Inzichten

Werkplaatsplanning: zo plant u om bij vertraging, afwezigheid van een technicus en ontbrekende onderdelen

Werkplaatsplanning en bijsturen: capaciteit, competenties van technici, prioriteiten van werkorders, vertraging, afwezigheid en ontbrekende onderdelen.

Belangrijkste bevindingen

Benoem eerst het obstakel: technicus, werkplek, onderdeel of akkoord van de klant. Wijs pas daarna nieuwe tijdstippen toe. De wijzigingen worden door één persoon aangestuurd, meestal de werkplaatschef.
Bereken de resterende capaciteit op basis van de aanwezige technici en de rest van hun dienst. Beperk die vervolgens op basis van competenties en uitrusting. Werk aan hoogvoltsystemen wordt alleen overgenomen door een technicus met de juiste kwalificatie.
Verplaats bij een werkorder die onderhanden is alleen de resterende handelingen, inclusief eindcontrole en aflevering. Vul de vrijgekomen ruimte met werkorders waarvoor de onderdelen en een goedgekeurde omvang beschikbaar zijn.
Een buffer voor spoedreparaties en de voorbereiding van gebruikte auto's voor de verkoop hebben in de planning een eigen capaciteit en worden niet buiten de planning om afgehandeld.
Planner in Omnetic past de planning bij vertraging, afwezigheid of een gewijzigde werkorder doorlopend aan op basis van de competenties van technici, de capaciteit van de werkplaats en de beschikbaarheid van onderdelen. De uiteindelijke beslissing ligt bij de werkplaatschef.

Bijplannen in de werkplaats betekent het werk opnieuw verdelen op het moment dat de oorspronkelijke planning niet meer overeenkomt met de praktijk. Een uitlopende diagnose kan een specialist bezetten, een ontbrekend onderdeel kan een brug blokkeren en de afwezigheid van een technicus kan meerdere andere werkorders raken. Eén reservering in de agenda verschuiven is daarom niet genoeg. De aftersalesmanager moet voor het hele getroffen deel van de werkplaats een uitvoerbare planning herstellen en die afstemmen met de aanname, het magazijn en de autoverkoop. Hoe sneller dat lukt, hoe minder uren technici met wachten doorbrengen. Goede werkplaatsplanning houdt er daarom vanaf het begin rekening mee dat de planning in de loop van de dag verandert.

Werkplaatsplanning: wat moet een planning bevatten?

De basiseenheid van de planning is een taak die is toegewezen aan een technicus en een werkplek. Een reservering 'auto voor onderhoud' laat niet zien of de werkorder diagnose, een mechanische reparatie, een externe dienst of een eindcontrole vraagt. Bij uitval is dan niet duidelijk welk deel kan worden verplaatst en welk deel bij de oorspronkelijke technicus moet blijven. Ook een handmatig planbord, zoals sommige Duitse autobedrijven dat gebruiken, koppelt daarom aan elke werkorder een technicus en een tijd.

Bij elke openstaande werkorder moet ten minste dit overzicht zichtbaar zijn:

Gegeven	Waarvoor het dient bij een wijziging van de planning
Resterende handelingen en hun onderlinge volgorde	Laat zien wat zelfstandig kan starten en wat wacht op het afronden van eerder werk
Raming van de resterende tijd	Helpt ruimte te vinden voor de afronding zonder dat afgerond werk opnieuw wordt meegeteld
Toegewezen technicus en vereiste competentie	Voorkomt dat werk wordt verplaatst naar iemand die het niet kan overnemen
Werkplek en uitrusting	Brengt werkorders aan het licht die tegelijk dezelfde brug of hetzelfde diagnoseapparaat nodig hebben
Status van onderdelen en goedkeuring van het werk	Scheidt uitvoerbare werkorders van werkorders die nog wachten
Toegezegd afleveringstijdstip	Laat zien welke toezeggingen door de wijziging in gevaar komen
Toestand van de auto	Onderscheidt een rijdende auto van een gedemonteerde auto die niet zomaar kan worden weggezet

Normtijden zijn niet hetzelfde als de verblijftijd van de auto in de werkplaats. Tussen de handelingen kan worden gewacht op een levering, een externe dienst of een reactie van de klant. Naast de arbeidstijd heeft de planning daarom ook de volgorde van handelingen en tijdsbeperkingen nodig. Bij diagnose en ongebruikelijke reparaties waarvoor geen normtijden bestaan, wordt gepland met een raming op basis van ervaring. Die wordt nauwkeuriger zodra de storing bekend is.

Omnetic verbindt in de module Planner de complexiteit van het werk, de specialisatie van technici, de werkelijke capaciteit van de werkplaats en de beschikbaarheid van onderdelen in het magazijn. Bij vertraging of afwezigheid wordt de planning doorlopend aangepast, maar over de invulling ervan beslist de werkplaatschef.

Hoe begint u met bijplannen in de werkplaats?

De wijziging wordt aangestuurd door één persoon, meestal de werkplaatschef of werkplaatsleider. De serviceadviseur levert de toezeggingen aan klanten, het magazijn de informatie over onderdelen en de technici de stand van het lopende werk. Als iedereen zijn eigen deel zelf verschuift, ontstaan tegenstrijdige tijdstippen.

1. Benoem het obstakel en de reikwijdte ervan

De notitie 'werkorder loopt vertraging op' is niet voldoende. Bruikbare informatie luidt bijvoorbeeld: de diagnose loopt nog en de reparatie kan nog niet worden bepaald; de technicus komt vandaag niet; het juiste onderdeel is niet aanwezig.

Bij elk obstakel horen een verantwoordelijke persoon en een tijdstip voor de volgende update. Het magazijn zorgt voor de bevestiging van de levering, de adviseur voor het akkoord van de klant en de werkplaatschef voor een vervangende technicus. Het wegnemen van het obstakel wordt zo los van het verplaatsen van de werkorder zelf afgehandeld.

2. Bereken de resterende capaciteit opnieuw

De geplande aanwezigheid in uren is het aantal aanwezige dagen vermenigvuldigd met de dagelijkse arbeidstijd. Reken bij uitval in de loop van de dag alleen met de aanwezige technici en met het resterende deel van hun dienst. Trek lopende verplichtingen af en de tijd waarin een technicus niet aan werkorders werkt. Beperk het resultaat vervolgens op basis van competenties en uitrusting.

Illustratief voorbeeld: een werkplaats met zes technici en een dienst van acht uur heeft 48 uur geplande aanwezigheid. Als één technicus ziek wordt, blijft er 40 uur over. Als hij als enige gekwalificeerd was voor werk aan hoogvoltsystemen, neemt niemand anders zijn werkorder aan de hybride auto over, ook al hebben de anderen ruimte in hun planning.

Een vrije monteur kan een ontbrekende diagnosespecialist dus niet altijd vervangen. De verplaatsing moet passen bij de vakbekwaamheid van de technicus en de regels van het bedrijf.

3. Scheid gereed werk van wachtende werkorders

In de vrijgekomen ruimte hoort werk waarvoor de auto, een goedgekeurde omvang, onderdelen en uitrusting beschikbaar zijn. Een werkorder met een onbevestigde levering kan in de vooruitblik blijven staan, maar mag niet dezelfde capaciteit innemen als werk dat klaar is om te starten.

Het werkt goed om de statussen 'gereed', 'onderhanden' en 'wacht' te onderscheiden. Bij een wachtende werkorder moet altijd de reden staan, anders moet de werkplaatschef steeds opnieuw uitzoeken waarom er niet aan de auto wordt gewerkt.

4. Verplaats de hele vervolgreeks

Na een reparatie volgen vaak uitlijning, kalibratie, een proefrit of een controle. Als u alleen de hoofdhandeling verplaatst, blijft het eindtijdstip onrealistisch.

De nieuwe planning moet daarom doorlopen tot het moment waarop de auto klaar is voor aflevering. Ze moet ook rekening houden met de beschikbaarheid van degene die de laatste handelingen uitvoert en met het tijdstip van een eventuele externe dienst.

5. Bevestig de wijziging en bepaal het volgende beslismoment

De technicus moet weten waarmee hij verdergaat. De adviseur heeft een nieuw tijdstip nodig, of duidelijke informatie waarom dat nog niet kan worden toegezegd. Het magazijn moet de gewijzigde afhankelijkheden kennen die de voorbereiding van onderdelen beïnvloeden.

Koppel de volgende update aan een gebeurtenis: het afronden van de diagnose, de bevestiging van een levering of de overname van het werk door een vervangende technicus. Bijplannen mag er niet op uitdraaien dat een werkorder in de onbepaalde status 'later' blijft hangen.

Wat verandert u bij een uitlopende reparatie, afwezigheid of een ontbrekend onderdeel?

Elke oorzaak vraagt om een andere ingreep. Alle werkorders over de hele linie uitstellen verplaatst het probleem ook naar plekken waar het werk door kan gaan.

Situatie in de praktijk	Directe ingreep	Wat door kan gaan	Gevolg voor het tijdstip
De diagnose loopt uit en de omvang van de reparatie is onbekend	Het vervolg van de diagnose scheiden van de nog niet bepaalde reparatie	Ander gereed werk waarvoor niet dezelfde specialist nodig is	Het tijdstip van de reparatie pas bevestigen als omvang en afhankelijkheden bekend zijn
Een technicus ontbreekt al bij het begin van de dienst	Zijn werkorders verdelen naar de competenties van vervangers	Werk waarvoor een geschikte technicus en een vrije werkplek beschikbaar zijn	Vooral handelingen verplaatsen waarvoor geen vakbekwame vervanger is
Na demontage ontbreekt een onderdeel	Beslissen of de auto veilig kan worden weggezet en de bevestigde leverstatus nagaan	Onafhankelijke handelingen aan dezelfde auto of een andere gerede werkorder	De afronding koppelen aan het onderdeel en het resterende werk, niet alleen aan de levering
De verkoop wil een gebruikte auto eerder klaar hebben	Het gevraagde tijdstip afzetten tegen de bevestigde werkplaatsverplichtingen	Voorbereiding die binnen de capaciteit past en geen werk met hogere prioriteit verdringt	Een nieuwe toezegging van de verkoop moet eerst door de werkplaatsplanning

Als een reparatie uitloopt

Maak onderscheid tussen extra werk en een oorspronkelijke handeling die langer duurt. Een bijkomend defect verandert de omvang van de werkorder, een technisch probleem tijdens de uitvoering verandert de raming van de afronding. In beide gevallen heeft de planning de actuele hoeveelheid resterend werk nodig.

Draag een complexe handeling die onderhanden is niet over aan een andere technicus alleen omdat die tijd heeft. Een overdracht vraagt om een beschrijving van de uitgevoerde stappen, meetresultaten, gedemonteerde onderdelen en de verdere aanpak. Een herhaalde diagnose of het zoeken naar weggelegde onderdelen kan de verplaatsing verlengen.

Als een technicus uitvalt

Scheid eerst het werk dat een ander teamlid kan overnemen van handelingen die gebonden zijn aan de ontbrekende specialisatie. Een vervanger kan bijvoorbeeld regulier onderhoud afronden, terwijl een gespecialiseerde diagnosetaak wacht.

Het overnemen van werk dat onderhanden is, omvat ook het zich inwerken in de toestand van de auto, dus de capaciteit van de anderen mag niet alleen op papier worden opgebruikt. Bij handelingen die belangrijk zijn voor de veiligheid moet duidelijk zijn wie de afronding controleert.

Als een onderdeel ontbreekt

Maak onderscheid tussen een besteld onderdeel, een bevestigde levering en een onderdeel dat fysiek klaarligt voor de werkorder. Een verwachte levering is geen vast startmoment voor de montage.

Bij een gedemonteerde auto beslist de technicus of de werkplek veilig kan worden vrijgemaakt. Een auto koste wat kost verplaatsen kan een voorlopige montage en het later herhalen van werk vereisen. Als de auto op de brug blijft staan, rekent de planning de werkplek nog steeds als bezet, ook als de technicus elders werkt.

Welke werkorders hebben voorrang?

Voorrang heeft het veilig afronden van een handeling die onderhanden is en gereed werk met een vaste toezegging aan een klant. Rond van vergelijkbare werkorders eerst de werkorder af die een bezette werkplek vrijmaakt en waarmee een auto kan worden afgeleverd. Hoe luid een verzoek van de aanname of de verkoop klinkt, is geen prioriteitsregel.

De voorbereiding van auto's voor de verkoop heeft een eigen plek in de planning. Ze vraagt net als een reparatie voor een klant om technici, onderdelen en werkplekken. Als ze buiten de planning om als 'intern werk' wordt afgehandeld, is de werkplaats in werkelijkheid drukker bezet dan de agenda laat zien. De verkoop geeft de omvang van de voorbereiding en het gewenste afleveringstijdstip door, de werkplaatschef wijst op basis daarvan capaciteit toe. Een deel van de dealers legt de prioriteit van gebruikte auto's vooraf vast als vaste regel voor het verdelen van werkplaatsopdrachten. Zo wordt de spoedvoorbereiding van een occasion geen onzichtbare werkorder die klanten stap voor stap naar achteren schuift.

In de basisplanning hoort ook een tijdbuffer voor spoedreparaties en gereserveerde capaciteit voor snelservice. Leid de omvang van de buffer af uit de ervaring van het bedrijf en de samenstelling van de werkorders. Als de buffer steeds vooraf al vol zit, blijft bij de volgende uitval alleen het verschuiven van toegezegde tijdstippen over.

Hoe meldt u een wijziging aan de klant?

De serviceadviseur neemt contact op met de klant zodra een wijziging de afgesproken aflevering in gevaar brengt. Het bericht bevat de reden, het gevolg en de volgende stap. Interne verschuivingen van werkorders hoeven niet aan de klant te worden uitgelegd.

Bij een onbevestigde levering van een onderdeel kan het bericht zo luiden:

'De reparatie wacht op een reserveonderdeel, waardoor we het oorspronkelijke afleveringstijdstip niet halen. Zodra het magazijn de levering bevestigt, gaan we verder met het resterende werk en laten we u het nieuwe tijdstip weten. U hoort vandaag vóór sluitingstijd opnieuw van ons.'

De toezegging van een volgend bericht moet een verantwoordelijke persoon hebben. Ook het bericht dat de situatie niet is veranderd, is beter dan een gemist contactmoment. Als er werkzaamheden bijkomen of de prijs verandert, moet de klant die apart goedkeuren. Een nieuw tijdstip vervangt die goedkeuring niet.

Waar moet u op letten bij het bijplannen van de werkplaats?

Tot de typische oorzaken van een dalende werkplaatsprestatie horen ontbrekende onderdelen, herstelwerk en onnodige onderbrekingen. Alle drie ontstaan vooral bij slecht beheerst bijplannen. Hoe verloren uren worden gemeten, staat in een apart artikel over de productiviteit van een autowerkplaats.

De hele werkorder verschuiven zonder de handelingen op te splitsen. Dat verbergt afgerond werk en delen die door kunnen gaan.
Plannen op basis van het aantal aanwezige mensen. Dat ziet specialisaties, bezette werkplekken en gedeelde uitrusting over het hoofd.
Een reparatie starten zonder klaarliggende onderdelen. Daarmee wordt een rijdende auto een obstakel op de werkplek.
Technici herhaaldelijk onderbreken. Dat leidt tot extra overdrachten en tot terugkeren naar half afgerond werk.
Overwerk als eerste reactie. Dat lost geen ontbrekend onderdeel of gebrek aan vakbekwaamheid op.
Meerdere versies van de planning. Planbord, spreadsheet en notities van adviseurs lopen uiteen. De planning heeft één bindende plek en één beheerder van wijzigingen nodig.

Omnetic verbindt een gewijzigde planning met de werkorder en het magazijn

In veel werkplaatsen staan planbord, werkorders en onderdelenmagazijn los van elkaar. Elke wijziging moet dan handmatig op meerdere plekken worden overgenomen. In Omnetic werken alle modules op één gemeenschappelijk record van auto, klant, opdracht en geld in DMS Core, zodat gegevens niet tussen modules opnieuw worden ingevoerd.

Planner stelt een tijdstip voor op basis van de complexiteit van het werk, de benodigde specialisatie en de werkelijke capaciteit van de werkplaats. Taken worden op volgorde van afhankelijkheden gezet, aan technici toegewezen op basis van competenties en beschikbaarheid, en bij vertraging, afwezigheid of een gewijzigde werkorder wordt de planning doorlopend aangepast. Er wordt ook rekening gehouden met de beschikbaarheid van onderdelen in het magazijn en met de voorbereiding van auto's voor de verkoop. De werkplaatschef kan de planning op elk moment wijzigen.
Workshop beheert de werkorder van offerte via voertuigaanname, onderdelen en planning tot facturatie. Het nieuwe tijdstip maakt daardoor deel uit van dezelfde werkorder waarmee de serviceadviseur werkt.
Warehouse reserveert onderdelen voor openstaande werkorders en geeft ze vrij als een werkorder wordt gewijzigd of geannuleerd. Een onderdeel blijft zo niet geblokkeerd bij een auto die naar een andere dag is verplaatst.

Een demo van Omnetic kunt u laten afstemmen op het bijplannen van de werkplaats bij uitval van een technicus, een uitlopende reparatie en het wachten op een onderdeel.

Veelgestelde vragen

Wat te doen als de klant de auto niet brengt?

Markeer de werkorder als 'niet aangeboden' en geef de capaciteit vrij voor gereed werk. De serviceadviseur spreekt met de klant een nieuw tijdstip af. De oorspronkelijke reservering mag geen technicus of werkplek meer blokkeren.

Kan diagnose worden ingepland zonder reservering voor de daaropvolgende reparatie?

Ja. Bij een onduidelijke storing is het beter de diagnose te scheiden van de reparatie waarvan de omvang nog niet bekend is. De klant moet vooraf weten of hij een afspraak krijgt om de storing vast te stellen of een toezegging dat de hele reparatie wordt afgerond.

Hoe gaat u te werk als het planningssysteem uitvalt?

Houd één tijdelijk overzicht bij met werkorder, technicus, werkplek en actuele status. Wijzigingen worden daarin door één aangewezen persoon ingevoerd. Zet na het herstel van het systeem ook de gewijzigde tijdstippen en de werkverdeling terug in het systeem, anders ontstaan er twee verschillende versies van de planning.

Moet na de terugkeer van een technicus de oorspronkelijke planning worden hersteld?

Niet over de hele linie. Een deel van zijn werk kan al door collega's zijn overgenomen en andere werkorders hebben intussen nieuwe tijdstippen gekregen. Wijs de technicus na zijn terugkeer werk toe op basis van de actuele situatie, zodat er geen nieuwe onnodige overdrachten ontstaan.