Insikter

Verkstadsplanering: så planerar du om vid förseningar, frånvarande tekniker och saknade reservdelar

Verkstadsplanering och omplanering: kapacitet, teknikernas kompetens, prioritering av arbetsordrar, förseningar, frånvaro och saknade reservdelar.

Viktigaste slutsatserna

Börja med att benämna hindret: tekniker, arbetsplats, reservdel eller kundens godkännande. Först därefter fördelas nya tider. Ändringarna styrs av en person, vanligtvis verkmästaren.
Beräkna den återstående kapaciteten utifrån de tekniker som är på plats och resten av deras skift. Begränsa den sedan efter kompetens och utrustning. Arbete på högspänning tas bara över av en tekniker med rätt behörighet.
För en påbörjad arbetsorder flyttas bara de återstående momenten, inklusive slutkontroll och överlämning. Fyll den frigjorda tiden med arbetsordrar som har reservdelar och godkänd omfattning.
Buffert för akuta reparationer och iordningställande av begagnade bilar för försäljning har egen kapacitet i planen och hanteras inte vid sidan av den.
Planner i Omnetic justerar löpande planen vid förseningar, frånvaro eller ändrade arbetsordrar utifrån teknikernas kompetens, verkstadens kapacitet och tillgången på reservdelar. Det slutliga beslutet fattas av verkmästaren.

Att planera om verkstaden innebär att fördela arbetet på nytt när den ursprungliga planen inte längre stämmer med verksamheten. En försenad diagnos kan binda upp en specialist, en saknad reservdel kan blockera en lyft och en frånvarande tekniker kan påverka flera andra arbetsordrar. Att flytta en enda bokning i kalendern räcker därför inte. Servicechefen måste återställa en genomförbar plan för hela den berörda delen av verkstaden och samordna den med mottagningen, lagret och bilförsäljningen. Ju snabbare det går, desto färre timmar ägnar teknikerna åt att vänta. God verkstadsplanering räknar därför redan från början med att planen kommer att ändras under dagen.

Verkstadsplanering: vad planen måste innehålla

Planens grundenhet är en uppgift som är tilldelad en tekniker och en arbetsplats. En bokning av typen ”bil på service” visar inte om arbetsordern kräver diagnostik, mekanisk reparation, en extern tjänst eller slutkontroll. Vid ett avbrott är det då oklart vilken del som kan flyttas och vilken som måste stanna hos den ursprungliga teknikern. Även en manuell planeringstavla av det slag som vissa tyska bilhandlare använder kopplar därför varje arbetsorder till en tekniker och en tid.

För varje öppen arbetsorder måste minst följande översikt synas:

Uppgift	Vad den används till vid en ändring av planen
Återstående moment och deras beroenden	Visar vad som kan påbörjas självständigt och vad som väntar på att tidigare arbete blir klart
Uppskattad återstående tid	Hjälper till att hitta tid för att slutföra arbetet utan att redan utfört arbete räknas in igen
Tilldelad tekniker och krävd kompetens	Förhindrar att arbete flyttas till någon som inte kan ta över det
Arbetsplats och utrustning	Avslöjar när flera arbetsordrar behöver samma lyft eller samma diagnosutrustning samtidigt
Status för reservdelar och godkännande av arbetet	Skiljer genomförbara arbetsordrar från dem som ännu väntar
Utlovad tid för överlämning	Visar vilka åtaganden som ändringen äventyrar
Bilens skick	Skiljer en körbar bil från en isärtagen bil som inte bara kan ställas undan

Normtid är inte detsamma som den tid bilen står på verkstaden. Mellan arbetsmomenten kan det förekomma väntan på leveranser, en extern tjänst eller svar från kunden. Planen behöver därför förutom arbetsinsatsen även momentens ordningsföljd och tidsmässiga begränsningar. För diagnostik och ovanliga reparationer där normtider saknas planeras med en uppskattning utifrån erfarenhet. Den preciseras när felet är känt.

Omnetic kopplar i modulen Planner ihop arbetets svårighetsgrad, teknikernas specialisering, verkstadens faktiska kapacitet och tillgången på reservdelar i lagret. Vid förseningar eller frånvaro justeras planen löpande, men hur den ska se ut avgör verkmästaren.

Hur påbörjar man en omplanering av verkstaden?

Ändringen styrs av en person, vanligtvis verkmästaren eller verkstadschefen. Servicerådgivaren bidrar med åtagandena mot kunderna, lagret med information om reservdelar och teknikerna med läget i det påbörjade arbetet. När var och en flyttar sin del på egen hand uppstår motstridiga tider.

1. Benämn hindret och dess räckvidd

Noteringen ”arbetsordern är försenad” räcker inte. En användbar uppgift låter till exempel så här: diagnosen pågår och reparationen kan ännu inte fastställas; teknikern kommer inte i dag; rätt reservdel finns inte på plats.

Till varje hinder hör en ansvarig person och en tid för nästa uppdatering. Lagret ansvarar för bekräftelse av leveransen, rådgivaren för kundens godkännande och verkmästaren för en ersättande tekniker. Att undanröja hindret hanteras därmed separat från själva flytten av arbetsordern.

2. Räkna om den återstående kapaciteten

Planerad närvaro i timmar är antalet närvarodagar multiplicerat med den dagliga arbetstiden. Vid ett avbrott under dagen räknar du bara med de tekniker som är på plats och den återstående delen av deras skift. Dra av påbörjade åtaganden och tid då teknikern inte arbetar med arbetsordrar. Begränsa sedan resultatet efter kompetens och utrustning.

Illustrativt exempel: en verkstad med sex tekniker och ett åttatimmarsskift har 48 timmars planerad närvaro. Om en tekniker blir sjuk återstår 40 timmar. Om han eller hon var den enda med behörighet för arbete på högspänning kan ingen annan ta över arbetsordern på hybridbilen, även om de övriga har ledig tid i planen.

En ledig mekaniker kan alltså inte alltid ersätta en saknad diagnostekniker. Flytten måste motsvara teknikerns yrkeskompetens och verksamhetens regler.

3. Skilj förberett arbete från väntande arbetsordrar

Den frigjorda tiden ska fyllas med arbete där bil, godkänd omfattning, reservdelar och utrustning finns tillgängliga. En arbetsorder med obekräftad leverans kan ligga kvar i prognosen, men den får inte ta upp samma kapacitet som arbete som är klart att påbörjas.

Det har visat sig fungera att skilja mellan statusarna ”klar att starta”, ”pågående” och ”väntar”. För en väntande arbetsorder måste orsaken alltid anges, annars får verkmästaren gång på gång ta reda på varför ingen arbetar med bilen.

4. Flytta hela det efterföljande förloppet

Efter en reparation följer ofta hjulinställning, kalibrering, provkörning eller kontroll. Om bara huvudmomentet flyttas förblir sluttiden orealistisk.

Den nya planen måste därför sträcka sig ända fram till dess att bilen är klar för överlämning. Den måste också ta hänsyn till tillgången på den person som utför de avslutande momenten och till tidpunkten för en eventuell extern tjänst.

5. Bekräfta ändringen och bestäm nästa beslutspunkt

Teknikern måste veta vad han eller hon ska fortsätta med. Rådgivaren behöver en ny tid, eller tydlig information om varför den ännu inte kan utlovas. Lagret måste känna till de ändrade beroenden som påverkar förberedelsen av reservdelar.

Koppla nästa uppdatering till en händelse: avslutad diagnos, bekräftad leverans eller att en ersättande tekniker tar över arbetet. Omplaneringen får inte sluta med att arbetsordern blir kvar i ett obestämt läge ”senare”.

Vad ska ändras vid försenad reparation, frånvaro och saknad reservdel?

Varje orsak kräver en egen åtgärd. Att skjuta upp alla arbetsordrar generellt flyttar problemet även dit där arbetet kan fortsätta.

Situation i verksamheten	Omedelbar åtgärd	Vad som kan fortsätta	Påverkan på tiden
Diagnosen drar ut på tiden och reparationens omfattning är okänd	Skilj den fortsatta diagnosen från den ännu inte fastställda reparationen	Annat förberett arbete som inte kräver samma specialist	Bekräfta tiden för reparationen först när omfattning och beroenden är fastställda
Teknikern saknas redan vid skiftets början	Fördela hans eller hennes arbetsordrar efter ersättarnas kompetens	Arbete där en lämplig tekniker och en ledig arbetsplats finns tillgängliga	Flytta främst moment som saknar kompetent ersättare
En reservdel saknas efter isärtagning	Avgör om bilen kan ställas undan på ett säkert sätt och ta reda på den bekräftade leveransstatusen	Oberoende moment på samma bil eller en annan förberedd arbetsorder	Koppla slutförandet till reservdelen och det återstående arbetet, inte bara till leveransen
Försäljningen vill få en begagnad bil iordningställd tidigare	Jämför den önskade tiden med bekräftade serviceåtaganden	Iordningställande som ryms i kapaciteten och inte skjuter upp arbete med högre prioritet	Ett nytt löfte från försäljningen måste först gå igenom verkstadens plan

När reparationen drar ut på tiden

Skilj mellan om arbete har tillkommit eller om det ursprungliga momentet tar längre tid. Ett tillkommande fel ändrar arbetsorderns omfattning, ett tekniskt problem under utförandet ändrar uppskattningen av när arbetet blir klart. I båda fallen behöver planen den aktuella volymen återstående arbete.

Lämna inte över ett påbörjat komplicerat moment till en annan tekniker bara för att han eller hon har ledig tid. En överlämning kräver en beskrivning av utförda steg, mätresultat, isärtagna delar och fortsatt tillvägagångssätt. Upprepad diagnos eller sökande efter undanlagda delar kan göra flytten mer tidskrävande.

När en tekniker faller bort

Skilj först ut det arbete som en annan i teamet kan ta över från moment som är knutna till den saknade specialiseringen. Ersättaren kan till exempel slutföra löpande underhåll medan den specialiserade diagnosuppgiften får vänta.

Att ta över påbörjat arbete innebär också att sätta sig in i bilens skick, så de övrigas kapacitet får inte ta slut bara på papperet. För säkerhetskritiska moment måste det vara klart vem som kontrollerar slutförandet.

När en reservdel saknas

Skilj mellan beställd reservdel, bekräftad leverans och reservdel som fysiskt är förberedd för arbetsordern. Beräknad leverans är ingen fast starttid för monteringen.

För en isärtagen bil avgör teknikern om arbetsplatsen kan frigöras på ett säkert sätt. Att flytta bilen till varje pris kan kräva provisorisk montering och att arbetet senare görs om. Om bilen står kvar på lyften räknar planen fortsatt med arbetsplatsen som upptagen, även om teknikern arbetar på annat håll.

Vilka arbetsordrar har företräde?

Företräde har säkert slutförande av ett påbörjat moment och förberett arbete med ett fast åtagande mot kunden. Bland jämförbara arbetsordrar slutförs först den som frigör en upptagen arbetsplats och gör det möjligt att lämna över bilen. Hur högljutt ett önskemål från mottagningen eller försäljningen framförs är ingen prioriteringsregel.

Iordningställande av bilar för försäljning har en egen plats i planen. Det kräver tekniker, reservdelar och arbetsplatser precis som en kundreparation. När det hanteras utanför planen som ”internt arbete” är verkstaden i själva verket mer belagd än kalendern visar. Försäljningen anger omfattningen av iordningställandet och den önskade tiden för överlämning, och verkmästaren fördelar kapacitet utifrån dem. En del återförsäljare fastställer i förväg begagnade bilars prioritet som en fast regel för fördelningen av verkstadsuppdrag. Ett brådskande iordningställande av en begagnad bil blir därmed inte en osynlig arbetsorder som efter hand trycker undan kunderna.

I grundplanen ska det även finnas en tidsbuffert för akuta reparationer och reserverad kapacitet för snabbservice. Buffertens storlek bör härledas från verksamhetens erfarenheter och arbetsordrarnas sammansättning. Om bufferten gång på gång fylls i förväg återstår vid nästa avbrott bara att skjuta upp utlovade tider.

Hur meddelar man kunden en ändring?

Servicerådgivaren kontaktar kunden så snart ändringen hotar den överenskomna överlämningen. Meddelandet innehåller orsak, konsekvens och nästa steg. Interna förflyttningar av arbetsordrar behöver inte förklaras för kunden.

Vid en obekräftad leverans av en reservdel kan meddelandet lyda så här:

”Reparationen väntar på en reservdel, och därför hinner vi inte till den ursprungliga tiden för överlämning. Så snart lagret bekräftar leveransen fortsätter vi med det återstående arbetet och meddelar dig en ny tid. Du hör av oss igen redan i dag före stängningsdags.”

Ett löfte om ett nytt besked måste ha en ansvarig person. Även ett besked om att läget är oförändrat är bättre än en utebliven kontakt. Om arbeten tillkommer eller priset ändras måste kunden godkänna det separat. En ny tid ersätter inte det godkännandet.

Vad bör man se upp med vid omplanering av verkstaden?

Till de typiska orsakerna till att verkstadens prestation sjunker hör saknade reservdelar, omarbeten och onödiga avbrott. Alla tre uppstår främst när omplaneringen hanteras dåligt. Hur förlorade timmar mäts behandlas i en separat artikel om bilverkstadens produktivitet.

Att flytta hela arbetsordern utan att dela upp momenten. Döljer både utfört arbete och delar som kan fortsätta.
En plan utifrån antalet närvarande personer. Bortser från specialiseringar, upptagna arbetsplatser och delad utrustning.
Att påbörja en reparation utan förberedda reservdelar. Gör en körbar bil till ett hinder på arbetsplatsen.
Upprepade avbrott för teknikerna. Ger fler överlämningar och återgångar till påbörjat arbete.
Övertid som första reaktion. Undanröjer varken en saknad reservdel eller bristande yrkeskompetens.
Flera versioner av planen. Tavlan, kalkylbladet och rådgivarnas anteckningar går isär. Planen behöver en enda bindande plats och en enda person som ansvarar för ändringarna.

Omnetic kopplar ihop ändringen i planen med arbetsordern och lagret

I många verkstäder hanteras planeringstavla, arbetsordrar och reservdelslager separat. Varje ändring måste då föras över manuellt till flera ställen. I Omnetic arbetar alla moduler utifrån ett gemensamt register över bil, kund, arbetsorder och pengar i DMS Core, så att data inte behöver skrivas in på nytt mellan dem.

Planner föreslår en tid utifrån arbetets svårighetsgrad, nödvändig specialisering och verkstadens faktiska kapacitet. Modulen ordnar uppgifterna efter deras beroenden, fördelar dem till teknikerna efter kompetens och tillgänglighet och justerar löpande planen vid förseningar, frånvaro eller ändrade arbetsordrar. Den räknar även med tillgången på reservdelar i lagret och med iordningställande av bilar för försäljning. Verkmästaren kan när som helst ändra planen.
Workshop hanterar arbetsordern från offert via fordonsmottagning, reservdelar och planering till fakturering. Den nya tiden är därför en del av samma arbetsorder som servicerådgivaren arbetar med.
Warehouse reserverar reservdelar för öppna arbetsordrar och frigör dem när en arbetsorder ändras eller avbryts. En reservdel blir därmed inte liggande blockerad för en bil som har flyttats till en annan dag.

En demo av Omnetic kan bokas med inriktning på omplanering av verkstaden när en tekniker faller bort, en reparation försenas eller en reservdel dröjer.

Relaterade artiklar

Vanliga frågor

Vad gör man när kunden inte lämnar in bilen?

Markera arbetsordern som ej inlämnad och frigör dess kapacitet för förberett arbete. Servicerådgivaren bokar en ny tid med kunden. Den ursprungliga bokningen får inte längre blockera tekniker eller arbetsplats.

Kan man boka diagnostik utan att reservera tid för den efterföljande reparationen?

Ja. Vid ett oklart fel är det bättre att skilja diagnosen från reparationen, vars omfattning ännu inte är känd. Kunden ska i förväg veta om han eller hon får en tid för att fastställa felet eller ett åtagande om att slutföra hela reparationen.

Hur gör man om planeringssystemet ligger nere?

För en enda tillfällig översikt med arbetsorder, tekniker, arbetsplats och aktuell status. Ändringar förs in av en utsedd person. När systemet är i gång igen förs även ändrade tider och arbetsfördelningar över dit, annars uppstår två olika versioner av planen.

Ska den ursprungliga planen återställas när teknikern är tillbaka?

Inte generellt. En del av hans eller hennes arbete kan redan ha tagits över av kollegerna, och andra arbetsordrar har under tiden fått nya tider. Tilldela teknikern arbete efter det aktuella läget när han eller hon är tillbaka, så att inga ytterligare onödiga överlämningar uppstår.