Študija: koliko lahko avtohiša prihrani z avtomatizacijo administracije?

Ključne ugotovitve

• Pri več sto povpraševanjih in več deset novih vozilih se drobna administracija sešteje v velike zneske. V našem modelu ima ekipa na mesec 115 ur manj dela, kar je približno tri četrtine polnega delovnega časa.
• Največ časa se prihrani pri oglaševanju (65 ur na mesec pri novih in posodobljenih oglasih) in pri vnosu povpraševanj, prejetih po e-pošti (40 ur).
• V Omneticu AI Lead Management prevzame podatke iz povpraševanj, prejetih po e-pošti, Magic Publishing pa pripravi oglase iz shranjenih podatkov in fotografij. Prihranek se ponovi pri vsakem vozilu in ob vsaki spremembi ponudbe.
• Modelna avtohiša pri zunanjem delu in nadurah prihrani 2.200 € na mesec. Ta znesek je hkrati zgornja meja: dokler avtomatizacija, vključno z nastavitvijo in upravljanjem, stane manj, avtohiša z njo zasluži.
• Z manj administracije ista ekipa obvlada več vozil. Podjetje lahko novega sodelavca zaposli šele, ko res potrebuje več prodajalcev, in ne zaradi prepisovanja.

Dodaten zaposleni pomeni strošek vsak mesec. Enako velja za nadure, pomoč pri oglaševanju in ure, ki jih lastnik zvečer preživi za računalnikom. Del tega dela pa v avtohiši nastane samo zato, ker ljudje znova prepisujejo podatke, urejajo iste ponudbe in iščejo, kaj se je sodelavec dogovoril s stranko. Na modelni avtohiši bomo pokazali, koliko takšnega dela lahko prihrani avtomatizacija administracije in kako se več kot sto ur na mesec odrazi v nižjih stroških in manjši potrebi po novih ljudeh.

Zakaj dela pribiva, čeprav se v avtohiši nič bistvenega ne spremeni

Prispe nova pošiljka vozil. Oprana so, fotografirana in pripravljena za prodajo. Preden pa se pojavijo na spletu, jih mora nekdo opisati, urediti fotografije in izpolniti podatke za posamezne portale. Isti ljudje se medtem v salonu posvečajo strankam, odgovarjajo na e-pošto in dogovarjajo oglede. Oglase potem dokončajo zvečer ali pa jih dobi zunanji sodelavec.

V tednu dni se pri delu vozil spremeni cena. Dodajo se nove fotografije, pri drugem vozilu je treba dopolniti opremo. Delo s ponudbo se torej s prvo objavo ne konča. Vsaka sprememba vzame nekaj minut, ko pa jo je treba narediti na več mestih, zaposleni isto delo opravljajo znova in znova.

Lastnik vidi obremenjene prodajalce in seveda razmišlja o novem sodelavcu. Vendar bi nova okrepitev pogosto prevzela predvsem prepisovanje in pošiljanje podatkov, ki jih podjetje že ima. Ljudi bi bilo več, vzrok, zakaj je administracija tako zahtevna, pa bi ostal – in z vsako razširitvijo ponudbe bi se težava vrnila.

Omnetic zmanjšuje prav to ponavljajoče se delo. Enkrat vneseni podatki o vozilu se uporabijo pri pripravi oglasa in v komunikaciji s stranko, koristijo pa tudi sodelavcu, ki posel prevzame. Avtohiša tako obvlada redno poslovanje z manjšo potrebo po plačani administrativni pomoči.

Pri redni administraciji 115 ur manj na mesec

Predstavljajmo si modelno avtohišo, ki na mesec obdela 600 povpraševanj, prejetih po e-pošti, in objavi 120 novih vozil. Zaposleni poleg tega redno urejajo že objavljene oglase in si predajajo nedokončane posle. Časi v tabeli vključujejo tudi preverjanje tega, kar pripravi programska oprema.

Brez avtomatizacije to delo vzame več kot 160 ur na mesec. Po njeni uvedbi ostane nekaj več kot 50 ur, ki jih zaposleni namenijo preverjanju, dopolnjevanju podatkov in odločanju. Največji del prihranka odpade na oglaševanje: 50 ur pri novih vozilih in dodatnih 15 pri poznejših spremembah.

Prihranek 115 ur ustreza približno trem četrtinam polnega delovnega časa. V naši avtohiši pa je bilo to delo razdeljeno med več ljudi: del je opravljal zunanji sodelavec, del prodajalci po delovnem času, preostanek pa zaposleni čez dan. Prihranek se zato deloma pokaže na računu zunanjega sodelavca in pri nadurah, deloma pa v času, ki se ljudem sprosti čez dan.

Kako se prihranjene ure poznajo na računu

Modelna avtohiša plačuje zunanjo pomoč pri administraciji in oglaševanju. Ker to delo vzame manj časa, naroči 40 ur zunanje pomoči na mesec manj. Pri urni postavki 35 € se račun zniža za 1.400 €. Zaposleni poleg tega opravijo 20 nadur manj; pri strošku podjetja 40 € na uro je to dodatnih 800 €. Za primerjavo: povprečni stroški dela v evrskem območju so po podatkih Eurostata leta 2025 znašali 38,2 € na uro.

Od 115 prihranjenih ur se jih torej 60 neposredno spremeni v nižja plačila. Preostalih 55 ur dobi obstoječa ekipa v rednem delovnem času. Prodajalci imajo več časa za telefonske klice in oglede, lastnik za nabavo vozil. Ekipa opravi več srečanj s strankami in zaradi njih ne odlaga objave novih vozil.

Avtohiša tako prihrani 2.200 € na mesec, na leto več kot 26.000 €, poleg tega pa pridobi več kot 50 ur dela lastnih ljudi. Zneski so modelni in brez DDV.

Prihranek 2.200 € na mesec je hkrati zgornja meja tega, koliko sme avtomatizacija stati. Dokler so orodja, vključno z nastavitvijo in upravljanjem, cenejša, avtohiša z njimi zasluži – in pri tem sploh ne štejemo ur, ki se ekipi sprostijo v delovnem času. V lasten izračun vstavite ponudbo, ki jo prejmete, in enkratne stroške prenosa podatkov, nastavitve in usposabljanja.

Stranka je podatke napisala enkrat. Prodajalcu jih ni treba prepisovati še enkrat

E-poštno sporočilo z oglasnega portala običajno vsebuje ime, kontakt, povezavo do vozila in vprašanje stranke. Prodajalec ga kljub temu pogosto odpre in začne podatke ročno prepisovati v drug sistem. Šele nato preveri, ali je vozilo na voljo in kdaj lahko zainteresirani kupec pride. Še preden prodajalec odgovori, tako za kratko sporočilo porabi nekaj minut dela.

Funkcija AI Lead Management v Omnetic BRAIN™ prebere podatke iz prejetega e-poštnega sporočila in iz njih ustvari zapis v Omnetic CRM. Prodajalec ima podatke pripravljene: pregleda jih, dopolni, kar manjka, in se posveti vprašanju stranke. Ni mu treba prepisovati telefonske številke, iskati vozila in ročno ustvarjati povpraševanja.

Razlika je najbolj vidna na naporen dan. Ko v salon pride stranka, ostane ročni vnos e-pošte na pol narejen in prodajalec po vrnitvi k računalniku ugotavlja, kje je ostal. Samodejno ustvarjeno povpraševanje ga čaka pripravljeno in ga vidijo tudi sodelavci. Čas se torej ne prihrani le pri tipkanju, temveč tudi pri ponavljajočem se vračanju k nedokončanemu delu.

Pri nekaj sporočilih na dan se razlika morda ne zdi velika. Pri 600 povpraševanjih na mesec pa štiri minute pri vsakem pomenijo 40 ur. Podjetje plačuje več deset ur samo za prenašanje informacij iz e-pošte v evidenco – torej za to, da ljudje prepisujejo, kar je stranka že enkrat napisala.

Oglas se pripravi iz podatkov, ki jih vozilo že ima

Pri oglaševanju je podobno. Oprema, tehnični podatki in fotografije obstajajo, vendar mora nekdo iz njih sestaviti ponudbo: napisati besedilo, urediti posnetke, dodati vodni žig in ponudbo objaviti. Pri nekaj vozilih se to delo izgubi med drugimi opravili. Ko avtohiša redno nabavlja, pa vzame bistven del tedna.

Magic Publishing, še ena funkcija Omnetic BRAIN™, pripravi oglas iz shranjenih podatkov. Uredi fotografije, doda vodni žig, ustvari besedilo in pripravi ponudbo za pošiljanje na povezane portale. Prodajalec jo dobi v pregled. Namesto da bi celoten oglas sestavljal od začetka, le preveri, ali podatki ustrezajo vozilu in ali besedilo vsebuje bistveno.

Prihrani se tudi delo zunanjih sodelavcev. Če zunanja pomoč dobiva fotografije in tehnične podatke samo zato, da jih ročno obdela in vnese v oglase, velik del tega dela opravi programska oprema. Fotografiranje in fizična priprava vozila ostaneta, čas za računalnikom, potreben za objavo, pa se občutno skrajša.

Dodaten prihranek prinašajo spremembe. Novo ceno ali dopolnjen podatek je dovolj spremeniti pri vozilu v modulu Used Car Sales in sprememba se prenese v povezane ponudbe. Zaposlenemu ni treba obiskovati posameznih portalov in paziti, kje je popravek že naredil. Več vozil in oglasnih kanalov ima avtohiša, več časa s tem prihrani.

Pri prodaji vozila prodajalca čakajo še dokumenti. Omnetic jih ustvari iz predlog podjetja neposredno pri poslu, kjer so podatki o stranki, vozilu in plačilih. Sodelavcu, ki se k prodaji vrne, ni treba iskati ponudbe v eni mapi in podlag za obračun v drugi.

Pri nadomeščanju ni treba znova pripovedovati celotnega posla

Pred dopustom prodajalec sodelavcu zapiše, kdo čaka na ponudbo, koga je obljubil poklicati in pri katerem vozilu se dogovarja o odkupu starega vozila po sistemu staro za novo. Nekaj ostane v e-pošti, nekaj v zapiskih, preostanek pa samo v njegovi glavi. Sodelavec, ki ga nadomešča, nato postopoma odkriva nove okoliščine in ga kliče z vprašanji. Predaja zaposli oba, pa iz nje ne nastane noben nov posel.

V Omnetic CRM so pri stranki na enem mestu sporočila, zapiski, ponudbe in načrtovani sestanki. Sistem zna komunikacijo tudi povzeti in zabeležiti, kaj je prodajalec obljubil in na kaj stranka čaka. Sodelavec pred klicem prebere bistveno in lahko takoj nadaljuje – brez brskanja po tujem poštnem predalu in brez ponovnega pripovedovanja večtedenskih pogajanj.

Enako velja v običajnem dnevu. En prodajalec je na testni vožnji, stranka, s katero se je pogovarjal zjutraj, pa znova kliče. Drugi sodelavec najde ponudbo in dogovor na enem mestu. Delo se deli glede na to, kdo ima ravno čas, in vprašanja ne čakajo na enega samega človeka.

Lastniku hkrati ni treba toliko spraševati, kaj se dogaja pri posameznih poslih – pregled najde v sistemu, ki ga ekipa uporablja vsak dan. Nikomur zato ni treba sestavljati tabel ali ob koncu dneva iskati informacij na več mestih.

Večja ponudba ne pomeni nujno novega administrativnega delavca

Drugo veliko prednost avtomatizacije občuti avtohiša, ki raste. Pri ročni obdelavi prinese vsako dodatno vozilo skoraj enako mero administracije kot prejšnje. Ko se število nabav poveča, je treba najti nekoga, ki bo vozila objavil in skrbel za ponudbo. K denarju, vezanemu v zalogi, lastnik tako postopoma dodaja nove redne plače.

V našem primeru želi podjetje število novih oglasov povečati s 120 na 160 na mesec. Brez avtomatizacije bi 40 dodatnih vozil pomenilo več kot 23 ur dela za računalnikom, z Magic Publishing manj kot 7 ur. Razlika je skoraj 17 ur na mesec, približno dva delovna dneva.

Prav ta dva dneva lahko odločita, ali zaposleni večjo ponudbo obvladajo v delovnem času. Pomagata predvsem takrat, ko vozila prihajajo v večjih pošiljkah in objav ni mogoče razporediti čez ves mesec. Ponavljajočo se pripravo prevzame programska oprema, ljudem pa ostane preverjanje pripravljenih ponudb.

Podjetje lahko novega sodelavca zaposli šele, ko res potrebuje več prodajalcev ali ljudi za pripravo vozil – in ne zaradi prepisovanja. Prihranek ima tu obliko odložene plače in večjega obsega dela, ki ga obvlada obstoječa ekipa.

Izkušen prodajalec je več vreden pri pogajanjih kot pri prepisovanju

Pri dobrem prodajalcu sta dragoceni njegovo poznavanje vozil ter sposobnost, da ponudbo pojasni in se s stranko dogovori. Ko pa ure preživlja s prepisovanjem podatkov v obrazce, podjetje plačuje plačo izkušenega prodajalca za rutinsko administracijo. Administrativni delavec bi pritisk zmanjšal, a bi prinesel nov reden strošek.

V manjši avtohiši je enako pomemben lastnikov čas. Ko mu zvečer ni treba preverjati prepisanih tabel in dopolnjevati oglasov, se lahko posveti nabavi vozil ali preprosto konča ob normalni uri. Poslovanje potem ni toliko odvisno od tega, da nekdo po zaprtju rešuje administracijo.

Omnetic odpravi ponavljajoče se prepisovanje podatkov

V večini avtohiš povpraševanja, oglasi, zaloga in dokumenti tečejo v ločenih orodjih, podatke med njimi pa prenašajo ljudje. Omnetic jih nadomešča z eno platformo v oblaku: vsi moduli delajo z enim skupnim zapisom vozila, stranke, naročil in denarja v DMS Core, zato se podatki med njimi ne prepisujejo.

• Omnetic CRM zbira povpraševanja s portalov, spletne strani, klepeta, telefona in obiskov v salonu v en zapis stranke ter jih poveže z obstoječimi strankami. Vsak posel ima odgovorno osebo in rok za naslednji korak, zato ga pri nadomeščanju zlahka prevzame sodelavec.
• Used Car Sales vodi prodajo rabljenih vozil od odkupa prek priprave in oglaševanja do predaje in računovodstva.
• Omnetic BRAIN™ prinaša umetno inteligenco neposredno v delovne postopke – na primer AI Lead Management za povpraševanja po e-pošti in Magic Publishing za oglase. Predlaga in preverja, ukrepa pa le v okviru pooblastil in odobritev, ki jih nastavi avtohiša.

Omnetic je mogoče uvajati postopoma: začeti z enim modulom in druge dodati pozneje. Dogovorite se za predstavitev Omnetica in si oglejte, koliko vsakodnevne administracije lahko prevzame namesto vaše ekipe.

Sorodni članki

• Koliko poslov izgubi avtohiša zaradi počasnih odgovorov na povpraševanja?
• Zakaj oglasi za vozila ne privabijo kupcev in koliko to stane avtohišo?
• Študija: kdaj se avtohiši splača znižati ceno vozila, namesto da bi še naprej čakala?

Pogosta vprašanja

Koliko ljudi lahko v avtohiši nadomesti avtomatizacija?

V našem modelu je administracije na mesec 115 ur manj, približno tri četrtine polnega delovnega časa. To delo pa danes opravlja več ljudi, zato se korist kaže predvsem kot manj zunanje pomoči, manj nadur ali poznejša zaposlitev novega sodelavca. Obstoječa ekipa poleg tega pridobi čas za vozila in stranke.

Kaj lahko AI Lead Management prevzame namesto prodajalca?

Iz prejetega povpraševanja po e-pošti izlušči bistvene podatke in jih vpiše v CRM. Prodajalcu ni treba ročno ustvarjati kontakta niti prepisovati informacij iz sporočila. Ima pripravljeno podlago in se lahko takoj posveti vprašanju stranke.

Kje Magic Publishing prihrani delo?

Pri pripravi in objavi oglasov. Dela s shranjenimi podatki in fotografijami, ustvarja besedilo, ureja posnetke in pošilja ponudbo na povezane portale. Prodajalec nato le preveri pripravljeno ponudbo, namesto da bi jo v celoti sestavljal od začetka.

Koliko avtohiša v modelu dejansko prihrani?

Za zunanje delo in nadure plača 2.200 € na mesec manj, na leto več kot 26.000 €. Zaposlenim poleg tega ostane 55 ur v rednem delovnem času. Prihranek je hkrati zgornja meja: če avtomatizacija, vključno z nastavitvijo in upravljanjem, stane manj, se splača.

Ali je avtomatizacija smiselna, če ne želimo zmanjšati števila zaposlenih?

Da. Ista ekipa obvlada večjo ponudbo ali obstoječi obseg z manj nadurami. V našem primeru vzame priprava 40 dodatnih oglasov skoraj 17 ur manj kot ročno. Podjetje lahko tako raste, ne da bi administracija naraščala z enako hitrostjo.

Kako Omnetic olajša nadomeščanje sodelavcev?

Sporočila, ponudbe, zapiski in dogovorjeni sestanki so pri stranki na voljo tudi prodajalcu, ki nadomešča. Pred klicem prebere, kaj se je reševalo in kaj mora stranki še posredovati. Odpadeta dolgotrajna predaja in klicanje odsotnega sodelavca.