Estudio: ¿Cuánto puede ahorrar un concesionario automatizando la gestión administrativa?

Principales conclusiones

• Con cientos de solicitudes y decenas de coches que entran en stock, las pequeñas tareas administrativas acaban sumando cantidades importantes. En nuestro modelo, el equipo se ahorra 115 horas de trabajo al mes, aproximadamente tres cuartas partes de una jornada completa.
• Donde más tiempo se gana es en los anuncios (65 horas al mes entre anuncios nuevos y modificados) y en el registro de las solicitudes que llegan por correo electrónico (40 horas).
• En Omnetic, AI Lead Management extrae los datos de las solicitudes recibidas por correo electrónico y Magic Publishing prepara los anuncios a partir de los datos y las fotografías guardados. El ahorro se repite con cada vehículo y con cada cambio en la oferta.
• El concesionario del modelo ahorra 2200 € al mes en trabajo externo y horas extra. Esa cifra es también el techo: mientras la automatización, incluidas la configuración y la administración, cueste menos, el concesionario gana dinero con ella.
• Con menos carga administrativa, el mismo equipo puede gestionar más coches. La empresa podrá incorporar a otra persona cuando de verdad necesite más vendedores, y no para copiar datos.

Un empleado más cuesta dinero cada mes. También las horas extra, la ayuda externa con los anuncios y las horas que el propietario pasa por la noche delante del ordenador. Y en un concesionario de vehículos de ocasión, parte de ese trabajo existe solo porque la gente vuelve a copiar datos, retoca las mismas ofertas y busca qué acordó un compañero con el cliente. Con un concesionario modelo mostramos cuánto trabajo puede ahorrar la automatización administrativa y cómo más de cien horas al mes se traducen en menos gastos y en una menor necesidad de contratar.

Por qué aumenta el trabajo aunque en el concesionario no cambie nada importante

Llega otra remesa de coches. Están lavados, fotografiados y listos para la venta. Pero antes de que aparezcan en internet, alguien tiene que describirlos, retocar las fotos y rellenar los datos para cada portal. Mientras tanto, esas mismas personas atienden a los clientes en la exposición, responden correos y conciertan visitas. Los anuncios se terminan por la noche o se encargan a un colaborador externo.

Al cabo de una semana cambia el precio de una parte de los vehículos. Llegan fotos nuevas y en otro coche hay que completar el equipamiento. El trabajo con la oferta, por tanto, no termina con la primera publicación. Cada cambio lleva unos minutos y, cuando hay que hacerlo en varios sitios, los empleados repiten lo mismo una y otra vez.

El propietario ve a sus vendedores desbordados y, lógicamente, piensa en contratar a alguien más. Pero a menudo esa nueva incorporación se encargaría sobre todo de copiar y enviar datos que la empresa ya tiene. Habría más gente, pero la causa de que la administración sea tan pesada seguiría ahí, y el problema volvería con cada ampliación del stock.

Omnetic reduce precisamente ese trabajo repetitivo. Los datos del vehículo, introducidos una sola vez, se utilizan al preparar el anuncio y en la comunicación con el cliente, y también le sirven al compañero que se hace cargo de la operación. Así, el concesionario puede sacar adelante su actividad diaria con menos apoyo administrativo de pago.

La administración diaria se reduce en 115 horas al mes

Imaginemos un concesionario modelo que gestiona 600 solicitudes por correo electrónico al mes y publica 120 coches recién llegados. Además, los empleados modifican con regularidad anuncios ya publicados y se pasan entre ellos operaciones en curso. Los tiempos de la tabla incluyen también la revisión de lo que prepara el software.

Sin automatización, este trabajo ocupa más de 160 horas al mes. Una vez implantada, quedan algo más de 50 horas, que los empleados dedican a revisar, completar datos y tomar decisiones. La mayor parte del ahorro corresponde a los anuncios: 50 horas en los coches recién llegados y otras 15 en los cambios posteriores.

Las 115 horas ahorradas equivalen aproximadamente a tres cuartas partes de una jornada completa. Pero en nuestro concesionario ese trabajo se repartía entre varias personas: una parte la hacía un colaborador externo, otra los vendedores fuera de su horario y el resto la plantilla durante el día. Por eso el ahorro se nota en parte en la factura del colaborador externo y en las horas extra, y en parte en el tiempo que la plantilla recupera durante la jornada.

Cómo se reflejan las horas ahorradas en la cuenta de resultados

El concesionario modelo paga apoyo externo para la administración y los anuncios. Como ese trabajo lleva menos tiempo, contrata 40 horas menos de apoyo externo al mes. A 35 € la hora, la factura baja 1400 €. Además, la plantilla hace 20 horas extra menos; con un coste para la empresa de 40 € por hora, son otros 800 €. Como referencia: según Eurostat, el coste laboral medio en la zona del euro fue de 38,2 € por hora en 2025.

De las 115 horas ahorradas, 60 se convierten directamente en menos pagos. Las 55 horas restantes las gana el equipo actual dentro de su horario habitual. Los vendedores tienen más tiempo para llamadas y visitas, y el propietario para comprar coches. El equipo puede atender más citas sin retrasar por ello la publicación de nuevos vehículos.

Así, el concesionario ahorra 2200 € al mes, más de 26 000 € al año, y además gana más de 50 horas de trabajo de su propia plantilla. Las cifras corresponden a un modelo y se indican sin IVA.

El ahorro de 2200 € al mes es también el límite máximo de lo que puede costar la automatización. Mientras las herramientas, incluidas la configuración y la administración, salgan más baratas, el concesionario gana dinero con ellas, y eso sin contar las horas que el equipo recupera en su jornada. Para su propio cálculo, utilice la oferta que reciba y los costes puntuales de migración de datos, configuración y formación.

El cliente escribió sus datos una vez. El vendedor no tiene que volver a copiarlos

El correo electrónico de un portal de anuncios suele incluir el nombre, los datos de contacto, el enlace al coche y la pregunta del cliente. Aun así, el vendedor a menudo lo abre y empieza a copiar los datos a mano en otro sistema. Solo después comprueba si el vehículo está disponible y cuándo puede venir el interesado. Antes incluso de responder, un mensaje breve ya le ha costado varios minutos de trabajo.

La función AI Lead Management de Omnetic BRAIN™ lee los datos del correo entrante y crea con ellos un registro en Omnetic CRM. El vendedor tiene la información preparada: la revisa, completa lo que falta y se centra en la pregunta del cliente. Ya no tiene que copiar el teléfono, buscar el coche ni dar de alta la solicitud.

La diferencia se aprecia mejor en un día de mucho movimiento. Cuando entra un cliente en la exposición, el registro manual del correo se queda a medias y, al volver al ordenador, el vendedor tiene que averiguar dónde se había quedado. La solicitud creada automáticamente le espera completa y también la ven sus compañeros. El tiempo no se ahorra solo al escribir, sino también al no tener que retomar una y otra vez el trabajo a medias.

Con unos pocos mensajes al día, la diferencia puede no parecer grande. Pero con 600 solicitudes al mes, cuatro minutos por cada una suman 40 horas. La empresa paga decenas de horas solo por trasladar información del correo al registro, es decir, porque la gente copia lo que el cliente ya escribió una vez.

El anuncio se prepara con los datos que ya tiene el coche

Con los anuncios ocurre algo parecido. El equipamiento, los datos técnicos y las fotos existen, pero alguien tiene que convertirlos en una oferta: redactar el texto, retocar las imágenes, añadir la marca de agua y publicarla. Con unos pocos coches, este trabajo se pierde entre otras tareas. Cuando el concesionario compra con regularidad, ocupa buena parte de la semana.

Magic Publishing, otra función de Omnetic BRAIN™, prepara el anuncio a partir de la información guardada. Retoca las fotos, añade la marca de agua, genera el texto y deja la oferta lista para enviarla a los portales conectados. El vendedor la recibe para revisarla. En lugar de montar el anuncio desde cero, solo comprueba que los datos corresponden al coche y que el texto recoge lo esencial.

También se ahorra trabajo externo. Si el colaborador recibe las fotos y la documentación técnica solo para procesarlas a mano e introducirlas en los anuncios, el software se encarga de buena parte de esa tarea. La sesión de fotos y la preparación física del coche siguen siendo necesarias, pero el tiempo de ordenador que hace falta para publicar se reduce considerablemente.

Otro ahorro llega con los cambios. Basta con modificar el precio o completar un dato en la ficha del vehículo en el módulo Used Car Sales y el cambio se traslada a las ofertas conectadas. El empleado no tiene que ir portal por portal ni controlar dónde ha hecho ya la corrección. Cuantos más coches y canales de anuncios tenga el concesionario, más tiempo se ahorra.

Una vez vendido el coche, al vendedor todavía le esperan los documentos. Omnetic los genera a partir de las plantillas de la empresa directamente en la operación, donde están los datos del cliente, del vehículo y de los pagos. El compañero que retome la venta no tiene que buscar la oferta en una carpeta y la documentación para la liquidación en otra.

En una sustitución no hace falta volver a contar toda la operación

Antes de irse de vacaciones, el vendedor le deja por escrito a un compañero quién espera una oferta, a quién prometió llamar y en qué operación se está negociando la entrega de un coche como parte del pago. Algo queda en el correo, algo en las notas y el resto solo en su cabeza. El compañero que le sustituye va descubriendo poco a poco más detalles y le llama con dudas. El relevo ocupa a los dos y, sin embargo, no genera ninguna venta nueva.

En Omnetic CRM, los mensajes, las notas, las ofertas y las citas previstas están reunidos en la ficha del cliente. El sistema también puede resumir la comunicación y recoger lo que prometió el vendedor y lo que espera el cliente. Antes de llamar, el compañero lee lo esencial y puede continuar directamente, sin revisar el buzón de otro ni volver a relatar una negociación de varias semanas.

Lo mismo ocurre en un día normal. Un vendedor está en una prueba de conducción y el cliente con el que habló por la mañana vuelve a llamar. El otro compañero encuentra la oferta y lo acordado en un solo lugar. El trabajo se reparte según quién tenga tiempo en ese momento y las preguntas no dependen de una sola persona.

Al mismo tiempo, el propietario no tiene que preguntar tanto qué está pasando en cada operación: encuentra la visión de conjunto en el sistema que el equipo usa a diario. Nadie tiene que preparar hojas de cálculo ni buscar al final del día información repartida en varios sitios.

Más stock no tiene por qué significar otro administrativo

La segunda gran ventaja de la automatización la nota el concesionario que crece. Con la gestión manual, cada coche adicional supone casi la misma carga administrativa que el anterior. En cuanto aumentan las compras, hay que encontrar a alguien que publique los coches y mantenga la oferta al día. Al dinero inmovilizado en el stock, el propietario va sumando así nuevos sueldos fijos.

En nuestro ejemplo, la empresa quiere pasar de 120 a 160 anuncios nuevos al mes. Sin automatización, los 40 coches adicionales supondrían más de 23 horas de ordenador; con Magic Publishing, menos de 7 horas. La diferencia es de casi 17 horas al mes, unas dos jornadas de trabajo.

Precisamente esas dos jornadas pueden decidir si la plantilla es capaz de asumir un stock mayor dentro de su horario. Ayudan sobre todo cuando los coches llegan en remesas grandes y la publicación no se puede repartir a lo largo del mes. El software se encarga de la preparación repetitiva y a las personas les queda revisar las ofertas terminadas.

La empresa podrá incorporar a otra persona cuando realmente necesite más vendedores o personal para preparar coches, y no para copiar datos. Aquí el ahorro toma la forma de un sueldo aplazado y de un mayor volumen de trabajo que el equipo actual puede asumir.

Un vendedor experimentado vale más negociando que copiando datos

Lo valioso de un buen vendedor es su conocimiento de los coches y su capacidad para explicar la oferta y llegar a un acuerdo con el cliente. Pero si pasa horas copiando datos en formularios, la empresa paga el sueldo de un comercial experimentado por tareas administrativas rutinarias. Un administrativo aliviaría la presión, pero supondría otro coste fijo.

En un concesionario más pequeño, el tiempo del propietario es igual de importante. Si por la noche no tiene que revisar hojas de cálculo copiadas ni completar anuncios, puede dedicarse a comprar coches o, sencillamente, terminar a una hora normal. Así, la actividad ya no depende tanto de que alguien salve la administración después del cierre.

Omnetic elimina la copia repetida de datos

En la mayoría de los concesionarios, las solicitudes, los anuncios, el stock y los documentos funcionan en herramientas separadas y son las personas quienes trasladan los datos de una a otra. Omnetic las sustituye por una única plataforma en la nube: todos los módulos trabajan con un registro común del vehículo, el cliente, los pedidos y el dinero en DMS Core, de modo que los datos no se copian de un sitio a otro.

• Omnetic CRM reúne las solicitudes de portales, web, chat, teléfono y visitas a la exposición en un único registro de cliente y las asocia con los clientes existentes. Cada operación tiene un responsable y una fecha para el siguiente paso, de modo que, en caso de sustitución, un compañero puede hacerse cargo fácilmente.
• Used Car Sales gestiona la venta de vehículos de ocasión desde la compra, pasando por la preparación y los anuncios, hasta la entrega y la contabilidad.
• Omnetic BRAIN™ lleva la inteligencia artificial directamente a los procesos de trabajo, por ejemplo con AI Lead Management para las solicitudes por correo electrónico y Magic Publishing para los anuncios. Propone y revisa, pero solo actúa con los permisos y las aprobaciones que defina el concesionario.

Omnetic se puede implantar de forma gradual: empezar con un módulo y añadir otros más adelante. Solicite una demostración de Omnetic y compruebe cuánta administración diaria puede asumir en lugar de su equipo.

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Preguntas frecuentes

¿A cuántas personas puede sustituir la automatización en un concesionario?

En nuestro modelo desaparecen 115 horas de administración al mes, aproximadamente tres cuartas partes de una jornada completa. Pero hoy ese trabajo lo hacen varias personas, así que el beneficio se traduce más bien en menos apoyo externo, menos horas extra o en retrasar la contratación de otro empleado. Además, el equipo actual gana tiempo para los coches y los clientes.

¿Qué puede hacer AI Lead Management en lugar del vendedor?

Extrae los datos esenciales de la solicitud recibida por correo electrónico y los registra en el CRM. El vendedor no tiene que crear el contacto a mano ni copiar la información del mensaje. Tiene la información preparada y puede centrarse directamente en la pregunta del cliente.

¿Dónde ahorra trabajo Magic Publishing?

En la preparación y publicación de anuncios. Trabaja con los datos y las fotos guardados, genera el texto, retoca las imágenes y envía la oferta a los portales conectados. El vendedor solo revisa la oferta terminada, en lugar de montarla entera desde el principio.

¿Cuánto ahorra realmente el concesionario del modelo?

Paga 2200 € menos al mes en trabajo externo y horas extra, más de 26 000 € al año. Además, la plantilla dispone de 55 horas dentro de su horario habitual. El ahorro es también el techo: si la automatización, incluidas la configuración y la administración, cuesta menos, compensa.

¿Tiene sentido automatizar si no queremos reducir plantilla?

Sí. El mismo equipo puede gestionar un stock mayor, o el volumen actual con menos horas extra. En nuestro ejemplo, preparar 40 anuncios adicionales lleva casi 17 horas menos que hacerlo a mano. Así, la empresa puede crecer sin que la administración aumente al mismo ritmo.

¿Cómo facilita Omnetic las sustituciones entre compañeros?

El vendedor que sustituye también tiene a su disposición, en la ficha del cliente, los mensajes, las ofertas, las notas y las citas acordadas. Antes de llamar, lee qué se ha tratado y qué falta por enviar al cliente. Se acaban los relevos interminables y las llamadas al compañero ausente.