Studio: quanto può risparmiare una concessionaria automatizzando l'amministrazione?

Punti chiave

• Con centinaia di richieste e decine di nuove auto al mese, le piccole incombenze amministrative si sommano fino a cifre importanti. Nel nostro modello il team risparmia 115 ore di lavoro al mese, circa tre quarti di un posto a tempo pieno.
• Il risparmio maggiore riguarda gli annunci (65 ore al mese tra annunci nuovi e modifiche) e l'inserimento delle richieste arrivate via e-mail (40 ore).
• In Omnetic, AI Lead Management acquisisce i dati dalle richieste via e-mail e Magic Publishing prepara gli annunci a partire dai dati e dalle foto già salvati. Il risparmio si ripete per ogni vettura e a ogni modifica dell'offerta.
• La concessionaria del modello risparmia 2.200 € al mese tra collaboratori esterni e straordinari. Questa cifra è anche un tetto: finché l'automazione, configurazione e gestione comprese, costa meno, la concessionaria ci guadagna.
• Con meno burocrazia lo stesso team gestisce più auto. Una nuova persona l'azienda può assumerla quando servono davvero più venditori, non per ricopiare dati.

Un dipendente in più costa ogni mese. Lo stesso vale per gli straordinari, per il supporto esterno sugli annunci e per le ore che il titolare passa la sera al computer. Eppure in concessionaria una parte di questo lavoro nasce solo perché le persone ricopiano gli stessi dati, ritoccano le stesse offerte e ricostruiscono che cosa un collega aveva concordato con il cliente. Sull'esempio di una concessionaria tipo mostriamo quanto lavoro può far risparmiare l'automazione amministrativa e come oltre cento ore al mese si traducano in costi più bassi e in un minore bisogno di nuovo personale.

Perché il lavoro aumenta anche se in concessionaria non cambia nulla di sostanziale

Arriva un nuovo lotto di auto. Sono lavate, fotografate e pronte per la vendita. Prima che compaiano online, però, qualcuno deve descriverle, sistemare le foto e compilare i dati per i singoli portali. Nel frattempo le stesse persone seguono i clienti in salone, rispondono alle e-mail e fissano gli appuntamenti. Gli annunci vengono completati la sera, oppure finiscono a un collaboratore esterno.

Dopo una settimana il prezzo di alcune vetture cambia. Arrivano nuove foto, su un'altra auto bisogna integrare la dotazione. Il lavoro sull'offerta, quindi, non finisce con la prima pubblicazione. Ogni modifica richiede pochi minuti, ma se va fatta in più punti i dipendenti ripetono la stessa operazione più volte.

Il titolare vede i venditori oberati e, comprensibilmente, pensa a una persona in più. Spesso però il nuovo arrivato si occuperebbe soprattutto di ricopiare e inoltrare dati che l'azienda ha già. Il personale aumenterebbe, ma la causa di un carico amministrativo così pesante resterebbe – e a ogni ampliamento dello stock il problema si ripresenterebbe.

Omnetic riduce proprio questo lavoro ripetitivo. I dati della vettura inseriti una sola volta servono per preparare l'annuncio e per comunicare con il cliente, e sono a disposizione anche del collega che subentra nella trattativa. Così la concessionaria gestisce l'attività quotidiana con meno bisogno di supporto amministrativo a pagamento.

L'amministrazione ordinaria si alleggerisce di 115 ore al mese

Immaginiamo una concessionaria tipo che ogni mese gestisce 600 richieste via e-mail e pubblica 120 nuove auto. In più i dipendenti aggiornano regolarmente gli annunci già online e si passano le trattative in corso. I tempi in tabella includono anche il controllo di ciò che prepara il software.

Senza automazione queste attività richiedono oltre 160 ore al mese. Dopo la sua introduzione ne restano poco più di 50, che i dipendenti dedicano a controlli, integrazione dei dati e decisioni. La quota più consistente del risparmio riguarda gli annunci: 50 ore sulle auto appena entrate in stock e altre 15 sulle modifiche successive.

Un risparmio di 115 ore corrisponde all'incirca a tre quarti di un posto a tempo pieno. Nella nostra concessionaria, però, questo lavoro era suddiviso fra più persone: una parte la svolgeva un collaboratore esterno, una parte i venditori dopo l'orario di lavoro e il resto i dipendenti durante la giornata. Il risparmio si vede quindi in parte sulla fattura del collaboratore esterno e sugli straordinari, in parte nel tempo che si libera per le persone durante la giornata.

Come le ore risparmiate si vedono sul conto

La concessionaria del nostro esempio paga un supporto esterno per amministrazione e annunci. Poiché questo lavoro richiede meno tempo, ordina 40 ore di supporto esterno in meno al mese. Con una tariffa di 35 € l'ora, la fattura scende di 1.400 €. I dipendenti fanno inoltre 20 ore di straordinario in meno; con un costo aziendale di 40 € l'ora si tratta di altri 800 €. Per confronto: secondo Eurostat, nel 2025 il costo medio del lavoro nell'area euro era di 38,2 € l'ora.

Delle 115 ore risparmiate, quindi, 60 si traducono direttamente in minori pagamenti. Le restanti 55 ore tornano al team attuale nel normale orario di lavoro. I venditori hanno più tempo per telefonate e visite, il titolare per l'acquisto delle auto. Il team gestisce più appuntamenti senza dover rimandare per questo la pubblicazione di altre vetture.

La concessionaria risparmia così 2.200 € al mese, oltre 26.000 € all'anno, e in più guadagna oltre 50 ore di lavoro del proprio personale. Gli importi sono indicativi e IVA esclusa.

Il risparmio di 2.200 € al mese è anche il limite massimo di quanto può costare l'automazione. Finché gli strumenti, configurazione e gestione comprese, costano meno, la concessionaria ci guadagna – e senza contare le ore che si liberano per il team in orario di lavoro. Nel vostro calcolo inserite l'offerta che ricevete e i costi una tantum per la migrazione dei dati, la configurazione e la formazione.

Il cliente ha scritto i dati una volta. Il venditore non deve ricopiarli

L'e-mail di un portale di annunci contiene di solito nome, recapito, link all'auto e domanda del cliente. Eppure il venditore spesso la apre e comincia a ricopiare a mano i dati in un altro sistema. Solo dopo verifica se la vettura è disponibile e quando l'interessato può passare. Prima ancora che il venditore risponda, un breve messaggio gli è già costato diversi minuti di lavoro.

La funzione AI Lead Management di Omnetic BRAIN™ legge i dati dell'e-mail in arrivo e crea con essi un record in Omnetic CRM. Il venditore trova tutto pronto: controlla, completa ciò che manca e si dedica alla domanda del cliente. Non deve più ricopiare il numero di telefono, cercare l'auto né aprire a mano la richiesta.

La differenza si nota soprattutto nelle giornate più intense. Quando un cliente entra in salone, l'inserimento manuale dell'e-mail resta a metà e il venditore, tornato al computer, deve capire dove si era fermato. La richiesta creata automaticamente lo aspetta già pronta ed è visibile anche ai colleghi. Si risparmia quindi tempo non solo nella digitazione, ma anche nel continuo ritorno a un lavoro lasciato in sospeso.

Con pochi messaggi al giorno la differenza può sembrare piccola. Ma su 600 richieste al mese quattro minuti ciascuna fanno 40 ore. L'azienda paga decine di ore solo per spostare informazioni dall'e-mail al gestionale – cioè perché le persone ricopino ciò che il cliente ha già scritto una volta.

L'annuncio nasce dai dati che l'auto ha già

Con gli annunci succede qualcosa di simile. Dotazione, dati tecnici e foto ci sono già, ma qualcuno deve trasformarli in un'offerta: scrivere il testo, sistemare le immagini, aggiungere la filigrana e pubblicare. Con poche auto questo lavoro si perde tra le altre attività. Quando la concessionaria acquista con regolarità, occupa una parte consistente della settimana.

Magic Publishing, un'altra funzione di Omnetic BRAIN™, prepara l'annuncio a partire dai dati salvati. Ritocca le foto, aggiunge la filigrana, crea il testo e predispone l'offerta per l'invio ai portali collegati. Il venditore la riceve da controllare. Invece di costruire l'intero annuncio da zero, verifica solo che i dati corrispondano all'auto e che il testo contenga l'essenziale.

Si risparmia anche sul lavoro dei collaboratori esterni. Se il supporto esterno riceve foto e documentazione tecnica solo per elaborarle a mano e inserirle negli annunci, gran parte di questo lavoro la fa il software. Il servizio fotografico e la preparazione fisica dell'auto restano, ma il tempo al computer necessario per la pubblicazione si riduce sensibilmente.

Un ulteriore risparmio arriva con le modifiche. Basta aggiornare il nuovo prezzo o un dato aggiunto sulla vettura nel modulo Used Car Sales e la modifica si trasferisce alle offerte collegate. Il dipendente non deve passare da un portale all'altro controllando dove ha già corretto. Più auto e canali di vendita ha la concessionaria, più tempo si risparmia.

Alla vendita dell'auto il venditore deve poi occuparsi dei documenti. Omnetic li genera dai modelli aziendali direttamente nella trattativa, dove si trovano i dati di cliente, veicolo e pagamenti. Il collega che riprende in mano la vendita non deve cercare l'offerta in una cartella e i documenti per la fatturazione in un'altra.

In caso di sostituzione non serve raccontare di nuovo tutta la trattativa

Prima delle ferie il venditore scrive al collega chi aspetta un'offerta, a chi ha promesso di richiamare e su quale vettura si sta trattando una permuta. Qualcosa resta nelle e-mail, qualcosa negli appunti e il resto solo nella sua testa. Il collega che lo sostituisce scopre poco alla volta altri dettagli e lo chiama per chiedere chiarimenti. Il passaggio di consegne impegna entrambi, senza che ne nasca alcuna nuova vendita.

In Omnetic CRM messaggi, note, offerte e appuntamenti in programma sono raccolti nella scheda del cliente. Il sistema sa anche riassumere la comunicazione e registrare che cosa il venditore ha promesso e che cosa il cliente sta aspettando. Prima della telefonata il collega legge l'essenziale e può riprendere subito il filo – senza spulciare la casella di posta altrui né farsi raccontare settimane di trattativa.

Lo stesso vale in una giornata normale. Un venditore è impegnato in un test drive e il cliente con cui aveva parlato la mattina richiama. Il collega trova offerta e accordi in un unico posto. Il lavoro si distribuisce in base a chi è libero in quel momento, e le domande non restano in attesa di una sola persona.

Il titolare, a sua volta, non deve chiedere continuamente a che punto sono le singole trattative: trova il quadro nel sistema che il team usa ogni giorno. Nessuno deve preparare tabelle apposite o raccogliere a fine giornata informazioni sparse in più posti.

Più auto in stock non significano per forza un impiegato in più

Il secondo grande vantaggio dell'automazione lo sente la concessionaria che cresce. Con la gestione manuale ogni auto in più porta quasi la stessa dose di burocrazia della precedente. Appena aumentano gli acquisti, bisogna trovare qualcuno che pubblichi le auto e tenga aggiornata l'offerta. Al capitale immobilizzato nello stock il titolare aggiunge così, poco alla volta, altri stipendi fissi.

Nel nostro esempio l'azienda vuole passare da 120 a 160 nuovi annunci al mese. Senza automazione le 40 auto in più significherebbero oltre 23 ore di lavoro al computer, con Magic Publishing nemmeno 7. La differenza è di quasi 17 ore al mese, circa due giornate lavorative.

Proprio queste due giornate possono decidere se i dipendenti riescono a gestire uno stock più ampio nell'orario di lavoro. Aiutano soprattutto quando le auto arrivano in lotti consistenti e la pubblicazione non si può distribuire sull'intero mese. La preparazione ripetitiva passa al software e alle persone resta il controllo delle offerte finite.

Una nuova persona l'azienda può assumerla quando servono davvero più venditori o addetti al ricondizionamento – non per ricopiare dati. Qui il risparmio prende la forma di uno stipendio rinviato e di un volume di lavoro maggiore gestito dal team attuale.

Un venditore esperto vale di più in trattativa che a ricopiare dati

Di un buon venditore contano la conoscenza delle auto e la capacità di spiegare l'offerta e trovare un accordo con il cliente. Se però passa ore a ricopiare dati nei moduli, l'azienda paga lo stipendio di un commerciale esperto per attività amministrative di routine. Un addetto amministrativo allevierebbe la pressione, ma porterebbe un altro costo fisso.

In una concessionaria più piccola è altrettanto importante il tempo del titolare. Se la sera non deve controllare tabelle ricopiate e completare gli annunci, può dedicarsi all'acquisto delle auto o semplicemente staccare a un orario normale. L'attività non dipende più così tanto da qualcuno che, dopo la chiusura, rimette in ordine l'amministrazione.

Omnetic elimina la continua ricopiatura dei dati

Nella maggior parte delle concessionarie richieste, annunci, stock e documenti viaggiano su strumenti separati e sono le persone a trasferire i dati dall'uno all'altro. Omnetic li sostituisce con un'unica piattaforma cloud: tutti i moduli lavorano su un unico record condiviso di veicolo, cliente, commesse e flussi economici in DMS Core, così i dati non vanno ricopiati da un modulo all'altro.

• Omnetic CRM raccoglie le richieste da portali, sito web, chat, telefono e visite in salone in un'unica scheda cliente e le associa ai clienti esistenti. Ogni trattativa ha un responsabile e una data per il passo successivo, così in caso di sostituzione un collega la prende in carico senza difficoltà.
• Used Car Sales gestisce la vendita delle auto usate dall'acquisto, passando per ricondizionamento e annunci, fino alla consegna e alla contabilità.
• Omnetic BRAIN™ porta l'intelligenza artificiale direttamente nei processi di lavoro – per esempio AI Lead Management per le richieste via e-mail e Magic Publishing per gli annunci. Propone e verifica, ma agisce solo secondo i permessi e le approvazioni stabiliti dalla concessionaria.

Omnetic si può introdurre per gradi: si parte con un modulo e si aggiungono gli altri in seguito. Prenotate una demo di Omnetic e scoprite quanta amministrazione quotidiana può togliere al vostro team.

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FAQ

Quante persone può sostituire l'automazione in una concessionaria?

Nel nostro modello spariscono 115 ore di amministrazione al mese, circa tre quarti di un posto a tempo pieno. Oggi però questo lavoro lo svolgono più persone, quindi il beneficio si traduce piuttosto in meno supporto esterno, meno straordinari o nell'assunzione rinviata di un nuovo dipendente. Il team attuale guadagna inoltre tempo per le auto e i clienti.

Che cosa può fare AI Lead Management al posto del venditore?

Dalla richiesta in arrivo via e-mail estrae i dati essenziali e li registra nel CRM. Il venditore non deve creare a mano il contatto né ricopiare le informazioni dal messaggio. Ha la base già pronta e può dedicarsi subito alla domanda del cliente.

Dove fa risparmiare lavoro Magic Publishing?

Nella preparazione e pubblicazione degli annunci. Lavora con i dati e le foto salvati, crea il testo, ritocca le immagini e invia l'offerta ai portali collegati. Il venditore si limita poi a controllare l'offerta finita, invece di costruirla da zero.

Quanto risparmia davvero la concessionaria nel modello?

Tra lavoro esterno e straordinari paga 2.200 € in meno al mese, oltre 26.000 € all'anno. In più ai dipendenti restano 55 ore nel normale orario di lavoro. Il risparmio è anche un tetto: se l'automazione, configurazione e gestione comprese, costa meno, conviene.

Ha senso automatizzare se non vogliamo ridurre il personale?

Sì. Lo stesso team gestisce uno stock più ampio, oppure il volume attuale con meno straordinari. Nel nostro esempio preparare 40 annunci in più richiede quasi 17 ore in meno rispetto al lavoro manuale. L'azienda può così crescere senza che l'amministrazione aumenti allo stesso ritmo.

Come facilita Omnetic le sostituzioni tra colleghi?

Messaggi, offerte, note e appuntamenti concordati sono disponibili nella scheda cliente anche per il venditore che fa da sostituto. Prima della telefonata legge che cosa si è discusso e che cosa resta da fornire al cliente. Spariscono i lunghi passaggi di consegne e le telefonate al collega assente.