Étude : combien une concession peut-elle économiser en automatisant l'administratif ?

L'essentiel

• Avec des centaines de demandes et des dizaines de nouveaux véhicules, les petites tâches administratives finissent par représenter des sommes importantes. Dans notre modèle, l'équipe gagne 115 heures de travail par mois, soit environ les trois quarts d'un temps plein.
• Le gain de temps le plus important concerne les annonces (65 heures par mois pour les nouvelles annonces et les modifications) et la saisie des demandes reçues par e-mail (40 heures).
• Dans Omnetic, AI Lead Management reprend les données des demandes reçues par e-mail et Magic Publishing prépare les annonces à partir des données et des photos enregistrées. Le gain se répète pour chaque véhicule et à chaque modification de l'offre.
• La concession modèle économise 2 200 € par mois en prestations externes et en heures supplémentaires. Ce montant est aussi un plafond : tant que l'automatisation, mise en place et gestion comprises, coûte moins cher, la concession est gagnante.
• Avec moins d'administratif, la même équipe gère davantage de véhicules. L'entreprise peut alors embaucher le jour où elle a réellement besoin de vendeurs supplémentaires, et non pour faire de la ressaisie.

Chaque salarié en plus pèse sur les comptes tous les mois. Tout comme les heures supplémentaires, le renfort extérieur pour les annonces et les soirées que le gérant passe devant son ordinateur. Or, dans une concession, une partie de ce travail n'existe que parce que les équipes ressaisissent des données, retouchent les mêmes annonces et cherchent ce qu'un collègue a convenu avec un client. À partir d'une concession modèle, nous montrons combien de travail l'automatisation de l'administratif permet d'économiser et comment plus de cent heures par mois se traduisent par des dépenses plus faibles et un moindre besoin de recrutement.

Pourquoi la charge de travail augmente alors que rien d'essentiel ne change

Un nouveau lot de véhicules arrive. Ils sont lavés, photographiés et prêts à la vente. Mais avant qu'ils apparaissent sur Internet, quelqu'un doit les décrire, retoucher les photos et renseigner les informations pour chaque plateforme. Pendant ce temps, les mêmes personnes accueillent les clients sur le lieu de vente, répondent aux e-mails et fixent des rendez-vous pour voir les véhicules. Les annonces sont alors terminées le soir ou confiées à un prestataire externe.

Une semaine plus tard, le prix d'une partie des véhicules change. De nouvelles photos s'ajoutent, et pour une autre voiture, il faut compléter les équipements. Le travail sur l'offre ne s'arrête donc pas à la première publication. Chaque modification prend quelques minutes, et lorsqu'elle doit être faite à plusieurs endroits, les salariés refont plusieurs fois la même chose.

Le gérant voit des vendeurs débordés et pense naturellement à embaucher. Mais la nouvelle recrue reprendrait souvent surtout la ressaisie et l'envoi de données dont l'entreprise dispose déjà. L'effectif augmenterait, mais la cause de cette lourdeur administrative resterait – et le problème reviendrait à chaque élargissement de l'offre.

Omnetic réduit précisément ce travail répétitif. Les données du véhicule saisies une seule fois servent à préparer l'annonce, à échanger avec le client, mais aussi au collègue qui reprend le dossier. La concession assure ainsi son activité courante avec un moindre besoin de renfort administratif payant.

115 heures d'administratif en moins chaque mois

Prenons une concession modèle qui traite 600 demandes par e-mail et publie 120 nouveaux véhicules par mois. Les salariés modifient en outre régulièrement des annonces déjà en ligne et se transmettent des affaires en cours. Les durées du tableau incluent la vérification de ce que prépare le logiciel.

Sans automatisation, ces tâches prennent plus de 160 heures par mois. Une fois l'automatisation en place, il en reste un peu plus de 50, que les salariés consacrent à la vérification, aux compléments d'information et aux décisions. La plus grande part du gain concerne les annonces : 50 heures pour les nouveaux véhicules et 15 de plus pour les modifications ultérieures.

Un gain de 115 heures correspond environ aux trois quarts d'un temps plein. Dans notre concession, ce travail était toutefois réparti entre plusieurs personnes : une partie était assurée par un prestataire externe, une autre par les vendeurs après leurs heures de travail et le reste par les salariés pendant la journée. Le gain se retrouve donc en partie sur la facture du prestataire et sur les heures supplémentaires, en partie dans le temps libéré pendant la journée.

Comment les heures économisées se retrouvent dans les comptes

La concession modèle fait appel à un prestataire externe pour l'administratif et les annonces. Comme ce travail prend moins de temps, elle lui commande 40 heures de moins par mois. À un tarif de 35 € de l'heure, la facture baisse de 1 400 €. Les salariés font en outre 20 heures supplémentaires de moins ; avec un coût employeur de 40 € de l'heure, cela représente 800 € d'économie supplémentaire. À titre de comparaison, selon Eurostat, le coût horaire moyen de la main-d'œuvre dans la zone euro s'élevait à 38,2 € en 2025.

Sur les 115 heures économisées, 60 se traduisent donc directement par des paiements en moins. Les 55 heures restantes reviennent à l'équipe pendant ses heures normales de travail. Les vendeurs ont plus de temps pour les appels et les visites, le gérant pour l'achat de véhicules. L'équipe peut assurer davantage de rendez-vous sans devoir repousser la mise en ligne d'autres véhicules.

La concession économise ainsi 2 200 € par mois, soit plus de 26 000 € par an, et récupère en outre plus de 50 heures de travail de ses propres équipes. Les montants sont issus du modèle et s'entendent hors TVA.

L'économie de 2 200 € par mois est aussi la limite haute de ce que l'automatisation peut coûter. Tant que les outils, mise en place et gestion comprises, reviennent moins cher, la concession est gagnante – sans même compter les heures libérées pour l'équipe pendant le temps de travail. Pour votre propre calcul, partez de l'offre qui vous est faite et ajoutez-y les coûts ponctuels de reprise des données, de paramétrage et de formation.

Le client a saisi ses coordonnées une fois, le vendeur n'a pas à les recopier

L'e-mail d'une plateforme d'annonces contient généralement le nom, les coordonnées, le lien vers le véhicule et la question du client. Pourtant, le vendeur l'ouvre souvent et commence à recopier les données à la main dans un autre système. Ce n'est qu'ensuite qu'il vérifie si le véhicule est disponible et quand le prospect peut passer. Avant même que le vendeur réponde, un message court a déjà coûté plusieurs minutes de travail.

La fonction AI Lead Management d'Omnetic BRAIN™ lit les données de l'e-mail entrant et crée un enregistrement dans Omnetic CRM. Le vendeur dispose d'informations prêtes à l'emploi : il les parcourt, complète ce qui manque et se consacre à la question du client. Il n'a plus à recopier le numéro de téléphone, à rechercher le véhicule ni à créer la demande.

La différence se voit le mieux lors d'une journée chargée. Quand un client arrive sur le lieu de vente, la saisie manuelle de l'e-mail reste à moitié faite et, de retour devant son ordinateur, le vendeur doit retrouver où il en était. La demande créée automatiquement l'attend, complète, et ses collègues la voient aussi. Le gain de temps ne porte donc pas seulement sur la saisie, mais aussi sur les retours répétés à un travail inachevé.

Avec quelques messages par jour, la différence peut sembler faible. Mais pour 600 demandes par mois, quatre minutes par demande représentent 40 heures. L'entreprise paie des dizaines d'heures uniquement pour transférer des informations de l'e-mail vers son système – autrement dit, pour que ses équipes recopient ce que le client a déjà écrit.

L'annonce se prépare à partir des données déjà liées au véhicule

Pour les annonces, c'est la même chose. Les équipements, les caractéristiques techniques et les photos existent, mais quelqu'un doit en tirer une offre : rédiger le texte, retoucher les images, ajouter un filigrane et publier l'annonce. Pour quelques véhicules, ce travail se noie parmi les autres tâches. Quand la concession achète régulièrement, il occupe une bonne partie de la semaine.

Magic Publishing, une autre fonction d'Omnetic BRAIN™, prépare l'annonce à partir des données enregistrées. Il retouche les photos, ajoute le filigrane, rédige le texte et prépare l'offre pour sa diffusion sur les plateformes connectées. Le vendeur la reçoit pour vérification. Au lieu de composer toute l'annonce à partir de zéro, il vérifie seulement que les données correspondent au véhicule et que le texte contient l'essentiel.

Le travail des prestataires externes diminue aussi. Si un prestataire reçoit les photos et les données techniques uniquement pour les traiter à la main et les insérer dans les annonces, le logiciel se charge d'une grande partie de ce travail. Les prises de vue et la préparation physique du véhicule restent nécessaires, mais le temps passé devant l'ordinateur pour la mise en ligne se réduit nettement.

Les modifications apportent un gain supplémentaire. Il suffit de saisir le nouveau prix ou l'information ajoutée sur la fiche du véhicule dans le module Used Car Sales pour que le changement soit répercuté dans les annonces connectées. Le salarié n'a pas à passer d'une plateforme à l'autre en vérifiant où la correction a déjà été faite. Plus la concession a de véhicules et de canaux de diffusion, plus le gain de temps est important.

Lors de la vente, le vendeur doit encore s'occuper des documents. Omnetic les génère à partir des modèles de l'entreprise directement dans le dossier de vente, qui réunit les données du client, du véhicule et des paiements. Le collègue qui reprend la vente n'a pas à chercher l'offre dans un dossier et les pièces de facturation dans un autre.

Pendant un remplacement, inutile de raconter à nouveau toute l'affaire

Avant ses congés, le vendeur note pour son collègue qui attend une offre, qui il a promis de rappeler et pour quel véhicule une reprise est en discussion. Une partie reste dans les e-mails, une autre dans les notes et le reste uniquement dans sa tête. Le collègue qui le remplace découvre alors peu à peu d'autres éléments et l'appelle pour lui poser des questions. La passation occupe les deux, sans qu'aucune nouvelle vente n'en sorte.

Dans Omnetic CRM, les messages, notes, offres et rendez-vous prévus sont regroupés sur la fiche du client. Le système peut aussi résumer les échanges et indiquer ce que le vendeur a promis et ce que le client attend. Avant d'appeler, le collègue lit l'essentiel et peut reprendre directement le fil – sans fouiller la boîte mail d'un autre ni se faire raconter des négociations de plusieurs semaines.

Il en va de même au quotidien. Un vendeur accompagne un essai et le client avec qui il a échangé le matin rappelle. Son collègue trouve l'offre et ce qui a été convenu au même endroit. Le travail se répartit selon la disponibilité de chacun, et les questions n'attendent pas une seule personne.

Le gérant n'a pas non plus besoin de demander sans cesse où en sont les différentes affaires – il trouve la vue d'ensemble dans le système que l'équipe utilise tous les jours. Personne n'a à construire de tableaux ni à rechercher des informations à plusieurs endroits en fin de journée.

Un stock plus important ne signifie pas forcément un salarié administratif de plus

Le deuxième grand avantage de l'automatisation profite à la concession qui se développe. Avec un traitement manuel, chaque véhicule supplémentaire apporte presque la même charge administrative que le précédent. Dès que les achats augmentent, il faut trouver quelqu'un pour mettre les véhicules en ligne et tenir l'offre à jour. Aux capitaux immobilisés dans le stock, le gérant ajoute ainsi peu à peu de nouveaux salaires réguliers.

Dans notre exemple, l'entreprise veut porter le nombre de nouvelles annonces de 120 à 160 par mois. Sans automatisation, ces 40 véhicules supplémentaires représenteraient plus de 23 heures de travail sur ordinateur, contre un peu moins de 7 heures avec Magic Publishing. La différence atteint presque 17 heures par mois, soit environ deux journées de travail.

Ces deux journées peuvent déterminer si l'équipe absorbe l'offre élargie pendant ses heures de travail. Elles comptent surtout quand les véhicules arrivent par lots importants et que la mise en ligne ne peut pas être étalée sur tout le mois. Le logiciel prend en charge la préparation répétitive et les équipes se concentrent sur la vérification des annonces finalisées.

L'entreprise peut alors embaucher quand elle a vraiment besoin de plus de vendeurs ou de personnel pour la préparation des véhicules – et non pour faire de la ressaisie. Le gain prend ici la forme d'une embauche repoussée et d'un volume de travail plus important assumé par l'équipe en place.

Un vendeur expérimenté vaut plus en négociation qu'en ressaisie

Ce qui fait la valeur d'un bon vendeur, c'est sa connaissance des voitures et sa capacité à expliquer l'offre et à trouver un accord avec le client. Mais quand il passe des heures à recopier des données dans des formulaires, l'entreprise paie le salaire d'un commercial expérimenté pour de l'administratif de routine. Un employé administratif soulagerait la pression, mais il représenterait une charge fixe de plus.

Dans une petite concession, le temps du gérant compte tout autant. S'il n'a pas à vérifier le soir des tableaux ressaisis et à compléter les annonces, il peut se consacrer à l'achat de véhicules, ou simplement finir sa journée à une heure normale. L'activité ne repose alors plus autant sur quelqu'un qui rattrape l'administratif après la fermeture.

Omnetic supprime la ressaisie répétée des données

Dans la plupart des concessions, demandes, annonces, stock et documents sont gérés dans des outils séparés, et ce sont les équipes qui transfèrent les données de l'un à l'autre. Omnetic les remplace par une seule plateforme cloud : tous les modules travaillent sur un enregistrement commun du véhicule, du client, des commandes et des flux financiers dans DMS Core, si bien que les données n'ont pas à être ressaisies d'un module à l'autre.

• Omnetic CRM regroupe les demandes issues des plateformes, du site web, du chat, du téléphone et des visites sur le lieu de vente dans une fiche client unique et les rapproche des clients existants. Chaque affaire a un responsable et une date pour l'étape suivante, si bien qu'un collègue peut facilement la reprendre en cas de remplacement.
• Used Car Sales pilote la vente de véhicules d'occasion, du rachat à la livraison et à la comptabilité, en passant par la préparation et les annonces.
• Omnetic BRAIN™ intègre l'intelligence artificielle directement dans les processus de travail – par exemple AI Lead Management pour les demandes reçues par e-mail et Magic Publishing pour les annonces. Il propose et vérifie, mais n'agit que dans le cadre des droits et des validations définis par la concession.

Omnetic peut être déployé progressivement, en commençant par un module et en ajoutant les autres plus tard. Demandez une démonstration d'Omnetic et voyez quelle part de l'administratif quotidien il peut prendre en charge pour votre équipe.

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FAQ

Combien de personnes l'automatisation peut-elle remplacer dans une concession ?

Dans notre modèle, l'administratif diminue de 115 heures par mois, soit environ les trois quarts d'un temps plein. Mais ce travail est aujourd'hui assuré par plusieurs personnes, si bien que le bénéfice prend plutôt la forme d'un moindre recours aux prestataires externes, de moins d'heures supplémentaires ou d'une embauche repoussée. L'équipe en place gagne en outre du temps pour les véhicules et les clients.

Que peut prendre en charge AI Lead Management à la place du vendeur ?

Il extrait les informations essentielles de la demande reçue par e-mail et les enregistre dans le CRM. Le vendeur n'a pas à créer le contact à la main ni à recopier les informations du message. Il dispose d'une base prête à l'emploi et peut se consacrer directement à la question du client.

Où Magic Publishing fait-il gagner du temps ?

Lors de la préparation et de la publication des annonces. Il s'appuie sur les données et les photos enregistrées, rédige le texte, retouche les images et diffuse l'offre sur les plateformes connectées. Le vendeur n'a plus qu'à vérifier l'annonce finalisée, au lieu de la construire entièrement à partir de zéro.

Combien la concession économise-t-elle réellement dans le modèle ?

Elle paie 2 200 € de moins par mois en prestations externes et en heures supplémentaires, soit plus de 26 000 € par an. Les salariés récupèrent en outre 55 heures sur leur temps de travail normal. Ce montant est aussi un plafond : si l'automatisation, mise en place et gestion comprises, coûte moins cher, elle est rentable.

L'automatisation a-t-elle un sens si nous ne voulons pas réduire l'effectif ?

Oui. La même équipe peut gérer une offre plus large, ou le volume actuel avec moins d'heures supplémentaires. Dans notre exemple, la préparation de 40 annonces supplémentaires prend près de 17 heures de moins qu'à la main. L'entreprise peut ainsi se développer sans que l'administratif augmente au même rythme.

Comment Omnetic facilite-t-il les remplacements entre collègues ?

Le vendeur remplaçant dispose lui aussi, sur la fiche du client, des messages, offres, notes et rendez-vous convenus. Avant l'appel, il lit ce qui a été discuté et ce qu'il reste à fournir au client. Finis les longues passations et les appels au collègue absent.