Raksti

Darbnīcas darbu plānošana: kā pārplānot kavējumu, mehāniķa prombūtnes un trūkstošu rezerves daļu gadījumā

Darbnīcas darbu plānošana un tās korekcijas: jauda, mehāniķu kompetences, pasūtījumu prioritātes, kavējumi, prombūtne un trūkstošas rezerves daļas.

Galvenās atziņas

Vispirms nosauciet šķērsli: mehāniķis, darba vieta, rezerves daļa vai klienta piekrišana. Tikai pēc tam piešķiriet jaunus termiņus. Izmaiņas vada viens cilvēks, parasti darbnīcas meistars.
Atlikušo jaudu aprēķiniet no klātesošajiem mehāniķiem un viņu maiņas atlikuma. Pēc tam to ierobežojiet atbilstoši kompetencēm un aprīkojumam. Darbu ar augstsprieguma sistēmām pārņem tikai mehāniķis ar attiecīgu kvalifikāciju.
Iesāktam pasūtījumam pārceliet tikai atlikušās operācijas, ieskaitot noslēguma pārbaudi un nodošanu. Atbrīvoto vietu aizpildiet ar pasūtījumiem, kuriem ir gan rezerves daļas, gan apstiprināts apjoms.
Rezervei steidzamiem remontiem un lietoto automašīnu sagatavošanai pārdošanai plānā ir sava jauda, tās netiek uzskaitītas ārpus plāna.
Omnetic modulis Planner kavējuma, prombūtnes vai pasūtījuma izmaiņu gadījumā plānu nepārtraukti pielāgo atbilstoši mehāniķu kompetencēm, darbnīcas jaudai un rezerves daļu pieejamībai. Galīgo lēmumu pieņem darbnīcas meistars.

Darbnīcas pārplānošana nozīmē darbu sadalīt no jauna brīdī, kad sākotnējais plāns vairs neatbilst realitātei. Ieilgusi diagnostika var aizņemt speciālistu, trūkstoša rezerves daļa – bloķēt pacēlāju, bet mehāniķa prombūtne – ietekmēt vairākus citus pasūtījumus. Tāpēc nepietiek pārcelt vienu rezervāciju kalendārā. Servisa vadītājam jāatjauno izpildāms plāns visai skartajai darbnīcas daļai un jāsaskaņo tas ar pieņemšanu, noliktavu un automašīnu pārdošanu. Jo ātrāk tas izdodas, jo mazāk stundu mehāniķi pavada gaidot. Tāpēc laba darbnīcas darbu plānošana jau no paša sākuma rēķinās ar to, ka plāns dienas laikā mainīsies.

Darbnīcas darbu plānošana: kas jāietver plānā

Plāna pamatvienība ir uzdevums, kas piešķirts mehāniķim un darba vietai. Rezervācija „automašīna uz servisu“ neparāda, vai pasūtījumam vajadzīga diagnostika, mehānisks remonts, ārējs pakalpojums vai noslēguma pārbaude. Kad kaut kas izkrīt, nav skaidrs, kuru daļu var pārcelt un kurai jāpaliek pie sākotnējā mehāniķa. Tāpēc arī manuālā plānošanas tāfele, kādu izmanto daži Vācijas autosaloni, katram pasūtījumam piešķir mehāniķi un laiku.

Katram atvērtam pasūtījumam jābūt redzamam vismaz šādam pārskatam:

Informācija	Kam tā noder, mainot plānu
Atlikušās operācijas un to secība	Parāda, ko var sākt patstāvīgi un kas gaida iepriekšējā darba pabeigšanu
Atlikušā laika novērtējums	Palīdz atrast vietu pabeigšanai, atkārtoti neieskaitot jau paveikto darbu
Piešķirtais mehāniķis un nepieciešamā kompetence	Novērš darba pārcelšanu pie cilvēka, kurš to nevar pārņemt
Darba vieta un aprīkojums	Atklāj pasūtījumu pārklāšanos, ja tiem vajadzīgs viens un tas pats pacēlājs vai diagnostikas iekārta
Rezerves daļu stāvoklis un darba apstiprinājums	Nošķir izpildāmus pasūtījumus no tiem, kas pagaidām gaida
Apsolītais nodošanas termiņš	Parāda, kurām saistībām izmaiņas rada risku
Automašīnas stāvoklis	Atšķir braucamu automašīnu no izjauktas, kuru nevar vienkārši novietot malā

Normstundas nav tas pats, kas automašīnas uzturēšanās laiks servisā. Starp darba operācijām var būt gaidīšana uz piegādi, ārēju pakalpojumu vai klienta atbildi. Tāpēc plānā līdzās darbietilpībai vajadzīga arī operāciju secība un laika ierobežojumi. Diagnostikai un neparastiem remontiem, kuriem normstundu nav, plāno pēc pieredzes balstīta novērtējuma. Tas tiek precizēts, tiklīdz bojājums ir zināms.

Omnetic modulī Planner sasaista darba sarežģītību, mehāniķu specializāciju, faktisko darbnīcas jaudu un rezerves daļu pieejamību noliktavā. Kavējuma vai prombūtnes gadījumā tas plānu nepārtraukti pielāgo, taču par tā galīgo veidolu lemj darbnīcas meistars.

Kā sākt darbnīcas pārplānošanu?

Izmaiņas vada viens cilvēks, parasti meistars vai darbnīcas vadītājs. Servisa konsultants sniedz informāciju par saistībām pret klientiem, noliktava – par rezerves daļām, bet mehāniķi – par iesāktā darba stāvokli. Ja katrs savu daļu pārceļ pats, rodas pretrunīgi termiņi.

1. Nosauciet šķērsli un tā ietekmi

Ieraksts „pasūtījums kavējas“ nav pietiekams. Noderīga informācija izklausās, piemēram, šādi: diagnostika turpinās, un remontu pagaidām nevar noteikt; mehāniķis šodien neieradīsies; pareizā rezerves daļa nav uz vietas.

Katram šķērslim nepieciešama atbildīgā persona un nākamās aktualizācijas laiks. Noliktava nodrošina piegādes apstiprinājumu, konsultants – klienta piekrišanu, bet meistars – aizvietotāju mehāniķi. Tādējādi šķēršļa novēršanu risina atsevišķi no paša pasūtījuma pārcelšanas.

2. Pārrēķiniet atlikušo jaudu

Plānotā klātbūtne stundās ir klātbūtnes dienu skaits, kas reizināts ar dienas darba laiku. Ja kāds izkrīt dienas laikā, rēķiniet tikai ar klātesošajiem mehāniķiem un viņu maiņas atlikušo daļu. Atskaitiet iesāktās saistības un laiku, kad mehāniķis nestrādā pie pasūtījumiem. Rezultātu pēc tam ierobežojiet atbilstoši kompetencēm un aprīkojumam.

Ilustratīvs piemērs: darbnīcai ar sešiem mehāniķiem un astoņu stundu maiņu ir 48 stundas plānotās klātbūtnes. Ja viens mehāniķis saslimst, paliek 40 stundas. Ja viņš bija vienīgais, kurš kvalificēts darbam ar augstsprieguma sistēmām, viņa pasūtījumu ar hibrīdautomašīnu neviens cits nepārņems, pat ja citiem plānā ir brīvs laiks.

Tātad brīvs mehāniķis ne vienmēr var aizstāt trūkstošo diagnostu. Pārcelšanai jāatbilst mehāniķa profesionālajai kvalifikācijai un uzņēmuma noteikumiem.

3. Nošķiriet sagatavotu darbu no gaidošiem pasūtījumiem

Atbrīvotajā vietā iekļauj darbu, kuram pieejama automašīna, apstiprināts apjoms, rezerves daļas un aprīkojums. Pasūtījums ar neapstiprinātu piegādi var palikt perspektīvā, taču tas nedrīkst aizņemt tādu pašu jaudu kā darbs, kas gatavs sākšanai.

Sevi ir pierādījusi statusu „gatavs“, „procesā“ un „gaida“ nošķiršana. Gaidošam pasūtījumam vienmēr jānorāda iemesls, citādi meistars atkārtoti noskaidro, kāpēc pie automašīnas netiek strādāts.

4. Pārceliet visu saistīto procesu

Pēc remonta bieži seko riteņu ģeometrija, kalibrēšana, testa brauciens vai pārbaude. Ja pārceļat tikai galveno operāciju, galīgais termiņš paliek nereāls.

Tāpēc jaunajam plānam jāsniedzas līdz brīdim, kad automašīna ir gatava nodošanai. Tajā jāņem vērā arī tā cilvēka pieejamība, kurš veiks noslēguma operācijas, un iespējamā ārējā pakalpojuma termiņš.

5. Apstipriniet izmaiņas un nosakiet nākamo lēmuma punktu

Mehāniķim jāzina, ar ko viņš turpina. Konsultantam vajadzīgs jauns termiņš vai skaidra informācija, kāpēc to pagaidām nevar apsolīt. Noliktavai jāzina mainītās sasaistes, kas ietekmē rezerves daļu sagatavošanu.

Nākamo aktualizāciju piesaistiet notikumam: diagnostikas pabeigšanai, piegādes apstiprinājumam vai darba pārņemšanai, ko veic aizvietotājs. Pārplānošana nedrīkst beigties ar to, ka pasūtījums paliek nenoteiktā statusā „vēlāk“.

Ko mainīt remonta kavējuma, prombūtnes un trūkstošas rezerves daļas gadījumā?

Katram cēlonim vajadzīga cita rīcība. Visu pasūtījumu vienlaidus atlikšana problēmu pārnes arī tur, kur darbu var turpināt.

Situācija darbnīcā	Tūlītēja rīcība	Kas var turpināties	Ietekme uz termiņu
Diagnostika ieilgst, un remonta apjoms nav zināms	Nošķirt diagnostikas turpināšanu no vēl nenoteiktā remonta	Cits sagatavots darbs, kam nav vajadzīgs tas pats speciālists	Remonta termiņu apstiprināt tikai pēc apjoma un secības noteikšanas
Mehāniķa nav jau maiņas sākumā	Sadalīt viņa pasūtījumus atbilstoši aizvietotāju kompetencēm	Darbs, kuram pieejams piemērots mehāniķis un brīva darba vieta	Pārcelt galvenokārt operācijas, kurām nav profesionāla aizvietotāja
Pēc izjaukšanas trūkst rezerves daļas	Izlemt, vai automašīnu var droši novietot malā, un noskaidrot apstiprināto piegādes statusu	Neatkarīgas operācijas tai pašai automašīnai vai cits sagatavots pasūtījums	Pabeigšanu piesaistīt rezerves daļai un atlikušajam darbam, nevis tikai tās piegādei
Pārdošana vēlas lietoto automašīnu sagatavot ātrāk	Salīdzināt pieprasīto termiņu ar apstiprinātajām servisa saistībām	Sagatavošana, kas iekļaujas jaudā un neatliek augstākas prioritātes darbu	Jaunam pārdošanas solījumam vispirms jāiziet caur darbnīcas plānu

Kad remonts ieilgst

Nošķiriet, vai darba ir kļuvis vairāk vai arī sākotnējā operācija ilgst ilgāk. Papildu bojājums maina pasūtījuma apjomu, tehniska problēma izpildes laikā maina pabeigšanas novērtējumu. Abos gadījumos plānam nepieciešams aktuāls atlikušā darba apjoms.

Iesāktu sarežģītu operāciju nenododiet citam mehāniķim tikai tāpēc, ka viņam ir brīvs laiks. Nodošanai nepieciešams veikto darbību, mērījumu rezultātu, izjaukto daļu un turpmākās rīcības apraksts. Atkārtota diagnostika vai noliktu daļu meklēšana var pārcelšanu paildzināt.

Kad izkrīt mehāniķis

Vispirms nošķiriet darbu, ko var pārņemt cits komandas loceklis, no operācijām, kas saistītas ar trūkstošo specializāciju. Aizvietotājs, piemēram, var pabeigt kārtējo apkopi, bet specializēts diagnostikas uzdevums pagaidīs.

Iesākta darba pārņemšana ietver arī iepazīšanos ar automašīnas stāvokli, tāpēc pārējo jaudu nedrīkst iztērēt tikai uz papīra. Drošībai svarīgām operācijām jābūt skaidram, kurš pārbaudīs to pabeigšanu.

Kad trūkst rezerves daļas

Nošķiriet pasūtītu rezerves daļu, apstiprinātu piegādi un rezerves daļu, kas fiziski sagatavota pasūtījumam. Paredzamā piegāde nav noteikts montāžas sākums.

Izjauktas automašīnas gadījumā mehāniķis lemj, vai darba vietu var droši atbrīvot. Automašīnas pārvietošana par katru cenu var prasīt pagaidu montāžu un vēlāku darba atkārtošanu. Ja automašīna paliek uz pacēlāja, plāns darba vietu turpina uzskatīt par aizņemtu, pat ja mehāniķis strādā citur.

Kuriem pasūtījumiem ir prioritāte?

Prioritāte ir iesāktas operācijas drošai pabeigšanai un sagatavotam darbam ar noteiktām saistībām pret klientu. No salīdzināmiem pasūtījumiem vispirms pabeidziet to, kas atbrīvo aizņemtu darba vietu un ļauj nodot automašīnu. Pieņemšanas vai pārdošanas prasības skaļums nav prioritātes noteikums.

Automašīnu sagatavošanai pārdošanai plānā ir sava vieta. Tai vajadzīgi mehāniķi, rezerves daļas un darba vietas tāpat kā klienta remontam. Ja to uzskaita ārpus plāna kā „iekšējo darbu“, darbnīca faktiski ir noslogotāka, nekā rāda kalendārs. Pārdošana nosaka sagatavošanas apjomu un vēlamo nodošanas termiņu, un meistars atbilstoši tiem piešķir jaudu. Daļa dīleru lietoto automašīnu prioritāti nosaka iepriekš kā stingru noteikumu darbnīcas pasūtījumu sadalei. Tā steidzama lietotas automašīnas sagatavošana nekļūst par neredzamu pasūtījumu, kas pakāpeniski atliek klientus.

Pamatplānā jāiekļauj arī laika rezerve steidzamiem remontiem un ātrā servisa rezervētā jauda. Rezerves lielumu nosakiet pēc uzņēmuma pieredzes un pasūtījumu struktūras. Ja rezerve atkārtoti tiek aizpildīta jau iepriekš, nākamajā izkrišanas reizē atliek tikai pārcelt apsolītos termiņus.

Kā paziņot par izmaiņām klientam?

Servisa konsultants sazinās ar klientu, tiklīdz izmaiņas apdraud norunāto nodošanu. Ziņojumā ir iemesls, ietekme un nākamais solis. Pasūtījumu iekšējā pārcelšana klientam nav jāpaskaidro.

Ja rezerves daļas piegāde nav apstiprināta, ziņojums var būt šāds:

„Remonts gaida rezerves daļu, tāpēc sākotnējo nodošanas termiņu neizdosies ievērot. Tiklīdz noliktava apstiprinās piegādi, turpināsim ar atlikušo darbu un paziņosim jums jaunu termiņu. Nākamo ziņu no mums saņemsiet vēl šodien pirms darba laika beigām.“

Solījumam par nākamo ziņu jābūt ar atbildīgo personu. Arī ziņa, ka stāvoklis nav mainījies, ir labāka par nokavētu saziņu. Ja tiek pievienoti darbi vai mainās cena, klientam tie jāapstiprina atsevišķi. Jauns termiņš šo apstiprinājumu neaizstāj.

Kam pievērst uzmanību, pārplānojot darbnīcu?

Pie tipiskajiem darbnīcas snieguma krituma cēloņiem pieder trūkstošas rezerves daļas, atkārtots darbs un nevajadzīgi pārtraukumi. Visi trīs rodas galvenokārt slikti vadītas pārplānošanas laikā. Kā mērīt zaudētās stundas, aplūko atsevišķs raksts par autoservisa produktivitāti.

Visa pasūtījuma pārcelšana, nesadalot operācijas. Tā noslēpj gan paveikto darbu, gan daļas, ko var turpināt.
Plāns pēc klātesošo cilvēku skaita. Tas neņem vērā specializācijas, aizņemtās darba vietas un koplietojamo aprīkojumu.
Remonta sākšana bez sagatavotām rezerves daļām. Tā braucamu automašīnu pārvērš par šķērsli darba vietā.
Mehāniķu atkārtota pārtraukšana. Tā rada papildu nodošanu un atgriešanos pie iesāktā darba.
Virsstundas kā pirmā reakcija. Tās nenovērš ne trūkstošu rezerves daļu, ne profesionālās kvalifikācijas trūkumu.
Vairākas plāna versijas. Tāfele, tabula un konsultantu piezīmes atšķiras. Plānam vajadzīga viena saistoša vieta un viens izmaiņu pārzinis.

Omnetic sasaista plāna izmaiņas ar servisa pasūtījumu un noliktavu

Daudzos servisos plānošanas tāfele, pasūtījumi un rezerves daļu noliktava darbojas atsevišķi. Katra izmaiņa tad manuāli jāpārnes uz vairākām vietām. Platformā Omnetic visi moduļi strādā ar vienu kopīgu automašīnas, klienta, pasūtījuma un naudas ierakstu DMS Core, tāpēc dati starp tiem netiek pārrakstīti.

Planner piedāvā termiņu atbilstoši darba sarežģītībai, nepieciešamajai specializācijai un faktiskajai darbnīcas jaudai. Tas sakārto uzdevumus pēc to secības, piešķir tos mehāniķiem atbilstoši kompetencēm un pieejamībai un kavējuma, prombūtnes vai pasūtījuma izmaiņu gadījumā plānu nepārtraukti pielāgo. Tas ņem vērā arī rezerves daļu pieejamību noliktavā un automašīnu sagatavošanu pārdošanai. Darbnīcas meistars plānu var mainīt jebkurā brīdī.
Workshop vada servisa pasūtījumu no piedāvājuma līdz automašīnas pieņemšanai, rezerves daļām, plānošanai un rēķina izrakstīšanai. Tāpēc jaunais termiņš ir daļa no tā paša pasūtījuma, ar kuru strādā servisa konsultants.
Warehouse rezervē rezerves daļas atvērtiem servisa pasūtījumiem un, pasūtījumu mainot vai atceļot, tās atbrīvo. Tā rezerves daļa nepaliek bloķēta pie automašīnas, kas pārcelta uz citu dienu.

Omnetic demonstrāciju varat norunāt ar uzsvaru uz darbnīcas pārplānošanu mehāniķa izkrišanas, remonta kavējuma un rezerves daļu gaidīšanas gadījumā.

Saistītie raksti

Biežāk uzdotie jautājumi

Ko darīt, ja klients automašīnu neatved?

Atzīmējiet pasūtījumu kā neatvestu un tā jaudu atbrīvojiet sagatavotam darbam. Servisa konsultants ar klientu vienojas par jaunu termiņu. Sākotnējā rezervācija vairs nedrīkst bloķēt ne mehāniķi, ne darba vietu.

Vai var pierakstīt uz diagnostiku, nerezervējot sekojošo remontu?

Jā. Neskaidra bojājuma gadījumā labāk nošķirt diagnostiku no remonta, kura apjoms vēl nav zināms. Klientam jau iepriekš jāzina, vai viņš saņem laiku bojājuma noskaidrošanai vai saistības pabeigt visu remontu.

Kā rīkoties, ja plānošanas sistēma nedarbojas?

Uzturiet vienu pagaidu pārskatu ar pasūtījumu, mehāniķi, darba vietu un aktuālo stāvokli. Izmaiņas tajā ieraksta viens noteikts cilvēks. Pēc sistēmas atjaunošanas pārnesiet tajā arī mainītos termiņus un darba sadalījumu, citādi radīsies divas atšķirīgas plāna versijas.

Vai pēc mehāniķa atgriešanās jāatjauno sākotnējais plāns?

Vienlaidus nē. Daļu viņa darba, iespējams, jau pārņēmuši kolēģi, un citi pasūtījumi tikmēr saņēmuši jaunus termiņus. Mehāniķim pēc atgriešanās piešķiriet darbu atbilstoši aktuālajam stāvoklim, lai nerastos vēl viena nevajadzīga nodošana.