Įžvalgos

Dirbtuvių darbų planavimas: kaip perplanuoti vėluojant, nesant mechaniko ir trūkstant detalių

Dirbtuvių darbų planavimas ir jo koregavimas: pajėgumas, mechanikų kompetencijos, užsakymų prioritetai, vėlavimai, nebuvimas ir trūkstamos detalės.

Svarbiausios išvados

Pirmiausia įvardykite kliūtį: mechanikas, darbo vieta, detalė ar kliento sutikimas. Tik tada skirkite naujus terminus. Pakeitimus valdo vienas žmogus, paprastai dirbtuvių meistras.
Likusį pajėgumą apskaičiuokite pagal darbe esančius mechanikus ir likusią jų pamainos dalį. Tada jį apribokite pagal kompetencijas ir įrangą. Darbus su aukšta įtampa perima tik atitinkamą kvalifikaciją turintis mechanikas.
Vykdomame užsakyme perkelkite tik likusias operacijas, įskaitant galutinę kontrolę ir perdavimą. Atsilaisvinusią vietą užpildykite užsakymais, kuriems yra detalės ir patvirtinta apimtis.
Rezervas skubiems remontams ir naudotų automobilių paruošimas pardavimui turi savo pajėgumą plane, jie nėra vedami už jo ribų.
Planner platformoje Omnetic vėluojant, nesant mechaniko ar pasikeitus užsakymui nuolat koreguoja planą pagal mechanikų kompetencijas, dirbtuvių pajėgumą ir detalių prieinamumą. Galutinį sprendimą priima dirbtuvių meistras.

Dirbtuvių perplanavimas reiškia naują darbų paskirstymą tuo metu, kai pradinis planas nebeatitinka realios veiklos. Užsitęsusi diagnostika gali užimti specialistą, trūkstama detalė – užblokuoti keltuvą, o mechaniko nebuvimas – paveikti kelis kitus užsakymus. Todėl nepakanka perkelti vienos rezervacijos kalendoriuje. Serviso vadovas turi atkurti įgyvendinamą planą visai paveiktai dirbtuvių daliai ir suderinti jį su priėmimu, sandėliu ir automobilių pardavimu. Kuo greičiau tai pavyks, tuo mažiau valandų mechanikai praleis laukdami. Dėl to geras dirbtuvių darbų planavimas iš anksto numato, kad per dieną planas keisis.

Dirbtuvių darbų planavimas: ką turi apimti planas

Pagrindinis plano vienetas yra užduotis, priskirta mechanikui ir darbo vietai. Rezervacija „automobilis į servisą“ neparodo, ar užsakymui reikia diagnostikos, mechaninio remonto, išorės paslaugos ar galutinės kontrolės. Įvykus sutrikimui tada neaišku, kurią dalį galima perkelti, o kuri turi likti pas pradinį mechaniką. Todėl net rankinė planavimo lenta, kokią naudoja kai kurie Vokietijos autosalonai, kiekvienam užsakymui priskiria mechaniką ir laiką.

Prie kiekvieno atviro užsakymo turi būti matoma bent ši informacija:

Duomuo	Kam jis reikalingas keičiant planą
Likusios operacijos ir jų sekos ryšiai	Parodo, ką galima pradėti savarankiškai, o kas laukia ankstesnio darbo pabaigos
Likusio laiko įvertinimas	Padeda rasti vietą užbaigimui, iš naujo neįskaičiuojant jau atlikto darbo
Paskirtas mechanikas ir reikalinga kompetencija	Neleidžia perkelti darbo žmogui, kuris negali jo perimti
Darbo vieta ir įranga	Atskleidžia užsakymų sutapimą, kai jiems reikia to paties keltuvo ar diagnostikos įrangos
Detalių būsena ir darbų patvirtinimas	Atskiria įgyvendinamus užsakymus nuo tų, kurie kol kas laukia
Pažadėtas perdavimo terminas	Parodo, kuriuos įsipareigojimus pakeitimas kelia į pavojų
Automobilio būklė	Atskiria važiuojantį automobilį nuo išardyto, kurio negalima tiesiog pastatyti į šalį

Normavalandės nėra tas pats, kas automobilio buvimo servise trukmė. Tarp darbo operacijų gali būti laukiama pristatymo, išorės paslaugos ar kliento atsakymo. Todėl planui be darbo imlumo reikia ir operacijų eiliškumo bei laiko apribojimų. Diagnostika ir neįprasti remontai, kuriems normavalandžių nėra, planuojami įvertinant pagal patirtį. Įvertinimas patikslinamas, kai tik gedimas tampa žinomas.

Omnetic modulyje Planner susieja darbo sudėtingumą, mechanikų specializaciją, realų dirbtuvių pajėgumą ir detalių likutį sandėlyje. Vėluojant ar nesant mechaniko planą jis nuolat koreguoja, tačiau dėl jo galutinio varianto sprendžia dirbtuvių meistras.

Kaip pradėti dirbtuvių perplanavimą?

Pakeitimą valdo vienas žmogus, paprastai dirbtuvių meistras arba vadovas. Serviso konsultantas pateikia įsipareigojimus klientams, sandėlis – informaciją apie detales, o mechanikai – vykdomo darbo būklę. Kai kiekvienas savo dalį perkelia pats, atsiranda prieštaringi terminai.

1. Įvardykite kliūtį ir jos poveikį

Įrašo „užsakymas vėluoja“ nepakanka. Naudinga informacija skamba, pavyzdžiui, taip: diagnostika tęsiama ir remonto kol kas nustatyti negalima; mechanikas šiandien neatvyks; reikiamos detalės vietoje nėra.

Kiekvienai kliūčiai priskiriamas atsakingas asmuo ir kito atnaujinimo laikas. Sandėlis užtikrina pristatymo patvirtinimą, konsultantas – kliento sutikimą, o meistras – pavaduojantį mechaniką. Taip kliūties šalinimas sprendžiamas atskirai nuo paties užsakymo perkėlimo.

2. Perskaičiuokite likusį pajėgumą

Planuojamas buvimo darbe laikas valandomis yra darbo dienų skaičius, padaugintas iš dienos darbo laiko. Įvykus sutrikimui dienos metu, skaičiuokite tik darbe esančius mechanikus ir likusią jų pamainos dalį. Atimkite vykdomus įsipareigojimus ir laiką, kai mechanikas nedirba prie užsakymų. Tada rezultatą apribokite pagal kompetencijas ir įrangą.

Iliustracinis pavyzdys: dirbtuvės su šešiais mechanikais ir aštuonių valandų pamaina turi 48 valandas planuojamo buvimo darbe. Kai vienas mechanikas suserga, lieka 40 valandų. Jei jis vienintelis turėjo kvalifikaciją dirbti su aukšta įtampa, jo užsakymo su hibridiniu automobiliu niekas kitas neperims, net jei kiti plane turi laisvo laiko.

Taigi laisvas mechanikas ne visada gali pakeisti trūkstamą diagnostą. Perkėlimas turi atitikti mechaniko profesinę kompetenciją ir veiklos taisykles.

3. Atskirkite paruoštą darbą nuo laukiančių užsakymų

Į atsilaisvinusią vietą dedamas darbas, kuriam yra automobilis, patvirtinta apimtis, detalės ir įranga. Užsakymas su nepatvirtintu pristatymu gali likti perspektyvoje, tačiau negali užimti tokio paties pajėgumo kaip darbas, paruoštas pradėti.

Pasiteisina būsenos „paruošta“, „vykdoma“ ir „laukia“. Prie laukiančio užsakymo visada turi būti nurodyta priežastis, kitaip meistras vis iš naujo aiškinasi, kodėl prie automobilio nedirbama.

4. Perkelkite visą susijusią darbų seką

Po remonto dažnai seka ratų geometrijos reguliavimas, kalibravimas, bandomasis važiavimas ar patikra. Jei perkeliate tik pagrindinę operaciją, galutinis terminas lieka nerealus.

Todėl naujas planas turi siekti momento, kai automobilis paruoštas perdavimui. Jis taip pat turi atsižvelgti į žmogaus, atliksiančio baigiamąsias operacijas, prieinamumą ir galimos išorės paslaugos terminą.

5. Patvirtinkite pakeitimą ir nustatykite kitą sprendimo tašką

Mechanikas turi žinoti, ką toliau daro. Konsultantui reikia naujo termino arba aiškios informacijos, kodėl jo kol kas negalima pažadėti. Sandėlis turi žinoti pasikeitusius sekos ryšius, kurie veikia detalių paruošimą.

Kitą atnaujinimą susiekite su įvykiu: diagnostikos pabaiga, pristatymo patvirtinimu arba darbo perėmimu pavaduojančio mechaniko. Perplanavimas negali baigtis tuo, kad užsakymas lieka neapibrėžtoje būsenoje „vėliau“.

Ką keisti vėluojant remontui, nesant mechaniko ir trūkstant detalės?

Kiekvienai priežasčiai reikia kitokio sprendimo. Visų užsakymų atidėjimas perkelia problemą ir ten, kur darbas galėtų tęstis.

Situacija veikloje	Neatidėliotinas sprendimas	Kas gali tęstis	Poveikis terminui
Diagnostika užsitęsia, o remonto apimtis nežinoma	Atskirti diagnostikos tęsimą nuo dar nenustatyto remonto	Kitas paruoštas darbas, kuriam nereikia to paties specialisto	Remonto terminą patvirtinti tik nustačius apimtį ir sekos ryšius
Mechaniko nėra jau pamainos pradžioje	Paskirstyti jo užsakymus pagal pavaduojančiųjų kompetencijas	Darbas, kuriam yra tinkamas mechanikas ir laisva darbo vieta	Perkelti daugiausia operacijas, kurių nėra kam profesionaliai atlikti
Išardžius trūksta detalės	Nuspręsti, ar automobilį galima saugiai pastatyti į šalį, ir išsiaiškinti patvirtintą pristatymo būseną	Nepriklausomos operacijos su tuo pačiu automobiliu arba kitas paruoštas užsakymas	Užbaigimą susieti su detale ir likusiu darbu, o ne vien su jos pristatymu
Pardavimų skyrius nori anksčiau paruošti naudotą automobilį	Palyginti pageidaujamą terminą su patvirtintais serviso įsipareigojimais	Paruošimas, kuris telpa į pajėgumą ir neatideda aukštesnio prioriteto darbo	Naujas pažadas pardavimams pirmiausia turi pereiti per dirbtuvių planą

Kai remontas užsitęsia

Atskirkite, ar atsirado papildomo darbo, ar pradinė operacija trunka ilgiau. Papildomas gedimas keičia užsakymo apimtį, techninė problema atliekant darbą keičia užbaigimo įvertinimą. Abiem atvejais planui reikia aktualios likusio darbo apimties.

Pradėtos sudėtingos operacijos neperduokite kitam mechanikui vien todėl, kad jis laisvas. Perdavimui reikia atliktų žingsnių, matavimų rezultatų, išardytų dalių ir tolesnės eigos aprašymo. Pakartotinė diagnostika ar atidėtų detalių paieška gali perkėlimą pailginti.

Kai trūksta mechaniko

Pirmiausia atskirkite darbą, kurį gali perimti kitas komandos narys, nuo operacijų, susijusių su trūkstama specializacija. Pavaduojantis mechanikas gali, pavyzdžiui, užbaigti įprastą priežiūrą, o specializuota diagnostikos užduotis palauks.

Vykdomo darbo perėmimas apima ir susipažinimą su automobilio būkle, todėl kitų pajėgumas negali būti išnaudotas tik popieriuje. Saugai svarbių operacijų atveju turi būti aišku, kas patikrins jų užbaigimą.

Kai trūksta detalės

Atskirkite užsakytą detalę, patvirtintą pristatymą ir detalę, fiziškai paruoštą užsakymui. Numatomas pristatymas nėra tvirta montavimo pradžia.

Dėl išardyto automobilio sprendžia mechanikas, ar darbo vietą galima saugiai atlaisvinti. Automobilio perkėlimas bet kokia kaina gali pareikalauti laikino surinkimo ir vėlesnio darbo kartojimo. Kai automobilis lieka ant keltuvo, planas darbo vietą ir toliau laiko užimta, net jei mechanikas dirba kitur.

Kurie užsakymai turi pirmenybę?

Pirmenybę turi saugus pradėtos operacijos užbaigimas ir paruoštas darbas su tvirtu įsipareigojimu klientui. Iš panašių užsakymų pirmiausia užbaikite tą, kuris atlaisvins užimtą darbo vietą ir leis perduoti automobilį. Priėmimo ar pardavimų reikalavimo garsumas nėra prioriteto taisyklė.

Automobilių paruošimas pardavimui plane turi savo vietą. Jam reikia mechanikų, detalių ir darbo vietų taip pat kaip kliento remontui. Kai jis vedamas už plano ribų kaip „vidinis darbas“, dirbtuvės iš tikrųjų yra labiau užimtos, nei rodo kalendorius. Pardavimų skyrius nurodo paruošimo apimtį ir pageidaujamą perdavimo terminą, o meistras pagal juos skiria pajėgumą. Dalis prekybininkų naudotų automobilių prioritetą iš anksto nustato kaip tvirtą dirbtuvių užsakymų skirstymo taisyklę. Taip skubus naudoto automobilio paruošimas netampa nematomu užsakymu, kuris palaipsniui atideda klientus.

Į bazinį planą įtraukiamas ir laiko rezervas skubiems remontams bei greitojo serviso rezervuotas pajėgumas. Rezervo dydį nustatykite pagal veiklos patirtį ir užsakymų struktūrą. Jei rezervas pakartotinai užpildomas iš anksto, įvykus kitam sutrikimui lieka tik perkelti pažadėtus terminus.

Kaip pranešti apie pakeitimą klientui?

Serviso konsultantas susisiekia su klientu, kai tik pakeitimas kelia pavojų sutartam perdavimui. Pranešime nurodoma priežastis, poveikis ir kitas žingsnis. Vidinių užsakymų perkėlimų klientui aiškinti nereikia.

Kai detalės pristatymas nepatvirtintas, pranešimas gali skambėti taip:

„Remontas laukia atsarginės detalės, todėl pradinio perdavimo termino nespėsime. Kai tik sandėlis patvirtins pristatymą, tęsime likusius darbus ir pranešime jums naują terminą. Kitą žinią iš mūsų gausite dar šiandien iki darbo dienos pabaigos.“

Pažadas pranešti dar kartą turi turėti atsakingą asmenį. Net žinia, kad būklė nepasikeitė, yra geriau nei praleistas kontaktas. Jei atsiranda papildomų darbų ar pasikeičia kaina, klientas turi juos patvirtinti atskirai. Naujas terminas šio patvirtinimo nepakeičia.

Į ką atkreipti dėmesį perplanuojant dirbtuves?

Prie tipinių dirbtuvių rezultatų mažėjimo priežasčių priskiriamos trūkstamos detalės, pakartotinis darbas ir nereikalingi pertraukimai. Visos trys daugiausia atsiranda dėl prastai suvaldyto perplanavimo. Kaip matuoti prarastas valandas, nagrinėja atskiras straipsnis apie autoserviso našumą.

Viso užsakymo perkėlimas neišskaidžius operacijų. Paslepia atliktą darbą ir dalis, kurios galėtų tęstis.
Planas pagal darbe esančių žmonių skaičių. Neatsižvelgia į specializacijas, užimtas darbo vietas ir bendrai naudojamą įrangą.
Remonto pradžia be paruoštų detalių. Važiuojantį automobilį paverčia kliūtimi darbo vietoje.
Pakartotinis mechanikų pertraukimas. Prideda perdavimų ir grįžimų prie pradėto darbo.
Viršvalandžiai kaip pirmoji reakcija. Nepašalina nei trūkstamos detalės, nei profesinės kompetencijos stygiaus.
Kelios plano versijos. Lenta, skaičiuoklė ir konsultantų užrašai išsiskiria. Planui reikia vienos privalomos vietos ir vieno pakeitimų administratoriaus.

Omnetic susieja plano pakeitimą su serviso užsakymu ir sandėliu

Daugelyje servisų planavimo lenta, užsakymai ir detalių sandėlis veikia atskirai. Tada kiekvieną pakeitimą reikia rankiniu būdu perkelti į kelias vietas. Platformoje Omnetic visi moduliai dirba su vienu bendru automobilio, kliento, užsakymo ir finansų įrašu DMS Core, todėl duomenys tarp jų neperrašomi.

Planner pasiūlo terminą pagal darbo sudėtingumą, reikiamą specializaciją ir realų dirbtuvių pajėgumą. Užduotis surikiuoja pagal sekos ryšius, paskiria jas mechanikams pagal kompetencijas ir prieinamumą, o vėluojant, nesant mechaniko ar pasikeitus užsakymui nuolat koreguoja planą. Atsižvelgia ir į detalių likutį sandėlyje bei automobilių paruošimą pardavimui. Dirbtuvių meistras planą gali bet kada pakeisti.
Workshop veda serviso užsakymą nuo pasiūlymo per automobilio priėmimą, detales ir planavimą iki sąskaitos išrašymo. Todėl naujas terminas yra to paties užsakymo, su kuriuo dirba serviso konsultantas, dalis.
Warehouse rezervuoja detales atviriems serviso užsakymams, o pasikeitus ar atšaukus užsakymą jas atlaisvina. Taip detalė neguli užblokuota prie automobilio, kuris buvo perkeltas į kitą dieną.

Galite susitarti dėl Omnetic demonstravimo, skirto dirbtuvių perplanavimui nesant mechaniko, vėluojant remontui ir laukiant detalės.

Susiję straipsniai

DUK

Ką daryti, jei klientas automobilio nepristato?

Pažymėkite užsakymą kaip nepristatytą ir jo pajėgumą atlaisvinkite paruoštam darbui. Serviso konsultantas su klientu suderina naują terminą. Pradinė rezervacija nebegali blokuoti nei mechaniko, nei darbo vietos.

Ar galima užsakyti diagnostiką nerezervuojant vėlesnio remonto?

Taip. Esant neaiškiam gedimui, geriau atskirti diagnostiką nuo remonto, kurio apimtis kol kas nežinoma. Klientas iš anksto turi žinoti, ar gauna terminą gedimui nustatyti, ar įsipareigojimą užbaigti visą remontą.

Kaip elgtis sutrikus planavimo sistemai?

Veskite vieną laikiną suvestinę su užsakymu, mechaniku, darbo vieta ir aktualia būsena. Pakeitimus į ją įrašo vienas paskirtas žmogus. Atkūrus sistemą, į ją perkelkite ir pakeistus terminus bei darbų paskirstymą, kitaip atsiras dvi skirtingos plano versijos.

Ar grįžus mechanikui reikia atkurti pradinį planą?

Ne visuotinai. Dalį jo darbo jau galėjo perimti kolegos, o kiti užsakymai per tą laiką gavo naujus terminus. Grįžusiam mechanikui darbą skirkite pagal aktualią būklę, kad neatsirastų dar vieno nereikalingo perdavimo.