahrzeugs ermöglicht. Wie laut eine Anfrage aus der Annahme oder dem Verkauf ist, ist keine Prioritätsregel.

Die Aufbereitung von Fahrzeugen für den Verkauf hat im Plan einen eigenen Platz. Sie braucht Mechaniker, Teile und Arbeitsplätze ebenso wie eine Kundenreparatur. Läuft sie als „interne Arbeit“ außerhalb des Plans, ist die Werkstatt tatsächlich stärker ausgelastet, als der Kalender zeigt. Der Verkauf gibt Umfang der Aufbereitung und gewünschten Übergabetermin vor, der Werkstattmeister teilt danach die Kapazität zu. Manche Händler legen die Priorität von Gebrauchtwagen vorab als feste Regel für die Verteilung der Werkstattaufträge fest. Die dringende Aufbereitung eines Gebrauchtwagens wird so nicht zu einem unsichtbaren Auftrag, der nach und nach die Kunden verdrängt.

In den Grundplan gehören auch eine Zeitreserve für dringende Reparaturen und eine reservierte Kapazität für den Schnellservice. Die Größe der Reserve leiten Sie aus der Erfahrung des Betriebs und dem Auftragsmix ab. Ist die Reserve wiederholt schon im Voraus belegt, bleibt beim nächsten Ausfall nur das Verschieben zugesagter Termine.

Wie teilt man dem Kunden eine Änderung mit?

Der Serviceberater kontaktiert den Kunden, sobald die Änderung die vereinbarte Übergabe gefährdet. Die Nachricht enthält den Grund, die Auswirkung und den nächsten Schritt. Interne Auftragsverschiebungen muss er dem Kunden nicht erklären.

Bei einer unbestätigten Teilelieferung kann die Nachricht so lauten:

„Die Reparatur wartet auf ein Ersatzteil, deshalb können wir den ursprünglichen Übergabetermin nicht halten. Sobald das Lager die Lieferung bestätigt, setzen wir die restlichen Arbeiten fort und nennen Ihnen einen neuen Termin. Die nächste Nachricht von uns erhalten Sie noch heute vor Geschäftsschluss.“

Die Zusage einer weiteren Nachricht braucht eine verantwortliche Person. Auch die Nachricht, dass sich am Stand nichts geändert hat, ist besser als ein versäumter Kontakt. Kommen Arbeiten hinzu oder ändert sich der Preis, muss der Kunde sie gesondert freigeben. Ein neuer Termin ersetzt diese Freigabe nicht.

Worauf ist beim Umplanen der Werkstatt zu achten?

Zu den typischen Ursachen sinkender Werkstattleistung gehören fehlende Teile, Nacharbeit und unnötige Unterbrechungen. Alle drei entstehen vor allem bei schlecht gemeisterter Umplanung. Wie sich verlorene Stunden messen lassen, behandelt ein eigener Beitrag zur Produktivität der Kfz-Werkstatt.

Verschieben des ganzen Auftrags ohne Aufteilung der Arbeitsschritte. Verdeckt erledigte Arbeit und Teile, die weiterlaufen könnten.
Plan nach der Zahl anwesender Personen. Übersieht Spezialisierungen, belegte Arbeitsplätze und gemeinsam genutzte Ausstattung.
Reparaturbeginn ohne bereitgestellte Teile. Macht aus einem fahrbereiten Fahrzeug ein Hindernis am Arbeitsplatz.
Wiederholte Unterbrechung der Mechaniker. Bringt zusätzliche Übergaben und Rückkehr zu halbfertiger Arbeit.
Überstunden als erste Reaktion. Beseitigen weder ein fehlendes Teil noch fehlende fachliche Qualifikation.
Mehrere Planversionen. Tafel, Tabelle und Notizen der Serviceberater laufen auseinander. Der Plan braucht einen verbindlichen Ort und einen Verantwortlichen für Änderungen.

Omnetic verbindet die Planänderung mit Werkstattauftrag und Lager

In vielen Betrieben laufen Plantafel, Aufträge und Teilelager getrennt. Jede Änderung muss dann von Hand an mehreren Stellen übertragen werden. In Omnetic arbeiten alle Module mit einem gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Auftrag und Zahlungen in DMS Core, sodass Daten zwischen ihnen nicht abgetippt werden.

Planner schlägt einen Termin nach Arbeitsaufwand, benötigter Spezialisierung und tatsächlicher Werkstattkapazität vor. Er ordnet die Aufgaben nach Abhängigkeiten, teilt sie den Mechanikern nach Qualifikation und Verfügbarkeit zu und passt den Plan bei Verzögerungen, Ausfällen oder Auftragsänderungen laufend an. Er berücksichtigt auch die Teileverfügbarkeit im Lager und die Aufbereitung von Fahrzeugen für den Verkauf. Der Werkstattmeister kann den Plan jederzeit ändern.
Workshop führt den Werkstattauftrag vom Angebot über die Fahrzeugannahme, die Teile und die Planung bis zur Rechnung. Der neue Termin ist daher Teil desselben Auftrags, mit dem der Serviceberater arbeitet.
Warehouse reserviert Teile für offene Werkstattaufträge und gibt sie bei Änderung oder Stornierung des Auftrags wieder frei. So liegt kein Teil blockiert bei einem Fahrzeug, das auf einen anderen Tag verschoben wurde.

Eine Demo von Omnetic können Sie mit Schwerpunkt auf die Umplanung der Werkstatt bei Ausfall eines Mechanikers, verzögerter Reparatur und Warten auf Teile vereinbaren.

Weiterführende Artikel

FAQ

Was tun, wenn der Kunde das Fahrzeug nicht bringt?

Kennzeichnen Sie den Auftrag als nicht angeliefert und geben Sie seine Kapazität für vorbereitete Arbeit frei. Der Serviceberater vereinbart mit dem Kunden einen neuen Termin. Die ursprüngliche Reservierung darf weder Mechaniker noch Arbeitsplatz weiter blockieren.

Lässt sich eine Diagnose ohne Reservierung der anschließenden Reparatur einplanen?

Ja. Bei einem unklaren Fehler ist es besser, die Diagnose von der Reparatur zu trennen, deren Umfang noch nicht bekannt ist. Der Kunde sollte vorab wissen, ob er einen Termin zur Fehlersuche erhält oder die Zusage, die gesamte Reparatur abzuschließen.

Wie geht man bei einem Ausfall des Planungssystems vor?

Führen Sie eine einzige vorläufige Übersicht mit Auftrag, Mechaniker, Arbeitsplatz und aktuellem Stand. Änderungen trägt eine bestimmte Person ein. Übertragen Sie nach der Wiederherstellung des Systems auch die geänderten Termine und die Arbeitsverteilung, sonst entstehen zwei unterschiedliche Planversionen.

Soll nach der Rückkehr des Mechanikers der ursprüngliche Plan wiederhergestellt werden?

Pauschal nicht. Einen Teil seiner Arbeit haben möglicherweise schon Kollegen übernommen, und andere Aufträge haben inzwischen neue Termine erhalten. Teilen Sie dem Mechaniker nach der Rückkehr Arbeit nach dem aktuellen Stand zu, damit keine weitere unnötige Übergabe entsteht.