Inzichten

Occasion verkoopklaar maken: in de eigen werkplaats of uitbesteden?

Wat doet u in de eigen werkplaats en wat besteedt u uit? Kosten, capaciteit en verantwoordelijkheid vergeleken, van inspectie bij inkoop tot advertentie.

Belangrijkste bevindingen

In de eigen werkplaats horen inspectie, onderhoud, gangbare mechanische reparaties en eindcontrole, mits er voor de voorbereiding capaciteit is gereserveerd. Spuitwerk, carrosserieherstel, intensieve reiniging en werk boven de capaciteit van de werkplaats kunt u beter aan externe leveranciers uitbesteden.
Vergelijk een externe offerte met de volledige interne kosten: arbeid, onderdelen, materiaal, transport, coördinatie en herstel van tekortkomingen. De Franse groep Bodemer had in 2025 voor zijn centrum in Bruz het doel om de gemiddelde voorbereidingskosten onder € 1.000 per auto te houden, inclusief transport.
De omvang van de voorbereiding en het kostenplafond volgen uit de inspectie bij inkoop. Extra werk keurt de manager occasions goed voordat eraan wordt begonnen.
Voor de hele auto is één persoon in het bedrijf verantwoordelijk, ook als de eigen werkplaats, een spuiterij en een extern poetsbedrijf eraan werken. Pas de eindcontrole geeft de auto vrij voor de advertentie.
In Omnetic zet CarAudit bevindingen uit de inspectie om in voorbereidingstaken en houdt Planner in de werkplaatsplanning ook rekening met het verkoopklaar maken van auto's.

Een occasion verkoopklaar maken verbindt inkoop, werkplaats en verkoop van gebruikte auto's. Het resultaat moet een auto zijn zonder technische gebreken, met een verzorgd uiterlijk en met complete gegevens voor de advertentie en de aflevering aan de klant. Dit werk wordt niet door een eindklant betaald en moet in de werkplaats daarom vaak wijken voor orders die omzet opleveren. Daarnaast ontstaat er vaak een kloof tussen wat de inkoper heeft vastgesteld, wat de manager occasions heeft besteld en wat de werkplaats uiteindelijk heeft gedaan. De keuze tussen eigen werkplaats en externe leveranciers is daarom niet alleen een kwestie van prijs. Het gaat ook om capaciteit, overdracht van werk, goedkeuring van kosten en acceptatie van het resultaat.

Eigen werkplaats of externe leverancier: hoe verdeelt u het werk?

Voor een autobedrijf met een eigen werkplaats is een combinatie van beide het uitgangsmodel. In het bedrijf blijven de inspectie, het bepalen van de omvang en de eindacceptatie van de auto. Het werk zelf wordt verdeeld op basis van uitrusting, vakkennis en vrije capaciteit.

Onderhoud en mechanische reparaties kan de eigen werkplaats het best aan, omdat die het merk kent en de auto nergens heen hoeft. Spuitwerk, uitdeuken en intensieve interieurreiniging nemen gespecialiseerde leveranciers over als het bedrijf geen eigen spuiterij of poetsplaats heeft. Externe capaciteit helpt ook als er uit inkoop of inruil in één keer meer auto's binnenkomen dan de werkplaats aankan.

Aspect	Eigen werkplaats	Externe leverancier
Kosten	Zicht op arbeid en onderdelen; tot de kosten horen ook de tijd van technici, uitrusting en overhead	Prijs volgens offerte met afgebakende omvang; daarbij komen transport, overdracht en coördinatie
Capaciteit	Voorbereiding concurreert met klantorders om technici en werkplekken	Ontlast de eigen werkplaats, als de leverancier een bevestigde datum voor ophalen en gereedmelding heeft
Tijd	Geen transport; de doorlooptijd hangt af van de capaciteit die de werkplaats echt voor voorbereiding reserveert	Er komen transport en wachten op een vrije plek bij de leverancier bij
Samenhang van het werk	Eenvoudige overdracht tussen diagnose, reparatie en controle	Elke verplaatsing betekent overdracht van auto, sleutels en werkomvang
Kwaliteitscontrole	De leidinggevende handelt bevindingen direct met de technicus af	Het resultaat wordt geaccepteerd volgens de opdracht en de afgesproken standaard
Extra gebreken	Snel overleg met de manager occasions	Een vaste werkwijze is nodig: foto van de bevinding, prijs en goedkeuring vóór voortzetting
Verantwoordelijkheid	De betreffende afdeling is verantwoordelijk voor de uitvoering	De leverancier is verantwoordelijk voor het bestelde werk, maar het autobedrijf blijft de hele voorbereiding sturen

Een eigen werkplaats heeft zin waar de benodigde uitrusting en voor voorbereiding toegewezen capaciteit aanwezig zijn. Voorbereiding "als er tijd is" heeft geen betrouwbare datum. Een externe opdracht zonder gereserveerde datum verplaatst het wachten alleen naar buiten de poort.

Gecombineerde modellen

Tussen eigen werkplaats en volledig uitbesteden bestaan meerdere vormen. Op de Franse markt worden als varianten voor het verkoopklaar maken van occasions genoemd: centrale reconditioneringscentra voor meerdere vestigingen, schadeherstelafdelingen die door meerdere bedrijven worden gedeeld, onderaanneming en mobiele diensten op locatie. Leveranciers bieden losse handelingen aan, maar ook de overname van het hele voorbereidingsproces. Het Duitse Autohaus Wolf combineert eigen voorbereiding met een partnerwerkplaats. Het centrum van de Franse groep Bodemer in Bruz besteedde gespecialiseerde handelingen uit aan externe leveranciers. In alle varianten blijven de inspectie, het besluit over de omvang en de acceptatie van de klare auto in het bedrijf.

Wat houdt het verkoopklaar maken van een occasion in?

De omvang van de voorbereiding volgt uit de staat van de auto bij inkoop. Eén standaardpakket voor alle occasions leidt tot gemiste gebreken of tot overbodig werk. Technische gebreken en veiligheid gaan altijd voor uiterlijk.

Onderdeel van de voorbereiding	Wat erbij hoort	Wat wordt vastgelegd vóór overdracht naar de volgende stap
Technische inspectie	Diagnose, proefrit, controle van onderstel, remmen, lekkages en functionele uitrusting	Bevindingen, foto's en lijst van reparaties
Onderhoud en mechanische reparaties	Onderhoud volgens historie en voorschriften van de fabrikant, verhelpen van gevonden gebreken	Uitgevoerd werk, gebruikte onderdelen en aangevulde onderhoudsdocumentatie
Banden en velgen	Staat van de banden, schade aan velgen en onregelmatige slijtage	Reparatie of vervanging; bij ongebruikelijke slijtage ook het wegnemen van de oorzaak
Carrosserie en lak	Deuken, spotrepair en spuitwerk	Goedgekeurde omvang en foto's vóór en na herstel
Reiniging en cosmetisch herstel	Interieur, kofferbak, ruiten, exterieur, geurverwijdering en behandeling van oppervlakken	Droog en schoon interieur, resultaat zonder verdoezelde gebreken
Foto's en documenten	Verkoopfoto's, controle van uitrusting, sleutels, onderhoudshistorie en andere documenten	Volledige gegevens voor een eerlijke advertentie en voor de aflevering

Een onregelmatig versleten band is niet alleen een post om te vervangen. Vaak wijst hij op een verkeerde uitlijning of een versleten onderstel. Zo vraagt ook een geur in het interieur om het wegnemen van de oorzaak. Na alleen een geurtje verschuift het probleem naar de volgende eigenaar en komt het terug als klacht.

CarAudit van Omnetic legt bij de inspectie bevindingen met foto's en schade op een carrosseriekaart vast. Het rapport wordt bij het record van de auto opgeslagen en de bevindingen kunnen worden omgezet in voorbereidingstaken. Inkoop geeft de werkplaats zo een precieze opdracht in plaats van de notitie "verkoopklaar maken".

Hoe ver moet het cosmetisch herstel van een occasion gaan?

Cosmetisch herstel van een occasion neemt een verwaarloosd uiterlijk en goedgekeurde kleine schades weg. Het mag niet de indruk wekken dat de technische staat beter is. Bij elke bevinding hoort daarom een van drie uitkomsten: herstellen, laten zitten en in de advertentie vermelden, of doorsturen voor beoordeling door een specialist.

Lichte krassen in het oppervlak zijn meestal weg te polijsten. Diepere lakschade vraagt om een spuiterij en een ander budget. Bij natte vloerbedekking moet eerst de lekkage zijn verholpen en alles zijn gedroogd. Pas daarna heeft een eindreiniging zin.

Hoe vergelijkt u de kosten van eigen en externe voorbereiding?

Interne voorbereiding is niet gratis alleen omdat de technicus en de werkplek al in het bedrijf aanwezig zijn. Tot de kosten van de auto horen gewerkte tijd, onderdelen, verbruiksmateriaal en externe handelingen. Een uur van een technicus aan een eigen auto is tegelijk een uur dat de werkplaats niet aan een klant verkoopt.

Een externe factuur bevat op haar beurt niet de volledige kosten van de voorbereiding. Daar komen transport, overdracht van de auto, achteraf goedgekeurd extra werk of opnieuw reinigen na terugkeer van de spuiterij bij.

Kostenpost	Wat u in de vergelijking meeneemt
Interne arbeid	Gewerkte tijd, gewaardeerd tegen één uniform intern kostentarief
Onderdelen en materiaal	Uitgegeven onderdelen en verbruikt materiaal, na aftrek van retouren
Extern werk	De bestelde omvang en goedgekeurd extra werk
Logistiek	Transport tussen vestigingen en leveranciers, overdracht en acceptatie
Herstel van tekortkomingen	Herhaald werk en de vraag wie de kosten daarvan draagt
Totale voorbereiding	Som van alle posten die aan één auto zijn toegewezen

Een voorbeeld van budgetsturing komt uit Frankrijk: het centrum van de groep Bodemer in Bruz had in 2025 het doel om de gemiddelde voorbereidingskosten onder € 1.000 per auto te houden, inclusief transport. Zo'n plafond heeft alleen zin als het alle posten uit de tabel omvat. Een budget dat alleen met de reparatiefactuur rekent en logistiek of eigen werk weglaat, laat de voorbereiding goedkoper lijken dan ze werkelijk is.

Naast geld heeft de eigen werkplaats een capaciteitsgrens. Heeft de voorbereiding een technicus nodig die al toegezegde klantreparaties in zijn planning heeft, dan moet de leiding een prioriteit bepalen en krijgt de auto een nieuwe vaste datum, of gaat hij naar een externe leverancier. Steeds opnieuw uitstellen zonder datum maakt interne voorbereiding de duurste variant.

Hoe stuurt u het verkoopklaar maken van inkoop tot advertentie?

1. De inspectie omzetten in een werklijst

Elke bevinding heeft een beschrijving, een foto waar dat helpt, en een voorgestelde aanpak. Bij een onduidelijk gebrek hoort in de opdracht eerst diagnose, niet een vooraf toegezegde reparatie.

De lijst scheidt technische gebreken, onderhoud, cosmetisch werk en ontbrekende documenten. Documenten kunnen dan parallel aan de mechanische reparatie worden verzameld, zonder op de afronding daarvan te wachten.

2. Omvang, budget en verantwoordelijke goedkeuren

De manager occasions keurt de commerciële omvang van de voorbereiding en het kostenplafond goed. De werkplaats bepaalt de technische aanpak. Eén aangewezen medewerker is daarna verantwoordelijk voor het geheel: termijnen, leveranciers, openstaande bevindingen en vrijgave van de auto voor de advertentie.

Bij een extra gebrek stopt het werk voor zover er een nieuw besluit nodig is. Basis voor de goedkeuring zijn een foto van de bevinding, een voorstel voor de oplossing en de gevolgen voor de kosten. Een opdracht als "doe alles wat nodig is" betekent dat u de controle over de eindrekening kwijtraakt.

3. Het werk ordenen naar afhankelijkheden

Mechanisch werk en carrosseriewerk gaan vóór de eindreiniging en het fotograferen. Anders betaalt u voor opnieuw wassen, extra transport en nieuwe foto's.

De planning omvat ook onderdelen en termijnen van leveranciers. Een auto die op een onderdeel wacht, mag geen werkplek blokkeren. Zonder bevestigde datum van de spuiterij kan geen datum worden toegezegd voor de afronding van de hele voorbereiding. Planner in Omnetic wijst werk toe aan technici op basis van competenties en beschikbaarheid, houdt rekening met onderdelen op voorraad en met het verkoopklaar maken van auto's en past de planning bij vertraging aan. Over de definitieve volgorde beslist de werkplaatschef.

4. Extern werk overdragen met duidelijke voorwaarden

De opdracht aan de leverancier bevat de omvang, de prijs of de manier waarop die wordt bepaald, de termijn en de regels voor extra werk. Bij de overdracht hoort een registratie van de staat van de auto, de overgedragen sleutels en het toebehoren.

Bij vaste samenwerking helpt een voorbeeld van de gewenste kwaliteit: foto's van een acceptabel herstel, de omvang van de reiniging, eisen aan de staat van de auto na spuitwerk. Een mobiele specialist voert sommige handelingen direct bij het autobedrijf uit en bespaart transport. Zijn werk doorloopt toch dezelfde goedkeuring en acceptatie als een opdracht buiten de deur.

5. Het resultaat accepteren en de auto vrijgeven voor het aanbod

Afgerond werk wordt geaccepteerd volgens de goedgekeurde lijst. Bij een mechanische reparatie hoort bij de acceptatie een functietest, bij carrosserie en cosmetisch werk een controle van het resultaat en van eventuele nieuwe schade.

Het verkoopklaar maken van een occasion wordt pas afgesloten met de eindcontrole. Afgeronde opdrachten betekenen nog geen klare auto: er kan een onderhoudsregistratie, een document of een verkoopfoto ontbreken.

Een uniforme standaard wordt ook versterkt door een externe audit. Renault laat in het programma Renault renew Refactory certified SGS auditen of de voorbereidingsprocessen aan de standaarden van het programma voldoen.

6. Tijd en werkelijke kosten per auto afsluiten

Voor het sturen van de voorbereiding volstaat het om vijf gegevens te volgen:

Totale doorlooptijd: van de overname van de auto voor voorbereiding tot de vrijgave voor de advertentie.
Gewerkte tijd: arbeid toegewezen aan de afzonderlijke handelingen.
Wachttijd per oorzaak: goedkeuring, onderdelen, eigen werkplaats, leverancier of documenten.
Goedgekeurde en werkelijke kosten: het verschil, uitgesplitst per post.
Teruggestuurd werk: tekortkomingen uit de eindcontrole en wie ze heeft veroorzaakt.

Een lange voorbereiding met weinig werk wijst op wachten en overdrachten. Een budget dat door nieuwe bevindingen wordt overschreden, wijst op een zwakke inspectie bij inkoop. Time-keeping in Omnetic registreert gewerkte tijd direct op de werkorder en de regels ervan, zodat per auto zichtbaar is hoeveel eigen werk in de voorbereiding is gegaan.

Zolang de externe factuur niet binnen is, blijven de verwachte kosten bij de auto zichtbaar. De voorbereiding kan financieel pas worden afgesloten als alle posten zijn aangevuld.

Waar u op moet letten

De voorbereiding heeft geen gereserveerde capaciteit. De eigen werkplaats schuift haar steeds achter klantorders. Wat helpt, is een vaste plek in de werkplaatsplanning en een externe leverancier voor werk dat de werkplaats niet binnen de termijn redt.
Leveranciers krijgen verschillende opdrachten. De inkoper bestelt reiniging, de verkoper voegt polijsten toe, de werkplaats een reparatie. Bindend is alleen één goedgekeurde werklijst.
Cosmetisch werk verdoezelt een gebrek. Gewiste foutcodes of een overstemde geur lossen de oorzaak niet op. Bij elke technische bevinding moet het resultaat van de reparatie zijn vastgelegd.
De goedkoopste offerte bevat minder werk. Alleen offertes met dezelfde omvang, kwaliteit van overdracht, hetzelfde transport en dezelfde aanpak bij tekortkomingen zijn vergelijkbaar.
Niemand accepteert het geheel. De afzonderlijke leveranciers zijn klaar, en toch is de auto niet verkoopklaar. De verantwoordelijkheid voor de vrijgave voor de advertentie blijft binnen het autobedrijf.

Omnetic verbindt inspectie, werkplaats en verkoop van de occasion

De meeste informatie gaat bij de voorbereiding verloren tussen inkoop, werkplaats en verkoop, vooral als elke afdeling in een ander systeem of een andere spreadsheet werkt. In Omnetic werken alle modules op één gedeeld record van voertuig, orders en geld in DMS Core, zodat gegevens niet tussen afdelingen worden overgetypt.

CarAudit legt de staat van de auto bij de inspectie vast, inclusief foto's en een schadekaart, zet bevindingen om in voorbereidingstaken en geeft de staat van de auto door aan de waardering in de module Price Report.
Workshop beheert het werkplaatsdeel van de voorbereiding als werkorder, van offerte via onderdelen en planning tot facturatie.
Used Car Sales stuurt de occasion van inkoop via voorbereiding en advertenties tot aflevering en boekhouding.

Eigen en extern werk blijven zo in één gestuurd proces en de samenhang hoeft niet uit e-mails te worden gehaald. In een demo van Omnetic kunt u de route van de auto van inspectie via voorbereiding tot advertentie doorlopen in de praktijk van uw eigen autobedrijf.

Veelgestelde vragen

Mag een auto al worden geadverteerd voordat de voorbereiding klaar is?

Ja, als de advertentie de staat van de auto eerlijk beschrijft en vermeldt welk werk nog wordt uitgevoerd. De afleverdatum voor de klant volgt uit de bevestigde voorbereidingsplanning. Foto's van vóór de reparatie mogen niet overkomen als foto's van de eindsituatie.

Wat komt er extra kijken bij het verkoopklaar maken van een elektrische occasion?

Aan het hoogvoltsysteem mogen alleen technici met de juiste kwalificatie en uitrusting werken. Bij de voorbereiding hoort ook een controle van het laden en van de staat van de meegeleverde kabels. Een uitspraak over de staat van de tractiebatterij moet gebaseerd zijn op diagnose of een test, niet op de actieradius op het dashboard.

Hoe registreert u een tweede set wielen en toebehoren?

Elke set wielen en elk meegeleverd onderdeel hoort bij een specifieke auto, is gemarkeerd en heeft een geregistreerde opslagplaats. Bij wielen wordt ook de staat vastgelegd. De verkoper weet dan wat hij in de advertentie kan vermelden en wat bij de aflevering klaar moet liggen.

Moet de werkplaats de afdeling occasions de voorbereiding met een winstopslag doorberekenen?

Dat is een kwestie van interne bedrijfsvoering, maar beide afdelingen moeten weten met welk getal ze werken. Voor de kosten van de auto en voor de vergelijking met een externe offerte wordt het kostentarief gebruikt. Rekent de werkplaats de voorbereiding met een opslag door, dan lijkt de werkplaats winstgevender, de afdeling occasions minder winstgevend en zijn externe offertes gunstiger dan ze zijn.