Indsigter

Værkstedsplanlægning: sådan planlægges om ved forsinkelser, fravær og manglende reservedele

Værkstedsplanlægning og tilpasning af planen: kapacitet, mekanikernes kompetencer, ordreprioritet, forsinkelser, fravær og manglende dele.

De vigtigste konklusioner

Navngiv først forhindringen: mekaniker, arbejdsplads, reservedel eller kundens godkendelse. Først derefter tildeles nye tider. Ændringerne styres af én person, som regel værkføreren.
Beregn den resterende kapacitet ud fra de mekanikere, der er til stede, og resten af deres vagt. Begræns den derefter efter kompetencer og udstyr. Arbejde på højvoltssystemer overtages kun af en mekaniker med de relevante kvalifikationer.
På en igangværende ordre flyttes kun de resterende opgaver, herunder slutkontrol og udlevering. Den frigjorte plads fyldes med ordrer, hvor både reservedele og godkendt omfang er på plads.
En buffer til akutte reparationer og klargøring af brugte biler til salg har deres egen kapacitet i planen og håndteres ikke uden for den.
Planner i Omnetic tilpasser løbende planen ved forsinkelser, fravær eller ændringer i ordren ud fra mekanikernes kompetencer, værkstedets kapacitet og reservedelenes tilgængelighed. Den endelige beslutning ligger hos værkføreren.

At planlægge værkstedet om betyder at fordele arbejdet på ny, når den oprindelige plan ikke længere svarer til driften. En forsinket fejlfinding kan optage en specialist, en manglende reservedel kan blokere en lift, og en mekanikers fravær kan ramme flere andre ordrer. Det er derfor ikke nok at flytte én booking i kalenderen. Servicechefen skal genskabe en gennemførlig plan for hele den berørte del af værkstedet og afstemme den med kundemodtagelse, lager og bilsalg. Jo hurtigere det lykkes, desto færre timer bruger mekanikerne på at vente. God værkstedsplanlægning regner derfor fra starten med, at planen ændrer sig i løbet af dagen.

Værkstedsplanlægning: hvad planen skal indeholde

Planens grundenhed er en opgave, der er tildelt en mekaniker og en arbejdsplads. En booking „bil til service" viser ikke, om ordren kræver fejlfinding, mekanisk reparation, en ekstern ydelse eller slutkontrol. Ved et udfald er det så uklart, hvilken del der kan flyttes, og hvilken der skal blive hos den oprindelige mekaniker. Selv en manuel planlægningstavle, som nogle tyske bilforhandlere bruger, knytter derfor en mekaniker og et tidspunkt til hver ordre.

For hver åben ordre skal mindst følgende oversigt være synlig:

Oplysning	Hvad den bruges til ved ændring af planen
Resterende opgaver og deres indbyrdes afhængighed	Viser, hvad der kan startes selvstændigt, og hvad der venter på, at forudgående arbejde bliver færdigt
Skøn over resterende tid	Hjælper med at finde plads til færdiggørelsen uden at medregne udført arbejde igen
Tildelt mekaniker og krævet kompetence	Forhindrer, at arbejde flyttes til en person, der ikke kan overtage det
Arbejdsplads og udstyr	Afslører sammenfald mellem ordrer, der kræver den samme lift eller det samme diagnoseudstyr
Status for reservedele og godkendelse af arbejdet	Adskiller gennemførlige ordrer fra dem, der endnu venter
Lovet udleveringstidspunkt	Viser, hvilke forpligtelser ændringen truer
Bilens tilstand	Skelner en kørende bil fra en adskilt bil, der ikke uden videre kan sættes til side

Normtimer er ikke det samme som bilens opholdstid på værkstedet. Mellem arbejdsopgaverne kan der være ventetid på en levering, en ekstern ydelse eller et svar fra kunden. Planen har derfor ud over arbejdsmængden også brug for opgavernes rækkefølge og tidsmæssige begrænsninger. Ved fejlfinding og usædvanlige reparationer, hvor der ikke findes normtider, planlægges der ud fra et erfaringsbaseret skøn. Det præciseres, så snart fejlen er kendt.

Omnetic forbinder i modulet Planner arbejdets omfang, mekanikernes specialisering, værkstedets faktiske kapacitet og reservedelenes tilgængelighed på lageret. Ved forsinkelser eller fravær tilpasser modulet løbende planen, men det er værkføreren, der beslutter, hvordan den skal se ud.

Hvordan starter man en omplanlægning af værkstedet?

Ændringen styres af én person, som regel værkføreren eller værkstedslederen. Servicerådgiveren bidrager med kundeforpligtelserne, lageret med oplysninger om reservedele og mekanikerne med status for det igangværende arbejde. Når hver især flytter sin egen del, opstår der modstridende tider.

1. Navngiv forhindringen og dens rækkevidde

Notatet „ordren er forsinket" er ikke nok. En brugbar oplysning lyder f.eks. sådan: fejlfindingen fortsætter, og reparationen kan endnu ikke fastlægges; mekanikeren kommer ikke i dag; den rigtige reservedel er ikke på plads.

Til hver forhindring hører en ansvarlig person og et tidspunkt for næste opdatering. Lageret sørger for bekræftelse af leveringen, servicerådgiveren for kundens godkendelse og værkføreren for en afløsende mekaniker. Fjernelsen af forhindringen håndteres dermed adskilt fra selve flytningen af ordren.

2. Genberegn den resterende kapacitet

Det planlagte fremmøde i timer er antal fremmødedage ganget med den daglige arbejdstid. Ved et udfald i løbet af dagen regnes kun med de mekanikere, der er til stede, og den resterende del af deres vagt. Træk igangværende forpligtelser og den tid, hvor mekanikeren ikke arbejder på ordrer, fra. Begræns derefter resultatet efter kompetencer og udstyr.

Illustrativt eksempel: et værksted med seks mekanikere og en vagt på otte timer har 48 timers planlagt fremmøde. Når én mekaniker bliver syg, er der 40 timer tilbage. Hvis han var den eneste med kvalifikationer til arbejde på højvoltssystemer, kan ingen andre overtage hans ordre på en hybridbil, selv om de andre har ledig tid i planen.

En ledig mekaniker kan altså ikke altid erstatte en manglende diagnosetekniker. Flytningen skal svare til mekanikerens faglige kompetence og virksomhedens regler.

3. Adskil klart arbejde fra ventende ordrer

På den frigjorte plads hører arbejde, hvor bil, godkendt omfang, reservedele og udstyr er til rådighed. En ordre med en ubekræftet levering kan blive stående i det længere planlægningsbillede, men må ikke optage samme kapacitet som arbejde, der er klar til at gå i gang.

Det har vist sig nyttigt at skelne mellem statusserne „klar", „i gang" og „venter". Ved en ventende ordre skal årsagen altid være angivet, ellers må værkføreren gang på gang undersøge, hvorfor der ikke arbejdes på bilen.

4. Flyt hele det efterfølgende forløb

Efter reparationen følger ofte hjulstilling, kalibrering, prøvetur eller kontrol. Flytter man kun hovedopgaven, bliver det endelige tidspunkt urealistisk.

Den nye plan skal derfor række helt frem til det tidspunkt, hvor bilen er klar til udlevering. Den skal også tage højde for, at den person, der udfører de afsluttende opgaver, er til rådighed, og for tidspunktet for en eventuel ekstern ydelse.

5. Bekræft ændringen, og fastlæg næste beslutningspunkt

Mekanikeren skal vide, hvad han fortsætter med. Servicerådgiveren har brug for et nyt tidspunkt eller en klar besked om, hvorfor det endnu ikke kan loves. Lageret skal kende de ændrede afhængigheder, der påvirker klargøringen af reservedele.

Knyt den næste opdatering til en hændelse: afsluttet fejlfinding, bekræftet levering eller en afløsende mekanikers overtagelse af arbejdet. Omplanlægningen må ikke ende med, at ordren står i en uklar status „senere".

Hvad skal ændres ved forsinket reparation, fravær og manglende reservedel?

Hver årsag kræver et andet indgreb. Hvis alle ordrer generelt skubbes, flyttes problemet også derhen, hvor arbejdet faktisk kan fortsætte.

Situation i driften	Øjeblikkeligt indgreb	Hvad kan fortsætte	Effekt på tidspunktet
Fejlfindingen trækker ud, og reparationens omfang er ukendt	Adskille den fortsatte fejlfinding fra den endnu ikke fastlagte reparation	Andet klart arbejde, der ikke kræver den samme specialist	Bekræfte reparationstidspunktet først, når omfang og afhængigheder er fastlagt
Mekanikeren mangler allerede ved vagtens start	Fordele hans ordrer efter afløsernes kompetencer	Arbejde, hvor der er en egnet mekaniker og en ledig arbejdsplads	Primært flytte de opgaver, der ikke findes faglig afløsning for
Efter adskillelse mangler en reservedel	Afgøre, om bilen sikkert kan sættes til side, og få bekræftet leveringsstatus	Uafhængige opgaver på samme bil eller en anden klar ordre	Knytte færdiggørelsen til reservedelen og det resterende arbejde, ikke kun til leveringen
Salget vil have en brugt bil klargjort tidligere	Sammenholde det ønskede tidspunkt med bekræftede serviceforpligtelser	Klargøring, der kan rummes i kapaciteten uden at skubbe arbejde med højere prioritet	Et nyt løfte fra salget skal først igennem værkstedets plan

Når reparationen trækker ud

Skeln mellem, om der er kommet mere arbejde til, eller om den oprindelige opgave tager længere tid. En yderligere fejl ændrer ordrens omfang, et teknisk problem under udførelsen ændrer skønnet for færdiggørelsen. I begge tilfælde har planen brug for den aktuelle mængde resterende arbejde.

Overdrag ikke en igangværende kompliceret opgave til en anden mekaniker, blot fordi han har ledig tid. Overdragelsen kræver en beskrivelse af de udførte trin, måleresultaterne, de adskilte dele og den videre fremgangsmåde. Gentagen fejlfinding eller søgen efter afmonterede dele kan gøre flytningen længere.

Når en mekaniker falder ud

Adskil først det arbejde, som et andet teammedlem kan overtage, fra opgaver, der er bundet til den manglende specialisering. En afløser kan f.eks. færdiggøre almindelig service, mens en specialiseret diagnoseopgave venter.

Overtagelse af igangværende arbejde omfatter også at sætte sig ind i bilens tilstand, så de andres kapacitet ikke må bruges op kun på papiret. Ved sikkerhedsrelevante opgaver skal det være klart, hvem der kontrollerer færdiggørelsen.

Når en reservedel mangler

Skeln mellem en bestilt reservedel, en bekræftet levering og en reservedel, der fysisk er klar til ordren. En forventet levering er ikke et fast tidspunkt for start af monteringen.

Ved en adskilt bil afgør mekanikeren, om arbejdspladsen sikkert kan frigøres. At flytte bilen for enhver pris kan kræve en midlertidig montering og en senere gentagelse af arbejdet. Hvis bilen bliver stående på liften, regner planen fortsat med arbejdspladsen som optaget, også selv om mekanikeren arbejder et andet sted.

Hvilke ordrer har forrang?

Forrang har sikker færdiggørelse af en igangværende opgave og klart arbejde med en fast forpligtelse over for kunden. Blandt sammenlignelige ordrer færdiggøres først den, der frigør en optaget arbejdsplads og gør det muligt at udlevere bilen. Hvor højlydt et ønske fra kundemodtagelsen eller salget er, er ikke en prioriteringsregel.

Klargøring af biler til salg har sin egen plads i planen. Den kræver mekanikere, reservedele og arbejdspladser på samme måde som en kundereparation. Håndteres den uden for planen som „internt arbejde", er værkstedet i virkeligheden mere belagt, end kalenderen viser. Salget angiver klargøringens omfang og det ønskede udleveringstidspunkt, og værkføreren tildeler kapacitet ud fra dem. En del forhandlere fastlægger på forhånd brugtbilernes prioritet som en fast regel for fordelingen af værkstedsordrer. En akut klargøring af en brugt bil bliver dermed ikke en usynlig ordre, der efterhånden skubber kunderne.

I grundplanen hører også en tidsbuffer til akutte reparationer og reserveret kapacitet til hurtigservice. Bufferens størrelse fastlægges ud fra erfaringer fra driften og ordresammensætningen. Hvis bufferen gang på gang er fyldt op på forhånd, er der ved næste udfald kun tilbage at skubbe de lovede tider.

Hvordan meddeles ændringen til kunden?

Servicerådgiveren kontakter kunden, så snart ændringen truer den aftalte udlevering. Beskeden indeholder årsag, konsekvens og næste skridt. Interne flytninger af ordrer behøver ikke forklares over for kunden.

Ved en ubekræftet levering af en reservedel kan beskeden lyde sådan:

„Reparationen venter på en reservedel, og derfor kan vi ikke nå det oprindelige udleveringstidspunkt. Så snart lageret bekræfter leveringen, fortsætter vi med det resterende arbejde og giver dig et nyt tidspunkt. Du hører fra os igen i dag, inden vi lukker."

Et løfte om en ny besked skal have en ansvarlig person. Selv en besked om, at status er uændret, er bedre end en udeblevet kontakt. Hvis der kommer ekstra arbejde til, eller prisen ændres, skal kunden godkende det særskilt. Et nyt tidspunkt erstatter ikke denne godkendelse.

Hvad skal man være opmærksom på ved omplanlægning af værkstedet?

Blandt de typiske årsager til faldende værkstedspræstation er manglende reservedele, omarbejde og unødige afbrydelser. Alle tre opstår især ved en dårligt håndteret omplanlægning. Hvordan de tabte timer måles, behandles i en separat artikel om værkstedets produktivitet.

Flytning af hele ordren uden opdeling af opgaverne. Det skjuler både udført arbejde og de dele, der kan fortsætte.
Planlægning efter antal fremmødte medarbejdere. Det overser specialiseringer, optagede arbejdspladser og fælles udstyr.
Start på en reparation uden klargjorte reservedele. Det gør en kørende bil til en forhindring på arbejdspladsen.
Gentagne afbrydelser af mekanikerne. Det giver flere overdragelser og flere genoptagelser af påbegyndt arbejde.
Overarbejde som første reaktion. Det fjerner hverken en manglende reservedel eller manglende faglig kompetence.
Flere versioner af planen. Tavle, regneark og servicerådgivernes noter kommer ud af trit med hinanden. Planen har brug for ét bindende sted og én ansvarlig for ændringerne.

Omnetic forbinder ændringen af planen med serviceordren og lageret

På mange værksteder kører planlægningstavle, ordrer og reservedelslager hver for sig. Hver ændring skal så overføres manuelt flere steder. I Omnetic arbejder alle moduler på én fælles registrering af bil, kunde, ordre og penge i DMS Core, så data ikke skal tastes om mellem dem.

Planner foreslår et tidspunkt ud fra arbejdets omfang, den nødvendige specialisering og værkstedets faktiske kapacitet. Modulet sætter opgaverne i rækkefølge efter deres afhængigheder, tildeler dem til mekanikerne efter kompetencer og tilgængelighed og tilpasser løbende planen ved forsinkelser, fravær eller ændringer i ordren. Det tager også højde for reservedelenes tilgængelighed på lageret og for klargøring af biler til salg. Værkføreren kan til enhver tid ændre planen.
Workshop styrer serviceordren fra tilbud over modtagelse af bilen, reservedele og planlægning til fakturering. Det nye tidspunkt er derfor en del af den samme ordre, som servicerådgiveren arbejder med.
Warehouse reserverer reservedele til åbne serviceordrer og frigiver dem, når ordren ændres eller annulleres. Reservedelen ligger dermed ikke blokeret ved en bil, der er flyttet til en anden dag.

En demo af Omnetic kan aftales med fokus på omplanlægning af værkstedet ved udfald af en mekaniker, forsinket reparation og ventetid på reservedele.

Relaterede artikler

FAQ

Hvad gør man, når kunden ikke afleverer bilen?

Marker ordren som ikke afleveret, og frigør dens kapacitet til klart arbejde. Servicerådgiveren aftaler en ny tid med kunden. Den oprindelige booking må ikke længere blokere mekanikeren eller arbejdspladsen.

Kan man booke fejlfinding uden at reservere tid til den efterfølgende reparation?

Ja. Ved en uklar fejl er det bedre at adskille fejlfindingen fra reparationen, hvis omfang endnu ikke kendes. Kunden skal på forhånd vide, om han får en tid til at få fejlen fundet eller et tilsagn om at få hele reparationen færdiggjort.

Hvordan griber man det an, hvis planlægningssystemet går ned?

Før én midlertidig oversigt med ordre, mekaniker, arbejdsplads og aktuel status. Ændringerne noteres af én udpeget person. Når systemet er oppe igen, overføres også de ændrede tider og den nye fordeling af arbejdet, ellers opstår der to forskellige versioner af planen.

Skal den oprindelige plan genskabes, når mekanikeren er tilbage?

Ikke generelt. En del af hans arbejde kan allerede være overtaget af kolleger, og andre ordrer har i mellemtiden fået nye tider. Tildel mekanikeren arbejde ud fra den aktuelle status, når han er tilbage, så der ikke opstår endnu en unødig overdragelse.