Wiedza

Planowanie pracy warsztatu: jak przeplanować przy opóźnieniu, nieobecności mechanika i brakujących częściach

Planowanie pracy warsztatu i jego korekty: zdolność produkcyjna, kompetencje mechaników, priorytety zleceń, opóźnienia, absencje i brakujące części.

Najważniejsze wnioski

Najpierw trzeba nazwać przeszkodę: mechanik, stanowisko, część czy zgoda klienta. Dopiero potem przydziela się nowe terminy. Zmianami kieruje jedna osoba, zwykle kierownik warsztatu.
Pozostałą zdolność produkcyjną oblicza się na podstawie obecnych mechaników i reszty ich zmiany. Następnie ogranicza się ją według kompetencji i wyposażenia. Prace przy układach wysokiego napięcia przejmie tylko mechanik z odpowiednimi uprawnieniami.
W przypadku rozpoczętego zlecenia przesuwa się tylko pozostałe czynności, łącznie z kontrolą końcową i wydaniem pojazdu. Zwolnione miejsce wypełnia się zleceniami, które mają części i zatwierdzony zakres.
Rezerwa na pilne naprawy i przygotowanie samochodów używanych do sprzedaży mają w planie własną zdolność produkcyjną i nie są prowadzone poza nim.
Planner w Omneticu przy opóźnieniu, nieobecności lub zmianie zlecenia na bieżąco dostosowuje plan do kompetencji mechaników, zdolności produkcyjnej warsztatu i dostępności części. Ostateczna decyzja należy do kierownika warsztatu.

Przeplanowanie warsztatu oznacza ponowne rozdzielenie pracy w chwili, gdy pierwotny plan przestaje odpowiadać rzeczywistości. Przedłużająca się diagnostyka może zająć specjalistę, brakująca część zablokować podnośnik, a nieobecność mechanika dotknąć kilku kolejnych zleceń. Przesunięcie jednej rezerwacji w kalendarzu nie wystarczy. Kierownik serwisu musi odtworzyć wykonalny plan dla całej objętej zmianą części warsztatu i uzgodnić go z przyjęciem pojazdów, magazynem i sprzedażą samochodów. Im szybciej to zrobi, tym mniej godzin mechanicy spędzą na czekaniu. Dobre planowanie pracy warsztatu od początku zakłada więc, że plan w ciągu dnia się zmieni.

Planowanie pracy warsztatu: co musi zawierać plan

Podstawową jednostką planu jest zadanie przypisane do mechanika i stanowiska. Rezerwacja „samochód do serwisu” nie pokazuje, czy zlecenie wymaga diagnostyki, naprawy mechanicznej, usługi zewnętrznej czy kontroli końcowej. Przy nagłym ubytku nie wiadomo wtedy, którą część można przesunąć, a która musi zostać u pierwotnego mechanika. Dlatego nawet ręczna tablica planistyczna, jakiej używają niektóre niemieckie salony, przypisuje do każdego zlecenia mechanika i czas.

Przy każdym otwartym zleceniu muszą być widoczne co najmniej poniższe informacje:

Informacja	Do czego służy przy zmianie planu
Pozostałe czynności i ich kolejność	Pokazuje, co można rozpocząć samodzielnie, a co czeka na zakończenie wcześniejszej pracy
Szacunek pozostałego czasu	Pomaga znaleźć miejsce na dokończenie bez ponownego liczenia wykonanej pracy
Przydzielony mechanik i wymagane kompetencje	Zapobiega przeniesieniu pracy do osoby, która nie może jej przejąć
Stanowisko i wyposażenie	Ujawnia kolizje zleceń, które potrzebują tego samego podnośnika lub urządzenia diagnostycznego
Stan części i akceptacja pracy	Oddziela zlecenia wykonalne od tych, które jeszcze czekają
Obiecany termin wydania	Pokazuje, które zobowiązania są zagrożone przez zmianę
Stan samochodu	Odróżnia samochód sprawny od rozebranego, którego nie można po prostu odstawić

Roboczogodziny normatywne to nie to samo co czas pobytu samochodu w serwisie. Między czynnościami może wystąpić oczekiwanie na dostawę, usługę zewnętrzną lub odpowiedź klienta. Plan potrzebuje więc oprócz pracochłonności także kolejności czynności i ograniczeń czasowych. Przy diagnostyce i nietypowych naprawach, dla których brakuje czasów normatywnych, planuje się szacunkowo na podstawie doświadczenia. Szacunek uściśla się, gdy usterka jest już znana.

Omnetic w module Planner łączy pracochłonność, specjalizację mechaników, faktyczną zdolność produkcyjną warsztatu i dostępność części w magazynie. Przy opóźnieniu lub nieobecności na bieżąco dostosowuje plan, ale o jego ostatecznym kształcie decyduje kierownik warsztatu.

Jak rozpocząć przeplanowanie warsztatu?

Zmianą kieruje jedna osoba, zwykle mistrz lub kierownik warsztatu. Doradca serwisowy dostarcza informacji o zobowiązaniach wobec klientów, magazyn o częściach, a mechanicy o stanie rozpoczętych prac. Gdy każdy przesuwa swoją część sam, powstają sprzeczne terminy.

1. Nazwać przeszkodę i jej zasięg

Zapis „zlecenie jest opóźnione” nie wystarczy. Przydatna informacja brzmi na przykład tak: diagnostyka trwa i nie można jeszcze określić naprawy; mechanik dziś nie przyjdzie; właściwej części nie ma na miejscu.

Do każdej przeszkody należy osoba odpowiedzialna i termin kolejnej aktualizacji. Magazyn zapewnia potwierdzenie dostawy, doradca zgodę klienta, a kierownik warsztatu mechanika na zastępstwo. Usunięcie przeszkody rozwiązuje się w ten sposób niezależnie od samego przesunięcia zlecenia.

2. Przeliczyć pozostałą zdolność produkcyjną

Planowana obecność w godzinach to liczba dni obecności pomnożona przez dzienny czas pracy. Przy ubytku w ciągu dnia uwzględnia się tylko obecnych mechaników i pozostałą część ich zmiany. Należy odjąć rozpoczęte zobowiązania i czas, w którym mechanik nie pracuje na zleceniach. Wynik ogranicza się następnie według kompetencji i wyposażenia.

Przykład poglądowy: warsztat z sześcioma mechanikami i ośmiogodzinną zmianą ma 48 godzin planowanej obecności. Gdy jeden mechanik zachoruje, zostaje 40 godzin. Jeśli był jedynym z uprawnieniami do prac przy układach wysokiego napięcia, jego zlecenia na samochodzie hybrydowym nikt inny nie przejmie, nawet jeśli pozostali mają w planie wolny czas.

Wolny mechanik nie zawsze więc zastąpi brakującego diagnostę. Przesunięcie musi odpowiadać kwalifikacjom mechanika i zasadom obowiązującym w zakładzie.

3. Oddzielić pracę gotową do realizacji od oczekujących zleceń

W zwolnione miejsce trafia praca, dla której dostępne są samochód, zatwierdzony zakres, części i wyposażenie. Zlecenie z niepotwierdzoną dostawą może pozostać w perspektywie, ale nie może zajmować tej samej zdolności produkcyjnej co praca gotowa do rozpoczęcia.

Sprawdza się rozróżnianie statusów „gotowe”, „w toku” i „oczekuje”. Przy oczekującym zleceniu zawsze musi być podana przyczyna, inaczej kierownik warsztatu wielokrotnie ustala, dlaczego przy samochodzie nikt nie pracuje.

4. Przesunąć cały powiązany ciąg czynności

Po naprawie często następuje ustawienie geometrii, kalibracja, jazda próbna lub kontrola. Jeśli przesunie się tylko główną czynność, termin końcowy pozostanie nierealny.

Nowy plan musi więc sięgać aż do chwili, gdy samochód jest gotowy do wydania. Musi też uwzględniać dostępność osoby, która wykona czynności końcowe, oraz termin ewentualnej usługi zewnętrznej.

5. Potwierdzić zmianę i wyznaczyć kolejny punkt decyzyjny

Mechanik musi wiedzieć, nad czym pracuje dalej. Doradca potrzebuje nowego terminu albo jasnej informacji, dlaczego nie można go jeszcze obiecać. Magazyn musi znać zmienioną kolejność, która wpływa na przygotowanie części.

Kolejną aktualizację należy powiązać ze zdarzeniem: zakończeniem diagnostyki, potwierdzeniem dostawy lub przejęciem pracy przez mechanika zastępczego. Przeplanowanie nie może się skończyć tym, że zlecenie zostaje w nieokreślonym stanie „później”.

Co zmienić przy opóźnieniu naprawy, nieobecności i brakującej części?

Każda przyczyna wymaga innej interwencji. Odsunięcie wszystkich zleceń jednocześnie przeniesie problem także tam, gdzie praca może być kontynuowana.

Sytuacja w zakładzie	Natychmiastowa interwencja	Co może być kontynuowane	Wpływ na termin
Diagnostyka się przedłuża, a zakres naprawy nie jest znany	Oddzielić dalszą diagnostykę od jeszcze nieokreślonej naprawy	Inna gotowa praca, która nie wymaga tego samego specjalisty	Termin naprawy potwierdzić dopiero po ustaleniu zakresu i kolejności czynności
Mechanika brakuje już na początku zmiany	Rozdzielić jego zlecenia według kompetencji zastępców	Praca, dla której dostępny jest odpowiedni mechanik i wolne stanowisko	Przesuwać głównie czynności, dla których brak zastępstwa specjalistycznego
Po demontażu brakuje części	Zdecydować, czy samochód można bezpiecznie odstawić, i ustalić potwierdzony stan dostawy	Niezależne czynności przy tym samym samochodzie lub inne gotowe zlecenie	Zakończenie powiązać z częścią i pozostałą pracą, a nie tylko z jej dostarczeniem
Dział sprzedaży chce wcześniej przygotować samochód używany	Porównać żądany termin z potwierdzonymi zobowiązaniami serwisowymi	Przygotowanie, które mieści się w zdolności produkcyjnej i nie odsuwa pracy o wyższym priorytecie	Nowa obietnica działu sprzedaży musi najpierw przejść przez plan warsztatu

Gdy naprawa się przedłuża

Należy rozróżnić, czy przybyło pracy, czy pierwotna czynność trwa dłużej. Dodatkowa usterka zmienia zakres zlecenia, problem techniczny przy wykonaniu zmienia szacowany termin zakończenia. W obu przypadkach plan potrzebuje aktualnego wolumenu pozostałej pracy.

Rozpoczętej złożonej czynności nie należy przekazywać innemu mechanikowi tylko dlatego, że ma wolny czas. Przekazanie wymaga opisu wykonanych kroków, wyników pomiarów, zdemontowanych elementów i dalszego postępowania. Ponowna diagnostyka lub szukanie odłożonych części może wydłużyć przesunięcie.

Gdy brakuje mechanika

Najpierw należy oddzielić pracę, którą może przejąć inny członek zespołu, od czynności związanych z brakującą specjalizacją. Zastępca może na przykład dokończyć rutynową obsługę, a specjalistyczne zadanie diagnostyczne poczeka.

Przejęcie rozpoczętej pracy obejmuje także zapoznanie się ze stanem samochodu, więc zdolność produkcyjna pozostałych mechaników nie może zostać wyczerpana tylko na papierze. Przy czynnościach istotnych dla bezpieczeństwa musi być jasne, kto skontroluje ich zakończenie.

Gdy brakuje części

Należy rozróżniać część zamówioną, potwierdzoną dostawę i część fizycznie przygotowaną dla zlecenia. Przewidywane dostarczenie nie jest pewnym początkiem montażu.

Przy rozebranym samochodzie mechanik decyduje, czy stanowisko można bezpiecznie zwolnić. Przestawienie samochodu za wszelką cenę może wymagać tymczasowego montażu i późniejszego powtórzenia pracy. Gdy samochód zostaje na podnośniku, plan nadal traktuje stanowisko jako zajęte, nawet jeśli mechanik pracuje gdzie indziej.

Które zlecenia mają pierwszeństwo?

Pierwszeństwo ma bezpieczne dokończenie rozpoczętej czynności i gotowa praca z wiążącym zobowiązaniem wobec klienta. Spośród porównywalnych zleceń najpierw należy dokończyć to, które zwolni zajęte stanowisko i pozwoli wydać samochód. Głośność żądania z przyjęcia pojazdów lub działu sprzedaży nie jest regułą ustalania priorytetów.

Przygotowanie samochodów do sprzedaży ma w planie własne miejsce. Wymaga mechaników, części i stanowisk tak samo jak naprawa dla klienta. Jeśli prowadzi się je poza planem jako „prace wewnętrzne”, warsztat jest w rzeczywistości bardziej obciążony, niż pokazuje kalendarz. Dział sprzedaży określa zakres przygotowania i żądany termin wydania, a kierownik warsztatu na tej podstawie przydziela zdolność produkcyjną. Część dealerów z góry ustala priorytet samochodów używanych jako stałą regułę podziału zleceń warsztatowych. Pilne przygotowanie samochodu używanego nie staje się wtedy niewidocznym zleceniem, które stopniowo odsuwa klientów.

Do planu podstawowego należy także rezerwa czasowa na pilne naprawy i wydzielona zdolność produkcyjna szybkiego serwisu. Wielkość rezerwy należy wyprowadzić z doświadczeń zakładu i struktury zleceń. Jeśli rezerwa jest regularnie zapełniana z wyprzedzeniem, przy kolejnym ubytku pozostaje już tylko przesuwanie obiecanych terminów.

Jak poinformować klienta o zmianie?

Doradca serwisowy kontaktuje się z klientem, gdy tylko zmiana zagrozi uzgodnionemu terminowi wydania. Wiadomość zawiera przyczynę, skutek i kolejny krok. Wewnętrznych przesunięć zleceń nie trzeba klientowi wyjaśniać.

Przy niepotwierdzonej dostawie części wiadomość może brzmieć tak:

„Naprawa czeka na część zamienną, dlatego nie zdążymy z pierwotnym terminem wydania. Gdy tylko magazyn potwierdzi dostawę, przystąpimy do pozostałych prac i przekażemy Państwu nowy termin. Kolejną wiadomość otrzymają Państwo od nas jeszcze dziś przed końcem godzin pracy.”

Obietnica kolejnej wiadomości musi mieć osobę odpowiedzialną. Nawet wiadomość, że stan się nie zmienił, jest lepsza niż pominięty kontakt. Jeśli przybędzie prac lub zmieni się cena, klient musi je zatwierdzić osobno. Nowy termin nie zastępuje tej akceptacji.

Na co uważać przy przeplanowaniu warsztatu?

Do typowych przyczyn spadku wydajności warsztatu należą brakujące części, powtórna praca i zbędne przerwy. Wszystkie trzy powstają głównie przy źle przeprowadzonym przeplanowaniu. Jak mierzyć utracone godziny, omawia osobny artykuł o produktywności warsztatu.

Przesunięcie całego zlecenia bez podziału na czynności. Ukrywa wykonaną pracę i części, które mogą być kontynuowane.
Plan według liczby obecnych osób. Pomija specjalizacje, zajęte stanowiska i współdzielone wyposażenie.
Rozpoczęcie naprawy bez przygotowanych części. Zmienia sprawny samochód w przeszkodę na stanowisku.
Wielokrotne przerywanie pracy mechaników. Dokłada przekazywania i powrotów do rozpoczętej pracy.
Nadgodziny jako pierwsza reakcja. Nie usuną brakującej części ani braku kwalifikacji.
Kilka wersji planu. Tablica, arkusz i notatki doradców rozjeżdżają się. Plan potrzebuje jednego wiążącego miejsca i jednej osoby zarządzającej zmianami.

Omnetic łączy zmianę planu ze zleceniem serwisowym i magazynem

W wielu serwisach tablica planistyczna, zlecenia i magazyn części działają oddzielnie. Każdą zmianę trzeba wtedy ręcznie przenieść w kilka miejsc. W Omneticu wszystkie moduły pracują na jednym wspólnym rekordzie samochodu, klienta, zlecenia i płatności w DMS Core, więc danych nie trzeba między nimi przepisywać.

Planner proponuje termin według pracochłonności, wymaganej specjalizacji i faktycznej zdolności produkcyjnej warsztatu. Układa zadania według kolejności, przydziela je mechanikom według kompetencji i dostępności, a przy opóźnieniu, nieobecności lub zmianie zlecenia na bieżąco dostosowuje plan. Uwzględnia także dostępność części w magazynie i przygotowanie samochodów do sprzedaży. Kierownik warsztatu może w każdej chwili zmienić plan.
Workshop prowadzi zlecenie serwisowe od oferty przez przyjęcie samochodu, części i planowanie aż po fakturowanie. Nowy termin jest więc częścią tego samego zlecenia, z którym pracuje doradca serwisowy.
Warehouse rezerwuje części dla otwartych zleceń serwisowych, a przy zmianie lub anulowaniu zlecenia je zwalnia. Część nie leży więc zablokowana przy samochodzie, który przesunięto na inny dzień.

Prezentację Omneticu można umówić z naciskiem na przeplanowanie warsztatu przy nieobecności mechanika, opóźnieniu naprawy i oczekiwaniu na część.

Powiązane artykuły

FAQ

Co zrobić, gdy klient nie dostarczy samochodu?

Zlecenie należy oznaczyć jako niedostarczone, a jego zdolność produkcyjną zwolnić dla gotowej pracy. Doradca serwisowy uzgadnia z klientem nowy termin. Pierwotna rezerwacja nie może już blokować mechanika ani stanowiska.

Czy można zamówić diagnostykę bez rezerwacji późniejszej naprawy?

Tak. Przy niejasnej usterce lepiej oddzielić diagnostykę od naprawy, której zakres nie jest jeszcze znany. Klient powinien z góry wiedzieć, czy otrzymuje termin na ustalenie usterki, czy zobowiązanie do wykonania całej naprawy.

Jak postępować przy awarii systemu planowania?

Należy prowadzić jedno tymczasowe zestawienie ze zleceniem, mechanikiem, stanowiskiem i aktualnym stanem. Zmiany wpisuje do niego jedna wyznaczona osoba. Po przywróceniu systemu trzeba przenieść do niego także zmienione terminy i podział pracy, inaczej powstaną dwie różne wersje planu.

Czy po powrocie mechanika należy przywrócić pierwotny plan?

Nie w całości. Część jego pracy mogli już przejąć koledzy, a inne zlecenia w międzyczasie otrzymały nowe terminy. Po powrocie mechanikowi należy przydzielić pracę według aktualnego stanu, aby nie powstawały kolejne zbędne przekazania.