Uuring: kui palju säästab autokauplus haldustöö automatiseerimisega?

Peamised järeldused

• Kui päringuid on sadu ja uusi autosid kümneid, kasvavad väikesed haldustoimingud suurteks summadeks. Meie mudelis väheneb meeskonna töö 115 tunni võrra kuus, mis on umbes kolmveerand täiskohast.
• Kõige rohkem aega säästetakse kuulutuste pealt (65 tundi kuus uute ja muudetavate kuulutuste puhul) ning e-posti teel saabunud päringute sisestamisel (40 tundi).
• Omneticus võtab AI Lead Management e-postipäringutest andmed üle ja Magic Publishing koostab kuulutused salvestatud andmete ja fotode põhjal. Sääst kordub iga auto ja iga pakkumise muudatuse juures.
• Näidisautokauplus säästab välise abi ja ületundide pealt 2200 eurot kuus. See summa on ühtlasi ülempiir: kuni automatiseerimine koos seadistamise ja haldusega maksab vähem, teenib autokauplus sellega.
• Väiksema haldustööga tuleb sama meeskond toime suurema arvu autodega. Uue inimese saab ettevõte palgata alles siis, kui tal on tõesti vaja rohkem müüjaid, mitte andmete ümberkirjutamiseks.

Iga lisatöötaja on igakuine kulu. Samamoodi ületunnid, abi kuulutuste koostamisel ja tunnid, mille omanik õhtuti arvuti taga veedab. Autokaupluses tekib osa sellest tööst aga ainult seetõttu, et inimesed kirjutavad andmeid uuesti ümber, muudavad samu pakkumisi ja otsivad taga, milles kolleeg kliendiga kokku leppis. Näidisautokaupluse põhjal näitame, kui palju sellist tööd suudab haldustöö automatiseerimine kokku hoida ning kuidas üle saja tunni kuus kajastub väiksemates kuludes ja väiksemas vajaduses lisatöötajate järele.

Miks tööd lisandub, kuigi autokaupluses midagi olulist ei muutu

Saabub järjekordne partii autosid. Need on pestud, pildistatud ja müügiks valmis. Enne kui need internetti jõuavad, peab keegi need aga kirjeldama, fotosid töötlema ja iga portaali jaoks andmed täitma. Samad inimesed teenindavad samal ajal kliente müügisaalis, vastavad e-kirjadele ja lepivad kokku autode vaatamisi. Kuulutused tehakse siis valmis õhtul või antakse välisele abilisele.

Nädala pärast muutub osa autode hind. Lisandub uusi fotosid, mõne auto puhul tuleb varustuse andmeid täiendada. Töö pakkumisega ei lõpe seega esimese avaldamisega. Iga muudatus võtab paar minutit ja kui seda tuleb teha mitmes kohas, teevad töötajad sama asja korduvalt.

Omanik näeb hõivatud müüjaid ja mõtleb loomulikult lisatöötaja peale. Uus töötaja võtaks aga sageli üle peamiselt nende andmete ümberkirjutamise ja edastamise, mis ettevõttel juba olemas on. Inimesi tuleks juurde, kuid põhjus, miks haldustöö nii koormav on, jääks alles – ja iga valiku laiendamisega tuleks probleem tagasi.

Omnetic vähendab just seda korduvat tööd. Ühe korra sisestatud andmeid auto kohta kasutatakse nii kuulutuse koostamisel kui ka suhtluses kliendiga ning neist on abi ka kolleegile, kes tehingu üle võtab. Nii tuleb autokauplus igapäevatööga toime väiksema tasulise haldusabi vajadusega.

Tavapärasest haldustööst kaob 115 tundi kuus

Kujutame ette näidisautokauplust, kuhu saabub kuus 600 e-postipäringut ja mis avaldab 120 uut autot. Lisaks muudavad töötajad regulaarselt juba avaldatud kuulutusi ja annavad pooleliolevaid tehinguid üksteisele üle. Tabelis toodud ajad sisaldavad ka selle kontrollimist, mille tarkvara on ette valmistanud.

Ilma automatiseerimiseta võtab see töö üle 160 tunni kuus. Pärast automatiseerimise kasutuselevõttu jääb alles veidi üle 50 tunni, mille töötajad pühendavad kontrollimisele, andmete täiendamisele ja otsustamisele. Suurim osa säästust tuleb kuulutustest: 50 tundi uute autode puhul ja veel 15 hilisemate muudatuste juures.

Säästetud 115 tundi vastab umbes kolmveerandile täiskohast. Meie autokaupluses jagunes see töö aga mitme inimese vahel: osa tegi väline abiline, osa müüjad pärast tööaega ja ülejäänu töötajad päeva jooksul. Seetõttu avaldub sääst osaliselt väiksemas välise abi arves ja ületundides, osaliselt aga ajas, mis inimestel päeva jooksul vabaneb.

Kuidas säästetud tunnid kontol kajastuvad

Näidisautokauplus maksab välisele abilisele haldustöö ja kuulutuste eest. Kuna see töö võtab nüüd vähem aega, tellib autokauplus välist abi 40 tundi kuus vähem. Tunnihinna 35 eurot juures väheneb arve 1400 euro võrra. Töötajad teevad lisaks 20 tundi vähem ületunde; kui ettevõtte kulu on 40 eurot tunnis, tähendab see veel 800 eurot. Võrdluseks: Eurostati andmetel olid keskmised tööjõukulud euroalal 2025. aastal 38,2 eurot tunnis.

Säästetud 115 tunnist muutub seega 60 otse väiksemateks makseteks. Ülejäänud 55 tundi vabaneb olemasoleval meeskonnal tavalise tööaja sees. Müüjatel on rohkem aega telefonikõnedeks ja autode näitamiseks, omanikul autode sisseostuks. Meeskond jõuab rohkem kohtumisi ega pea nende pärast järgmiste autode avaldamist edasi lükkama.

Autokauplus säästab nii 2200 eurot kuus, aastas üle 26 000 euro, ning saab lisaks üle 50 tunni oma inimeste tööaega. Summad on näitlikud ja käibemaksuta.

Kuus säästetud 2200 eurot on ühtlasi ülempiir sellele, kui palju automatiseerimine maksta tohib. Kuni tööriistad koos seadistamise ja haldusega on odavamad, teenib autokauplus nendega – ja siin pole veel arvestatud tunde, mis meeskonnal tööajal vabanevad. Oma arvutusse lisage saadud hinnapakkumine ning ühekordsed kulud andmete ülekandmisele, seadistamisele ja koolitusele.

Klient kirjutas andmed korra. Müüja ei pea neid teist korda ümber kirjutama

Kuulutusportaalist saabuv e-kiri sisaldab tavaliselt nime, kontaktandmeid, linki autole ja kliendi küsimust. Müüja avab selle siiski sageli ja hakkab andmeid käsitsi teise süsteemi ümber kirjutama. Alles seejärel selgitab ta, kas auto on saadaval ja millal huviline saab tulla. Enne kui müüja üldse vastab, kulub lühikesele sõnumile nii mitu minutit tööd.

AI Lead Management, mis on osa lahendusest Omnetic BRAIN™, loeb saabunud e-kirjast andmed ja loob nende põhjal kirje süsteemis Omnetic CRM. Müüjal on alusandmed valmis: ta vaatab need üle, täiendab puuduvat ja tegeleb kliendi küsimusega. Telefoninumbrit ei pea ta enam ümber kirjutama, autot otsima ega päringut looma.

Erinevus on kõige paremini näha kiirel päeval. Kui müügisaali tuleb klient, jääb e-kirja käsitsi sisestamine pooleli ning arvuti juurde naastes peab müüja välja selgitama, kus ta pooleli jäi. Automaatselt loodud päring ootab teda valmis kujul ja seda näevad ka kolleegid. Aega säästetakse seega mitte ainult kirjutamise pealt, vaid ka sellelt, et pooleli jäänud töö juurde ei pea korduvalt tagasi pöörduma.

Kui sõnumeid tuleb päevas vaid mõni, ei pruugi erinevus suur tunduda. Kui päringuid on aga 600 kuus, annavad neli minutit igaühe kohta kokku 40 tundi. Ettevõte maksab kümnete tundide eest ainult selle eest, et teavet e-kirjast süsteemi tõsta – ehk selle eest, et inimesed kirjutavad ümber seda, mida klient on juba korra kirjutanud.

Kuulutus koostatakse andmetest, mis on autol juba olemas

Kuulutustega on lugu sarnane. Varustus, tehnilised andmed ja fotod on olemas, kuid keegi peab neist pakkumise kokku panema: kirjutama teksti, töötlema pilte, lisama vesimärgi ja pakkumise avaldama. Paari auto puhul kaob see töö muude ülesannete vahele. Kui autokauplus ostab autosid regulaarselt, võtab see olulise osa nädalast.

Magic Publishing, teine Omnetic BRAIN™ funktsioon, koostab kuulutuse salvestatud andmete põhjal. See töötleb fotosid, lisab vesimärgi, loob teksti ja valmistab pakkumise ette ühendatud portaalidesse saatmiseks. Müüja saab selle ülevaatamiseks. Selle asemel et kogu kuulutus nullist kokku panna, kontrollib ta vaid, et andmed vastavad autole ja tekst sisaldab olulist.

Kokku hoitakse ka väliste abiliste tööd. Kui abiline saab fotod ja tehnilised andmed ainult selleks, et need käsitsi töödelda ja kuulutusse sisestada, teeb suure osa sellest tööst ära tarkvara. Pildistamine ja auto füüsiline ettevalmistus jäävad, kuid avaldamiseks vajalik arvuti taga veedetud aeg lüheneb oluliselt.

Täiendav sääst tuleb muudatuste juures. Uue hinna või lisaandmed piisab sisestada auto juurde moodulis Used Car Sales ja muudatus kandub üle ühendatud pakkumistesse. Töötaja ei pea käima läbi üksikuid portaale ega jälgima, kus ta paranduse juba tegi. Mida rohkem autosid ja kuulutuskanaleid autokauplusel on, seda rohkem aega see säästab.

Auto müümisel ootavad müüjat veel dokumendid. Omnetic loob need ettevõtte mallide põhjal otse tehingu juures, kus on andmed kliendi, sõiduki ja maksete kohta. Kolleeg, kes müügi juurde naaseb, ei pea otsima pakkumist ühest kaustast ja arveldusdokumente teisest.

Asendamisel ei pea kogu tehingut uuesti ümber jutustama

Enne puhkust kirjutab müüja kolleegile üles, kes ootab pakkumist, kellele ta lubas helistada ja millise auto puhul on arutusel vana auto sissevahetus. Osa jääb e-kirja, osa märkmetesse ja ülejäänu ainult tema pähe. Asendav kolleeg avastab siis järk-järgult uusi seoseid ja helistab talle küsimustega. Üleandmine hõivab mõlemad, kuid ühtegi uut tehingut sellest ei sünni.

Omnetic CRM-is on kliendi juures koos sõnumid, märkmed, pakkumised ja kavandatud kohtumised. Süsteem oskab suhtlust ka kokku võtta ja jäädvustada, mida müüja lubas ja mida klient ootab. Kolleeg loeb enne kõnet olulise läbi ja saab kohe jätkata – ilma võõrast postkasti läbi sirvimata ja mitu nädalat kestnud läbirääkimisi ümber jutustamata.

Sama kehtib tavalisel päeval. Üks müüja on proovisõidul ja klient, kellega ta hommikul suhtles, helistab uuesti. Teine kolleeg leiab pakkumise ja kokkulepped ühest kohast. Töö jaguneb vastavalt sellele, kellel parasjagu aega on, ja küsimused ei oota ühe inimese järel.

Omanik ei pea samal ajal nii palju küsima, mis üksikutes tehingutes toimub – ülevaate leiab ta süsteemist, mida meeskond iga päev kasutab. Keegi ei pea selle jaoks koostama tabeleid ega päeva lõpus teavet mitmest kohast kokku otsima.

Suurem valik ei pea tähendama uut haldustöötajat

Automatiseerimise teist suurt eelist tunneb kasvav autokauplus. Käsitsi töötlemisel toob iga järgmine auto peaaegu sama suure portsu haldustööd kui eelmine. Niipea kui sisseoste lisandub, tuleb leida keegi, kes autod avaldab ja pakkumist ajakohasena hoiab. Lattu seotud rahale lisab omanik nii järk-järgult uusi püsivaid palgakulusid.

Meie näites soovib ettevõte suurendada uute kuulutuste arvu 120-lt 160-le kuus. Ilma automatiseerimiseta tähendaks 40 lisaautot üle 23 tunni arvutitööd, Magic Publishingu abil alla 7 tunni. Vahe on peaaegu 17 tundi kuus, umbes kaks tööpäeva.

Just need kaks päeva võivad otsustada, kas töötajad tulevad suurema valikuga toime tööaja piires. Eriti aitavad need siis, kui autod saabuvad suuremate partiidena ja avaldamist ei saa kogu kuu peale laiali jagada. Korduva ettevalmistuse võtab üle tarkvara ja inimestele jääb valmis pakkumiste kontrollimine.

Uue inimese saab ettevõte palgata alles siis, kui tal on tõesti vaja rohkem müüjaid või inimesi autode ettevalmistamiseks – mitte ümberkirjutamiseks. Sääst avaldub siin edasilükatud palgakuluna ja suurema töömahuna, millega olemasolev meeskond toime tuleb.

Kogenud müüja on väärtuslikum läbirääkimistel kui andmete ümberkirjutamisel

Hea müüja väärtus on tema autoalastes teadmistes ja oskuses pakkumist selgitada ning kliendiga kokku leppida. Kui ta aga veedab tunde andmeid vormidesse ümber kirjutades, maksab ettevõte kogenud müügiinimese palka rutiinse haldustöö eest. Haldustöötaja leevendaks survet, kuid tooks kaasa uue püsikulu.

Väiksemas autokaupluses on sama oluline omaniku aeg. Kui ta ei pea õhtul ümberkirjutatud tabeleid kontrollima ja kuulutusi täiendama, saab ta tegeleda autode sisseostuga või lihtsalt tavalisel ajal töö lõpetada. Igapäevatöö ei sõltu siis nii palju sellest, et keegi pärast sulgemisaega haldustöid järele teeb.

Omnetic kaotab andmete korduva ümberkirjutamise

Enamikus autokauplustes käivad päringud, kuulutused, ladu ja dokumendid eraldi tööriistades ning andmeid kannavad nende vahel üle inimesed. Omnetic asendab need ühe pilveplatvormiga: kõik moodulid kasutavad sõidukite, klientide, tellimuste ja rahaliikumise kohta ühist kirjet lahenduses DMS Core, nii et andmeid nende vahel ümber ei kirjutata.

• Omnetic CRM kogub päringud portaalidest, veebilehelt, vestlusaknast, telefonist ja müügisaali külastustest ühte kliendikirjesse ning seob need olemasolevate klientidega. Igal tehingul on vastutav isik ja järgmise sammu tähtaeg, nii et asendamise ajal võtab kolleeg selle hõlpsalt üle.
• Used Car Sales juhib kasutatud autode müüki alates sisseostust, ettevalmistusest ja kuulutamisest kuni üleandmise ja raamatupidamiseni.
• Omnetic BRAIN™ toob tehisintellekti otse tööprotsessidesse – näiteks AI Lead Managementi e-postipäringute jaoks ja Magic Publishingu kuulutuste jaoks. See teeb ettepanekuid ja kontrollib, kuid tegutseb ainult autokaupluse määratud õiguste ja kinnituste piires.

Omneticu saab kasutusele võtta järk-järgult: alustada ühest moodulist ja lisada teised hiljem. Leppige kokku Omneticu esitlus ja vaadake, kui suure osa igapäevasest haldustööst see teie meeskonna eest üle võtta saab.

Seotud artiklid

• Kui palju tehinguid kaotab autokauplus aeglaste vastuste tõttu kliendipäringutele?
• Miks autokuulutused huvilisi ei too ja kui palju see autokauplusele maksma läheb?
• Uuring: millal tasub autokaupluses auto hinda alandada, mitte edasi oodata?

KKK

Kui palju inimesi saab automatiseerimine autokaupluses asendada?

Meie mudelis väheneb haldustöö 115 tunni võrra kuus, mis on umbes kolmveerand täiskohast. Seda tööd teeb aga praegu mitu inimest, nii et kasu avaldub pigem väiksemas välises abis, vähemates ületundides või uue töötaja hilisemas palkamises. Olemasolev meeskond saab lisaks aega autode ja klientide jaoks.

Mida suudab AI Lead Management müüja eest üle võtta?

See võtab saabunud e-postipäringust välja olulised andmed ja kirjutab need CRM-i. Müüja ei pea kontakti käsitsi looma ega teavet sõnumist ümber kirjutama. Tal on alusandmed valmis ja ta saab kohe tegeleda kliendi küsimusega.

Kus säästab Magic Publishing tööd?

Kuulutuste koostamisel ja avaldamisel. See kasutab salvestatud andmeid ja fotosid, loob teksti, töötleb pilte ja saadab pakkumise ühendatud portaalidesse. Müüja kontrollib siis vaid valmis pakkumist, selle asemel et seda algusest peale ise kokku panna.

Kui palju autokauplus mudelis tegelikult säästab?

Välise töö ja ületundide eest maksab ta 2200 eurot kuus vähem, aastas üle 26 000 euro. Töötajatele jääb lisaks 55 tundi tavalise tööaja sees. Sääst on ühtlasi ülempiir: kui automatiseerimine koos seadistamise ja haldusega maksab vähem, tasub see end ära.

Kas automatiseerimisel on mõtet, kui me ei soovi inimeste arvu vähendada?

Jah. Sama meeskond tuleb toime suurema valikuga või praeguse mahuga vähemate ületundidega. Meie näites võtab 40 lisakuulutuse koostamine peaaegu 17 tundi vähem aega kui käsitsi. Nii saab ettevõte kasvada, ilma et haldustöö samas tempos suureneks.

Kuidas lihtsustab Omnetic kolleegide asendamist?

Sõnumid, pakkumised, märkmed ja kokkulepitud kohtumised on kliendi juures kättesaadavad ka asendavale müüjale. Enne kõnet loeb ta läbi, mida arutati ja mida kliendile veel vaja anda on. Ära jäävad aeganõudev üleandmine ja kõned puuduvale kolleegile.