Onderzoek: hoeveel kan een autobedrijf besparen door administratie te automatiseren?

Belangrijkste bevindingen

• Bij honderden klantaanvragen en tientallen nieuwe auto's lopen kleine administratieve taken op tot grote bedragen. In ons model bespaart het team 115 uur werk per maand, zo'n driekwart fte.
• De meeste tijd wordt bespaard op het adverteren (65 uur per maand voor nieuwe en aangepaste advertenties) en op het invoeren van e-mailaanvragen (40 uur).
• In Omnetic neemt AI Lead Management de gegevens uit e-mailaanvragen over en stelt Magic Publishing advertenties op uit de opgeslagen gegevens en foto's. Die besparing keert terug bij elke auto en bij elke wijziging in het aanbod.
• Het modelbedrijf bespaart € 2.200 per maand op extern werk en overuren. Dat bedrag is tegelijk het plafond: zolang automatisering inclusief inrichting en beheer minder kost, verdient het autobedrijf eraan.
• Met minder administratie verwerkt hetzelfde team meer auto's. Een extra medewerker hoeft het bedrijf dan pas aan te nemen wanneer het echt meer verkopers nodig heeft, niet om gegevens over te tikken.

Een extra medewerker kost elke maand geld. Dat geldt ook voor overuren, hulp bij het adverteren en de uren die de eigenaar 's avonds achter de computer doorbrengt. In een autobedrijf ontstaat een deel van dat werk bovendien alleen doordat mensen gegevens overtikken, hetzelfde aanbod steeds weer aanpassen en uitzoeken wat een collega met een klant heeft afgesproken. Aan de hand van een modelbedrijf laten we zien hoeveel van dat werk automatisering van de administratie kan besparen en hoe ruim honderd uur per maand zich vertaalt in lagere kosten en minder behoefte aan extra personeel.

Waarom het werk toeneemt, ook als er in het autobedrijf niets wezenlijks verandert

Er komt een nieuwe partij auto's binnen. Ze zijn gewassen, gefotografeerd en verkoopklaar. Maar voordat ze online staan, moet iemand ze beschrijven, de foto's bewerken en de gegevens voor de verschillende platforms invullen. Dezelfde mensen helpen intussen klanten in de showroom, beantwoorden e-mails en plannen bezichtigingen in. De advertenties maken ze daarna 's avonds af, of het werk gaat naar externe hulp.

Een week later verandert bij een deel van de auto's de prijs. Er komen nieuwe foto's bij en bij een andere auto moet de uitrusting worden aangevuld. Het werk aan het aanbod houdt dus niet op bij de eerste publicatie. Elke wijziging kost een paar minuten, en als die op meerdere plekken moet gebeuren, doen medewerkers hetzelfde werk meerdere keren.

De eigenaar ziet drukbezette verkopers en denkt begrijpelijkerwijs aan een extra kracht. Alleen zou die nieuwe collega vaak vooral gegevens overtikken en doorsturen die het bedrijf al heeft. Er komen mensen bij, maar de oorzaak van de zware administratie blijft – en met elke uitbreiding van het aanbod keert het probleem terug.

Omnetic beperkt juist dit herhaalde werk. Eenmaal ingevoerde gegevens over een auto worden gebruikt voor de advertentie en in de communicatie met de klant, en ze helpen ook de collega die de deal overneemt. Zo draait het autobedrijf de dagelijkse gang van zaken met minder betaalde administratieve hulp.

115 uur minder routineadministratie per maand

Neem een modelbedrijf dat per maand 600 e-mailaanvragen afhandelt en 120 nieuwe auto's online zet. Daarnaast passen de medewerkers regelmatig bestaande advertenties aan en dragen ze lopende deals aan elkaar over. De tijden in de tabel omvatten ook de controle van wat de software voorbereidt.

Zonder automatisering kost dit werk ruim 160 uur per maand. Na de invoering blijft er iets meer dan 50 uur over, die de medewerkers besteden aan controleren, gegevens aanvullen en beslissingen nemen. Het grootste deel van de besparing zit in het adverteren: 50 uur bij nieuwe auto's en nog eens 15 bij latere wijzigingen.

Een besparing van 115 uur komt overeen met zo'n driekwart fte. In ons autobedrijf was dit werk echter over meerdere mensen verdeeld: een deel deed een externe kracht, een deel de verkopers na werktijd en de rest medewerkers in de loop van de dag. De besparing is daarom deels terug te zien op de factuur van de externe kracht en in de overuren, en deels in tijd die medewerkers overdag vrijkrijgen.

Wat de bespaarde uren op de rekening betekenen

Het modelbedrijf betaalt externe hulp voor administratie en advertenties. Omdat dat werk minder tijd kost, huurt het bedrijf 40 uur externe hulp per maand minder in. Bij een tarief van € 35 per uur daalt de factuur met € 1.400. Bovendien maken medewerkers 20 overuren minder; bij een werkgeverslast van € 40 per uur scheelt dat nog eens € 800. Ter vergelijking: volgens Eurostat bedroegen de gemiddelde loonkosten in de eurozone in 2025 38,2 euro per uur.

Van de 115 bespaarde uren leiden er dus 60 direct tot lagere uitgaven. De overige 55 uur wint het bestaande team binnen de normale werktijd. Verkopers hebben meer tijd voor telefoontjes en bezichtigingen, de eigenaar voor de inkoop. Het team kan meer afspraken aan zonder daarvoor de publicatie van nieuwe auto's uit te stellen.

Het autobedrijf bespaart zo € 2.200 per maand, ruim € 26.000 per jaar, en houdt daarnaast meer dan 50 uur werk van eigen mensen over. De bedragen zijn modelmatig en exclusief btw.

De besparing van € 2.200 per maand is tegelijk de bovengrens van wat automatisering mag kosten. Zolang de tools inclusief inrichting en beheer goedkoper uitvallen, verdient het autobedrijf eraan – en dan zijn de uren die het team binnen werktijd vrijkrijgt nog niet eens meegerekend. Vul voor uw eigen berekening de offerte in die u ontvangt, plus de eenmalige kosten voor het overzetten van gegevens, de inrichting en de training.

De klant heeft zijn gegevens één keer ingevuld. De verkoper hoeft ze niet nog eens over te tikken

Een e-mail van een advertentieplatform bevat meestal de naam, contactgegevens, een link naar de auto en de vraag van de klant. Toch opent de verkoper hem vaak en begint hij de gegevens met de hand over te zetten in een ander systeem. Pas daarna kijkt hij of de auto beschikbaar is en wanneer de geïnteresseerde kan langskomen. Nog voordat de verkoper antwoordt, kost een kort bericht zo al een paar minuten werk.

De functie AI Lead Management in Omnetic BRAIN™ leest de gegevens uit de binnenkomende e-mail en legt ze vast in Omnetic CRM. De verkoper heeft de gegevens klaarstaan: hij loopt ze na, vult aan wat ontbreekt en richt zich op de vraag van de klant. Telefoonnummers overtikken, de auto opzoeken of de aanvraag aanmaken is niet meer nodig.

Het verschil is het best te zien op een drukke dag. Als er een klant de showroom binnenloopt, blijft het handmatig invoeren van een e-mail half af en moet de verkoper bij terugkomst achter de computer uitzoeken waar hij gebleven was. Een automatisch aangemaakte aanvraag staat al klaar en is ook zichtbaar voor collega's. Er wordt dus niet alleen tijd bespaard op het typen, maar ook op het steeds weer oppakken van half afgemaakt werk.

Bij een paar berichten per dag lijkt het verschil misschien klein. Maar bij 600 aanvragen per maand maken vier minuten per aanvraag samen 40 uur. Het bedrijf betaalt tientallen uren alleen voor het verplaatsen van informatie van de mailbox naar de administratie – dus voor het overtikken van wat de klant al een keer heeft geschreven.

De advertentie ontstaat uit gegevens die al bij de auto staan

Bij het adverteren is het niet anders. Uitrusting, technische gegevens en foto's zijn er al, maar iemand moet er een aanbod van maken: een tekst schrijven, foto's bewerken, een watermerk toevoegen en de advertentie publiceren. Bij een paar auto's valt dat werk nauwelijks op tussen andere taken. Als het autobedrijf regelmatig inkoopt, kost het een flink deel van de week.

Magic Publishing, een andere functie van Omnetic BRAIN™, stelt de advertentie op uit de opgeslagen gegevens. Het bewerkt de foto's, voegt een watermerk toe, maakt de tekst en zet het aanbod klaar voor verspreiding naar de gekoppelde platforms. De verkoper krijgt het ter controle. In plaats van de hele advertentie vanaf nul op te bouwen, controleert hij alleen of de gegevens bij de auto passen en of de tekst het belangrijkste bevat.

Ook extern werk wordt bespaard. Als externe hulp foto's en technische gegevens alleen ontvangt om ze handmatig te verwerken en in advertenties te zetten, neemt de software een groot deel van dat werk over. Fotograferen en het fysiek verkoopklaar maken van de auto blijven, maar de tijd achter de computer die nodig is om de auto online te zetten, wordt flink korter.

Nog meer besparing volgt bij wijzigingen. Een nieuwe prijs of een aangevuld gegeven hoeft alleen bij de auto in de module Used Car Sales te worden aangepast, en de wijziging wordt doorgezet naar de gekoppelde advertenties. De medewerker hoeft niet alle platforms langs en hoeft niet bij te houden waar hij de correctie al heeft doorgevoerd. Hoe meer auto's en advertentiekanalen het autobedrijf heeft, hoe meer tijd dat scheelt.

Bij de verkoop van een auto komt er voor de verkoper nog papierwerk bij. Omnetic maakt de documenten op basis van bedrijfssjablonen direct bij de deal aan, waar de gegevens van de klant, de auto en de betalingen al staan. Een collega die de verkoop later weer oppakt, hoeft de offerte niet in de ene map en de stukken voor de afrekening in een andere te zoeken.

Bij vervanging hoeft niet de hele deal opnieuw te worden verteld

Voor zijn vakantie schrijft een verkoper voor een collega op wie op een offerte wacht, wie hij heeft beloofd terug te bellen en bij welke auto een inruil speelt. Een deel staat in e-mails, een deel in notities en de rest alleen in zijn hoofd. De vervanger stuit vervolgens op steeds meer losse eindjes en belt hem met vragen. De overdracht houdt beiden bezig, terwijl er geen enkele nieuwe deal uit voortkomt.

In Omnetic CRM staan bij de klant alle berichten, notities, offertes en geplande afspraken bij elkaar. Het systeem kan de communicatie ook samenvatten en vastleggen wat de verkoper heeft toegezegd en waar de klant op wacht. De collega leest voor het telefoongesprek het belangrijkste door en kan direct verdergaan – zonder door andermans mailbox te bladeren en zonder een onderhandeling van weken opnieuw te laten navertellen.

Hetzelfde geldt op een gewone dag. De ene verkoper is op proefrit en de klant met wie hij 's ochtends sprak, belt opnieuw. Een tweede collega vindt de offerte en de afspraken op één plek. Het werk wordt verdeeld naar wie op dat moment tijd heeft, en vragen hoeven niet op één persoon te wachten.

De eigenaar hoeft tegelijk minder te vragen wat er bij de afzonderlijke deals speelt – het overzicht staat in het systeem dat het team elke dag gebruikt. Niemand hoeft daarvoor spreadsheets bij te houden of aan het eind van de dag informatie van verschillende plekken bij elkaar te zoeken.

Een groter aanbod hoeft geen extra administratieve kracht te betekenen

Het tweede grote voordeel van automatisering merkt een autobedrijf dat groeit. Bij handmatige verwerking brengt elke extra auto bijna net zoveel administratie mee als de vorige. Zodra er meer wordt ingekocht, moet er iemand gevonden worden die de auto's online zet en het aanbod bijhoudt. Bovenop het geld dat in de voorraad vastzit, komen er voor de eigenaar zo geleidelijk extra vaste lonen bij.

In ons voorbeeld wil het bedrijf het aantal nieuwe advertenties verhogen van 120 naar 160 per maand. Zonder automatisering zouden 40 extra auto's ruim 23 uur werk achter de computer betekenen, met Magic Publishing nog geen 7 uur. Het verschil is bijna 17 uur per maand, ongeveer twee werkdagen.

Juist die twee dagen kunnen bepalen of medewerkers een groter aanbod binnen werktijd aankunnen. Ze helpen vooral wanneer auto's in grotere partijen binnenkomen en het online zetten niet over de hele maand te spreiden is. Het herhaalde voorbereidende werk neemt de software over, de mensen controleren de afgeronde advertenties.

Een extra medewerker hoeft het bedrijf dan pas aan te nemen wanneer het echt meer verkopers of mensen voor het verkoopklaar maken nodig heeft – niet om gegevens over te tikken. De besparing bestaat hier uit een uitgesteld salaris en een groter werkvolume dat het bestaande team aankan.

Een ervaren verkoper is meer waard aan de onderhandelingstafel dan achter het toetsenbord

Wat een goede verkoper waardevol maakt, is zijn kennis van auto's en zijn vermogen om een aanbod uit te leggen en met de klant tot een akkoord te komen. Maar als hij uren bezig is met het overtikken van gegevens in formulieren, betaalt het bedrijf het salaris van een ervaren verkoper voor routineadministratie. Een administratieve kracht zou de druk verlichten, maar brengt weer een extra vaste kostenpost met zich mee.

In een kleiner autobedrijf is de tijd van de eigenaar net zo belangrijk. Als hij 's avonds geen overgetikte spreadsheets hoeft te controleren en advertenties hoeft aan te vullen, kan hij zich bezighouden met de inkoop van auto's, of gewoon op een normale tijd stoppen. Het bedrijf draait dan niet meer zo sterk op iemand die na sluitingstijd de administratie redt.

Omnetic maakt een eind aan het steeds weer overtikken van gegevens

In de meeste autobedrijven lopen klantaanvragen, advertenties, voorraad en documenten via losse tools en zetten mensen de gegevens van het ene naar het andere over. Omnetic vervangt ze door één cloudplatform: alle modules werken met één gedeeld record van de auto, de klant, de orders en het geld in DMS Core, zodat gegevens niet tussen systemen worden overgetikt.

• Omnetic CRM verzamelt leads van platforms, de website, chat, telefoon en showroombezoeken in één klantrecord en koppelt ze aan bestaande klanten. Elke deal heeft een verantwoordelijke en een datum voor de volgende stap, zodat een collega hem bij vervanging eenvoudig overneemt.
• Used Car Sales stuurt de verkoop van occasions aan, van inkoop via het verkoopklaar maken en adverteren tot de aflevering en de boekhouding.
• Omnetic BRAIN™ brengt kunstmatige intelligentie rechtstreeks in de werkprocessen – bijvoorbeeld AI Lead Management voor e-mailaanvragen en Magic Publishing voor advertenties. Het doet voorstellen en controleert, maar handelt alleen binnen de bevoegdheden en goedkeuringen die het autobedrijf instelt.

Omnetic kan stapsgewijs worden ingevoerd: begin met één module en voeg later andere toe. Plan een demo van Omnetic en ontdek hoeveel dagelijkse administratie het van uw team kan overnemen.

Gerelateerde artikelen

• Hoeveel deals loopt een autobedrijf mis door trage reacties op klantaanvragen?
• Waarom trekken autoadvertenties geen geïnteresseerden en wat kost dat een autobedrijf?
• Onderzoek: wanneer loont het om een occasion af te prijzen in plaats van langer te wachten?

Veelgestelde vragen

Hoeveel mensen kan automatisering in een autobedrijf vervangen?

In ons model vervalt 115 uur administratie per maand, zo'n driekwart fte. Dat werk wordt nu echter door meerdere mensen gedaan, dus de winst zit eerder in minder externe hulp, minder overuren of het later aannemen van een extra medewerker. Het bestaande team krijgt bovendien tijd voor auto's en klanten.

Wat kan AI Lead Management van de verkoper overnemen?

Het haalt de belangrijkste gegevens uit een binnenkomende e-mailaanvraag en zet ze in het CRM. De verkoper hoeft geen contact handmatig aan te maken en geen informatie uit het bericht over te tikken. De gegevens staan klaar en hij kan direct ingaan op de vraag van de klant.

Waar bespaart Magic Publishing werk?

Bij het opstellen en publiceren van advertenties. Het werkt met de opgeslagen gegevens en foto's, maakt de tekst, bewerkt de foto's en verspreidt het aanbod naar de gekoppelde platforms. De verkoper controleert daarna alleen de kant-en-klare advertentie, in plaats van die helemaal vanaf het begin op te bouwen.

Hoeveel bespaart het autobedrijf in het model werkelijk?

Aan extern werk en overuren betaalt het € 2.200 per maand minder, ruim € 26.000 per jaar. Daarnaast houden de medewerkers 55 uur over binnen de normale werktijd. De besparing is tegelijk het plafond: als automatisering inclusief inrichting en beheer minder kost, is ze rendabel.

Heeft automatisering zin als we niet willen inkrimpen?

Ja. Hetzelfde team kan een groter aanbod aan, of het huidige volume met minder overuren. In ons voorbeeld kost het opstellen van 40 extra advertenties bijna 17 uur minder dan met de hand. Zo kan het bedrijf groeien zonder dat de administratie in hetzelfde tempo meegroeit.

Hoe maakt Omnetic het vervangen van collega's makkelijker?

Berichten, offertes, notities en geplande afspraken bij de klant zijn ook beschikbaar voor de vervangende verkoper. Voor het gesprek leest hij wat er besproken is en wat de klant nog moet ontvangen. Een tijdrovende overdracht en telefoontjes naar de afwezige collega zijn niet meer nodig.