Analyse: Hvor meget kan en bilforhandler spare ved at automatisere administrationen?

De vigtigste konklusioner

• Med hundredvis af henvendelser og snesevis af nye biler om måneden løber de små administrative opgaver op i store beløb. I vores model sparer teamet 115 timers arbejde om måneden – omtrent tre fjerdedele af en fuldtidsstilling.
• Mest tid spares på annonceringen (65 timer om måneden for både nye og redigerede annoncer) og på registrering af henvendelser pr. e-mail (40 timer).
• I Omnetic overtager AI Lead Management oplysningerne fra e-mailhenvendelser, og Magic Publishing laver annoncer ud fra de gemte data og billeder. Besparelsen gentager sig for hver bil og ved hver ændring i annoncerne.
• Modelforhandleren sparer 2.200 € om måneden på eksternt arbejde og overarbejde. Beløbet er samtidig et loft: Så længe automatiseringen inklusive opsætning og drift koster mindre, tjener forhandleren på den.
• Med mindre administration kan det samme team håndtere flere biler. Virksomheden kan så ansætte den næste medarbejder, når der reelt er brug for flere sælgere – ikke for at få tastet data ind.

En ekstra medarbejder koster penge hver måned. Det samme gør overarbejde, hjælp til annonceringen og de timer, ejeren tilbringer foran computeren om aftenen. Hos en bilforhandler opstår en del af dette arbejde kun, fordi medarbejderne skriver de samme oplysninger af igen, retter de samme annoncer og leder efter, hvad en kollega har aftalt med kunden. Med en modelforhandler som eksempel viser vi, hvor meget arbejde automatisering af administrationen kan spare, og hvordan mere end hundrede timer om måneden giver sig udslag i lavere udgifter og et mindre behov for nyansættelser.

Hvorfor arbejdet vokser, selv om intet afgørende ændrer sig hos forhandleren

Der kommer endnu et parti biler. De er vasket, fotograferet og klar til salg. Men før de kommer på nettet, skal nogen beskrive dem, redigere billederne og udfylde oplysningerne til de enkelte portaler. De samme folk betjener imens kunderne i forretningen, svarer på e-mails og aftaler fremvisninger. Annoncerne bliver så gjort færdige om aftenen eller overladt til ekstern hjælp.

Efter en uge ændres prisen på en del af bilerne. Der kommer nye billeder til, og på en anden bil skal udstyrslisten suppleres. Arbejdet med annoncen slutter altså ikke ved den første offentliggørelse. Hver ændring tager et par minutter, og når den skal laves flere steder, gør medarbejderne det samme igen og igen.

Ejeren ser travle sælgere og overvejer naturligt nok at ansætte en mere. Men den nye kollega ville ofte mest komme til at taste og videresende oplysninger, som virksomheden allerede har. Der ville komme flere folk, men årsagen til, at administrationen er så krævende, ville bestå – og med hver udvidelse af udvalget ville problemet vende tilbage.

Omnetic begrænser netop dette gentagne arbejde. Oplysninger om bilen, der er indtastet én gang, bruges både til annoncen og i kommunikationen med kunden og kommer også den kollega til gode, der overtager handlen. Forhandleren klarer dermed den daglige drift med mindre behov for betalt administrativ hjælp.

115 timer mindre administration om måneden

Forestil dig en modelforhandler, der hver måned behandler 600 henvendelser pr. e-mail og offentliggør 120 nye biler. Derudover redigerer medarbejderne løbende annoncer, der allerede er online, og giver igangværende handler videre til hinanden. Tiderne i tabellen omfatter også kontrol af det, softwaren forbereder.

Uden automatisering tager dette arbejde over 160 timer om måneden. Efter indførelsen er der lidt over 50 timer tilbage, som medarbejderne bruger på kontrol, supplering af oplysninger og beslutninger. Den største del af besparelsen ligger i annonceringen: 50 timer på nye biler og yderligere 15 ved senere ændringer.

En besparelse på 115 timer svarer til omkring tre fjerdedele af en fuldtidsstilling. Hos vores forhandler var arbejdet dog fordelt på flere personer: En del blev udført af en ekstern hjælper, en del af sælgerne efter fyraften og resten af medarbejderne i løbet af dagen. Besparelsen viser sig derfor dels på den eksterne hjælpers faktura og i overarbejdet, dels i tid, der bliver frigjort i løbet af arbejdsdagen.

Sådan kan de sparede timer ses på bundlinjen

Modelforhandleren betaler for ekstern hjælp til administration og annoncering. Fordi arbejdet tager kortere tid, køber forhandleren 40 timer mindre ekstern hjælp om måneden. Med en timepris på 35 € falder fakturaen med 1.400 €. Desuden har medarbejderne 20 timer mindre overarbejde; med en omkostning for virksomheden på 40 € i timen er det yderligere 800 €. Til sammenligning udgjorde de gennemsnitlige lønomkostninger i euroområdet ifølge Eurostat i 2025 38,2 € i timen.

Af de 115 sparede timer bliver 60 altså direkte til lavere udbetalinger. De resterende 55 timer får det eksisterende team i den normale arbejdstid. Sælgerne får mere tid til telefonopkald og fremvisninger, ejeren til indkøb af biler. Teamet kan klare flere møder uden at skulle udskyde offentliggørelsen af de næste biler.

Forhandleren sparer dermed 2.200 € om måneden, over 26.000 € om året, og får derudover frigjort over 50 timers arbejde for sine egne folk. Beløbene er modelberegnede og uden moms.

Besparelsen på 2.200 € om måneden er samtidig den øvre grænse for, hvad automatiseringen må koste. Så længe værktøjerne inklusive opsætning og drift er billigere, tjener forhandleren på dem – og så har vi endda ikke medregnet de timer, teamet får frigjort i arbejdstiden. Indsæt det tilbud, du får, i din egen beregning sammen med engangsomkostningerne til overførsel af data, opsætning og oplæring.

Kunden har skrevet oplysningerne én gang. Sælgeren behøver ikke skrive dem af igen

En e-mail fra en annonceportal indeholder som regel navn, kontaktoplysninger, link til bilen og kundens spørgsmål. Alligevel åbner sælgeren den ofte og begynder at taste oplysningerne manuelt ind i et andet system. Først derefter ser sælgeren på, om bilen er ledig, og hvornår interessenten kan komme forbi. Før der overhovedet er svaret, er der altså gået flere minutters arbejde med en kort besked.

Funktionen AI Lead Management i Omnetic BRAIN™ læser oplysningerne i den indgående e-mail og opretter ud fra dem en post i Omnetic CRM. Sælgeren har grundlaget klar, gennemgår det, supplerer det manglende og kan koncentrere sig om kundens spørgsmål. Telefonnummeret skal ikke længere skrives af, bilen skal ikke findes frem, og henvendelsen skal ikke oprettes manuelt.

Forskellen ses tydeligst på en travl dag. Når en kunde kommer ind i forretningen, bliver den manuelle registrering af e-mailen liggende halvfærdig, og når sælgeren vender tilbage til computeren, skal vedkommende først finde ud af, hvor arbejdet slap. En automatisk oprettet henvendelse ligger færdig og er også synlig for kollegerne. Tiden spares altså ikke kun på tastearbejdet, men også på at vende tilbage til halvfærdige opgaver igen og igen.

Ved et par beskeder om dagen virker forskellen måske ikke stor. Men ved 600 henvendelser om måneden giver fire minutter pr. henvendelse 40 timer. Virksomheden betaler for snesevis af timer alene for at flytte information fra e-mailen over i systemet – altså for, at medarbejderne skriver af, hvad kunden allerede har skrevet én gang.

Annoncen laves ud fra de oplysninger, der allerede findes om bilen

Med annoncerne er det på samme måde. Udstyr, tekniske data og billeder findes allerede, men nogen skal sætte annoncen sammen: skrive teksten, redigere billederne, tilføje vandmærke og offentliggøre den. Ved et par biler forsvinder dette arbejde blandt de andre opgaver. Når forhandleren køber ind regelmæssigt, tager det en betydelig del af ugen.

Magic Publishing, en anden funktion i Omnetic BRAIN™, laver annoncen ud fra de gemte data. Den redigerer billederne, tilføjer vandmærke, skriver teksten og gør annoncen klar til udsendelse til de tilsluttede portaler. Derefter går den til sælgeren til kontrol. I stedet for at bygge hele annoncen op fra bunden kontrollerer sælgeren kun, at oplysningerne passer til bilen, og at teksten indeholder det væsentlige.

Også de eksterne hjælpere får mindre at lave. Hvis hjælperen kun modtager billeder og tekniske data, som han skal bearbejde manuelt og lægge ind i annoncerne, klarer softwaren en stor del af det arbejde. Fotografering og den fysiske klargøring af bilen er der stadig, men tiden ved computeren, der skal til for at offentliggøre bilen, bliver væsentligt kortere.

Yderligere besparelser kommer ved ændringer. En ny pris eller en tilføjet oplysning skal blot rettes på bilen i modulet Used Car Sales, så overføres ændringen til de tilsluttede annoncer. Medarbejderen behøver ikke gå portalerne igennem én for én og holde styr på, hvor rettelsen allerede er lavet. Jo flere biler og annoncekanaler forhandleren har, desto mere tid sparer det.

Når bilen er solgt, venter der desuden papirarbejde. Omnetic opretter dem ud fra virksomhedens skabeloner direkte på handlen, hvor oplysningerne om kunden, bilen og betalingerne findes. En kollega, der vender tilbage til salget, behøver ikke lede efter tilbuddet i én mappe og afregningsbilagene i en anden.

Når en kollega dækker ind, skal hele handlen ikke genfortælles

Før ferien skriver sælgeren til sin kollega, hvem der venter på et tilbud, hvem der er lovet en opringning, og i hvilken handel der skal tages en bil i bytte. Noget står i e-mails, noget i noter og resten kun i sælgerens hoved. Kollegaen, der dækker ind, opdager så efterhånden flere sammenhænge og ringer med spørgsmål. Overdragelsen optager dem begge, men giver ikke en eneste ny handel.

I Omnetic CRM er beskeder, noter, tilbud og planlagte møder samlet på kunden. Systemet kan også opsummere kommunikationen og registrere, hvad sælgeren har lovet, og hvad kunden venter på. Kollegaen læser det væsentlige før opkaldet og kan fortsætte med det samme – uden at gennemgå en andens indbakke og uden at få genfortalt flere ugers forhandlinger.

Det samme gælder på en almindelig dag. Én sælger er ude på en prøvetur, og kunden, som han talte med om morgenen, ringer igen. Kollegaen finder tilbuddet og aftalen samme sted. Arbejdet fordeles efter, hvem der har tid, og spørgsmålene venter ikke på én bestemt person.

Samtidig behøver ejeren ikke spørge så meget ind til, hvad der sker i de enkelte handler – overblikket findes i det system, teamet bruger hver dag. Ingen skal derfor lave regneark eller ved dagens slutning samle oplysninger fra flere steder.

Flere biler behøver ikke betyde endnu en administrativ medarbejder

Den anden store fordel ved automatisering mærker den forhandler, der vokser. Ved manuel behandling giver hver ekstra bil næsten lige så meget administration som den forrige. Så snart indkøbet stiger, skal der findes nogen, der kan offentliggøre bilerne og holde annoncerne ajour. Ud over de penge, der er bundet i lageret, får ejeren dermed gradvist flere faste lønninger.

I vores eksempel vil virksomheden øge antallet af nye annoncer fra 120 til 160 om måneden. Uden automatisering ville 40 ekstra biler betyde over 23 timers arbejde ved computeren, med Magic Publishing knap 7 timer. Forskellen er næsten 17 timer om måneden, omtrent to arbejdsdage.

Netop disse to dage kan afgøre, om medarbejderne kan klare det større udvalg inden for arbejdstiden. De hjælper især, når bilerne kommer i større partier, og offentliggørelsen ikke kan spredes over hele måneden. Det gentagne forarbejde overtager softwaren, og medarbejderne skal kun kontrollere de færdige annoncer.

Virksomheden kan så ansætte den næste medarbejder, når den reelt har brug for flere sælgere eller folk til klargøring af biler – ikke for at få tastet data ind. Besparelsen tager her form af en udskudt lønudgift og en større arbejdsmængde, som det eksisterende team kan klare.

En erfaren sælger er mere værd i forhandlingen end ved tastaturet

En god sælgers værdi ligger i kendskabet til biler og evnen til at forklare tilbuddet og nå til enighed med kunden. Men når sælgeren bruger timer på at taste oplysninger ind i formularer, betaler virksomheden en erfaren sælgers løn for rutinemæssig administration. En administrativ medarbejder ville lette presset, men også give endnu en fast udgift.

Hos en mindre forhandler er ejerens tid lige så vigtig. Når ejeren ikke om aftenen skal kontrollere regneark og færdiggøre annoncer, kan tiden gå til indkøb af biler – eller ejeren kan simpelthen gå hjem til normal tid. Driften afhænger så ikke længere i samme grad af, at nogen redder administrationen efter lukketid.

Omnetic gør en ende på gentagen indtastning af data

Hos de fleste bilforhandlere kører henvendelser, annoncering, lager og dokumenter i hver sit værktøj, og det er medarbejderne, der flytter oplysningerne mellem dem. Omnetic erstatter dem med én cloudplatform: Alle moduler arbejder med én fælles post for bil, kunde, ordrer og økonomi i DMS Core, så data ikke skal tastes ind igen fra det ene til det andet.

• Omnetic CRM samler henvendelser fra portaler, hjemmeside, chat, telefon og besøg i forretningen på én kundepost og matcher dem med eksisterende kunder. Hver handel har en ansvarlig person og en dato for næste skridt, så en kollega nemt kan overtage den ved fravær.
• Used Car Sales styrer salget af brugte biler fra opkøb over klargøring og annoncering til udlevering og bogføring.
• Omnetic BRAIN™ bringer kunstig intelligens direkte ind i arbejdsgangene – for eksempel AI Lead Management til e-mailhenvendelser og Magic Publishing til annoncer. Den foreslår og kontrollerer, men handler kun inden for de rettigheder og godkendelser, som forhandleren selv fastsætter.

Omnetic kan indføres trinvis: Start med ét modul, og tilføj flere senere. Book en demo af Omnetic, og se, hvor meget af den daglige administration platformen kan overtage for dit team.

Relaterede artikler

• Hvor mange handler mister en bilforhandler på grund af langsomme svar på henvendelser?
• Hvorfor tiltrækker bilannoncer ikke købere, og hvad koster det bilforhandleren?
• Analyse: Hvornår betaler det sig at sætte en brugtbil ned i stedet for at vente?

FAQ

Hvor mange medarbejdere kan automatisering erstatte hos en bilforhandler?

I vores model forsvinder 115 timers administration om måneden, omtrent tre fjerdedele af en fuldtidsstilling. Arbejdet udføres dog i dag af flere personer, så gevinsten viser sig snarere som mindre ekstern hjælp, mindre overarbejde eller en senere ansættelse af en ny medarbejder. Det eksisterende team får desuden tid til biler og kunder.

Hvad kan AI Lead Management overtage fra sælgeren?

Den trækker de vigtigste oplysninger ud af en indgående e-mailhenvendelse og registrerer dem i CRM. Sælgeren behøver ikke oprette kontakten manuelt eller skrive oplysninger af fra beskeden. Grundlaget ligger klar, og sælgeren kan gå direkte til kundens spørgsmål.

Hvor sparer Magic Publishing arbejde?

Ved udarbejdelse og offentliggørelse af annoncer. Funktionen arbejder med gemte data og billeder, skriver teksten, redigerer billederne og sender annoncen ud til de tilsluttede portaler. Sælgeren kontrollerer så blot den færdige annonce i stedet for at sætte den sammen fra bunden.

Hvor meget sparer forhandleren reelt i modellen?

For eksternt arbejde og overarbejde betaler forhandleren 2.200 € mindre om måneden, over 26.000 € om året. Medarbejderne får desuden frigjort 55 timer i den normale arbejdstid. Besparelsen er samtidig et loft: Hvis automatiseringen inklusive opsætning og drift koster mindre, kan den betale sig.

Giver automatisering mening, hvis vi ikke vil skære ned på antallet af medarbejdere?

Ja. Det samme team kan klare et større udvalg eller den nuværende mængde med mindre overarbejde. I vores eksempel tager udarbejdelsen af 40 ekstra annoncer næsten 17 timer mindre end manuelt. Virksomheden kan dermed vokse, uden at administrationen vokser i samme tempo.

Hvordan gør Omnetic det lettere at dække ind for kolleger?

Beskeder, tilbud, noter og aftalte møder ligger på kunden og er også tilgængelige for den sælger, der dækker ind. Inden opkaldet kan vedkommende læse, hvad der er talt om, og hvad kunden stadig mangler at få. Den tidskrævende overdragelse og opkaldene til den fraværende kollega bliver overflødige.