Vpogledi

Planiranje dela v delavnici: kako prerazporediti delo ob zamudi, odsotnosti serviserja in manjkajočih delih

Planiranje dela v delavnici in njegove prilagoditve: zmogljivost, usposobljenost serviserjev, prednost nalogov, zamude, odsotnosti in manjkajoči deli.

Ključne ugotovitve

Najprej poimenujte oviro: serviser, delovno mesto, del ali soglasje stranke. Šele nato določajte nove termine. Spremembe vodi en človek, običajno vodja delavnice.
Preostalo zmogljivost izračunajte iz prisotnih serviserjev in preostanka njihove izmene. Nato jo omejite glede na usposobljenost in opremo. Delo na visokonapetostnih sistemih prevzame samo serviser z ustrezno usposobljenostjo.
Pri delovnem nalogu, ki je v teku, prestavljajte samo preostala opravila, vključno s končnim pregledom in predajo. Sproščeno mesto zapolnite z nalogi, za katere so na voljo deli in odobren obseg dela.
Rezerva za nujna popravila in priprava rabljenih vozil za prodajo imata v planu svojo zmogljivost in se ne vodita zunaj njega.
Planner v Omneticu ob zamudi, odsotnosti ali spremembi delovnega naloga sproti prilagodi plan glede na usposobljenost serviserjev, zmogljivost delavnice in razpoložljivost delov. Končno odločitev sprejme vodja delavnice.

Prerazporeditev dela v delavnici pomeni, da delo na novo razdelite v trenutku, ko prvotni plan ne ustreza več dejanskemu stanju. Zamuda pri diagnostiki lahko zasede specialista, manjkajoči del blokira dvigalo, odsotnost serviserja pa prizadene več drugih delovnih nalogov. Prestaviti eno rezervacijo v koledarju zato ne zadostuje. Vodja servisa mora ponovno vzpostaviti izvedljiv plan za ves prizadeti del delavnice in ga uskladiti s sprejemom, skladiščem in prodajo vozil. Hitreje ko mu to uspe, manj ur serviserji porabijo za čakanje. Dobro planiranje dela v delavnici zato že od začetka računa s tem, da se bo plan med dnevom spremenil.

Planiranje dela v delavnici: kaj mora vsebovati plan

Osnovna enota plana je opravilo, dodeljeno serviserju in delovnemu mestu. Rezervacija „vozilo na servis“ ne pokaže, ali delovni nalog potrebuje diagnostiko, mehansko popravilo, zunanjo storitev ali končni pregled. Ob izpadu potem ni jasno, kateri del je mogoče prestaviti in kateri mora ostati pri prvotnem serviserju. Tudi ročna planska tabla, kakršno uporabljajo nekateri nemški avtosaloni, zato vsakemu delovnemu nalogu dodeli serviserja in čas.

Pri vsakem odprtem delovnem nalogu mora biti viden vsaj ta pregled:

Podatek	Čemu služi pri spremembi plana
Preostala opravila in njihova soodvisnost	Pokaže, kaj je mogoče začeti samostojno in kaj čaka na dokončanje predhodnega dela
Ocena preostalega časa	Pomaga najti prostor za dokončanje, ne da bi znova šteli že opravljeno delo
Dodeljeni serviser in zahtevana usposobljenost	Prepreči prenos dela na človeka, ki ga ne more prevzeti
Delovno mesto in oprema	Razkrije prekrivanje delovnih nalogov, ki potrebujejo isto dvigalo ali diagnostično napravo
Stanje delov in odobritev dela	Loči izvedljive delovne naloge od tistih, ki zaenkrat čakajo
Obljubljeni rok predaje	Pokaže, katere zaveze sprememba ogroža
Stanje vozila	Loči vozno vozilo od razstavljenega, ki ga ni mogoče kar tako umakniti

Normativne ure niso isto kot čas, ko je vozilo v servisu. Med delovnimi opravili je lahko čakanje na dobavo, zunanjo storitev ali odgovor stranke. Plan zato poleg obsega dela potrebuje tudi vrstni red opravil in časovne omejitve. Pri diagnostiki in neobičajnih popravilih, za katera normativi ne obstajajo, se planira z oceno na podlagi izkušenj. Ta se izpopolni, ko je okvara znana.

Omnetic v modulu Planner povezuje zahtevnost dela, specializacijo serviserjev, dejansko zmogljivost delavnice in razpoložljivost delov v skladišču. Ob zamudi ali odsotnosti plan sproti prilagaja, o njegovi končni obliki pa odloča vodja delavnice.

Kako začeti prerazporeditev dela v delavnici?

Spremembo vodi en človek, običajno vodja delavnice ali delovodja. Servisni svetovalec prispeva zaveze do strank, skladišče informacije o delih, serviserji pa stanje dela v teku. Če vsak sam prestavlja svoj del, nastanejo nasprotujoči si termini.

1. Poimenujte oviro in njen obseg

Zapis „delovni nalog zamuja“ ne zadostuje. Uporabna informacija se glasi na primer tako: diagnostika se nadaljuje in popravila zaenkrat ni mogoče določiti; serviserja danes ne bo; pravega dela ni na zalogi.

K vsaki oviri spadata odgovorna oseba in čas naslednje posodobitve. Skladišče poskrbi za potrditev dobave, svetovalec za soglasje stranke, vodja delavnice pa za nadomestnega serviserja. Odprava ovire se tako rešuje ločeno od samega prestavljanja delovnega naloga.

2. Ponovno izračunajte preostalo zmogljivost

Planirana prisotnost v urah je število dni prisotnosti, pomnoženo z dnevnim delovnim časom. Ob izpadu med dnevom računajte samo s prisotnimi serviserji in s preostalim delom njihove izmene. Odštejte zaveze v teku in čas, ko serviser ne dela na delovnih nalogih. Rezultat nato omejite glede na usposobljenost in opremo.

Ponazoritveni primer: delavnica s šestimi serviserji in osemurno izmeno ima 48 ur planirane prisotnosti. Ko en serviser zboli, ostane 40 ur. Če je bil edini usposobljen za delo na visokonapetostnih sistemih, njegovega delovnega naloga na hibridnem vozilu ne prevzame nihče drug, čeprav imajo drugi v planu prost čas.

Prost mehanik torej manjkajočega diagnostika ne more vedno nadomestiti. Prerazporeditev mora ustrezati strokovni usposobljenosti serviserja in pravilom obrata.

3. Ločite pripravljeno delo od delovnih nalogov, ki čakajo

Na sproščeno mesto spada delo, za katero so na voljo vozilo, odobren obseg, deli in oprema. Delovni nalog z nepotrjeno dobavo lahko ostane v napovedi, ne sme pa zasedati enake zmogljivosti kot delo, pripravljeno za začetek.

Obnese se razlikovanje statusov „pripravljeno“, „v teku“ in „čaka“. Pri delovnem nalogu, ki čaka, mora biti vedno naveden razlog, sicer vodja delavnice vedno znova preverja, zakaj se na vozilu ne dela.

4. Prestavite celoten nadaljnji potek

Popravilu pogosto sledijo nastavitev geometrije, kalibracija, testna vožnja ali pregled. Če prestavite samo glavno opravilo, končni rok ostane nerealen.

Nov plan mora zato segati do trenutka, ko je vozilo pripravljeno za predajo. Upoštevati mora tudi razpoložljivost človeka, ki bo opravil zaključna opravila, in termin morebitne zunanje storitve.

5. Potrdite spremembo in določite naslednjo točko odločanja

Serviser mora vedeti, s čim nadaljuje. Svetovalec potrebuje nov rok ali jasno informacijo, zakaj ga zaenkrat ni mogoče obljubiti. Skladišče mora poznati spremenjeno soodvisnost opravil, ki vpliva na pripravo delov.

Naslednjo posodobitev vežite na dogodek: dokončanje diagnostike, potrditev dobave ali prevzem dela s strani nadomestnega serviserja. Prerazporeditev se ne sme končati tako, da delovni nalog ostane v nedoločenem stanju „pozneje“.

Kaj spremeniti ob zamudi popravila, odsotnosti in manjkajočem delu?

Vsak vzrok zahteva drugačen ukrep. Splošno odlaganje vseh delovnih nalogov prenese težavo tudi tja, kjer bi se delo lahko nadaljevalo.

Položaj v delavnici	Takojšnji ukrep	Kaj se lahko nadaljuje	Vpliv na rok
Diagnostika se zavleče in obseg popravila ni znan	Ločiti nadaljevanje diagnostike od še nedoločenega popravila	Drugo pripravljeno delo, ki ne zahteva istega specialista	Rok popravila potrditi šele po določitvi obsega in soodvisnosti
Serviserja ni že na začetku izmene	Njegove delovne naloge razdeliti glede na usposobljenost nadomestnih serviserjev	Delo, za katero sta na voljo primeren serviser in prosto delovno mesto	Prestaviti predvsem opravila, za katera ni strokovne zamenjave
Po razstavljanju manjka del	Odločiti, ali je vozilo mogoče varno umakniti, in ugotoviti potrjeno stanje dobave	Neodvisna opravila na istem vozilu ali drug pripravljen delovni nalog	Dokončanje vezati na del in preostalo delo, ne le na njegovo dostavo
Prodaja želi rabljeno vozilo pripraviti prej	Primerjati zahtevani rok s potrjenimi servisnimi zavezami	Priprava, ki se vklopi v zmogljivost in ne odloži dela z višjo prednostjo	Nova obljuba prodaje mora najprej skozi plan delavnice

Ko se popravilo zavleče

Ločite, ali je dela več ali pa prvotno opravilo traja dlje. Dodatna okvara spremeni obseg delovnega naloga, tehnična težava pri izvedbi pa spremeni oceno dokončanja. V obeh primerih plan potrebuje aktualen obseg preostalega dela.

Zahtevnega opravila v teku ne predajte drugemu serviserju samo zato, ker ima prost čas. Predaja zahteva opis opravljenih korakov, rezultatov meritev, razstavljenih delov in nadaljnjega postopka. Ponovna diagnostika ali iskanje odloženih delov lahko prerazporeditev podaljša.

Ko izpade serviser

Najprej ločite delo, ki ga lahko prevzame drug član ekipe, od opravil, vezanih na manjkajočo specializacijo. Nadomestni serviser lahko na primer dokonča redno vzdrževanje, specializirana diagnostična naloga pa počaka.

Prevzem dela v teku vključuje tudi seznanitev s stanjem vozila, zato se zmogljivost drugih ne sme izčrpati samo na papirju. Pri opravilih, pomembnih za varnost, mora biti jasno, kdo bo preveril dokončanje.

Ko manjka del

Ločite naročeni del, potrjeno dobavo in del, ki je fizično pripravljen za delovni nalog. Predvidena dostava ni trden začetek montaže.

Pri razstavljenem vozilu serviser odloči, ali je delovno mesto mogoče varno sprostiti. Premik vozila za vsako ceno lahko zahteva začasno montažo in poznejšo ponovitev dela. Če vozilo ostane na dvigalu, plan delovno mesto še naprej obravnava kot zasedeno, tudi če serviser dela drugje.

Kateri delovni nalogi imajo prednost?

Prednost imata varno dokončanje opravila v teku in pripravljeno delo s trdno zavezo do stranke. Med primerljivimi delovnimi nalogi najprej dokončajte tistega, ki sprosti zasedeno delovno mesto in omogoči predajo vozila. Glasnost zahteve s sprejema ali iz prodaje ni pravilo za določanje prednosti.

Priprava vozil za prodajo ima v planu svoje mesto. Zahteva serviserje, dele in delovna mesta enako kot popravilo za stranko. Če se vodi zunaj plana kot „interno delo“, je delavnica v resnici bolj zasedena, kot kaže koledar. Prodaja določi obseg priprave in želeni rok predaje, vodja delavnice pa na tej podlagi dodeli zmogljivost. Del trgovcev prednost rabljenih vozil določi vnaprej kot trdno pravilo za razporejanje delovnih nalogov v delavnici. Nujna priprava rabljenega vozila tako ne postane nevidni delovni nalog, ki postopoma odriva stranke.

V osnovni plan spadata tudi časovna rezerva za nujna popravila in rezervirana zmogljivost hitrega servisa. Velikost rezerve izpeljite iz izkušenj obrata in iz sestave delovnih nalogov. Če je rezerva vedno znova zapolnjena vnaprej, ob naslednjem izpadu ostane le prestavljanje obljubljenih rokov.

Kako o spremembi obvestiti stranko?

Servisni svetovalec stranko obvesti takoj, ko sprememba ogrozi dogovorjeno predajo. Sporočilo vsebuje razlog, posledico in naslednji korak. Internih prerazporeditev delovnih nalogov stranki ni treba pojasnjevati.

Pri nepotrjeni dobavi rezervnega dela se sporočilo lahko glasi takole:

„Popravilo čaka na rezervni del, zato prvotnega roka predaje ne bomo dosegli. Takoj ko skladišče potrdi dobavo, bomo nadaljevali s preostalim delom in vam sporočili nov rok. Naslednje sporočilo boste od nas prejeli še danes pred koncem delovnega časa.“

Obljuba naslednjega sporočila mora imeti odgovorno osebo. Tudi sporočilo, da se stanje ni spremenilo, je boljše od zamujenega stika. Če se dela povečajo ali se spremeni cena, jih mora stranka odobriti posebej. Nov rok te odobritve ne nadomesti.

Na kaj biti pozoren pri prerazporeditvi dela v delavnici?

Med značilne vzroke za upad učinka delavnice spadajo manjkajoči deli, ponovljeno delo in nepotrebne prekinitve. Vsi trije nastanejo predvsem ob slabo izvedeni prerazporeditvi. Kako meriti izgubljene ure, obravnava ločen članek o produktivnosti avtoservisa.

Prestavitev celotnega delovnega naloga brez razdelitve opravil. Prikrije opravljeno delo in dele, ki se lahko nadaljujejo.
Plan glede na število prisotnih ljudi. Spregleda specializacije, zasedena delovna mesta in skupno opremo.
Začetek popravila brez pripravljenih delov. Iz voznega vozila naredi oviro na delovnem mestu.
Ponavljajoče se prekinjanje serviserjev. Doda predaje in vračanja k nedokončanemu delu.
Nadure kot prvi odziv. Ne odpravijo manjkajočega dela niti pomanjkanja strokovne usposobljenosti.
Več različic plana. Tabla, preglednica in zapiski svetovalcev se razhajajo. Plan potrebuje eno zavezujoče mesto in enega skrbnika sprememb.

Omnetic povezuje spremembo plana s servisnim delovnim nalogom in skladiščem

V mnogih servisih planska tabla, delovni nalogi in skladišče delov delujejo ločeno. Vsako spremembo je treba nato ročno prenesti na več mest. V Omneticu vsi moduli delajo nad enim skupnim zapisom o vozilu, stranki, delovnem nalogu in denarju v DMS Core, zato se podatki med njimi ne prepisujejo.

Planner predlaga termin glede na zahtevnost dela, potrebno specializacijo in dejansko zmogljivost delavnice. Opravila razvrsti po soodvisnosti, jih dodeli serviserjem glede na usposobljenost in razpoložljivost ter ob zamudi, odsotnosti ali spremembi delovnega naloga sproti prilagodi plan. Upošteva tudi razpoložljivost delov v skladišču in pripravo vozil za prodajo. Vodja delavnice lahko plan kadar koli spremeni.
Workshop vodi servisni delovni nalog od ponudbe prek sprejema vozila, delov in planiranja do izdaje računa. Nov rok je zato del istega delovnega naloga, s katerim dela servisni svetovalec.
Warehouse rezervira dele za odprte servisne delovne naloge in jih ob spremembi ali preklicu naloga sprosti. Del tako ne ostane blokiran pri vozilu, ki je bilo prestavljeno na drug dan.

Predstavitev Omnetica si lahko dogovorite s poudarkom na prerazporeditvi dela v delavnici ob izpadu serviserja, zamudi popravila in čakanju na del.

Sorodni članki

Pogosta vprašanja

Kaj storiti, če stranka vozila ne pripelje?

Delovni nalog označite kot nepripeljan in njegovo zmogljivost sprostite za pripravljeno delo. Servisni svetovalec se s stranko dogovori za nov termin. Prvotna rezervacija ne sme več blokirati serviserja ali delovnega mesta.

Ali je mogoče naročiti diagnostiko brez rezervacije poznejšega popravila?

Da. Pri nejasni okvari je bolje ločiti diagnostiko od popravila, katerega obseg še ni znan. Stranka mora vnaprej vedeti, ali dobi termin za ugotovitev okvare ali zavezo, da bo dokončano celotno popravilo.

Kako ravnati ob izpadu sistema za planiranje?

Vodite en začasen pregled z delovnim nalogom, serviserjem, delovnim mestom in trenutnim stanjem. Spremembe vanj vpisuje ena določena oseba. Ko sistem znova deluje, vanj prenesite tudi spremenjene roke in razdelitev dela, sicer nastaneta dve različni različici plana.

Ali je treba po vrnitvi serviserja obnoviti prvotni plan?

Na splošno ne. Del njegovega dela so morda že prevzeli sodelavci, drugi delovni nalogi pa so medtem dobili nove roke. Serviserju po vrnitvi dodelite delo glede na trenutno stanje, da ne nastane dodatna nepotrebna predaja.