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Magazzino ricambi: come individuare i ricambi fermi e liberare il capitale immobilizzato

Come gestire il magazzino ricambi dell'officina: ricambi fermi, analisi ABC, scorte minime e massime, rotazione e recupero del capitale immobilizzato.

Punti chiave

I ricambi fermi si individuano in base alla data dell'ultimo prelievo per una commessa o dell'ultima vendita al banco. Un trasferimento tra magazzini non dimostra una domanda.
Una scorta vecchia non è necessariamente invendibile. Separate la scorta stagionale e di sicurezza e le prenotazioni valide dai pezzi in eccedenza. Solo l'eccedenza valutata a prezzo d'acquisto mostra il capitale immobilizzato.
Liquidità la portano solo il reso al fornitore, il trasferimento a una filiale dove c'è domanda o una vendita mirata. La svalutazione contabile e la rottamazione non liberano denaro.
Integrate l'analisi ABC con l'anzianità delle scorte e il valore delle eccedenze. Una buona rotazione dell'intero magazzino può nascondere ricambi costosi che restano inutilizzati.
Warehouse di Omnetic gestisce giacenze, prenotazioni e ordini di più magazzini e filiali su un'unica scheda articolo e aiuta a individuare i ricambi fermi.

I ricambi fermi si formano anche in un magazzino che rifornisce l'officina in modo affidabile. Restano dopo riparazioni annullate, ordini errati o un cambiamento nel mix di auto che entrano in officina. Occupano spazio e immobilizzano denaro che poi manca per acquistare gli articoli di consumo corrente. Una scorta inutilizzata a lungo costa inoltre di più in stoccaggio della merce che attraversa rapidamente il magazzino. Il responsabile del magazzino quindi non cerca solo i ricambi più vecchi, ma decide quali hanno ancora un'utilità operativa e che cosa fare del resto. La gestione del magazzino ricambi deve perciò individuare per tempo questi articoli e decidere che cosa farne.

Quando i ricambi fermi sono davvero un problema?

Un ricambio fermo è un articolo che nel periodo considerato non è stato prelevato per una commessa né venduto. La scorta invendibile è un gruppo più ristretto: non ha impiego in officina né una via accettabile di vendita o di reso.

Come periodo di base per l'intero quadro sono adatti gli ultimi 12 mesi, perché coprono un ciclo stagionale completo. Un'unica soglia temporale per tutti gli articoli però non funziona. Un filtro per auto che vengono regolarmente in assistenza si valuta in modo diverso da un accessorio stagionale o da un ricambio costoso che l'officina tiene a scorta per via dei lunghi tempi di consegna.

Situazione	Che cosa significa	Come gestirla
Filtri per auto che in officina non arrivano quasi più	La domanda originale è scomparsa	Ridurre i riordini, offrire l'eccedenza per il reso o la vendita
Pastiglie dei freni prenotate per una riparazione confermata	La scorta ha uno scopo chiaro	Mantenere la prenotazione legata alla commessa
Cuscinetto tenuto a scorta per i lunghi tempi di consegna	Può trattarsi di una scorta di sicurezza giustificata	Registrare il motivo della giacenza e la persona responsabile
Cinghia ordinata per una riparazione annullata	L'acquisto su commessa è rimasto inutilizzato	Liberare la prenotazione e gestire con priorità il reso

L'assortimento stagionale va confrontato con la stessa stagione dell'anno precedente. Per gli altri articoli si parte dalla frequenza di consumo, dai tempi di consegna e dalla possibilità di reso. Il termine per il reso al fornitore ha la precedenza sulla soglia interna di anzianità: un ricambio che si può ancora rendere non aspetta che il report lo segni in rosso.

Come costruire un report che mostri il capitale immobilizzato?

La base è un report per scheda articolo e per filiale che distingua la giacenza fisica, la quantità prenotata e l'eccedenza su cui si può intervenire.

Il report operativo comprende:

codice ricambio, descrizione e ubicazione;
numero di pezzi e relativo valore d'acquisto;
data dell'ultimo prelievo per commessa o dell'ultima vendita;
quantità prelevata nel periodo considerato e storico dei carichi;
prenotazioni collegate a una commessa aperta;
ordini aperti;
condizioni e scadenza del termine per il reso;
motivo per cui la scorta viene mantenuta, azione proposta e persona responsabile.

Con l'elaborazione manuale bisogna incrociare l'esportazione dei movimenti con prenotazioni, commesse e ordini. Gli errori nascono perché ogni elenco fotografa un momento diverso dell'operatività: nel frattempo un ricambio viene prelevato, un ordine modificato o una commessa annullata. Warehouse di Omnetic gestisce giacenze, movimenti, disponibilità, prenotazioni e ordini su un'unica scheda articolo per tutti i magazzini e le filiali. Prenota i ricambi per le commesse di officina aperte e li libera quando la commessa viene modificata o annullata, così viene meno l'abbinamento manuale tra magazzino e commesse.

Calcolate il valore dell'eccedenza, non il numero di articoli vecchi

Per ogni articolo vale:

Capitale immobilizzato nell'eccedenza = numero di pezzi in eccedenza × prezzo d'acquisto unitario.

L'eccedenza è la scorta che supera il fabbisogno giustificabile, cioè al netto delle prenotazioni valide, del consumo previsto e della scorta di sicurezza. Se i pezzi provenienti da carichi diversi hanno valori diversi, usate la valorizzazione di magazzino proprio di quei pezzi.

Esempio illustrativo	Filtri olio per un motore	Turbocompressore
Pezzi a magazzino	30	1
Prenotazioni su commesse	4	0
Consumo previsto fino alla prossima consegna	6	0
Scorta di sicurezza	4	0
Eccedenza	16 pz	1 pz
Prezzo d'acquisto unitario	6 €	900 €
Capitale immobilizzato nell'eccedenza	96 €	900 €

I numeri sono illustrativi. Mostrano però perché il report va ordinato prima in base ai termini di reso in scadenza e poi in base al valore dell'eccedenza: sedici filtri sembrano un problema più grande, ma un solo ricambio costoso immobilizza più denaro.

Attenzione al consumo parziale. La vendita recente di un solo pezzo può nascondere l'eccedenza degli altri, perciò accanto alla data dell'ultimo prelievo va sempre indicata anche la quantità prelevata nel periodo considerato.

Che cosa fare con la scorta: rendere, trasferire, vendere o rottamare?

Ogni articolo problematico ha bisogno di una decisione, di una persona responsabile e di una scadenza. Un elenco senza un'azione successiva descrive soltanto lo stato del magazzino.

Opzione	Quando ha senso	Che cosa considerare nella decisione
Reso al fornitore	Il ricambio soddisfa le condizioni di reso concordate	Termine, stato dell'imballo, trasporto ed eventuali trattenute
Trasferimento a un'altra filiale	Un'altra filiale ha una commessa o un consumo ricorrente	Costi di trasporto e movimentazione, prenotazione per il destinatario
Vendita mirata	Esiste un acquirente e il ricambio è identificato correttamente	Prezzo di vendita, costi di vendita e approvazione dello sconto
Mantenimento come riserva	La mancanza del ricambio comprometterebbe il servizio ai clienti	Motivo della giacenza, quantità e data della prossima revisione
Rottamazione	Il ricambio non ha un impiego sicuro né sbocchi di vendita	Registrazione del motivo e modalità di smaltimento adeguata

Il reso va gestito prima dello sconto generalizzato

Per un ricambio ordinato per una commessa poi annullata, sfruttate prima la possibilità contrattuale di reso. Ogni settimana in più a magazzino può chiudere questa strada. Il reso non è un diritto generale, è regolato dall'accordo con il fornitore.

Il trasferimento deve seguire la domanda

Spostare un ricambio in una filiale più grande non libera capitale se lì non c'è domanda. Ha senso il trasferimento su una commessa confermata o dove l'articolo viene consumato regolarmente. Per un ricambio economico trasporto e movimentazione possono costare più di quanto renda il trasferimento.

Uno sconto può essere meglio di un'ulteriore attesa

Per l'eccedenza va considerato l'importo che la vendita porta effettivamente al netto dei costi di vendita. Il prezzo d'acquisto originale non cambia con un ulteriore stoccaggio. Vendere sotto il margine abituale può quindi essere un modo ragionevole per chiudere la scorta, ma come eccezione approvata, non come uno sconto che ogni addetto al banco decide da sé.

La svalutazione contabile della scorta e la liberazione di liquidità sono cose diverse. Il denaro arriva solo con la vendita o con la liquidazione del reso. La rottamazione elimina la scorta inutilizzabile e libera spazio, ma non restituisce il denaro speso per l'acquisto.

Come impostare l'analisi ABC e le scorte minime e massime?

L'analisi ABC confronta la struttura dell'assortimento per quantità e per valore. Per gestire i riordini, gli articoli si ordinano in base al valore del consumo nello stesso periodo:

Valore del consumo dell'articolo = quantità prelevata × prezzo d'acquisto.

Gli articoli con la quota maggiore sul valore del consumo (classe A) richiedono la massima attenzione negli ordini, il resto dell'assortimento si può gestire con regole più semplici. L'analisi ABC però non vede la scorta ferma: un ricambio costoso senza prelievi ha un valore di consumo pari a zero, anche se immobilizza una parte consistente del capitale. Per questo l'analisi ABC va integrata con l'anzianità delle scorte e il valore delle eccedenze.

Non confondete scorta di sicurezza e punto di riordino

La scorta di sicurezza è una riserva a magazzino per le oscillazioni del consumo o i ritardi di consegna. Il punto di riordino indica quando è il momento di reintegrare la scorta:

Punto di riordino = consumo medio giornaliero × tempo di approvvigionamento in giorni + scorta di sicurezza.

Al momento dell'ordine, oltre alla giacenza fisica, nel calcolo vanno considerate anche le prenotazioni e le consegne già ordinate. Altrimenti il magazzino ordina due volte lo stesso fabbisogno.

Nel modello di riordino con lotto economico d'acquisto la scorta massima si determina così:

Scorta massima = scorta di sicurezza + lotto economico d'acquisto.

Scorte minime e massime vanno impostate per ogni magazzino separatamente, in base al suo consumo e alle condizioni di consegna. Una filiale con prelievi regolari non deve avere lo stesso massimo di una sede che usa il ricambio solo occasionalmente. Per un articolo che si vende di rado e che il fornitore consegna rapidamente è meglio l'acquisto su commessa. Fanno eccezione i ricambi senza i quali una riparazione si fermerebbe o non si rispetterebbe il livello di servizio concordato con i clienti.

Come misurare se il magazzino ricambi sta migliorando?

Il calo del valore del magazzino non basta. Una riduzione eccessiva delle scorte sposta il problema in officina: i tecnici aspettano i ricambi e le riparazioni si allungano.

Indicatore	Che cosa mostra	Come leggerlo
Valore dei ricambi fermi a prezzi d'acquisto	Quanto denaro è fermo in scorte inutilizzate	Separare le riserve giustificate dalle eccedenze
Valore delle eccedenze per modalità di gestione	Quanta scorta attende reso, vendita o rottamazione	Monitorare le azioni concluse, non gli elenchi creati
Rotazione del magazzino a valore	Il rapporto tra consumo e scorta media	Calcolarla per filiale e per gruppo merceologico
Commesse in ritardo per mancanza di ricambi	L'effetto dell'approvvigionamento sull'officina	Distinguere la mancanza di scorta da un errore nell'ordine o nella consegna
Margine sulla vendita su commessa e al banco	La disciplina dei prezzi in entrambi i canali di vendita	Separare la vendita ordinaria dalla svendita approvata

La rotazione a valore si calcola così:

Rotazione del magazzino = costo delle scorte prelevate o vendute nel periodo ÷ scorta media a prezzi d'acquisto.

Numeratore e denominatore devono avere la stessa valorizzazione; ricavi a prezzi di vendita divisi per una scorta a prezzi d'acquisto gonfiano la rotazione. La media delle giacenze rilevate a intervalli regolari nel periodo (per esempio mensili) coglie le oscillazioni stagionali meglio della media tra giacenza iniziale e finale.

Per il margine commerciale mantenete un'unica definizione per tutte le filiali:

Margine in % = (prezzo di vendita − prezzo d'acquisto) ÷ prezzo di vendita × 100.

I prezzi devono avere la stessa base, entrambi al netto dell'IVA. Il margine calcolato in questo modo non comprende i costi operativi del magazzino e non coincide con il ricarico sul prezzo d'acquisto.

A che cosa fare attenzione

I trasferimenti tra magazzini ringiovaniscono il report. Ogni trasferimento sposta la data dell'ultimo movimento, anche se nessuno ha usato il ricambio.
Le vecchie prenotazioni bloccano scorte utilizzabili. Una prenotazione su una commessa chiusa o annullata trattiene un ricambio che altrove può mancare.
Lo sconto quantità porta al sovraccarico di scorte. Un prezzo d'acquisto più basso non conviene se l'eccedenza resta ferma a magazzino.
Ridurre le scorte minime in modo generalizzato provoca mancanze. I tagli vanno fatti in base a consumo, tempi di consegna e importanza dell'articolo per l'officina, non con un'unica percentuale per tutto il magazzino.
La svendita prosegue con un nuovo acquisto. Per una scorta da esaurire annullate i riordini e gli ordini aperti, altrimenti l'eccedenza si ripresenta.

Omnetic collega il magazzino ricambi alle commesse e ai risultati

Warehouse gestisce più magazzini e filiali su un'unica scheda articolo. Riunisce giacenze, movimenti, prenotazioni e ordini, offre l'analisi ABC con scorte minime e massime per ogni magazzino e aiuta a individuare i ricambi fermi. Controlla inoltre il margine minimo impostato nella vendita su commesse di officina e al banco, così la svendita sotto margine resta un'eccezione approvata.

Reporting calcola sugli stessi dati con cui lavora il magazzino. Offre viste standard su magazzino (anzianità, rotazione, struttura), margine e filiali e ogni numero si può scomporre fino al record di origine. Il responsabile del magazzino passa così dal valore complessivo direttamente all'articolo su cui deve decidere.

Tutti i moduli lavorano su un unico record condiviso di veicolo, cliente, commesse e flussi economici in DMS Core. Prenotazioni dell'officina, giacenze di magazzino e fatture non vengono ricopiate tra sistemi, così il report delle eccedenze non si basa su fogli di calcolo in contraddizione tra loro.

Prenotate una demo di Omnetic dedicata alle prenotazioni dei ricambi, alle eccedenze e alla gestione delle scorte tra più filiali.

FAQ

Come gestire un ricambio a cui il costruttore ha cambiato il codice?

Seguite lo storico della domanda insieme per il vecchio e il nuovo codice. Altrimenti il vecchio codice sembra un articolo senza consumo, anche se la domanda prosegue con il nuovo. Prelevate il vecchio ricambio solo dove l'informazione valida sulla sostituzione lo consente.

I ricambi forniti dal cliente e quelli in conto deposito rientrano nel capitale immobilizzato dell'officina?

No. Nella registrazione fisica vanno tenuti separati, ma una scorta che l'officina non possiede non fa parte del suo capitale immobilizzato. Mescolare ricambi propri e di terzi distorce il valore del magazzino e la rotazione.

Un pezzo mancante all'inventario è scorta invendibile?

No. È una differenza inventariale per cui bisogna ricostruire carico, prelievo, trasferimento o un'altra causa. Classificarlo tra le scorte invendibili nasconderebbe il disallineamento tra registrazioni e giacenza fisica.