Studie: Kolik může autobazar ušetřit automatizací administrativy?

Klíčová zjištění

• Při stovkách poptávek a desítkách nových aut se drobná administrativa sčítá do velkých částek. V našem modelu ubude týmu 115 hodin práce měsíčně, zhruba tři čtvrtiny úvazku.
• Nejvíc času se ušetří na inzerci (65 hodin měsíčně u nových i upravovaných inzerátů) a na zápisu e-mailových poptávek (40 hodin).
• V Omneticu přebírá AI Lead Management údaje z e-mailových poptávek a Magic Publishing připravuje inzeráty z uložených údajů a fotografií. Úspora se opakuje u každého vozu i při každé změně nabídky.
• Modelový autobazar ušetří na externí práci a přesčasech 2 200 € měsíčně. Tato částka je zároveň strop: dokud automatizace včetně nastavení a správy stojí méně, autobazar na ní vydělává.
• S menší administrativou zvládne stejný tým víc aut. Dalšího člověka pak firma může přijmout, až když opravdu potřebuje víc prodejců, ne kvůli přepisování.

Další zaměstnanec stojí peníze každý měsíc. Stejně tak přesčasy, výpomoc s inzercí a hodiny, které majitel tráví večer u počítače. V autobazaru přitom část této práce vzniká jen proto, že lidé znovu opisují údaje, upravují tytéž nabídky a dohledávají, na čem se kolega se zákazníkem domluvil. Na modelovém autobazaru ukážeme, kolik takové práce dokáže automatizace administrativy ušetřit a jak se více než sto hodin měsíčně promítne do nižších výdajů a menší potřeby dalších lidí.

Proč přibývá práce, i když se v autobazaru nic zásadního nemění

Přijede další várka aut. Jsou umytá, nafocená a připravená k prodeji. Než se ale objeví na internetu, musí je někdo popsat, upravit fotografie a vyplnit údaje pro jednotlivé portály. Stejní lidé mezitím obsluhují zákazníky na prodejně, odpovídají na e-maily a domlouvají prohlídky. Inzerci pak dodělávají večer, nebo ji dostane externí výpomoc.

Za týden se u části vozů změní cena. Přibudou nové fotografie, u jiného auta je potřeba doplnit výbavu. Práce na nabídce tedy prvním zveřejněním nekončí. Každá změna zabere pár minut, a když se musí udělat na více místech, dělají zaměstnanci totéž opakovaně.

Majitel vidí vytížené prodejce a pochopitelně uvažuje o dalším člověku. Jenže nová posila by často převzala hlavně opisování a rozesílání údajů, které firma už má. Lidí by přibylo, ale příčina, proč je administrativa tak náročná, by zůstala – a s každým rozšířením nabídky by se problém vrátil.

Omnetic omezuje právě tuto opakovanou práci. Jednou zadané údaje o voze se použijí při přípravě inzerátu i v komunikaci se zákazníkem a poslouží i kolegovi, který obchod převezme. Autobazar tak zvládne běžný provoz s menší potřebou placené administrativní výpomoci.

Z běžné administrativy ubude 115 hodin měsíčně

Představme si modelový autobazar, který měsíčně vyřídí 600 e-mailových poptávek a zveřejní 120 nových aut. Zaměstnanci k tomu pravidelně upravují už vystavené inzeráty a předávají si rozjednané obchody. Časy v tabulce zahrnují i kontrolu toho, co připraví software.

Bez automatizace zabere tato práce přes 160 hodin měsíčně. Po jejím zavedení zbude něco přes 50 hodin, které zaměstnanci věnují kontrole, doplňování údajů a rozhodování. Největší díl úspory připadá na inzerci: 50 hodin u nových aut a dalších 15 při pozdějších změnách.

Úspora 115 hodin odpovídá zhruba třem čtvrtinám úvazku. V našem autobazaru se ale tato práce dělila mezi několik lidí: část dělal externista, část prodejci po pracovní době a zbytek zaměstnanci během dne. Úspora se proto projeví zčásti na faktuře externisty a na přesčasech, zčásti v čase, který se lidem uvolní během dne.

Jak se ušetřené hodiny projeví na účtu

Modelový autobazar platí externí výpomoc s administrativou a inzercí. Protože tato práce zabere méně času, objedná si autobazar o 40 hodin externí výpomoci měsíčně méně. Při sazbě 35 € za hodinu klesne faktura o 1 400 €. Zaměstnanci navíc odpracují o 20 hodin přesčasů méně; při nákladech firmy 40 € za hodinu jde o dalších 800 €. Pro srovnání: průměrné náklady práce v eurozóně byly podle Eurostatu v roce 2025 38,2 € za hodinu.

Ze 115 ušetřených hodin se tedy 60 promění přímo v nižší platby. Zbývajících 55 hodin získá stávající tým v běžné pracovní době. Prodejci mají víc času na telefonáty a prohlídky, majitel na nákup aut. Tým zvládne víc schůzek a nemusí kvůli nim odkládat zveřejnění dalších aut.

Autobazar tak ušetří 2 200 € měsíčně, za rok přes 26 000 €, a k tomu získá přes 50 hodin práce vlastních lidí. Částky jsou modelové a bez DPH.

Úspora 2 200 € měsíčně je zároveň horní mez toho, kolik smí automatizace stát. Dokud nástroje včetně nastavení a správy vyjdou levněji, autobazar na nich vydělává – a to ještě nepočítáme hodiny, které se týmu uvolní v pracovní době. Do vlastního výpočtu si dosaďte nabídku, kterou dostanete, a jednorázové náklady na převod podkladů, nastavení a zaškolení.

Zákazník údaje napsal jednou. Prodejce je nemusí opisovat podruhé

E-mail z inzertního portálu obvykle obsahuje jméno, kontakt, odkaz na auto a dotaz zákazníka. Prodejce ho přesto často otevře a začne údaje ručně přepisovat do dalšího systému. Teprve potom řeší, jestli je vůz k dispozici a kdy může zájemce přijet. Ještě než prodejce odpoví, padne tak na krátkou zprávu několik minut práce.

Funkce AI Lead Management v Omnetic BRAIN™ údaje z příchozího e-mailu přečte a založí z nich záznam v Omnetic CRM. Prodejce má podklady připravené: projde je, doplní, co chybí, a věnuje se otázce zákazníka. Telefon už nemusí opisovat, auto dohledávat ani poptávku zakládat.

Rozdíl je nejlépe vidět v rušném dni. Když na prodejnu přijde zákazník, ruční zápis e-mailu zůstane napůl hotový a prodejce po návratu k počítači zjišťuje, kde skončil. Automaticky založená poptávka na něj čeká hotová a vidí ji i kolegové. Čas se tedy šetří nejen na psaní, ale i na opakovaném návratu k rozdělané práci.

Při několika zprávách denně nemusí rozdíl vypadat velký. U 600 poptávek měsíčně ale čtyři minuty na každé dělají 40 hodin. Firma platí desítky hodin jen za přesouvání informací z e-mailu do evidence – tedy za to, že lidé opisují, co zákazník už jednou napsal.

Inzerát se připraví z údajů, které už u auta jsou

U inzerce je to podobné. Výbava, technické údaje i fotografie existují, ale někdo z nich musí sestavit nabídku: napsat text, upravit snímky, přidat vodoznak a nabídku zveřejnit. U pár aut se tato práce ztratí mezi ostatními úkoly. Když autobazar nakupuje pravidelně, zabere podstatnou část týdne.

Magic Publishing, další funkce Omnetic BRAIN™, připraví inzerát z uložených podkladů. Upraví fotografie, přidá vodoznak, vytvoří text a připraví nabídku k rozeslání na připojené portály. Prodejce ji dostane ke kontrole. Místo skládání celého inzerátu od nuly jen ověří, že údaje odpovídají autu a text obsahuje to podstatné.

Ušetří se i práce externistů. Pokud výpomoc dostává fotografie a technické podklady jen proto, aby je ručně zpracovala a vložila do inzerce, velkou část této práce udělá software. Fotografování a fyzická příprava auta zůstávají, ale čas u počítače potřebný ke zveřejnění se výrazně zkrátí.

Další úspora přichází při změnách. Novou cenu nebo doplněný údaj stačí upravit u vozu v modulu Used Car Sales a změna se přenese do připojených nabídek. Zaměstnanec nemusí obcházet jednotlivé portály a hlídat, kde už opravu udělal. Čím víc aut a inzertních kanálů autobazar má, tím víc času to ušetří.

Při prodeji auta čekají prodejce ještě dokumenty. Omnetic je vytváří z firemních šablon přímo u obchodu, kde jsou údaje o zákazníkovi, vozidle i platbách. Kolega, který se k prodeji vrátí, nemusí hledat nabídku v jedné složce a podklady k vyúčtování v jiné.

Při zastupování se znovu nevypráví celý obchod

Před dovolenou prodejce sepíše kolegovi, kdo čeká na nabídku, komu slíbil zavolat a u kterého vozu se řeší protiúčet. Něco zůstane v e-mailu, něco v poznámkách a zbytek jen v jeho hlavě. Zastupující kolega pak postupně objevuje další souvislosti a volá mu s dotazy. Předání zaměstná oba, přitom z něj žádný nový obchod nevznikne.

V Omnetic CRM jsou u zákazníka pohromadě zprávy, poznámky, nabídky i plánované schůzky. Systém umí komunikaci také shrnout a zachytit, co prodejce slíbil a na co zákazník čeká. Kolega si před telefonátem přečte to podstatné a může rovnou navázat – bez procházení cizí schránky a bez převyprávění několikatýdenního jednání.

Totéž platí v běžném dni. Jeden prodejce je na zkušební jízdě a zákazník, se kterým jednal ráno, znovu volá. Druhý kolega najde nabídku i domluvu na jednom místě. Práce se dělí podle toho, kdo má zrovna čas, a otázky nečekají na jediného člověka.

Majitel se zároveň nemusí tolik vyptávat, co se v jednotlivých obchodech děje – přehled najde v systému, který tým používá každý den. Nikdo kvůli tomu nemusí sestavovat tabulky ani na konci dne dohledávat informace z několika míst.

Větší nabídka nemusí znamenat dalšího administrativního pracovníka

Druhou velkou výhodu automatizace pocítí autobazar, který roste. Při ručním zpracování přináší každé další auto skoro stejnou porci administrativy jako to předchozí. Jakmile přibude nákupů, musí se najít někdo, kdo auta zveřejní a bude nabídku udržovat. K penězům vázaným ve skladu tak majitel postupně přidává další pravidelné mzdy.

V našem příkladu chce firma zvýšit počet nových inzerátů ze 120 na 160 měsíčně. Bez automatizace by 40 aut navíc znamenalo přes 23 hodin práce u počítače, s Magic Publishing necelých 7 hodin. Rozdíl je skoro 17 hodin měsíčně, zhruba dva pracovní dny.

Právě tyto dva dny můžou rozhodnout, jestli zaměstnanci větší nabídku zvládnou v pracovní době. Pomůžou hlavně tehdy, když auta přijíždějí ve větších várkách a zveřejňování nejde rozložit do celého měsíce. Opakovanou přípravu převezme software a lidem zůstane kontrola hotových nabídek.

Dalšího člověka pak firma může přijmout, až když skutečně potřebuje víc prodejců nebo lidí na přípravu aut – ne kvůli přepisování. Úspora tu má podobu odložené mzdy a většího objemu práce, který zvládne stávající tým.

Zkušený prodejce má větší cenu při jednání než při opisování

Na dobrém prodejci jsou cenné jeho znalosti aut a schopnost vysvětlit nabídku a domluvit se se zákazníkem. Když ale tráví hodiny přepisováním údajů do formulářů, firma platí mzdu zkušeného obchodníka za rutinní administrativu. Administrativní pracovník by tlak zmírnil, ale přinesl by další pravidelný náklad.

V menším autobazaru je stejně důležitý čas majitele. Když večer nemusí kontrolovat přepisované tabulky a doplňovat inzerci, může se věnovat nákupu aut, nebo prostě skončit v normální čas. Provoz pak tolik nestojí na tom, že někdo po zavírací době zachraňuje administrativu.

Omnetic odbourá opakované přepisování údajů

Ve většině autobazarů běží poptávky, inzerce, sklad a dokumenty v oddělených nástrojích a údaje mezi nimi přenášejí lidé. Omnetic je nahrazuje jednou cloudovou platformou: všechny moduly pracují s jedním společným záznamem vozidla, zákazníka, zakázek a peněz v DMS Core, takže se data mezi nimi nepřepisují.

• Omnetic CRM sbírá poptávky z portálů, webu, chatu, telefonu i návštěv prodejny na jeden záznam zákazníka a páruje je se stávajícími zákazníky. Každý obchod má odpovědnou osobu a termín dalšího kroku, takže ho při zastupování snadno převezme kolega.
• Used Car Sales řídí prodej ojetých vozů od výkupu přes přípravu a inzerci až po předání a účetnictví.
• Omnetic BRAIN™ přináší umělou inteligenci přímo do pracovních postupů – například AI Lead Management pro e-mailové poptávky a Magic Publishing pro inzeráty. Navrhuje a kontroluje, ale jedná jen podle oprávnění a schválení, která nastaví autobazar.

Omnetic lze zavést postupně: začít jedním modulem a další přidat později. Domluvte si ukázku Omneticu a podívejte se, kolik každodenní administrativy může převzít za váš tým.

Související články

• Kolik obchodů ztrácí autobazar kvůli pomalým odpovědím na poptávky?
• Proč inzeráty aut nepřivádějí zájemce a kolik to autobazar stojí?
• Studie: Kdy se vyplatí zlevnit auto v autobazaru místo dalšího čekání?

FAQ

Kolik lidí může v autobazaru nahradit automatizace?

V našem modelu ubude 115 hodin administrativy měsíčně, zhruba tři čtvrtiny úvazku. Tuto práci ale dnes dělá víc lidí, takže přínos má spíš podobu menší externí výpomoci, méně přesčasů nebo pozdějšího přijetí dalšího zaměstnance. Stávající tým navíc získá čas na auta a zákazníky.

Co dokáže AI Lead Management převzít za prodejce?

Z příchozí e-mailové poptávky vytáhne podstatné údaje a zapíše je do CRM. Prodejce nemusí ručně zakládat kontakt ani opisovat informace ze zprávy. Má připravený podklad a může se rovnou věnovat dotazu zákazníka.

Kde šetří práci Magic Publishing?

Při přípravě a zveřejňování inzerátů. Pracuje s uloženými údaji a fotografiemi, vytváří text, upravuje snímky a rozesílá nabídku na připojené portály. Prodejce pak jen kontroluje hotovou nabídku, místo aby ji celou skládal od začátku.

Kolik autobazar v modelu skutečně ušetří?

Na externí práci a přesčasech zaplatí o 2 200 € měsíčně méně, za rok přes 26 000 €. Zaměstnancům navíc zbude 55 hodin v běžné pracovní době. Úspora je zároveň strop: pokud automatizace včetně nastavení a správy stojí méně, vyplatí se.

Má automatizace smysl, když nechceme snižovat počet lidí?

Ano. Stejný tým zvládne větší nabídku, nebo stávající objem s menším počtem přesčasů. V našem příkladu zabere příprava 40 inzerátů navíc skoro o 17 hodin méně než ručně. Firma tak může růst, aniž by stejným tempem přibývala administrativa.

Jak Omnetic usnadní zastupování kolegů?

Zprávy, nabídky, poznámky a domluvené schůzky má u zákazníka k dispozici i zastupující prodejce. Před hovorem si přečte, co se řešilo a co zákazníkovi zbývá dodat. Odpadá zdlouhavé předávání i telefonáty nepřítomnému kolegovi.