Studie: Wie viel kann ein Gebrauchtwagenhändler durch automatisierte Verwaltung sparen?

Das Wichtigste in Kürze

• Bei Hunderten von Anfragen und Dutzenden neuer Fahrzeuge summiert sich kleiner Verwaltungsaufwand zu großen Beträgen. In unserem Modell spart das Team 115 Arbeitsstunden im Monat, etwa eine Dreiviertelstelle.
• Am meisten Zeit sparen die Inserate (65 Stunden im Monat für neue und geänderte Inserate) und das Erfassen von E-Mail-Anfragen (40 Stunden).
• In Omnetic übernimmt AI Lead Management die Angaben aus E-Mail-Anfragen, und Magic Publishing erstellt Inserate aus den hinterlegten Daten und Fotos. Die Einsparung wiederholt sich bei jedem Fahrzeug und bei jeder Änderung des Angebots.
• Der Modellbetrieb spart bei externer Unterstützung und Überstunden 2.200 € im Monat. Dieser Betrag ist zugleich die Obergrenze: Solange die Automatisierung einschließlich Einrichtung und Betreuung weniger kostet, verdient der Händler daran.
• Mit weniger Verwaltung bewältigt dasselbe Team mehr Fahrzeuge. Eine weitere Person kann der Betrieb dann einstellen, wenn er tatsächlich mehr Verkäufer braucht – nicht zum Abtippen.

Ein zusätzlicher Mitarbeiter kostet jeden Monat Geld. Ebenso Überstunden, Aushilfen für die Inserate und die Stunden, die der Inhaber abends am Computer verbringt. Ein Teil dieser Arbeit entsteht im Gebrauchtwagenhandel nur, weil Mitarbeiter Daten erneut abtippen, dieselben Angebote mehrfach bearbeiten und nachforschen, was ein Kollege mit dem Kunden vereinbart hat. Am Beispiel eines Modellbetriebs zeigen wir, wie viel Arbeit die Automatisierung der Verwaltung einsparen kann und wie sich mehr als hundert Stunden im Monat in niedrigeren Ausgaben und einem geringeren Personalbedarf niederschlagen.

Warum die Arbeit wächst, obwohl sich im Betrieb nichts Grundlegendes ändert

Eine neue Lieferung Fahrzeuge trifft ein. Sie sind gewaschen, fotografiert und verkaufsbereit. Bevor sie online erscheinen, muss sie aber jemand beschreiben, die Fotos bearbeiten und die Angaben für die einzelnen Börsen ausfüllen. Dieselben Leute betreuen in der Zwischenzeit Kunden im Verkaufsraum, beantworten E-Mails und vereinbaren Besichtigungstermine. Die Inserate werden dann abends fertiggestellt oder an eine externe Aushilfe vergeben.

Eine Woche später ändert sich bei einem Teil der Fahrzeuge der Preis. Neue Fotos kommen hinzu, bei einem anderen Auto muss die Ausstattung ergänzt werden. Mit der ersten Veröffentlichung ist die Arbeit am Angebot also nicht erledigt. Jede Änderung dauert ein paar Minuten – und wenn sie an mehreren Stellen nötig ist, erledigen die Mitarbeiter dasselbe mehrmals.

Der Inhaber sieht ausgelastete Verkäufer und denkt verständlicherweise über eine weitere Stelle nach. Doch die neue Kraft würde oft vor allem Daten abtippen und weiterverteilen, die der Betrieb bereits hat. Es gäbe mehr Personal, aber die Ursache des hohen Verwaltungsaufwands bliebe bestehen – und mit jeder Erweiterung des Bestands käme das Problem zurück.

Omnetic reduziert genau diese wiederkehrende Arbeit. Einmal erfasste Fahrzeugdaten werden für das Inserat ebenso genutzt wie für die Kommunikation mit dem Kunden und stehen auch dem Kollegen zur Verfügung, der den Vorgang übernimmt. So bewältigt der Händler den laufenden Betrieb mit weniger bezahlter Unterstützung in der Verwaltung.

115 Stunden weniger Routineverwaltung im Monat

Nehmen wir einen Modellbetrieb, der monatlich 600 E-Mail-Anfragen bearbeitet und 120 neue Fahrzeuge inseriert. Außerdem passen die Mitarbeiter regelmäßig bereits veröffentlichte Inserate an und übergeben einander laufende Verkaufsvorgänge. Die Zeiten in der Tabelle enthalten auch die Kontrolle dessen, was die Software vorbereitet.

Ohne Automatisierung nimmt diese Arbeit über 160 Stunden im Monat in Anspruch. Danach bleiben gut 50 Stunden, die die Mitarbeiter für Kontrolle, Ergänzungen und Entscheidungen aufwenden. Den größten Teil der Einsparung bringen die Inserate: 50 Stunden bei neuen Fahrzeugen und weitere 15 bei späteren Änderungen.

Die Einsparung von 115 Stunden entspricht etwa einer Dreiviertelstelle. In unserem Betrieb verteilte sich diese Arbeit jedoch auf mehrere Personen: Einen Teil erledigte eine externe Kraft, einen Teil die Verkäufer nach Feierabend und den Rest die Mitarbeiter tagsüber. Die Einsparung zeigt sich daher teils auf der Rechnung der externen Kraft und bei den Überstunden, teils in Zeit, die im Arbeitsalltag frei wird.

Wie sich die eingesparten Stunden auf dem Konto bemerkbar machen

Der Modellbetrieb bezahlt externe Unterstützung für Verwaltung und Inserate. Da diese Arbeit weniger Zeit beansprucht, bucht er 40 Stunden externe Hilfe pro Monat weniger. Bei einem Stundensatz von 35 € sinkt die Rechnung um 1.400 €. Zudem leisten die Mitarbeiter 20 Überstunden weniger; bei Arbeitgeberkosten von 40 € pro Stunde sind das weitere 800 €. Zum Vergleich: Die durchschnittlichen Arbeitskosten im Euroraum lagen laut Eurostat im Jahr 2025 bei 38,2 € pro Stunde.

Von den 115 eingesparten Stunden werden also 60 direkt zu geringeren Zahlungen. Die übrigen 55 Stunden gewinnt das bestehende Team in der regulären Arbeitszeit. Die Verkäufer haben mehr Zeit für Telefonate und Besichtigungen, der Inhaber für den Fahrzeugeinkauf. Das Team schafft mehr Termine und muss dafür die Veröffentlichung weiterer Fahrzeuge nicht aufschieben.

So spart der Betrieb 2.200 € im Monat, im Jahr über 26.000 €, und gewinnt zusätzlich über 50 Stunden Arbeitszeit der eigenen Leute. Die Beträge sind Modellwerte und verstehen sich ohne MwSt.

Die Einsparung von 2.200 € im Monat ist zugleich die Obergrenze dessen, was die Automatisierung kosten darf. Solange die Werkzeuge einschließlich Einrichtung und Betreuung günstiger sind, verdient der Händler daran – und dabei sind die Stunden, die im Team während der Arbeitszeit frei werden, noch gar nicht eingerechnet. Setzen Sie in Ihre eigene Rechnung das Angebot ein, das Sie erhalten, sowie die einmaligen Kosten für Datenübernahme, Einrichtung und Schulung.

Der Kunde hat seine Daten schon einmal angegeben. Der Verkäufer muss sie nicht noch einmal abtippen

Eine E-Mail von einer Fahrzeugbörse enthält in der Regel den Namen, die Kontaktdaten, einen Link zum Fahrzeug und die Frage des Kunden. Trotzdem öffnet der Verkäufer sie oft und beginnt, die Angaben von Hand in ein anderes System zu übertragen. Erst dann klärt er, ob das Auto verfügbar ist und wann der Interessent vorbeikommen kann. So kostet eine kurze Nachricht schon einige Minuten Arbeit, bevor der Verkäufer überhaupt antwortet.

Die Funktion AI Lead Management in Omnetic BRAIN™ liest die Angaben aus der eingehenden E-Mail aus und legt daraus einen Datensatz in Omnetic CRM an. Der Verkäufer hat die Angaben sofort vor sich: Er prüft sie, ergänzt Fehlendes und kümmert sich um die Frage des Kunden. Telefonnummer abtippen, Fahrzeug heraussuchen und Anfrage anlegen entfallen.

Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied an einem hektischen Tag. Kommt ein Kunde in den Verkaufsraum, bleibt die manuelle Erfassung der E-Mail halb fertig, und der Verkäufer muss zurück am Rechner erst herausfinden, wo er aufgehört hat. Die automatisch angelegte Anfrage wartet dagegen fertig auf ihn, und auch die Kollegen sehen sie. Gespart wird also nicht nur beim Tippen, sondern auch beim wiederholten Wiedereinstieg in halb erledigte Arbeit.

Bei einigen Nachrichten am Tag mag der Unterschied klein wirken. Bei 600 Anfragen im Monat ergeben vier Minuten pro Anfrage jedoch 40 Stunden. Der Betrieb bezahlt Dutzende Stunden allein dafür, Informationen aus dem Postfach in die Kundenverwaltung zu übertragen – also dafür, dass Mitarbeiter abtippen, was der Kunde schon einmal geschrieben hat.

Das Inserat entsteht aus Daten, die zum Fahrzeug bereits vorliegen

Bei den Inseraten ist es ähnlich. Ausstattung, technische Daten und Fotos sind vorhanden, aber jemand muss daraus das Angebot zusammenstellen: den Text schreiben, die Bilder bearbeiten, ein Wasserzeichen setzen und das Inserat veröffentlichen. Bei ein paar Fahrzeugen geht diese Arbeit zwischen anderen Aufgaben unter. Kauft ein Händler regelmäßig ein, beansprucht sie einen erheblichen Teil der Woche.

Magic Publishing, eine weitere Funktion von Omnetic BRAIN™, erstellt das Inserat aus den hinterlegten Unterlagen. Es bearbeitet die Fotos, setzt das Wasserzeichen, erstellt den Text und bereitet das Angebot für die Ausspielung an die angebundenen Börsen vor. Der Verkäufer erhält es zur Prüfung. Statt das ganze Inserat von Grund auf zusammenzusetzen, kontrolliert er nur, ob die Angaben zum Fahrzeug passen und der Text das Wesentliche enthält.

Auch bei externen Kräften lässt sich sparen. Bekommt eine Aushilfe Fotos und technische Unterlagen nur, um sie von Hand zu bearbeiten und in die Inserate einzupflegen, übernimmt einen Großteil dieser Arbeit die Software. Das Fotografieren und die Aufbereitung des Fahrzeugs selbst bleiben, aber die Zeit am Rechner bis zur Veröffentlichung verkürzt sich deutlich.

Weitere Einsparungen bringen Änderungen. Einen neuen Preis oder eine ergänzte Angabe ändert man einfach beim Fahrzeug im Modul Used Car Sales, und die Änderung wird in die angebundenen Angebote übernommen. Der Mitarbeiter muss nicht die einzelnen Börsen abklappern und im Blick behalten, wo er die Korrektur schon vorgenommen hat. Je mehr Fahrzeuge und Inseratskanäle ein Händler hat, desto mehr Zeit spart das.

Beim Verkauf warten auf den Verkäufer noch die Dokumente. Omnetic erstellt sie aus den Firmenvorlagen direkt im Verkaufsvorgang, in dem die Daten zu Kunde, Fahrzeug und Zahlungen hinterlegt sind. Ein Kollege, der sich später mit dem Verkauf befasst, muss das Angebot nicht in einem Ordner und die Abrechnungsunterlagen in einem anderen suchen.

Bei Vertretungen muss nicht der ganze Vorgang neu erzählt werden

Vor dem Urlaub schreibt der Verkäufer für den Kollegen auf, wer auf ein Angebot wartet, wem er einen Rückruf versprochen hat und bei welchem Fahrzeug es um eine Inzahlungnahme geht. Manches steht in E-Mails, manches in Notizen und der Rest nur in seinem Kopf. Der vertretende Kollege entdeckt dann nach und nach weitere Zusammenhänge und ruft mit Fragen an. Die Übergabe beschäftigt beide, ohne dass daraus ein neues Geschäft entsteht.

In Omnetic CRM sind beim Kunden Nachrichten, Notizen, Angebote und geplante Termine gebündelt. Das System kann die Kommunikation außerdem zusammenfassen und festhalten, was der Verkäufer zugesagt hat und worauf der Kunde wartet. Der Kollege liest vor dem Telefonat das Wesentliche und kann direkt anknüpfen – ohne ein fremdes Postfach zu durchsuchen und ohne sich wochenlange Verhandlungen nacherzählen zu lassen.

Dasselbe gilt im Alltag. Ein Verkäufer ist auf Probefahrt, und der Kunde, mit dem er am Morgen gesprochen hat, ruft erneut an. Der zweite Kollege findet Angebot und Absprachen an einer Stelle. Die Arbeit verteilt sich danach, wer gerade Zeit hat, und Fragen warten nicht auf eine einzige Person.

Der Inhaber muss zugleich weniger nachfragen, was in den einzelnen Vorgängen passiert – den Überblick findet er im System, das das Team täglich nutzt. Dafür muss niemand Tabellen erstellen oder am Ende des Tages Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen.

Mehr Bestand heißt nicht zwingend mehr Verwaltungspersonal

Den zweiten großen Vorteil der Automatisierung spürt ein wachsender Betrieb. Bei manueller Bearbeitung bringt jedes weitere Fahrzeug fast genauso viel Verwaltung mit sich wie das vorherige. Sobald mehr eingekauft wird, muss sich jemand finden, der die Fahrzeuge inseriert und die Angebote pflegt. Zum im Bestand gebundenen Kapital kommen so nach und nach weitere feste Gehälter hinzu.

In unserem Beispiel will der Betrieb die Zahl neuer Inserate von 120 auf 160 im Monat erhöhen. Ohne Automatisierung würden die 40 zusätzlichen Fahrzeuge über 23 Stunden Arbeit am Rechner bedeuten, mit Magic Publishing knapp 7 Stunden. Die Differenz beträgt fast 17 Stunden im Monat, rund zwei Arbeitstage.

Genau diese zwei Tage können entscheiden, ob die Mitarbeiter den größeren Bestand in der regulären Arbeitszeit bewältigen. Sie helfen vor allem dann, wenn die Fahrzeuge in größeren Lieferungen eintreffen und sich die Veröffentlichung nicht über den ganzen Monat verteilen lässt. Die wiederkehrende Vorbereitung übernimmt die Software, den Mitarbeitern bleibt die Kontrolle der fertigen Angebote.

Eine weitere Person kann der Betrieb dann einstellen, wenn er tatsächlich mehr Verkäufer oder Leute für die Aufbereitung braucht – nicht zum Abtippen. Die Einsparung besteht hier in einem aufgeschobenen Gehalt und in einem größeren Arbeitsvolumen, das das bestehende Team bewältigt.

Ein erfahrener Verkäufer ist im Kundengespräch mehr wert als beim Abtippen

Was einen guten Verkäufer wertvoll macht, sind seine Fahrzeugkenntnisse und seine Fähigkeit, das Angebot zu erklären und sich mit dem Kunden zu einigen. Verbringt er aber Stunden damit, Daten in Formulare zu übertragen, bezahlt der Betrieb das Gehalt eines erfahrenen Verkäufers für Routineverwaltung. Eine Verwaltungskraft würde den Druck mindern, brächte aber weitere laufende Kosten.

In einem kleineren Betrieb ist die Zeit des Inhabers genauso wichtig. Muss er abends keine abgetippten Tabellen kontrollieren und keine Inserate ergänzen, kann er sich dem Fahrzeugeinkauf widmen – oder einfach pünktlich Feierabend machen. Der Betrieb hängt dann nicht mehr so sehr davon ab, dass jemand nach Geschäftsschluss die Verwaltung rettet.

Omnetic beendet das wiederholte Abtippen von Daten

In den meisten Gebrauchtwagenbetrieben laufen Anfragen, Inserate, Bestand und Dokumente in getrennten Werkzeugen, und die Daten tragen Menschen von einem zum anderen. Omnetic ersetzt sie durch eine einzige Cloud-Plattform: Alle Module arbeiten mit einem gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Aufträgen und Finanzen in DMS Core, sodass zwischen ihnen nichts abgetippt werden muss.

• Omnetic CRM sammelt Anfragen aus Börsen, Website, Chat, Telefon und Besuchen im Verkaufsraum in einem Kundendatensatz und gleicht sie mit Bestandskunden ab. Jede Verkaufschance hat eine verantwortliche Person und einen Termin für den nächsten Schritt, sodass sie bei einer Vertretung leicht ein Kollege übernehmen kann.
• Used Car Sales steuert den Gebrauchtwagenverkauf vom Ankauf über Aufbereitung und Inserat bis zur Übergabe und Buchhaltung.
• Omnetic BRAIN™ bringt künstliche Intelligenz direkt in die Arbeitsabläufe – zum Beispiel AI Lead Management für E-Mail-Anfragen und Magic Publishing für Inserate. Es schlägt vor und prüft, handelt aber nur im Rahmen der Berechtigungen und Freigaben, die der Händler festlegt.

Omnetic lässt sich schrittweise einführen: mit einem Modul beginnen und weitere später ergänzen. Vereinbaren Sie eine Demo von Omnetic und sehen Sie, wie viel tägliche Verwaltung es Ihrem Team abnehmen kann.

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FAQ

Wie viele Mitarbeiter kann Automatisierung bei einem Gebrauchtwagenhändler ersetzen?

In unserem Modell fallen 115 Stunden Verwaltung im Monat weg, etwa eine Dreiviertelstelle. Diese Arbeit erledigen heute aber mehrere Personen, daher zeigt sich der Nutzen eher in weniger externer Unterstützung, weniger Überstunden oder einer späteren Neueinstellung. Das bestehende Team gewinnt zudem Zeit für Fahrzeuge und Kunden.

Was kann AI Lead Management dem Verkäufer abnehmen?

Es liest aus der eingehenden E-Mail-Anfrage die wesentlichen Angaben aus und trägt sie ins CRM ein. Der Verkäufer muss weder den Kontakt von Hand anlegen noch Informationen aus der Nachricht abtippen. Er hat die Angaben sofort vor sich und kann sich direkt der Frage des Kunden widmen.

Wo spart Magic Publishing Arbeit?

Bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inseraten. Es arbeitet mit den hinterlegten Daten und Fotos, erstellt den Text, bearbeitet die Bilder und spielt das Angebot an die angebundenen Börsen aus. Der Verkäufer prüft dann nur noch das fertige Angebot, statt es komplett von vorn zusammenzustellen.

Wie viel spart der Betrieb im Modell tatsächlich?

Für externe Arbeit und Überstunden zahlt er 2.200 € im Monat weniger, im Jahr über 26.000 €. Den Mitarbeitern bleiben zudem 55 Stunden in der regulären Arbeitszeit. Die Einsparung ist zugleich die Obergrenze: Kostet die Automatisierung einschließlich Einrichtung und Betreuung weniger, lohnt sie sich.

Ist Automatisierung sinnvoll, wenn wir kein Personal abbauen wollen?

Ja. Dasselbe Team bewältigt einen größeren Bestand oder das bisherige Volumen mit weniger Überstunden. In unserem Beispiel brauchen 40 zusätzliche Inserate fast 17 Stunden weniger als von Hand. Der Betrieb kann so wachsen, ohne dass die Verwaltung im gleichen Tempo zunimmt.

Wie erleichtert Omnetic Vertretungen unter Kollegen?

Nachrichten, Angebote, Notizen und vereinbarte Termine stehen beim Kunden auch dem vertretenden Verkäufer zur Verfügung. Vor dem Gespräch liest er nach, was besprochen wurde und was der Kunde noch bekommen soll. Langwierige Übergaben und Anrufe beim abwesenden Kollegen entfallen.