Artikkelit

Korjaamon työnsuunnittelu: miten suunnitelma tehdään uudelleen viiveen, asentajan poissaolon ja puuttuvien varaosien vuoksi

Korjaamon työnsuunnittelu ja sen muutokset: kapasiteetti, asentajien osaaminen, työmääräinten etusija, viiveet, poissaolot ja puuttuvat varaosat.

Tärkeimmät havainnot

Ensin nimetään este: asentaja, työpiste, varaosa vai asiakkaan hyväksyntä. Vasta sen jälkeen annetaan uudet ajankohdat. Muutoksia johtaa yksi henkilö, yleensä korjaamon työnjohtaja.
Jäljellä oleva kapasiteetti lasketaan paikalla olevista asentajista ja heidän vuoronsa jäljellä olevasta osasta. Sen jälkeen sitä rajataan osaamisen ja laitteiden mukaan. Suurjännitetyöt voi ottaa vastaan vain asentaja, jolla on siihen vaadittava pätevyys.
Keskeneräisestä työmääräimestä siirretään vain jäljellä olevat työvaiheet, mukaan lukien lopputarkastus ja luovutus. Vapautunut aika täytetään työmääräimillä, joille varaosat ja hyväksytty työn laajuus ovat valmiina.
Kiireellisten korjausten varauksella ja vaihtoautojen myyntikunnostuksella on suunnitelmassa oma kapasiteettinsa, eikä niitä hoideta sen ulkopuolella.
Omneticin Planner mukauttaa suunnitelmaa jatkuvasti viiveen, poissaolon tai työmääräimen muutoksen yhteydessä asentajien osaamisen, korjaamon kapasiteetin ja varaosien saatavuuden mukaan. Lopullisen päätöksen tekee korjaamon työnjohtaja.

Korjaamon uudelleensuunnittelu tarkoittaa töiden jakamista uudelleen silloin, kun alkuperäinen suunnitelma ei enää vastaa toimintaa. Venyvä vianmääritys voi sitoa erikoisosaajan, puuttuva varaosa varata nostimen ja asentajan poissaolo vaikuttaa useaan muuhun työmääräimeen. Yhden varauksen siirtäminen kalenterissa ei siksi riitä. Huoltopäällikön on palautettava toteuttamiskelpoinen suunnitelma koko korjaamon sille osalle, jota muutos koskee, ja sovitettava se yhteen vastaanoton, varaston ja autokaupan kanssa. Mitä nopeammin se onnistuu, sitä vähemmän tunteja asentajat käyttävät odottamiseen. Hyvä korjaamon työnsuunnittelu ottaa siksi alusta asti huomioon, että suunnitelma muuttuu päivän aikana.

Korjaamon työnsuunnittelu: mitä suunnitelman on sisällettävä

Suunnitelman perusyksikkö on asentajalle ja työpisteelle osoitettu tehtävä. Varaus ”auto huoltoon” ei kerro, tarvitseeko työmääräin vianmääritystä, mekaanista korjausta, ulkoista palvelua vai lopputarkastusta. Häiriön sattuessa ei silloin ole selvää, minkä osan voi siirtää ja minkä on jäätävä alkuperäiselle asentajalle. Myös käsin päivitettävä suunnittelutaulu, jota osa saksalaisista autoliikkeistä käyttää, kohdistaa siksi jokaiseen työmääräimeen asentajan ja ajan.

Jokaisesta avoimesta työmääräimestä on näyttävä vähintään seuraavat tiedot:

Tieto	Mihin sitä tarvitaan suunnitelman muuttuessa
Jäljellä olevat työvaiheet ja niiden riippuvuudet	Näyttää, minkä voi aloittaa itsenäisesti ja mikä odottaa edellisen työn valmistumista
Arvio jäljellä olevasta ajasta	Auttaa löytämään ajan työn loppuunsaattamiselle laskematta jo tehtyä työtä uudelleen
Osoitettu asentaja ja vaadittu osaaminen	Estää siirtämästä työtä henkilölle, joka ei voi ottaa sitä vastaan
Työpiste ja laitteet	Paljastaa päällekkäiset työmääräimet, jotka tarvitsevat saman nostimen tai diagnoosilaitteen
Varaosien tila ja työn hyväksyntä	Erottaa toteutettavissa olevat työmääräimet niistä, jotka vielä odottavat
Luvattu luovutusaika	Näyttää, mitä sitoumuksia muutos vaarantaa
Auton tila	Erottaa ajokuntoisen auton puretusta, jota ei voi noin vain siirtää sivuun

Ohjeaika ei ole sama kuin auton viipymäaika korjaamossa. Työvaiheiden välissä voi olla toimituksen, ulkoisen palvelun tai asiakkaan vastauksen odottamista. Suunnitelma tarvitsee siksi työmäärän lisäksi myös työvaiheiden järjestyksen ja aikarajoitteet. Vianmäärityksessä ja harvinaisissa korjauksissa, joille ohjeaikoja ei ole, suunnitellaan kokemukseen perustuvalla arviolla. Arvio tarkentuu, kun vika on selvillä.

Omnetic yhdistää Planner-moduulissa työn vaativuuden, asentajien erikoisosaamisen, korjaamon todellisen kapasiteetin ja varaosien saatavuuden varastossa. Viiveen tai poissaolon sattuessa se mukauttaa suunnitelmaa jatkuvasti, mutta suunnitelman lopullisesta muodosta päättää korjaamon työnjohtaja.

Miten korjaamon uudelleensuunnittelu aloitetaan?

Muutosta johtaa yksi henkilö, yleensä työnjohtaja tai korjaamopäällikkö. Huoltoneuvoja tuo tiedot asiakkaalle annetuista lupauksista, varasto tiedot varaosista ja asentajat keskeneräisen työn tilanteen. Jos jokainen siirtää omaa osuuttaan itse, syntyy keskenään ristiriitaisia ajankohtia.

1. Esteen ja sen vaikutusten nimeäminen

Merkintä ”työmääräin on myöhässä” ei riitä. Hyödyllinen tieto kuuluu esimerkiksi näin: vianmääritys jatkuu eikä korjausta voi vielä määrittää; asentaja ei tule tänään töihin; oikeaa varaosaa ei ole paikalla.

Jokaiselle esteelle nimetään vastuuhenkilö ja seuraavan päivityksen ajankohta. Varasto hankkii toimitusvahvistuksen, huoltoneuvoja asiakkaan hyväksynnän ja työnjohtaja korvaavan asentajan. Esteen poistaminen hoidetaan näin erillään itse työmääräimen siirtämisestä.

2. Jäljellä olevan kapasiteetin laskeminen uudelleen

Suunniteltu läsnäoloaika tunteina on läsnäolopäivien määrä kerrottuna päivittäisellä työajalla. Kun häiriö sattuu kesken päivän, lasketaan vain paikalla olevat asentajat ja heidän vuoronsa jäljellä oleva osa. Siitä vähennetään keskeneräiset sitoumukset ja aika, jona asentaja ei tee työmääräimille kirjattavaa työtä. Tulosta rajataan sen jälkeen osaamisen ja laitteiden mukaan.

Havainnollistava esimerkki: kuuden asentajan korjaamossa, jossa on kahdeksan tunnin vuoro, suunniteltua läsnäoloaikaa on 48 tuntia. Kun yksi asentaja sairastuu, jäljelle jää 40 tuntia. Jos hän oli ainoa, jolla oli pätevyys suurjännitetöihin, kukaan muu ei ota hänen hybridiauton työmääräintään vastaan, vaikka muiden suunnitelmassa olisi vapaata.

Vapaa mekaanikko ei siis aina voi korvata puuttuvaa vianmäärittäjää. Siirron on vastattava asentajan ammatillista pätevyyttä ja toiminnan sääntöjä.

3. Valmiin työn erottaminen odottavista työmääräimistä

Vapautuneeseen aikaan sijoitetaan työ, jota varten auto, hyväksytty työn laajuus, varaosat ja laitteet ovat käytettävissä. Työmääräin, jonka toimitusta ei ole vahvistettu, voi pysyä näkyvissä tulevissa töissä, mutta se ei saa varata samaa kapasiteettia kuin aloitusvalmis työ.

Toimivaksi on osoittautunut tilojen ”valmis”, ”työn alla” ja ”odottaa” erottaminen. Odottavalla työmääräimellä on aina oltava syy, muuten työnjohtaja joutuu toistuvasti selvittämään, miksi autoa ei työstetä.

4. Koko jatkuvan työketjun siirtäminen

Korjauksen jälkeen tulee usein pyöränsuuntaus, kalibrointi, koeajo tai tarkastus. Jos vain päätyövaihe siirretään, lopullinen ajankohta pysyy epärealistisena.

Uuden suunnitelman on siksi ulotuttava siihen hetkeen asti, kun auto on luovutusvalmis. Siinä on otettava huomioon myös viimeiset työvaiheet tekevän henkilön saatavuus ja mahdollisen ulkoisen palvelun ajankohta.

5. Muutoksen vahvistaminen ja seuraavan päätöskohdan määrittäminen

Asentajan on tiedettävä, mitä työtä hän jatkaa. Huoltoneuvoja tarvitsee uuden ajankohdan tai selvän tiedon siitä, miksi sitä ei vielä voi luvata. Varaston on tunnettava muuttuneet riippuvuudet, jotka vaikuttavat varaosien valmisteluun.

Seuraava päivitys sidotaan tapahtumaan: vianmäärityksen valmistumiseen, toimituksen vahvistumiseen tai siihen, että korvaava asentaja ottaa työn vastaan. Uudelleensuunnittelu ei saa päättyä siihen, että työmääräin jää epämääräiseen tilaan ”myöhemmin”.

Mitä muuttaa korjauksen viivästyessä, poissaolon sattuessa ja varaosan puuttuessa?

Jokainen syy vaatii eri toimenpiteen. Kaikkien työmääräinten siirtäminen kerralla vie ongelman myös sinne, missä työ voisi jatkua.

Tilanne korjaamossa	Välitön toimenpide	Mikä voi jatkua	Vaikutus ajankohtaan
Vianmääritys venyy eikä korjauksen laajuus ole tiedossa	Erotetaan vianmäärityksen jatkaminen vielä määrittämättömästä korjauksesta	Muu valmis työ, joka ei vaadi samaa erikoisosaajaa	Korjauksen ajankohta vahvistetaan vasta, kun laajuus ja riippuvuudet ovat selvillä
Asentaja puuttuu jo vuoron alussa	Jaetaan hänen työmääräimensä korvaajien osaamisen mukaan	Työ, jolle on sopiva asentaja ja vapaa työpiste	Siirretään lähinnä työvaiheet, joille ei ole ammatillista korvaajaa
Purkamisen jälkeen varaosa puuttuu	Päätetään, voiko auton turvallisesti siirtää sivuun, ja selvitetään toimituksen vahvistettu tila	Saman auton itsenäiset työvaiheet tai toinen valmis työmääräin	Valmistuminen sidotaan varaosaan ja jäljellä olevaan työhön, ei pelkkään toimitukseen
Autokauppa haluaa vaihtoauton kunnostettuna aiemmin	Verrataan toivottua ajankohtaa vahvistettuihin huoltositoumuksiin	Kunnostus, joka mahtuu kapasiteettiin eikä siirrä korkeamman prioriteetin työtä	Myynnin uuden lupauksen on ensin mentävä korjaamon suunnitelman läpi

Kun korjaus venyy

On erotettava, onko työtä tullut lisää vai kestääkö alkuperäinen työvaihe pidempään. Lisävika muuttaa työmääräimen laajuutta, työn aikana ilmennyt tekninen ongelma muuttaa valmistumisarviota. Kummassakin tapauksessa suunnitelma tarvitsee ajantasaisen tiedon jäljellä olevan työn määrästä.

Keskeneräistä vaativaa työvaihetta ei kannata antaa toiselle asentajalle vain siksi, että hänellä on vapaata. Luovutus edellyttää kuvausta tehdyistä vaiheista, mittaustuloksista, irrotetuista osista ja jatkotoimista. Uusi vianmääritys tai sivuun pantujen osien etsiminen voi pidentää siirtoa.

Kun asentaja on poissa

Ensin erotetaan työ, jonka joku muu tiimin jäsen voi ottaa vastaan, työvaiheista, jotka on sidottu puuttuvaan erikoisosaamiseen. Korvaaja voi esimerkiksi viimeistellä tavallisen huollon, ja erikoistunut vianmääritystehtävä odottaa.

Keskeneräisen työn vastaanottamiseen kuuluu myös auton tilaan perehtyminen, joten muiden kapasiteetti ei saa loppua vain paperilla. Turvallisuuden kannalta tärkeissä työvaiheissa on oltava selvää, kuka tarkastaa työn valmistumisen.

Kun varaosa puuttuu

On erotettava tilattu varaosa, vahvistettu toimitus ja työmääräimelle fyysisesti valmiina oleva osa. Arvioitu toimitusaika ei ole kiinteä asennuksen alkamisaika.

Puretun auton kohdalla asentaja päättää, voiko työpisteen vapauttaa turvallisesti. Auton siirtäminen hinnalla millä hyvänsä voi vaatia väliaikaista kokoamista ja työn tekemistä myöhemmin uudelleen. Jos auto jää nostimelle, suunnitelma pitää työpistettä edelleen varattuna, vaikka asentaja työskentelee muualla.

Mitkä työmääräimet ovat etusijalla?

Etusijalla on keskeneräisen työvaiheen turvallinen loppuunsaattaminen ja valmis työ, johon liittyy kiinteä asiakaslupaus. Vertailukelpoisista työmääräimistä valmiiksi tehdään ensin se, joka vapauttaa varatun työpisteen ja mahdollistaa auton luovutuksen. Vastaanoton tai autokaupan pyynnön äänekkyys ei ole etusijasääntö.

Myytävien autojen kunnostuksella on suunnitelmassa oma paikkansa. Se vaatii asentajia, varaosia ja työpisteitä samalla tavalla kuin asiakkaan korjaus. Jos sitä hoidetaan suunnitelman ulkopuolella ”sisäisenä työnä”, korjaamo on todellisuudessa kuormitetumpi kuin kalenteri näyttää. Autokauppa määrittää kunnostuksen laajuuden ja toivotun luovutusajankohdan, ja työnjohtaja osoittaa niiden perusteella kapasiteetin. Osa jälleenmyyjistä määrittää vaihtoautojen etusijan etukäteen kiinteäksi säännöksi korjaamotöiden jakamisessa. Näin vaihtoauton kiireellisestä kunnostuksesta ei tule näkymätöntä työmääräintä, joka vähitellen siirtää asiakkaita myöhemmäksi.

Perussuunnitelmaan kuuluu myös aikavaraus kiireellisille korjauksille ja pikahuollolle varattu kapasiteetti. Varauksen koko johdetaan toiminnan kokemuksista ja työmääräinten rakenteesta. Jos varaus täyttyy toistuvasti etukäteen, seuraavan häiriön sattuessa jäljelle jää vain luvattujen ajankohtien siirtäminen.

Miten muutoksesta kerrotaan asiakkaalle?

Huoltoneuvoja ottaa yhteyttä asiakkaaseen heti, kun muutos vaarantaa sovitun luovutuksen. Viestissä kerrotaan syy, vaikutus ja seuraava vaihe. Työmääräinten sisäisiä siirtoja asiakkaalle ei tarvitse selittää.

Kun varaosan toimitusta ei ole vahvistettu, viesti voi kuulua näin:

”Korjaus odottaa varaosaa, emmekä siksi ehdi alkuperäiseen luovutusaikaan. Heti kun varasto vahvistaa toimituksen, jatkamme jäljellä olevilla töillä ja ilmoitamme teille uuden ajankohdan. Saatte meiltä seuraavan viestin vielä tänään ennen aukioloajan päättymistä.”

Lupauksella seuraavasta viestistä on oltava vastuuhenkilö. Myös tieto siitä, ettei tilanne ole muuttunut, on parempi kuin väliin jäänyt yhteydenotto. Jos töitä tulee lisää tai hinta muuttuu, asiakkaan on hyväksyttävä ne erikseen. Uusi ajankohta ei korvaa tätä hyväksyntää.

Mihin korjaamon uudelleensuunnittelussa kannattaa kiinnittää huomiota?

Korjaamon suorituskyvyn heikkenemisen tyypillisiä syitä ovat puuttuvat varaosat, uusintatyöt ja tarpeettomat keskeytykset. Kaikki kolme syntyvät pääasiassa huonosti hoidetussa uudelleensuunnittelussa. Hukattujen tuntien mittaamista käsitellään erillisessä artikkelissa korjaamon tuottavuudesta.

Koko työmääräimen siirtäminen työvaiheita erittelemättä. Se peittää sekä tehdyn työn että osat, jotka voisivat jatkua.
Suunnitelma paikalla olevien ihmisten lukumäärän mukaan. Siinä ohitetaan erikoisosaaminen, varatut työpisteet ja yhteiset laitteet.
Korjauksen aloittaminen ilman valmiita varaosia. Ajokuntoisesta autosta tulee este työpisteelle.
Asentajien toistuva keskeyttäminen. Se lisää töiden luovutuksia ja paluita keskeneräiseen työhön.
Ylityö ensimmäisenä reaktiona. Se ei korjaa puuttuvaa varaosaa eikä ammatillisen pätevyyden puutetta.
Useita versioita suunnitelmasta. Suunnittelutaulu, taulukko ja huoltoneuvojien muistiinpanot eroavat toisistaan. Suunnitelma tarvitsee yhden sitovan paikan ja yhden muutosten hallinnoijan.

Omnetic yhdistää suunnitelman muutoksen työmääräimeen ja varastoon

Monissa korjaamoissa suunnittelutaulu, työmääräimet ja varaosavarasto toimivat erillään. Jokainen muutos on silloin siirrettävä käsin useaan paikkaan. Omneticissa kaikki moduulit käyttävät DMS Coressa yhtä yhteistä auton, asiakkaan, työmääräimen ja rahaliikenteen tietuetta, joten tietoja ei kirjoiteta uudelleen moduulista toiseen.

Planner ehdottaa ajankohtaa työn vaativuuden, tarvittavan erikoisosaamisen ja korjaamon todellisen kapasiteetin perusteella. Se järjestää tehtävät riippuvuuksien mukaan, osoittaa ne asentajille osaamisen ja saatavuuden perusteella ja mukauttaa suunnitelmaa jatkuvasti viiveen, poissaolon tai työmääräimen muutoksen yhteydessä. Se ottaa huomioon myös varaosien saatavuuden varastossa ja autojen myyntikunnostuksen. Korjaamon työnjohtaja voi muuttaa suunnitelmaa milloin tahansa.
Workshop hallinnoi työmääräintä tarjouksesta auton vastaanoton, varaosien ja suunnittelun kautta laskutukseen asti. Uusi ajankohta on siksi osa samaa työmääräintä, jota huoltoneuvoja käsittelee.
Warehouse varaa varaosat avoimille työmääräimille ja vapauttaa ne, kun työmääräin muuttuu tai peruuntuu. Varaosa ei näin jää varatuksi autolle, joka on siirretty toiselle päivälle.

Omneticin esittelyn voi sopia keskittyen korjaamon uudelleensuunnitteluun asentajan poissaolon, korjauksen viivästymisen ja varaosan odottamisen tilanteissa.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tehdä, jos asiakas ei tuo autoa?

Työmääräin merkitään tuomatta jääneeksi ja sen kapasiteetti vapautetaan valmiille työlle. Huoltoneuvoja sopii asiakkaan kanssa uuden ajan. Alkuperäinen varaus ei saa enää sitoa asentajaa eikä työpistettä.

Voiko vianmäärityksen varata ilman jatkokorjauksen varausta?

Kyllä. Epäselvän vian kohdalla vianmääritys kannattaa erottaa korjauksesta, jonka laajuus ei vielä ole tiedossa. Asiakkaan on tiedettävä etukäteen, saako hän ajan vian selvittämiseen vai sitoumuksen koko korjauksen valmistumisesta.

Miten toimia, kun suunnittelujärjestelmä ei ole käytettävissä?

Pidetään yhtä väliaikaista listaa, jossa näkyvät työmääräin, asentaja, työpiste ja ajantasainen tila. Muutokset siihen kirjaa yksi nimetty henkilö. Kun järjestelmä palautuu, siihen siirretään myös muuttuneet ajankohdat ja työnjako, muuten syntyy kaksi eri versiota suunnitelmasta.

Pitäisikö alkuperäinen suunnitelma palauttaa asentajan palattua?

Ei kokonaan. Kollegat ovat voineet jo ottaa osan hänen töistään, ja muut työmääräimet ovat sillä välin saaneet uudet ajankohdat. Palanneelle asentajalle annetaan työtä ajantasaisen tilanteen mukaan, jotta vältetään uudet tarpeettomat luovutukset.