Estudo: Quanto pode um stand poupar com a automatização administrativa?

Principais conclusões

• Com centenas de pedidos de contacto e dezenas de novas viaturas em stock, as pequenas tarefas administrativas acabam por somar valores elevados. No nosso modelo, a equipa fica com menos 115 horas de trabalho por mês, cerca de três quartos de um posto a tempo inteiro.
• A maior poupança de tempo está nos anúncios (65 horas por mês, entre anúncios novos e alterações) e no registo dos pedidos de contacto recebidos por e-mail (40 horas).
• No Omnetic, o AI Lead Management extrai os dados dos pedidos recebidos por e-mail e o Magic Publishing prepara os anúncios a partir dos dados e fotografias já guardados. A poupança repete-se em cada viatura e em cada alteração da oferta.
• O stand do modelo poupa 2 200 € por mês em trabalho externo e horas extraordinárias. Este valor é também o teto: enquanto a automatização, incluindo configuração e manutenção, custar menos, o stand sai a ganhar.
• Com menos trabalho administrativo, a mesma equipa consegue gerir mais carros. A empresa só tem de contratar mais alguém quando precisar realmente de mais vendedores, e não para copiar dados.

Um novo colaborador custa dinheiro todos os meses. O mesmo acontece com as horas extraordinárias, a ajuda externa com os anúncios e as horas que o proprietário passa à noite ao computador. Num stand, parte deste trabalho existe apenas porque as pessoas voltam a copiar dados, alteram as mesmas ofertas e tentam perceber o que um colega combinou com o cliente. Com base num stand-modelo, mostramos quanto deste trabalho a automatização administrativa consegue poupar e como mais de cem horas por mês se traduzem em custos mais baixos e numa menor necessidade de contratar.

Porque é que o trabalho aumenta, mesmo quando nada de essencial muda no stand

Chega mais um lote de carros. Estão lavados, fotografados e prontos para venda. Mas, antes de aparecerem na internet, alguém tem de os descrever, editar as fotografias e preencher os dados para cada portal. Entretanto, as mesmas pessoas atendem clientes no stand, respondem a e-mails e marcam visitas. Os anúncios acabam por ser feitos à noite ou entregues a ajuda externa.

Uma semana depois, o preço de parte das viaturas muda. Chegam novas fotografias e, noutro carro, é preciso completar o equipamento. O trabalho com a oferta não termina, portanto, na primeira publicação. Cada alteração leva poucos minutos, mas, quando tem de ser feita em vários sítios, os colaboradores repetem a mesma tarefa várias vezes.

O proprietário vê os vendedores sobrecarregados e, naturalmente, pensa em contratar mais alguém. Só que, muitas vezes, o reforço passaria sobretudo a copiar e a enviar dados que a empresa já tem. Haveria mais pessoas, mas a causa do peso administrativo continuaria lá – e o problema voltaria a cada aumento da oferta.

O Omnetic reduz precisamente este trabalho repetitivo. Os dados da viatura introduzidos uma única vez são usados na preparação do anúncio e na comunicação com o cliente, e servem também ao colega que assume o negócio. Assim, o stand consegue gerir o dia a dia com menos necessidade de apoio administrativo pago.

Menos 115 horas por mês de trabalho administrativo corrente

Imaginemos um stand-modelo que trata 600 pedidos de contacto por e-mail e publica 120 novas viaturas por mês. Além disso, os colaboradores alteram regularmente anúncios já publicados e passam entre si negócios em curso. Os tempos da tabela incluem também a verificação do que o software prepara.

Sem automatização, este trabalho ocupa mais de 160 horas por mês. Depois de a introduzir, restam pouco mais de 50 horas, que os colaboradores dedicam a verificar, completar dados e tomar decisões. A maior fatia da poupança vem dos anúncios: 50 horas nas novas viaturas e mais 15 nas alterações posteriores.

A poupança de 115 horas corresponde a cerca de três quartos de um posto a tempo inteiro. No nosso stand, porém, este trabalho estava repartido por várias pessoas: uma parte era feita por um prestador externo, outra pelos vendedores fora do horário e o resto pelos colaboradores durante o dia. Por isso, a poupança reflete-se em parte na fatura do prestador externo e nas horas extraordinárias, e em parte no tempo que fica livre durante o dia.

Como as horas poupadas se refletem nas contas

O stand-modelo paga apoio externo para tarefas administrativas e anúncios. Como este trabalho passa a demorar menos, o stand contrata menos 40 horas de apoio externo por mês. A 35 € por hora, a fatura desce 1 400 €. Além disso, os colaboradores fazem menos 20 horas extraordinárias; com um custo para a empresa de 40 € por hora, são mais 800 €. Para comparação: segundo o Eurostat, o custo médio da mão de obra na área do euro foi de 38,2 € por hora em 2025.

Das 115 horas poupadas, 60 traduzem-se diretamente em pagamentos mais baixos. As restantes 55 horas ficam disponíveis para a equipa atual, dentro do horário normal. Os vendedores têm mais tempo para telefonemas e visitas, e o proprietário para comprar carros. A equipa consegue atender mais marcações sem ter de adiar a publicação de outras viaturas.

O stand poupa assim 2 200 € por mês, mais de 26 000 € por ano, e ganha ainda mais de 50 horas de trabalho da própria equipa. Os valores são do modelo e não incluem IVA.

A poupança de 2 200 € por mês é também o limite máximo do que a automatização pode custar. Enquanto as ferramentas, incluindo configuração e manutenção, ficarem mais baratas, o stand sai a ganhar – e isto sem contar as horas que a equipa recupera no horário de trabalho. No seu próprio cálculo, use a proposta que receber e os custos pontuais de migração de dados, configuração e formação.

O cliente escreveu os dados uma vez. O vendedor não tem de os copiar outra vez

Um e-mail de um portal de anúncios inclui normalmente o nome, o contacto, a ligação para o carro e a pergunta do cliente. Mesmo assim, o vendedor abre-o muitas vezes e começa a copiar os dados à mão para outro sistema. Só depois verifica se a viatura está disponível e quando o interessado pode vir vê-la. Antes mesmo de responder, uma mensagem curta já lhe custou vários minutos de trabalho.

A funcionalidade AI Lead Management do Omnetic BRAIN™ lê os dados do e-mail recebido e cria com eles um registo no Omnetic CRM. O vendedor tem a informação pronta: revê-a, completa o que falta e dedica-se à pergunta do cliente. Já não precisa de copiar o número de telefone, procurar o carro nem criar o pedido de contacto.

A diferença nota-se sobretudo num dia movimentado. Quando entra um cliente no stand, o registo manual do e-mail fica a meio e, ao voltar ao computador, o vendedor tem de perceber onde ficou. O pedido criado automaticamente está à sua espera, completo, e os colegas também o veem. Poupa-se tempo não só a escrever, mas também a regressar várias vezes ao trabalho deixado a meio.

Com algumas mensagens por dia, a diferença pode não parecer grande. Mas, com 600 pedidos por mês, quatro minutos em cada um fazem 40 horas. A empresa paga dezenas de horas só para passar informação do e-mail para o registo – ou seja, para que as pessoas copiem o que o cliente já escreveu uma vez.

O anúncio prepara-se a partir dos dados que a viatura já tem

Com os anúncios passa-se algo semelhante. O equipamento, os dados técnicos e as fotografias existem, mas alguém tem de montar a oferta com eles: escrever o texto, editar as imagens, acrescentar a marca de água e publicar. Com poucos carros, este trabalho perde-se entre as outras tarefas. Quando o stand compra com regularidade, ocupa uma parte considerável da semana.

O Magic Publishing, outra funcionalidade do Omnetic BRAIN™, prepara o anúncio a partir da informação guardada. Edita as fotografias, acrescenta a marca de água, cria o texto e prepara a oferta para envio aos portais ligados. O vendedor recebe-a para verificação. Em vez de construir o anúncio de raiz, só confirma que os dados correspondem ao carro e que o texto contém o essencial.

Poupa-se também trabalho externo. Se o prestador recebe fotografias e documentação técnica apenas para as tratar à mão e as inserir nos anúncios, grande parte desse trabalho passa a ser feita pelo software. A sessão fotográfica e a preparação física do carro mantêm-se, mas o tempo ao computador necessário para publicar diminui bastante.

Há mais poupança nas alterações. Basta alterar o preço ou acrescentar o dado em falta na viatura, no módulo Used Car Sales, e a alteração passa para as ofertas ligadas. O colaborador não tem de percorrer cada portal nem de controlar onde já fez a correção. Quantos mais carros e canais de anúncios o stand tiver, mais tempo poupa.

Na venda do carro, o vendedor tem ainda a documentação para tratar. O Omnetic gera-a a partir dos modelos da empresa, diretamente no negócio, onde estão os dados do cliente, da viatura e dos pagamentos. O colega que volta a pegar na venda não tem de procurar a proposta numa pasta e os documentos de faturação noutra.

Na substituição, não é preciso contar o negócio todo outra vez

Antes das férias, o vendedor deixa por escrito ao colega quem está à espera de uma proposta, a quem prometeu ligar e em que viatura está a ser negociada uma retoma. Uma parte fica no e-mail, outra nas notas e o resto só na sua cabeça. O colega substituto vai-se apercebendo de outros pormenores e liga-lhe com perguntas. A passagem ocupa os dois, sem gerar nenhum negócio novo.

No Omnetic CRM, as mensagens, as notas, as propostas e as reuniões marcadas estão reunidas na ficha do cliente. O sistema consegue também resumir a comunicação e registar o que o vendedor prometeu e o que o cliente aguarda. Antes de telefonar, o colega lê o essencial e pode dar seguimento de imediato – sem vasculhar a caixa de correio de outra pessoa nem ouvir o relato de semanas de negociação.

O mesmo vale para o dia a dia. Um vendedor está num test drive e o cliente com quem falou de manhã volta a ligar. O segundo colega encontra a proposta e o que foi combinado num só lugar. O trabalho reparte-se conforme quem tem tempo naquele momento, e as perguntas não ficam à espera de uma única pessoa.

Ao mesmo tempo, o proprietário não precisa de perguntar tanto o que se passa em cada negócio – encontra a visão geral no sistema que a equipa usa todos os dias. Ninguém tem de preparar folhas de cálculo para isso nem de procurar informação em vários sítios ao fim do dia.

Mais oferta não tem de significar mais um administrativo

A segunda grande vantagem da automatização sente-a o stand que está a crescer. Com processamento manual, cada carro adicional traz quase tanto trabalho administrativo como o anterior. Quando as compras aumentam, é preciso encontrar alguém que publique os carros e mantenha a oferta atualizada. Ao dinheiro empatado em stock, o proprietário vai assim juntando mais salários fixos.

No nosso exemplo, a empresa quer aumentar o número de novos anúncios de 120 para 160 por mês. Sem automatização, os 40 carros adicionais significariam mais de 23 horas de trabalho ao computador; com o Magic Publishing, pouco menos de 7 horas. A diferença é de quase 17 horas por mês, cerca de dois dias de trabalho.

São precisamente estes dois dias que podem decidir se a equipa consegue gerir a oferta maior dentro do horário. Ajudam sobretudo quando os carros chegam em lotes maiores e a publicação não pode ser distribuída ao longo do mês. O software assume a preparação repetitiva e às pessoas cabe a verificação das ofertas prontas.

A empresa só tem então de contratar mais alguém quando precisar realmente de mais vendedores ou de pessoas para a preparação de viaturas – e não para copiar dados. Aqui, a poupança assume a forma de um salário adiado e de um maior volume de trabalho que a equipa atual consegue assegurar.

Um vendedor experiente vale mais a negociar do que a copiar dados

O valor de um bom vendedor está no conhecimento que tem dos carros e na capacidade de explicar a oferta e de chegar a acordo com o cliente. Mas, quando passa horas a copiar dados para formulários, a empresa paga o salário de um comercial experiente por trabalho administrativo de rotina. Um administrativo aliviaria a pressão, mas traria mais um custo fixo.

Num stand mais pequeno, o tempo do proprietário é igualmente importante. Se à noite não tiver de verificar folhas de cálculo preenchidas à mão nem de completar anúncios, pode dedicar-se à compra de carros ou simplesmente terminar o dia a uma hora normal. A operação deixa de depender tanto de alguém que põe a papelada em dia depois da hora de fecho.

O Omnetic acaba com a introdução repetida de dados

Na maioria dos stands, os pedidos de contacto, os anúncios, o stock e os documentos funcionam em ferramentas separadas e são as pessoas que transferem os dados entre elas. O Omnetic substitui-as por uma única plataforma na cloud: todos os módulos trabalham com um registo comum da viatura, do cliente, das encomendas e dos pagamentos no DMS Core, pelo que os dados não são copiados de um lado para o outro.

• Omnetic CRM reúne os pedidos de contacto vindos de portais, site, chat, telefone e visitas ao stand numa única ficha de cliente e associa-os a clientes existentes. Cada negócio tem um responsável e uma data para o próximo passo, pelo que um colega o pode assumir facilmente numa substituição.
• Used Car Sales gere a venda de usados desde a compra, passando pela preparação e pelos anúncios, até à entrega e à contabilidade.
• Omnetic BRAIN™ leva a inteligência artificial diretamente aos processos de trabalho – por exemplo, o AI Lead Management para pedidos de contacto por e-mail e o Magic Publishing para anúncios. Sugere e verifica, mas só age dentro das permissões e aprovações definidas pelo stand.

O Omnetic pode ser implementado de forma gradual: começar por um módulo e acrescentar outros mais tarde. Marque uma demonstração do Omnetic e veja quanto do trabalho administrativo diário pode assumir pela sua equipa.

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Perguntas frequentes

Quantas pessoas pode a automatização substituir num stand?

No nosso modelo, desaparecem 115 horas de trabalho administrativo por mês, cerca de três quartos de um posto a tempo inteiro. Mas este trabalho é hoje feito por várias pessoas, pelo que o benefício assume sobretudo a forma de menos apoio externo, menos horas extraordinárias ou de uma contratação adiada. Além disso, a equipa atual ganha tempo para os carros e para os clientes.

O que pode o AI Lead Management fazer pelo vendedor?

Extrai os dados essenciais do pedido de contacto recebido por e-mail e regista-os no CRM. O vendedor não tem de criar o contacto à mão nem de copiar informação da mensagem. Tem a informação preparada e pode dedicar-se de imediato à pergunta do cliente.

Onde é que o Magic Publishing poupa trabalho?

Na preparação e publicação de anúncios. Trabalha com os dados e as fotografias guardados, cria o texto, edita as imagens e envia a oferta para os portais ligados. O vendedor só tem de verificar a oferta pronta, em vez de a montar toda de raiz.

Quanto poupa realmente o stand no modelo?

Paga menos 2 200 € por mês em trabalho externo e horas extraordinárias, mais de 26 000 € por ano. Os colaboradores ficam ainda com 55 horas livres no horário normal. A poupança é também o teto: se a automatização, incluindo configuração e manutenção, custar menos, compensa.

A automatização faz sentido se não quisermos reduzir pessoal?

Sim. A mesma equipa consegue gerir uma oferta maior, ou o volume atual com menos horas extraordinárias. No nosso exemplo, preparar 40 anúncios adicionais demora menos quase 17 horas do que à mão. Assim, a empresa pode crescer sem que o trabalho administrativo aumente ao mesmo ritmo.

Como facilita o Omnetic a substituição entre colegas?

As mensagens, as propostas, as notas e as reuniões marcadas estão também disponíveis na ficha do cliente para o vendedor substituto. Antes da chamada, este lê o que foi tratado e o que ainda falta enviar ao cliente. Acabam as passagens demoradas e os telefonemas ao colega ausente.