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Pianificazione dei lavori in officina: come ripianificare in caso di ritardi, assenza di un tecnico e ricambi mancanti

Pianificazione dei lavori in officina e sue modifiche: capacità, competenze dei tecnici, priorità delle commesse, ritardi, assenze e ricambi mancanti.

Punti chiave

Prima si individua l'ostacolo: tecnico, postazione, ricambio o consenso del cliente. Solo dopo si assegnano nuove date. Le modifiche le gestisce una sola persona, di solito il capofficina.
La capacità residua si calcola sui tecnici presenti e sulla parte rimanente del loro turno. Poi va limitata in base a competenze e attrezzature. I lavori in alta tensione li prende in carico solo un tecnico con la relativa qualifica.
In una commessa già avviata si spostano solo le operazioni rimanenti, compresi il controllo finale e la riconsegna. Lo spazio liberato si riempie con commesse che hanno ricambi e perimetro approvato.
La riserva per le riparazioni urgenti e la preparazione delle auto usate per la vendita hanno una propria capacità nel piano, non vengono gestite al di fuori di esso.
Il Planner di Omnetic, in caso di ritardo, assenza o modifica della commessa, aggiorna il piano in modo continuo in base alle competenze dei tecnici, alla capacità dell'officina e alla disponibilità dei ricambi. La decisione finale spetta al capofficina.

Ripianificare l'officina significa ridistribuire il lavoro nel momento in cui il piano originale non corrisponde più all'operatività. Una diagnosi che si allunga può impegnare uno specialista, un ricambio mancante può bloccare un ponte sollevatore e l'assenza di un tecnico può coinvolgere diverse altre commesse. Spostare una singola prenotazione in agenda non basta. Il responsabile del post-vendita deve ricostruire un piano eseguibile per tutta la parte di officina coinvolta e allinearlo con accettazione, magazzino e vendita auto. Più rapidamente ci riesce, meno ore i tecnici passano ad aspettare. Una buona pianificazione dei lavori in officina tiene quindi conto fin dall'inizio che il piano cambierà nel corso della giornata.

Pianificazione dei lavori in officina: che cosa deve contenere il piano

L'unità di base del piano è l'attività assegnata a un tecnico e a una postazione. Una prenotazione «auto per tagliando» non dice se la commessa richiede una diagnosi, una riparazione meccanica, un servizio esterno o un controllo finale. In caso di imprevisto non è quindi chiaro quale parte si possa spostare e quale debba restare al tecnico originale. Anche la lavagna di pianificazione manuale usata da alcuni concessionari tedeschi assegna perciò a ogni commessa un tecnico e un orario.

Per ogni commessa aperta deve essere visibile almeno questo quadro:

Dato	A che cosa serve quando cambia il piano
Operazioni rimanenti e relative dipendenze	Mostra che cosa si può avviare in modo autonomo e che cosa attende il completamento del lavoro precedente
Stima del tempo rimanente	Aiuta a trovare spazio per il completamento senza conteggiare di nuovo il lavoro già svolto
Tecnico assegnato e competenza richiesta	Impedisce di spostare il lavoro su una persona che non può prenderlo in carico
Postazione e attrezzature	Rivela le sovrapposizioni tra commesse che richiedono lo stesso ponte sollevatore o lo stesso strumento di diagnosi
Stato dei ricambi e approvazione del lavoro	Separa le commesse eseguibili da quelle ancora in attesa
Data di riconsegna promessa	Mostra quali impegni sono messi a rischio dalla modifica
Stato dell'auto	Distingue un'auto marciante da una smontata, che non si può semplicemente spostare

Le ore da tempario non coincidono con il tempo di permanenza dell'auto in officina. Tra un'operazione e l'altra possono esserci attese per una consegna, per un servizio esterno o per la risposta del cliente. Oltre all'impegno di lavoro, il piano ha quindi bisogno della sequenza delle operazioni e dei vincoli temporali. Per la diagnosi e le riparazioni insolite, per le quali mancano i tempi di tempario, si pianifica con una stima basata sull'esperienza. La stima si precisa non appena il guasto è noto.

Omnetic, nel modulo Planner, mette in relazione la complessità del lavoro, la specializzazione dei tecnici, la capacità effettiva dell'officina e la disponibilità dei ricambi a magazzino. In caso di ritardo o assenza aggiorna il piano in modo continuo, ma la decisione su come impostarlo spetta al capofficina.

Come avviare la ripianificazione dell'officina?

La modifica la gestisce una sola persona, di solito il capofficina o il responsabile dell'officina. L'accettatore fornisce gli impegni presi con i clienti, il magazzino le informazioni sui ricambi e i tecnici lo stato dei lavori in corso. Se ognuno sposta da sé la propria parte, nascono date in contraddizione.

1. Individuare l'ostacolo e la sua portata

L'annotazione «la commessa è in ritardo» non basta. Un'informazione utile suona per esempio così: la diagnosi prosegue e la riparazione non si può ancora definire; il tecnico oggi non viene; il ricambio corretto non è disponibile.

A ogni ostacolo corrispondono una persona responsabile e l'orario del prossimo aggiornamento. Il magazzino si occupa della conferma della consegna, l'accettatore del consenso del cliente e il capofficina del tecnico sostitutivo. La rimozione dell'ostacolo si gestisce così separatamente dallo spostamento della commessa.

2. Ricalcolare la capacità residua

La presenza pianificata in ore è il numero di giorni di presenza moltiplicato per l'orario di lavoro giornaliero. In caso di imprevisto durante la giornata si contano solo i tecnici presenti e la parte rimanente del loro turno. Si sottraggono gli impegni in corso e il tempo in cui il tecnico non lavora sulle commesse. Il risultato va poi limitato in base a competenze e attrezzature.

Esempio illustrativo: un'officina con sei tecnici e turni di otto ore ha 48 ore di presenza pianificata. Se un tecnico si ammala, ne restano 40. Se era l'unico qualificato per i lavori in alta tensione, la sua commessa su un'auto ibrida non la può prendere in carico nessun altro, anche se gli altri hanno spazio libero nel piano.

Un meccanico libero non può quindi sempre sostituire il diagnosta assente. Lo spostamento deve corrispondere alla qualifica del tecnico e alle regole operative.

3. Separare il lavoro pronto dalle commesse in attesa

Nello spazio liberato va il lavoro per il quale sono disponibili auto, perimetro approvato, ricambi e attrezzature. Una commessa con consegna non confermata può restare in previsione, ma non deve occupare la stessa capacità del lavoro pronto per essere avviato.

Conviene distinguere gli stati «pronto», «in lavorazione» e «in attesa». Per una commessa in attesa va sempre indicato il motivo, altrimenti il capofficina deve chiedere ogni volta perché sull'auto non si lavora.

4. Spostare l'intera sequenza di lavoro

Dopo la riparazione seguono spesso assetto, calibrazione, prova su strada o controllo. Se si sposta solo l'operazione principale, la data finale resta irrealistica.

Il nuovo piano deve quindi arrivare fino al momento in cui l'auto è pronta per la riconsegna. Deve tenere conto anche della disponibilità della persona che esegue le operazioni finali e della data di un eventuale servizio esterno.

5. Confermare la modifica e fissare il prossimo punto decisionale

Il tecnico deve sapere su che cosa prosegue. L'accettatore ha bisogno di una nuova data o di un'informazione chiara sul perché non si può ancora promettere. Il magazzino deve conoscere le dipendenze modificate che incidono sulla preparazione dei ricambi.

Il prossimo aggiornamento va legato a un evento: la fine della diagnosi, la conferma della consegna o la presa in carico del lavoro da parte del tecnico sostitutivo. La ripianificazione non deve concludersi con una commessa lasciata nello stato indefinito «più tardi».

Che cosa cambiare in caso di riparazione in ritardo, assenza e ricambio mancante?

Ogni causa richiede un intervento diverso. Rinviare tutte le commesse in blocco sposta il problema anche dove il lavoro potrebbe proseguire.

Situazione operativa	Intervento immediato	Che cosa può proseguire	Effetto sulla data
La diagnosi si allunga e il perimetro della riparazione non è noto	Separare il proseguimento della diagnosi dalla riparazione non ancora definita	Altro lavoro pronto che non richiede lo stesso specialista	Confermare la data della riparazione solo dopo aver definito perimetro e dipendenze
Il tecnico manca già a inizio turno	Ripartire le sue commesse in base alle competenze dei sostituti	Il lavoro per cui sono disponibili un tecnico adatto e una postazione libera	Spostare soprattutto le operazioni per cui non c'è un sostituto qualificato
Dopo lo smontaggio manca un ricambio	Decidere se l'auto può essere fermata in sicurezza e verificare lo stato confermato della consegna	Operazioni indipendenti sulla stessa auto o un'altra commessa pronta	Legare il completamento al ricambio e al lavoro rimanente, non solo alla sua consegna
La vendita vuole preparare prima un'auto usata	Confrontare la data richiesta con gli impegni di officina già confermati	Preparazione che rientra nella capacità e non rinvia lavori a priorità più alta	Un nuovo impegno della vendita deve prima passare dal piano dell'officina

Quando la riparazione si allunga

Bisogna distinguere se si è aggiunto lavoro o se l'operazione originale richiede più tempo. Un guasto aggiuntivo cambia il perimetro della commessa, un problema tecnico durante l'esecuzione cambia la stima di completamento. In entrambi i casi il piano ha bisogno del volume aggiornato del lavoro rimanente.

Un'operazione complessa già avviata non va passata a un altro tecnico solo perché è libero. Il passaggio richiede la descrizione dei passi eseguiti, dei risultati delle misurazioni, delle parti smontate e della procedura successiva. Ripetere la diagnosi o cercare i ricambi accantonati può allungare lo spostamento.

Quando viene a mancare un tecnico

Per prima cosa si separa il lavoro che può prendere in carico un altro membro del team dalle operazioni legate alla specializzazione mancante. Il sostituto può per esempio completare la manutenzione ordinaria, mentre l'attività di diagnosi specialistica attende.

La presa in carico di un lavoro avviato comprende anche il tempo per capire lo stato dell'auto, quindi la capacità degli altri non deve esaurirsi solo sulla carta. Per le operazioni rilevanti per la sicurezza deve essere chiaro chi controlla il completamento.

Quando manca un ricambio

Bisogna distinguere tra ricambio ordinato, consegna confermata e ricambio fisicamente pronto per la commessa. La consegna prevista non è un inizio certo del montaggio.

Per un'auto smontata decide il tecnico se la postazione può essere liberata in sicurezza. Spostare l'auto a ogni costo può richiedere un montaggio provvisorio e la successiva ripetizione del lavoro. Se l'auto resta sul ponte sollevatore, il piano continua a considerare la postazione occupata, anche se il tecnico lavora altrove.

Quali commesse hanno la precedenza?

La precedenza va al completamento in sicurezza dell'operazione avviata e al lavoro pronto con un impegno fisso verso il cliente. Tra commesse comparabili si completa per prima quella che libera la postazione occupata e permette di riconsegnare l'auto. L'insistenza con cui accettazione o vendita avanzano una richiesta non è un criterio di priorità.

La preparazione delle auto per la vendita ha un proprio spazio nel piano. Richiede tecnici, ricambi e postazioni come una riparazione per un cliente. Se viene gestita fuori dal piano come «lavoro interno», l'officina è in realtà più carica di quanto mostri l'agenda. La vendita indica il perimetro della preparazione e la data di consegna richiesta, il capofficina assegna la capacità di conseguenza. Una parte dei concessionari stabilisce in anticipo la priorità delle auto usate come regola fissa per la ripartizione delle commesse di officina. La preparazione urgente di un usato non diventa così una commessa invisibile che rinvia poco a poco i clienti.

Nel piano di base rientrano anche una riserva di tempo per le riparazioni urgenti e la capacità dedicata al servizio rapido. La dimensione della riserva va ricavata dall'esperienza operativa e dal mix di commesse. Se la riserva viene ripetutamente occupata in anticipo, al prossimo imprevisto resta solo lo spostamento delle date promesse.

Come comunicare la modifica al cliente?

L'accettatore contatta il cliente non appena la modifica mette a rischio la riconsegna concordata. Il messaggio contiene il motivo, l'effetto e il passo successivo. Gli spostamenti interni delle commesse non vanno spiegati al cliente.

In caso di consegna di un ricambio non confermata, il messaggio può essere questo:

«La riparazione è in attesa di un ricambio, per questo non riusciremo a rispettare la data di riconsegna prevista. Appena il magazzino conferma la consegna, proseguiremo con il lavoro rimanente e vi comunicheremo la nuova data. Riceverete un nostro aggiornamento ancora oggi, entro l'orario di chiusura.»

La promessa del prossimo aggiornamento deve avere una persona responsabile. Anche il messaggio che la situazione non è cambiata è meglio di un contatto mancato. Se si aggiungono lavori o cambia il prezzo, il cliente li deve approvare separatamente. La nuova data non sostituisce questa approvazione.

A che cosa fare attenzione nella ripianificazione dell'officina?

Tra le cause tipiche del calo di rendimento dell'officina ci sono ricambi mancanti, lavori ripetuti e interruzioni inutili. Tutte e tre nascono soprattutto da una ripianificazione gestita male. Come misurare le ore perse è spiegato in un articolo dedicato alla produttività dell'officina.

Spostare l'intera commessa senza suddividere le operazioni. Nasconde il lavoro già svolto e le parti che possono proseguire.
Pianificare in base al numero di persone presenti. Trascura specializzazioni, postazioni occupate e attrezzature condivise.
Avviare una riparazione senza ricambi pronti. Trasforma un'auto marciante in un ingombro sulla postazione.
Interrompere ripetutamente i tecnici. Aggiunge passaggi di consegne e ritorni al lavoro lasciato a metà.
Lo straordinario come prima reazione. Non risolve né il ricambio mancante né la carenza di qualifica.
Diverse versioni del piano. Lavagna, foglio di calcolo e appunti degli accettatori divergono. Il piano ha bisogno di un unico punto vincolante e di un unico responsabile delle modifiche.

Omnetic collega la modifica del piano alla commessa di officina e al magazzino

In molte officine lavagna di pianificazione, commesse e magazzino ricambi funzionano separatamente. Ogni modifica va quindi riportata a mano in più punti. In Omnetic tutti i moduli lavorano su un unico record condiviso di auto, cliente, commessa e flussi economici in DMS Core, così i dati non vengono ricopiati da uno all'altro.

Planner propone la data in base alla complessità del lavoro, alla specializzazione richiesta e alla capacità effettiva dell'officina. Ordina le attività secondo le dipendenze, le assegna ai tecnici in base a competenze e disponibilità e, in caso di ritardo, assenza o modifica della commessa, aggiorna il piano in modo continuo. Tiene conto anche della disponibilità dei ricambi a magazzino e della preparazione delle auto per la vendita. Il capofficina può modificare il piano in qualsiasi momento.
Workshop gestisce la commessa di officina dal preventivo all'accettazione dell'auto, ai ricambi e alla pianificazione fino alla fatturazione. La nuova data fa quindi parte della stessa commessa con cui lavora l'accettatore.
Warehouse riserva i ricambi per le commesse di officina aperte e li libera quando la commessa viene modificata o annullata. Il ricambio non resta così bloccato su un'auto spostata a un altro giorno.

Potete prenotare una demo di Omnetic incentrata sulla ripianificazione dell'officina in caso di assenza di un tecnico, riparazione in ritardo e attesa di un ricambio.

FAQ

Che cosa fare se il cliente non porta l'auto?

Contrassegnate la commessa come auto non consegnata e liberate la sua capacità per il lavoro pronto. L'accettatore concorda con il cliente una nuova data. La prenotazione originale non deve più bloccare né il tecnico né la postazione.

Si può prenotare una diagnosi senza riservare la riparazione successiva?

Sì. Con un guasto poco chiaro è meglio separare la diagnosi dalla riparazione, il cui perimetro non è ancora noto. Il cliente deve sapere in anticipo se riceve un appuntamento per individuare il guasto o un impegno a completare l'intera riparazione.

Come procedere se il sistema di pianificazione non è disponibile?

Tenete un unico quadro provvisorio con commessa, tecnico, postazione e stato attuale. Le modifiche le registra una sola persona designata. Quando il sistema torna disponibile, riportatevi anche le date modificate e la ripartizione del lavoro, altrimenti nascono due versioni diverse del piano.

Al rientro del tecnico va ripristinato il piano originale?

Non in blocco. Parte del suo lavoro può essere già stata presa in carico dai colleghi e altre commesse nel frattempo hanno ricevuto nuove date. Al rientro assegnate al tecnico il lavoro in base alla situazione attuale, per evitare ulteriori passaggi di consegne inutili.