Szakmai cikkek

A műhelymunka tervezése: hogyan ütemezzük át késés, szerelői hiányzás és hiányzó alkatrész esetén

A műhelymunka tervezése és módosítása: kapacitás, szerelői kompetenciák, munkalap-prioritások, késések, hiányzások és hiányzó alkatrészek.

A legfontosabb megállapítások

Először nevezze meg az akadályt: a szerelő, a munkahely, az alkatrész vagy az ügyfél jóváhagyása az. Csak ezután osszon ki új időpontokat. A változtatásokat egy ember irányítja, általában a műhelyvezető.
A fennmaradó kapacitást a jelen lévő szerelőkből és műszakjuk hátralévő részéből számítsa ki. Ezután szűkítse a kompetenciák és a felszereltség szerint. Nagyfeszültségű munkát csak a megfelelő képesítéssel rendelkező szerelő vehet át.
Megkezdett munkalapnál csak a hátralévő műveleteket helyezze át, a záró ellenőrzéssel és az átadással együtt. A felszabadult helyet olyan munkalapokkal töltse ki, amelyekhez megvannak az alkatrészek és jóvá van hagyva a munka terjedelme.
A sürgős javításokra szolgáló tartalék és a használt autók értékesítésre való felkészítése saját kapacitást kap a tervben, nem azon kívül fut.
Az Omnetic Planner modulja késés, hiányzás vagy munkalap-módosítás esetén folyamatosan igazítja a tervet a szerelők kompetenciáihoz, a műhely kapacitásához és az alkatrészek elérhetőségéhez. A végső döntés a műhelyvezetőé.

A műhely átütemezése azt jelenti, hogy a munkát újra kell osztani abban a pillanatban, amikor az eredeti terv már nem felel meg a működésnek. Egy elhúzódó diagnosztika lekötheti a szakembert, egy hiányzó alkatrész blokkolhatja az emelőt, egy szerelő hiányzása pedig több további munkalapot is érinthet. Egyetlen foglalás áthelyezése a naptárban ezért nem elég. A szervizvezetőnek az érintett műhelyrész egészére végrehajtható tervet kell helyreállítania, és azt össze kell hangolnia a munkafelvétellel, a raktárral és az autóértékesítéssel is. Minél gyorsabban sikerül ez, annál kevesebb órát töltenek a szerelők várakozással. A műhelymunka jó tervezése ezért eleve számol azzal, hogy a terv a nap folyamán megváltozik.

A műhelymunka tervezése: mit kell tartalmaznia a tervnek

A terv alapegysége a szerelőhöz és munkahelyhez rendelt feladat. Az „autó szervizre” típusú foglalás nem mutatja meg, hogy a munkalap diagnosztikát, mechanikai javítást, külső szolgáltatást vagy záró ellenőrzést igényel-e. Kiesés esetén aztán nem világos, melyik rész helyezhető át, és melyiknek kell az eredeti szerelőnél maradnia. Ezért még az a kézi tervezőtábla is, amelyet egyes német márkakereskedések használnak, minden munkalaphoz szerelőt és időt rendel.

Minden nyitott munkalapnál legalább a következőknek kell láthatónak lenniük:

Adat	Mire szolgál a terv módosításakor
Hátralévő műveletek és egymásra épülésük	Megmutatja, mi kezdhető meg önállóan, és mi vár egy korábbi munka befejezésére
A hátralévő idő becslése	Segít helyet találni a befejezéshez anélkül, hogy a már elvégzett munkát újra beszámítanák
Kijelölt szerelő és szükséges kompetencia	Megakadályozza, hogy a munka olyan emberhez kerüljön, aki nem tudja átvenni
Munkahely és felszerelés	Feltárja azoknak a munkalapoknak az ütközését, amelyek ugyanazt az emelőt vagy diagnosztikai eszközt igénylik
Az alkatrészek állapota és a munka jóváhagyása	Elválasztja a végrehajtható munkalapokat azoktól, amelyek egyelőre várakoznak
Megígért átadási időpont	Megmutatja, mely vállalásokat veszélyezteti a változás
Az autó állapota	Megkülönbözteti a menetképes autót a szétszereltől, amelyet nem lehet csak úgy félreállítani

A normaórák nem azonosak azzal az idővel, amelyet az autó a szervizben tölt. A munkaműveletek között várni kell a szállításra, egy külső szolgáltatásra vagy az ügyfél válaszára. A tervnek ezért a munkaigény mellett a műveletek sorrendjére és az időbeli korlátokra is szüksége van. A diagnosztikánál és a szokatlan javításoknál, amelyekhez nincsenek normaórák, tapasztalati becslés alapján terveznek. Ez pontosodik, amint ismert a hiba.

Az Omnetic a Planner modulban összekapcsolja a munka igényességét, a szerelők szakosodását, a műhely valós kapacitását és az alkatrészek raktári elérhetőségét. Késés vagy hiányzás esetén folyamatosan igazítja a tervet, annak végleges formájáról azonban a műhelyvezető dönt.

Hogyan kezdjük el a műhely átütemezését?

A változtatást egy ember irányítja, általában a műhelyvezető. A szerviztanácsadó az ügyfeleknek tett vállalásokat, a raktár az alkatrészekre vonatkozó információkat, a szerelők pedig a megkezdett munka állapotát szolgáltatják. Ha mindenki maga tologatja a saját részét, egymásnak ellentmondó időpontok születnek.

1. Nevezze meg az akadályt és annak hatókörét

A „munkalap késésben van” bejegyzés nem elég. Hasznos információ például: a diagnosztika folytatódik, a javítás még nem határozható meg; a szerelő ma nem jön be; a megfelelő alkatrész nincs a helyén.

Minden akadályhoz felelős személy és a következő frissítés időpontja tartozik. A raktár a szállítás visszaigazolásáról, a tanácsadó az ügyfél jóváhagyásáról, a műhelyvezető a helyettesítő szerelőről gondoskodik. Az akadály elhárítása így a munkalap áthelyezésétől elkülönítve történik.

2. Számolja újra a fennmaradó kapacitást

A tervezett jelenlét órákban a jelenléti napok száma szorozva a napi munkaidővel. Napközbeni kiesés esetén csak a jelen lévő szerelőkkel és műszakjuk hátralévő részével számoljon. Vonja le a folyamatban lévő vállalásokat és azt az időt, amikor a szerelő nem munkalapon dolgozik. Az eredményt ezután szűkítse a kompetenciák és a felszereltség szerint.

Szemléltető példa: egy hat szerelővel és nyolcórás műszakkal dolgozó műhelynek 48 óra tervezett jelenléte van. Ha egy szerelő megbetegszik, 40 óra marad. Ha ő volt az egyetlen, aki nagyfeszültségű munkára képesített, a hibrid autón végzett munkáját senki más nem veszi át, még ha a többieknek van is szabad idejük a tervben.

Egy szabad szerelő tehát nem mindig pótolhatja a hiányzó diagnosztikust. Az áthelyezésnek meg kell felelnie a szerelő szakmai alkalmasságának és az üzem szabályainak.

3. Válassza külön az előkészített munkát a várakozó munkalapoktól

A felszabadult helyre olyan munka kerül, amelyhez rendelkezésre áll az autó, a jóváhagyott terjedelem, az alkatrészek és a felszerelés. Egy visszaigazolatlan szállítású munkalap maradhat a kitekintésben, de nem foglalhat le ugyanannyi kapacitást, mint a megkezdésre kész munka.

Bevált gyakorlat az „előkészítve”, a „folyamatban” és a „várakozik” állapotok megkülönböztetése. Várakozó munkalapnál mindig meg kell adni az okot, különben a műhelyvezető újra és újra kénytelen kideríteni, miért nem dolgoznak az autón.

4. Helyezze át a teljes, egymásra épülő folyamatot

A javítást gyakran futóműállítás, kalibrálás, próbaút vagy ellenőrzés követi. Ha csak a fő műveletet helyezi át, a végső határidő irreális marad.

Az új tervnek ezért egészen addig a pillanatig kell tartania, amíg az autó átadásra kész. Számolnia kell annak az embernek az elérhetőségével is, aki a záró műveleteket elvégzi, valamint egy esetleges külső szolgáltatás időpontjával.

5. Erősítse meg a változást, és jelölje ki a következő döntési pontot

A szerelőnek tudnia kell, min dolgozik tovább. A tanácsadónak új időpontra van szüksége, vagy egyértelmű tájékoztatásra arról, miért nem ígérhető még ilyen. A raktárnak ismernie kell a megváltozott összefüggéseket, amelyek az alkatrészek előkészítését befolyásolják.

A következő frissítést kösse eseményhez: a diagnosztika befejezéséhez, a szállítás visszaigazolásához vagy ahhoz, hogy a helyettesítő szerelő átveszi a munkát. Az átütemezés nem érhet véget azzal, hogy a munkalap határozatlan „később” állapotban marad.

Mit kell módosítani a javítás késésekor, hiányzáskor és hiányzó alkatrésznél?

Minden ok más beavatkozást igényel. Az összes munkalap általános elhalasztása oda is átviszi a problémát, ahol a munka folytatódhatna.

Üzemi helyzet	Azonnali beavatkozás	Mi folytatódhat	Hatás az időpontra
A diagnosztika elhúzódik, a javítás terjedelme nem ismert	A diagnosztika folytatását elválasztani a még meg nem határozott javítástól	Más előkészített munka, amely nem igényli ugyanazt a szakembert	A javítás időpontját csak a terjedelem és az összefüggések meghatározása után visszaigazolni
A szerelő már a műszak elején hiányzik	Munkalapjait a helyettesítők kompetenciái szerint szétosztani	Olyan munka, amelyhez van megfelelő szerelő és szabad munkahely	Főként azokat a műveleteket áthelyezni, amelyekre nincs szakmai helyettesítés
Szétszerelés után hiányzik egy alkatrész	Eldönteni, hogy az autó biztonságosan félreállítható-e, és kideríteni a szállítás visszaigazolt állapotát	Független műveletek ugyanazon az autón vagy más előkészített munkalap	A befejezést az alkatrészhez és a hátralévő munkához kötni, nem csak a beérkezéséhez
Az értékesítés korábban szeretné felkészíteni a használt autót	A kért időpontot összevetni a visszaigazolt szervizvállalásokkal	Olyan felkészítés, amely belefér a kapacitásba, és nem tolja el a magasabb prioritású munkát	Az értékesítés új ígéretének előbb át kell mennie a műhelytervezésen

Ha a javítás elhúzódik

Különböztesse meg, hogy több lett-e a munka, vagy az eredeti művelet tart tovább. Egy utólag feltárt hiba megváltoztatja a munkalap terjedelmét, a végrehajtás közbeni műszaki probléma pedig a befejezés becsült időpontját. A tervnek mindkét esetben a hátralévő munka aktuális mennyiségére van szüksége.

Megkezdett, összetett műveletet ne adjon át másik szerelőnek csak azért, mert ráér. Az átadáshoz le kell írni az elvégzett lépéseket, a mérési eredményeket, a szétszerelt részeket és a további teendőket. Az ismételt diagnosztika vagy a félretett alkatrészek keresése meghosszabbíthatja az áthelyezést.

Ha kiesik egy szerelő

Először válassza külön azt a munkát, amelyet a csapat egy másik tagja átvehet, azoktól a műveletektől, amelyek a hiányzó szakterülethez kötődnek. A helyettesítő például befejezheti a szokásos karbantartást, a speciális diagnosztikai feladat pedig várhat.

A megkezdett munka átvétele az autó állapotának megismerését is magában foglalja, így a többiek kapacitása nem merülhet ki csak papíron. A biztonság szempontjából fontos műveleteknél egyértelműnek kell lennie, ki ellenőrzi a befejezést.

Ha hiányzik egy alkatrész

Különböztesse meg a megrendelt alkatrészt, a visszaigazolt szállítást és a munkalaphoz fizikailag előkészített alkatrészt. A várható beérkezés nem a beszerelés biztos kezdete.

Szétszerelt autónál a szerelő dönti el, hogy a munkahely biztonságosan felszabadítható-e. Ha az autót mindenáron áthelyezik, az ideiglenes összeszerelést és később a munka megismétlését teheti szükségessé. Ha az autó az emelőn marad, a terv a munkahelyet továbbra is foglaltként kezeli, még ha a szerelő máshol dolgozik is.

Mely munkalapok élveznek elsőbbséget?

Elsőbbséget a megkezdett művelet biztonságos befejezése és a szilárd ügyfélvállaláshoz kötött, előkészített munka élvez. Az összevethető munkalapok közül először azt fejezze be, amelyik felszabadít egy foglalt munkahelyet, és lehetővé teszi az autó átadását. A munkafelvétel vagy az értékesítés kérésének hangereje nem prioritási szabály.

Az értékesítésre szánt autók felkészítésének saját helye van a tervben. Ugyanúgy igényel szerelőket, alkatrészeket és munkahelyet, mint egy ügyfélmegrendelésre végzett javítás. Ha „belső munkaként” a terven kívül fut, a műhely valójában leterheltebb, mint amit a naptár mutat. Az értékesítés megadja a felkészítés terjedelmét és a kívánt átadási időpontot, a műhelyvezető pedig ezek alapján oszt ki kapacitást. A kereskedők egy része a használt autók prioritását előre, rögzített szabályként határozza meg a műhelymunkák elosztásához. A használt autó sürgős felkészítése így nem válik láthatatlan munkalappá, amely fokozatosan kiszorítja az ügyfeleket.

Az alapterv része a sürgős javításokra szolgáló időtartalék és a gyorsszerviz számára fenntartott kapacitás is. A tartalék nagyságát az üzem tapasztalataiból és a munkalapok összetételéből vezesse le. Ha a tartalék rendszeresen előre betelik, a következő kiesésnél már csak a megígért időpontok tologatása marad.

Hogyan közöljük a változást az ügyféllel?

A szerviztanácsadó felveszi a kapcsolatot az ügyféllel, amint a változás veszélyezteti az egyeztetett átadást. Az üzenet tartalmazza az okot, a hatást és a következő lépést. A munkalapok belső áthelyezését az ügyfélnek nem kell elmagyarázni.

Visszaigazolatlan alkatrész-szállítás esetén az üzenet így szólhat:

„A javítás egy cserealkatrészre vár, ezért az eredeti átadási időpontot nem tudjuk tartani. Amint a raktár visszaigazolja a szállítást, folytatjuk a hátralévő munkával, és közöljük Önnel az új időpontot. A következő tájékoztatást még ma, a nyitvatartási idő vége előtt megkapja tőlünk.”

A következő üzenet ígéretéhez felelős személynek kell tartoznia. Még az az üzenet is jobb, hogy az állapot nem változott, mint egy elmaradt kapcsolatfelvétel. Ha további munkák merülnek fel, vagy változik az ár, az ügyfélnek ezeket külön jóvá kell hagynia. Az új időpont nem helyettesíti ezt a jóváhagyást.

Mire kell figyelni a műhely átütemezésénél?

A műhely teljesítménycsökkenésének tipikus okai közé tartoznak a hiányzó alkatrészek, az ismételt munka és a felesleges megszakítások. Mindhárom főként a rosszul kezelt átütemezésnél keletkezik. Az elvesztegetett órák mérésével az autószerviz termelékenységéről szóló külön cikk foglalkozik.

A teljes munkalap eltolása a műveletek szétválasztása nélkül. Elfedi az elvégzett munkát és azokat a részeket is, amelyek folytatódhatnának.
A jelen lévő emberek számán alapuló terv. Figyelmen kívül hagyja a szakosodást, a foglalt munkahelyeket és a közös felszerelést.
A javítás megkezdése előkészített alkatrészek nélkül. A menetképes autóból akadályt csinál a munkahelyen.
A szerelők ismételt megszakítása. Újabb átadásokat és a félbehagyott munkához való visszatéréseket okoz.
A túlóra mint első reakció. Nem szünteti meg sem a hiányzó alkatrészt, sem a szakmai alkalmasság hiányát.
A terv több változata. A tábla, a táblázat és a tanácsadók jegyzetei eltérnek egymástól. A tervnek egyetlen kötelező helyre és egyetlen változáskezelőre van szüksége.

Az Omnetic összekapcsolja a tervmódosítást a szerviz-munkalappal és a raktárral

Sok szervizben a tervezőtábla, a munkalapok és az alkatrészraktár külön fut. Minden változást ilyenkor kézzel kell több helyre átvezetni. Az Omnetic platformon minden modul a DMS Core egyetlen közös autó-, ügyfél-, munkalap- és pénzügyi rekordjára épül, így az adatokat nem kell egyik helyről a másikra átírni.

A Planner a munka igényessége, a szükséges szakosodás és a műhely valós kapacitása alapján javasol időpontot. A feladatokat egymásra épülésük szerint sorba rendezi, a szerelők kompetenciái és elérhetősége alapján kiosztja, és késés, hiányzás vagy munkalap-módosítás esetén folyamatosan igazítja a tervet. Számol az alkatrészek raktári elérhetőségével és az értékesítésre szánt autók felkészítésével is. A műhelyvezető a tervet bármikor módosíthatja.
A Workshop a szerviz-munkalapot az árajánlattól az autó átvételén, az alkatrészeken és a tervezésen át a számlázásig kezeli. Az új időpont ezért ugyanannak a munkalapnak a része, amellyel a szerviztanácsadó dolgozik.
A Warehouse lefoglalja az alkatrészeket a nyitott szerviz-munkalapokhoz, és a munkalap módosításakor vagy törlésekor felszabadítja őket. Az alkatrész így nem marad lekötve egy olyan autónál, amelyet egy másik napra helyeztek át.

Az Omnetic bemutatója egyeztethető úgy is, hogy a műhely átütemezésére összpontosítson szerelői kiesés, elhúzódó javítás és alkatrészre várakozás esetén.

Kapcsolódó cikkek

Gyakori kérdések

Mi a teendő, ha az ügyfél nem hozza be az autót?

Jelölje meg a munkalapot be nem hozottként, és kapacitását szabadítsa fel előkészített munka számára. A szerviztanácsadó új időpontot egyeztet az ügyféllel. Az eredeti foglalás már nem blokkolhatja sem a szerelőt, sem a munkahelyet.

Lehet-e diagnosztikát rendelni a későbbi javítás lefoglalása nélkül?

Igen. Bizonytalan hibánál jobb a diagnosztikát elválasztani a javítástól, amelynek terjedelme még nem ismert. Az ügyfélnek előre tudnia kell, hogy a hiba feltárására kap időpontot, vagy a teljes javítás befejezésére vonatkozó vállalást.

Hogyan járjunk el, ha kiesik a tervezőrendszer?

Vezessen egyetlen ideiglenes áttekintést a munkalappal, a szerelővel, a munkahellyel és az aktuális állapottal. A változásokat egy kijelölt ember írja bele. A rendszer helyreállítása után a módosított időpontokat és a munka új elosztását is vezesse át benne, különben a tervnek két eltérő változata jön létre.

Vissza kell-e állítani az eredeti tervet, amikor a szerelő visszatér?

Általánosságban nem. Munkája egy részét már átvehették a kollégák, és más munkalapok időközben új időpontot kaptak. A visszatérő szerelőnek az aktuális állapot szerint ossza ki a munkát, hogy ne keletkezzen újabb felesleges átadás.