Tyrimas: kiek naudotų automobilių salonas gali sutaupyti automatizuodamas administravimą?

Svarbiausios išvados

• Kai per mėnesį sulaukiama šimtų užklausų ir atsiranda dešimtys naujų automobilių, iš smulkių administracinių darbų susidaro daug valandų. Mūsų modelyje komandos darbas sumažėja 115 valandų per mėnesį – maždaug trimis ketvirtadaliais etato.
• Daugiausia laiko sutaupoma rengiant skelbimus (65 valandos per mėnesį – ir naujiems, ir taisomiems skelbimams) bei suvedant el. paštu gautas užklausas (40 valandų).
• Omnetic sistemoje AI Lead Management perima duomenis iš el. pašto užklausų, o Magic Publishing parengia skelbimus pagal išsaugotus duomenis ir nuotraukas. Sutaupymas kartojasi su kiekvienu automobiliu ir kiekvienu pasiūlymo pakeitimu.
• Modelinis salonas išorės darbams ir viršvalandžiams per mėnesį išleidžia 2 200 € mažiau. Ši suma kartu yra ir riba: kol automatizavimas su diegimu ir priežiūra kainuoja mažiau, jis salonui apsimoka.
• Turėdama mažiau administravimo, ta pati komanda aptarnauja daugiau automobilių. Naują žmogų įmonė gali priimti tada, kai jai iš tiesų reikia daugiau pardavėjų, o ne dėl duomenų perrašinėjimo.

Naujas darbuotojas kainuoja kas mėnesį. Kas mėnesį kainuoja ir viršvalandžiai, pagalba rengiant skelbimus bei valandos, kurias savininkas vakarais praleidžia prie kompiuterio. O dalis šio darbo naudotų automobilių salone atsiranda vien todėl, kad žmonės dar kartą perrašinėja duomenis, taiso tuos pačius pasiūlymus ir ieško, dėl ko kolega susitarė su klientu. Modelinio salono pavyzdžiu parodysime, kiek tokio darbo gali sutaupyti administravimo automatizavimas ir kaip daugiau nei šimtas valandų per mėnesį virsta mažesnėmis išlaidomis ir mažesniu papildomų žmonių poreikiu.

Kodėl darbo daugėja, nors salone niekas iš esmės nesikeičia

Atvažiuoja nauja automobilių partija. Automobiliai nuplauti, nufotografuoti ir paruošti pardavimui. Tačiau prieš jiems pasirodant internete kažkas turi juos aprašyti, apdoroti nuotraukas ir užpildyti duomenis kiekvienam portalui. Tuo pat metu tie patys žmonės aptarnauja klientus salone, atsakinėja į el. laiškus ir derina apžiūras. Skelbimus jie baigia vakarais arba perduoda išorės pagalbininkui.

Po savaitės dalies automobilių kaina pasikeičia. Atsiranda naujų nuotraukų, kitam automobiliui reikia papildyti komplektaciją. Taigi darbas su pasiūlymu pirmuoju paskelbimu nesibaigia. Kiekvienas pakeitimas užtrunka kelias minutes, o kai jį reikia atlikti keliose vietose, darbuotojai tą patį daro po kelis kartus.

Savininkas mato apkrautus pardavėjus ir, suprantama, svarsto apie dar vieną žmogų. Tačiau naujas darbuotojas dažnai daugiausia perimtų duomenų, kuriuos įmonė jau turi, perrašinėjimą ir siuntinėjimą. Žmonių padaugėtų, bet priežastis, dėl kurios administravimas toks imlus laikui, liktų – ir su kiekvienu pasiūlos išplėtimu problema grįžtų.

Omnetic mažina būtent šį pasikartojantį darbą. Kartą įvesti automobilio duomenys naudojami ir rengiant skelbimą, ir bendraujant su klientu, be to, jie praverčia kolegai, kuris perima sandorį. Taip salonas kasdienį darbą atlieka mažiau priklausydamas nuo mokamos administracinės pagalbos.

Iš įprasto administravimo dingsta 115 valandų per mėnesį

Įsivaizduokime modelinį naudotų automobilių saloną, kuris per mėnesį apdoroja 600 užklausų el. paštu ir paskelbia 120 naujų automobilių. Be to, darbuotojai reguliariai taiso jau paskelbtus skelbimus ir perduoda vieni kitiems nebaigtus sandorius. Lentelėje nurodytas laikas apima ir programinės įrangos parengto darbo patikrinimą.

Be automatizavimo šis darbas užima daugiau nei 160 valandų per mėnesį. Jį įdiegus lieka šiek tiek daugiau nei 50 valandų, kurias darbuotojai skiria tikrinimui, duomenų papildymui ir sprendimams. Didžiausia sutaupymo dalis tenka skelbimams: 50 valandų naujiems automobiliams ir dar 15 vėlesniems pakeitimams.

115 sutaupytų valandų atitinka maždaug tris ketvirtadalius etato. Tačiau mūsų salone šį darbą dalijosi keli žmonės: dalį atliko išorės pagalbininkas, dalį – pardavėjai po darbo valandų, o likusią – darbuotojai dienos metu. Todėl sutaupymas iš dalies matomas išorės pagalbininko sąskaitoje ir viršvalandžiuose, iš dalies – laike, kuris žmonėms atsilaisvina per darbo dieną.

Kaip sutaupytos valandos atsispindi finansuose

Modelinis salonas moka už išorės pagalbą administruojant ir rengiant skelbimus. Kadangi šis darbas užima mažiau laiko, salonas per mėnesį užsako 40 valandų mažiau išorės pagalbos. Esant 35 € valandiniam įkainiui, sąskaita sumažėja 1 400 €. Be to, darbuotojai dirba 20 valandų mažiau viršvalandžių; kai valanda įmonei kainuoja 40 €, tai dar 800 €. Palyginimui: pasak Eurostato, vidutinės darbo sąnaudos euro zonoje 2025 m. siekė 38,2 € per valandą.

Taigi iš 115 sutaupytų valandų 60 tiesiogiai virsta mažesniais mokėjimais. Likusias 55 valandas esama komanda atgauna įprastu darbo laiku. Pardavėjai turi daugiau laiko skambučiams ir apžiūroms, savininkas – automobilių pirkimui. Komanda suspėja daugiau susitikimų ir dėl jų nereikia atidėti kitų automobilių paskelbimo.

Taigi salonas sutaupo 2 200 € per mėnesį, per metus – daugiau nei 26 000 €, ir dar atgauna daugiau nei 50 savo žmonių darbo valandų. Sumos yra modelinės ir nurodytos be PVM.

2 200 € per mėnesį sutaupymas kartu yra viršutinė riba, kiek gali kainuoti automatizavimas. Kol įrankiai su diegimu ir priežiūra kainuoja mažiau, jie salonui apsimoka – ir tai dar neskaičiuojant valandų, kurios komandai atsilaisvina darbo metu. Į savo skaičiavimą įrašykite gautą pasiūlymą ir vienkartines duomenų perkėlimo, diegimo bei apmokymo išlaidas.

Klientas duomenis parašė vieną kartą. Pardavėjui nereikia jų perrašinėti antrą kartą

Laiške iš skelbimų portalo paprastai būna kliento vardas, kontaktai, nuoroda į automobilį ir klausimas. Vis dėlto pardavėjas dažnai jį atsidaro ir pradeda duomenis rankomis perrašinėti į kitą sistemą. Tik tada jis aiškinasi, ar automobilis dar parduodamas ir kada susidomėjęs klientas gali atvykti. Taigi dar prieš pardavėjui atsakant trumpa žinutė pareikalauja kelių minučių darbo.

AI Lead Management funkcija Omnetic BRAIN™ sistemoje perskaito gauto laiško duomenis ir pagal juos sukuria įrašą Omnetic CRM sistemoje. Pardavėjas turi paruoštą medžiagą: peržiūri ją, papildo, ko trūksta, ir atsako į kliento klausimą. Jam nebereikia perrašinėti telefono numerio, ieškoti automobilio ar kurti užklausos.

Skirtumas geriausiai matyti įtemptą dieną. Kai į saloną užsuka klientas, rankomis suvedamas laiškas lieka pusiau apdorotas, o grįžęs prie kompiuterio pardavėjas aiškinasi, kur sustojo. Automatiškai sukurta užklausa jo laukia parengta, ją mato ir kolegos. Taigi laiko sutaupoma ne tik rašant, bet ir nebereikia vis grįžti prie nebaigto darbo.

Kai per dieną gaunamos vos kelios žinutės, skirtumas gali neatrodyti didelis. Tačiau esant 600 užklausų per mėnesį keturios minutės kiekvienai sudaro 40 valandų. Įmonė moka už dešimtis valandų vien tam, kad informacija būtų perkelta iš el. pašto į sistemą – t. y. už tai, kad žmonės perrašinėja tai, ką klientas jau kartą parašė.

Skelbimas parengiamas iš duomenų, kurie prie automobilio jau yra

Su skelbimais panašiai. Komplektacija, techniniai duomenys ir nuotraukos jau yra, bet kažkas turi iš jų sudėlioti pasiūlymą: parašyti tekstą, apdoroti nuotraukas, pridėti vandens ženklą ir pasiūlymą paskelbti. Kai automobilių vos keli, šis darbas pasimeta tarp kitų užduočių. Kai salonas automobilius perka reguliariai, jis užima didelę savaitės dalį.

Magic Publishing, dar viena Omnetic BRAIN™ funkcija, parengia skelbimą iš išsaugotos medžiagos. Ji apdoroja nuotraukas, prideda vandens ženklą, sukuria tekstą ir paruošia pasiūlymą išsiųsti į prijungtus portalus. Pardavėjas jį gauna patikrinti. Užuot kūręs visą skelbimą nuo nulio, jis tik įsitikina, kad duomenys atitinka automobilį, o tekste yra tai, kas svarbiausia.

Sutaupomas ir išorės pagalbininkų darbas. Jei pagalbininkas gauna nuotraukas ir techninę informaciją vien tam, kad jas rankomis apdorotų ir įkeltų į skelbimus, didelę šio darbo dalį atliks programinė įranga. Fotografavimas ir fizinis automobilio paruošimas lieka, tačiau laikas prie kompiuterio, reikalingas paskelbimui, gerokai sutrumpėja.

Dar daugiau sutaupoma, kai kas nors keičiasi. Naują kainą ar papildytą duomenį pakanka pakeisti prie automobilio modulyje Used Car Sales, ir pakeitimas persikelia į prijungtus pasiūlymus. Darbuotojui nereikia jungtis prie kiekvieno portalo atskirai ir sekti, kur pataisymą jau atliko. Kuo daugiau automobilių ir skelbimų kanalų turi salonas, tuo daugiau laiko taip sutaupoma.

Parduodant automobilį pardavėjo dar laukia dokumentai. Omnetic juos sukuria pagal įmonės šablonus tiesiai prie sandorio, kuriame yra kliento, automobilio ir mokėjimų duomenys. Prie pardavimo grįžusiam kolegai nereikia ieškoti pasiūlymo viename aplanke, o atsiskaitymo dokumentų – kitame.

Pavaduojant nereikia iš naujo pasakoti viso sandorio

Prieš atostogas pardavėjas kolegai surašo, kas laukia pasiūlymo, kam pažadėjo paskambinti ir dėl kurio automobilio svarstomas senojo automobilio įskaitymas. Kažkas lieka el. pašte, kažkas užrašuose, o likusi dalis – tik jo galvoje. Pavaduojantis kolega paskui pamažu atranda vis naujų aplinkybių ir skambina jam su klausimais. Perdavimas atima laiko abiem, nors joks naujas sandoris iš to neatsiranda.

Omnetic CRM sistemoje prie kliento vienoje vietoje yra žinutės, užrašai, pasiūlymai ir suplanuoti susitikimai. Sistema taip pat geba apibendrinti bendravimą ir užfiksuoti, ką pardavėjas pažadėjo ir ko klientas laukia. Prieš skambutį kolega perskaito, kas svarbiausia, ir gali iškart tęsti – nenaršydamas svetimos pašto dėžutės ir neperpasakodamas kelias savaites trukusių derybų.

Tas pats galioja ir įprastą dieną. Vienas pardavėjas išvykęs į bandomąjį važiavimą, o klientas, su kuriuo jis kalbėjo ryte, vėl skambina. Kitas kolega randa ir pasiūlymą, ir susitarimą vienoje vietoje. Darbas dalijamas pagal tai, kas tuo metu laisvas, ir klausimai nelaukia vieno žmogaus.

Be to, savininkui nebereikia tiek klausinėti, kas vyksta su atskirais sandoriais – apžvalgą jis randa sistemoje, kuria komanda naudojasi kasdien. Dėl to niekam nereikia rengti lentelių ar dienos pabaigoje rinkti informacijos iš kelių vietų.

Didesnė pasiūla nebūtinai reiškia naują administracijos darbuotoją

Antrąjį didelį automatizavimo privalumą pajunta augantis salonas. Kai darbas atliekamas rankomis, kiekvienas papildomas automobilis atneša beveik tiek pat administravimo, kiek ir ankstesnis. Vos padaugėja pirkimų, reikia rasti žmogų, kuris automobilius paskelbs ir prižiūrės pasiūlą. Taip prie pinigų, įšaldytų atsargose, savininkas pamažu prideda vis naujų nuolatinių atlyginimų.

Mūsų pavyzdyje įmonė nori padidinti naujų skelbimų skaičių nuo 120 iki 160 per mėnesį. Be automatizavimo 40 papildomų automobilių reikštų daugiau nei 23 valandas darbo prie kompiuterio, su Magic Publishing – mažiau nei 7 valandas. Skirtumas – beveik 17 valandų per mėnesį, maždaug dvi darbo dienos.

Būtent šios dvi dienos gali lemti, ar darbuotojai didesnę pasiūlą suspės aptarnauti darbo metu. Jos ypač praverčia, kai automobiliai atvyksta didesnėmis partijomis ir paskelbimo negalima paskirstyti per visą mėnesį. Pasikartojantį rengimą perima programinė įranga, o žmonėms lieka patikrinti parengtus pasiūlymus.

Naują žmogų įmonė gali priimti tik tada, kai iš tiesų reikia daugiau pardavėjų ar automobilių paruošimo darbuotojų – o ne dėl perrašinėjimo. Čia sutaupymas pasireiškia atidėtu atlyginimu ir didesne darbų apimtimi, kurią įveikia esama komanda.

Patyręs pardavėjas vertingesnis derybose nei perrašinėdamas duomenis

Gero pardavėjo vertė – jo žinios apie automobilius ir gebėjimas paaiškinti pasiūlymą bei susitarti su klientu. Tačiau kai jis valandų valandas perrašinėja duomenis į formas, įmonė moka patyrusio pardavėjo atlyginimą už rutininį administravimą. Administracijos darbuotojas spaudimą sumažintų, bet atneštų dar vieną nuolatinę išlaidą.

Mažesniame salone ne mažiau svarbus savininko laikas. Kai vakarais jam nereikia tikrinti perrašytų lentelių ir pildyti skelbimų, jis gali skirti laiko automobilių pirkimui arba tiesiog baigti darbą įprastu laiku. Tada veikla nebėra taip priklausoma nuo to, kad kažkas po darbo valandų gelbsti administravimą.

Omnetic panaikina pasikartojantį duomenų perrašinėjimą

Daugumoje naudotų automobilių salonų užklausos, skelbimai, atsargos ir dokumentai tvarkomi atskiruose įrankiuose, o duomenis tarp jų perkelia žmonės. Omnetic juos pakeičia viena debesijos platforma: visi moduliai dirba su vienu bendru automobilio, kliento, užsakymų ir pinigų įrašu DMS Core sistemoje, todėl duomenų tarp jų perrašinėti nereikia.

• Omnetic CRM surenka užklausas iš portalų, svetainės, pokalbių, telefono ir apsilankymų salone į vieną kliento įrašą ir susieja jas su esamais klientais. Kiekvienas sandoris turi atsakingą asmenį ir kito žingsnio terminą, todėl pavaduojant jį lengvai perima kolega.
• Used Car Sales valdo naudotų automobilių pardavimą nuo supirkimo per paruošimą ir skelbimus iki perdavimo klientui ir apskaitos.
• Omnetic BRAIN™ įdiegia dirbtinį intelektą tiesiai į darbo procesus – pavyzdžiui, AI Lead Management el. pašto užklausoms ir Magic Publishing skelbimams. Jis siūlo ir tikrina, bet veikia tik pagal salono nustatytas teises ir patvirtinimus.

Omnetic galima diegti palaipsniui: pradėti nuo vieno modulio, o kitus pridėti vėliau. Susitarkite dėl Omnetic demonstracijos ir pažiūrėkite, kiek kasdienio administravimo platforma gali perimti iš jūsų komandos.

Susiję straipsniai

• Kiek sandorių naudotų automobilių salonas praranda dėl lėtų atsakymų į užklausas?
• Kodėl naudotų automobilių skelbimai nepritraukia pirkėjų ir kiek tai kainuoja salonui?
• Tyrimas: kada verta sumažinti naudoto automobilio kainą, užuot laukus toliau?

DUK

Kiek žmonių naudotų automobilių salone gali pakeisti automatizavimas?

Mūsų modelyje administravimo sumažėja 115 valandų per mėnesį – maždaug trimis ketvirtadaliais etato. Tačiau šiandien šį darbą atlieka keli žmonės, todėl nauda labiau pasireiškia mažesne išorės pagalba, mažiau viršvalandžių arba vėlesniu naujo darbuotojo priėmimu. Be to, esama komanda gauna daugiau laiko automobiliams ir klientams.

Ką AI Lead Management gali perimti iš pardavėjo?

Iš gautos el. pašto užklausos ištraukia svarbiausius duomenis ir įrašo juos į CRM. Pardavėjui nereikia rankomis kurti kontakto ar perrašinėti informacijos iš žinutės. Jis turi parengtą medžiagą ir gali iškart atsakyti į kliento klausimą.

Kur Magic Publishing sutaupo darbo?

Rengiant ir skelbiant skelbimus. Funkcija dirba su išsaugotais duomenimis ir nuotraukomis, kuria tekstą, apdoroja nuotraukas ir siunčia pasiūlymą į prijungtus portalus. Pardavėjas tik patikrina parengtą pasiūlymą, užuot jį visą kūręs nuo pradžių.

Kiek modelinis salonas iš tikrųjų sutaupo?

Išorės darbams ir viršvalandžiams jis išleidžia 2 200 € per mėnesį mažiau, per metus – daugiau nei 26 000 €. Be to, darbuotojams įprastu darbo laiku atsilaisvina 55 valandos. Sutaupyta suma kartu yra ir riba: jei automatizavimas su diegimu ir priežiūra kainuoja mažiau, jis atsiperka.

Ar automatizavimas prasmingas, jei nenorime mažinti darbuotojų skaičiaus?

Taip. Ta pati komanda aptarnaus didesnę pasiūlą arba esamą apimtį su mažiau viršvalandžių. Mūsų pavyzdyje 40 papildomų skelbimų parengimas užima beveik 17 valandų mažiau nei rankomis. Taip įmonė gali augti, o administravimo nedaugėja tuo pačiu tempu.

Kaip Omnetic palengvina kolegų pavadavimą?

Žinutės, pasiūlymai, užrašai ir sutarti susitikimai prie kliento prieinami ir pavaduojančiam pardavėjui. Prieš skambutį jis perskaito, kas buvo aptarta ir ką klientui dar reikia pateikti. Nebelieka ilgo darbų perdavimo ir skambučių nesančiam kolegai.