Pētījums: cik lietoto auto salons var ietaupīt, automatizējot administratīvo darbu?

Galvenās atziņas

• Ja mēnesī ir simtiem pieprasījumu un desmitiem jaunu auto, sīkie administratīvie darbi kopā veido lielas summas. Mūsu modelī komandai mēnesī atkrīt 115 darba stundas – aptuveni trīs ceturtdaļas pilnas slodzes.
• Visvairāk laika ietaupa sludinājumos (65 stundas mēnesī gan jauniem, gan labotiem sludinājumiem) un e-pasta pieprasījumu ievadē (40 stundas).
• Platformā Omnetic funkcija AI Lead Management pārņem datus no e-pasta pieprasījumiem, bet Magic Publishing sagatavo sludinājumus no saglabātajiem datiem un fotogrāfijām. Ietaupījums atkārtojas ar katru auto un ikreiz, kad mainās piedāvājums.
• Modeļa autosalons uz ārpakalpojumu un virsstundu rēķina ietaupa 2200 € mēnesī. Šī summa vienlaikus ir arī griesti: kamēr automatizācija, ieskaitot ieviešanu un uzturēšanu, izmaksā mazāk, autosalons ar to pelna.
• Ar mazāku administratīvo slogu tā pati komanda tiek galā ar vairāk auto. Nākamo darbinieku uzņēmums var pieņemt tad, kad tiešām vajadzīgi papildu pārdevēji, nevis datu pārrakstīšanai.

Papildu darbinieks nozīmē izdevumus katru mēnesi, un tas pats attiecas uz virsstundām, ārpakalpojuma palīdzību ar sludinājumiem un stundām, ko īpašnieks vakaros pavada pie datora. Turklāt lietoto auto salonā daļa šī darba rodas tikai tāpēc, ka cilvēki atkal pārraksta datus, labo tos pašus piedāvājumus un meklē, par ko kolēģis ar klientu vienojies. Ar modeļa autosalona piemēru parādīsim, cik daudz šāda darba spēj ietaupīt administrācijas automatizācija un kā vairāk nekā simts stundu mēnesī pārvēršas mazākos izdevumos un mazākā vajadzībā pēc jauniem darbiniekiem.

Kāpēc darba kļūst arvien vairāk, lai gan autosalonā nekas būtiski nemainās

Ierodas nākamā auto partija. Tie ir nomazgāti, nofotografēti un gatavi pārdošanai. Taču pirms tie parādās internetā, kādam tie jāapraksta, jāapstrādā fotogrāfijas un jāaizpilda dati katram portālam. Tie paši cilvēki tikmēr apkalpo klientus salonā, atbild uz e-pastiem un vienojas par apskatēm. Sludinājumus viņi pabeidz vakarā, vai arī tos uztic ārpakalpojuma palīgam.

Pēc nedēļas daļai auto mainās cena. Jāpievieno jaunas fotogrāfijas, citam auto jāpapildina aprīkojums. Darbs ar piedāvājumu ar pirmo publicēšanu nebeidzas. Katra izmaiņa aizņem dažas minūtes, un, ja tā jāveic vairākās vietās, darbinieki to pašu dara atkārtoti.

Īpašnieks redz noslogotos pārdevējus un, protams, domā par vēl vienu darbinieku. Taču jaunais cilvēks bieži vien pārņemtu galvenokārt to datu pārrakstīšanu un izsūtīšanu, kas uzņēmumam jau ir. Cilvēku būtu vairāk, bet iemesls, kāpēc administrācija ir tik darbietilpīga, paliktu – un ar katru piedāvājuma paplašināšanu problēma atgrieztos.

Omnetic samazina tieši šo atkārtoto darbu. Reizi ievadītie auto dati tiek izmantoti gan sludinājuma sagatavošanā, gan saziņā ar klientu, un tie noder arī kolēģim, kurš darījumu pārņem. Tā autosalons ikdienas darbu paveic ar mazāku vajadzību pēc apmaksātas administratīvās palīdzības.

Ikdienas administrācijā atkrīt 115 stundas mēnesī

Iedomāsimies modeļa autosalonu, kas mēnesī apstrādā 600 e-pasta pieprasījumu un publicē 120 jaunus auto. Darbinieki turklāt regulāri labo jau publicētos sludinājumus un nodod cits citam iesāktos darījumus. Tabulā norādītajā laikā ietilpst arī programmatūras sagatavotā satura pārbaude.

Bez automatizācijas šis darbs aizņem vairāk nekā 160 stundas mēnesī. Pēc tās ieviešanas paliek nedaudz vairāk par 50 stundām, ko darbinieki velta pārbaudei, datu papildināšanai un lēmumu pieņemšanai. Lielākā ietaupījuma daļa attiecas uz sludinājumiem: 50 stundas jauniem auto un vēl 15 vēlākām izmaiņām.

Ietaupītās 115 stundas atbilst aptuveni trim ceturtdaļām pilnas slodzes. Tomēr mūsu autosalonā šis darbs bija sadalīts starp vairākiem cilvēkiem: daļu veica ārpakalpojuma palīgs, daļu – pārdevēji pēc darba laika, bet pārējo – darbinieki dienas laikā. Tāpēc ietaupījums daļēji parādās ārpakalpojuma rēķinā un virsstundās, daļēji – laikā, kas darbiniekiem atbrīvojas dienas gaitā.

Kā ietaupītās stundas parādās kontā

Modeļa autosalons maksā par ārpakalpojuma palīdzību administrācijā un sludinājumu darbā. Tā kā šis darbs aizņem mazāk laika, autosalons mēnesī pasūta par 40 stundām mazāk ārpakalpojuma palīdzības. Ar likmi 35 € stundā rēķins samazinās par 1400 €. Darbinieki turklāt nostrādā par 20 virsstundām mazāk; ja uzņēmuma izmaksas ir 40 € stundā, tie ir vēl 800 €. Salīdzinājumam: vidējās darbaspēka izmaksas eirozonā pēc Eurostat datiem 2025. gadā bija 38,2 € stundā.

No 115 ietaupītajām stundām 60 tātad tieši pārvēršas mazākos maksājumos. Atlikušās 55 stundas esošā komanda iegūst parastajā darba laikā. Pārdevējiem ir vairāk laika zvaniem un apskatēm, īpašniekam – auto iepirkšanai. Komanda var aizvadīt vairāk tikšanos, un to dēļ nav jāatliek nākamo auto publicēšana.

Tādējādi autosalons ietaupa 2200 € mēnesī, gadā – vairāk nekā 26 000 €, un turklāt iegūst vairāk nekā 50 stundas savu darbinieku laika. Summas ir modelētas un norādītas bez PVN.

Ietaupījums 2200 € mēnesī vienlaikus ir augšējā robeža tam, cik automatizācija drīkst maksāt. Kamēr rīki, ieskaitot ieviešanu un uzturēšanu, izmaksā mazāk, autosalons ar tiem pelna – un tas vēl neņem vērā stundas, kas komandai atbrīvojas darba laikā. Savā aprēķinā izmantojiet saņemto piedāvājumu un vienreizējās izmaksas par datu pārnešanu, ieviešanu un apmācību.

Klients datus uzrakstīja vienreiz. Pārdevējam tie nav jāpārraksta vēlreiz

E-pastā no sludinājumu portāla parasti ir klienta vārds, kontaktinformācija, saite uz auto un jautājums. Tomēr pārdevējs to bieži atver un sāk datus ar roku pārrakstīt citā sistēmā. Tikai pēc tam viņš noskaidro, vai auto ir pieejams un kad interesents var ierasties. Vēl pirms pārdevējs atbild, īsa ziņa jau prasījusi vairākas minūtes darba.

Funkcija AI Lead Management sistēmā Omnetic BRAIN™ nolasa datus no ienākošā e-pasta un izveido no tiem ierakstu sistēmā Omnetic CRM. Pārdevējam materiāls ir sagatavots: viņš to pārskata, papildina trūkstošo un pievēršas klienta jautājumam. Tālruņa numurs vairs nav jāpārraksta, auto nav jāmeklē un pieprasījums nav jāizveido.

Atšķirība vislabāk redzama saspringtā dienā. Kad salonā ienāk klients, ar roku sāktā e-pasta ievade paliek pusratā, un, atgriezies pie datora, pārdevējs noskaidro, kur palicis. Automātiski izveidotais pieprasījums viņu gaida gatavs, un to redz arī kolēģi. Tātad laiks tiek ietaupīts ne tikai rakstīšanā, bet arī atkārtoti atgriežoties pie iesāktā darba.

Ja ziņu ir dažas dienā, atšķirība var nešķist liela. Taču pie 600 pieprasījumiem mēnesī četras minūtes katram veido 40 stundas. Uzņēmums maksā par desmitiem stundu, kas aiziet tikai informācijas pārcelšanai no e-pasta uzskaites sistēmā, – proti, par to, ka cilvēki pārraksta to, ko klients jau vienreiz uzrakstījis.

Sludinājumu sagatavo no datiem, kas pie auto jau ir

Ar sludinājumiem ir līdzīgi. Aprīkojums, tehniskie dati un fotogrāfijas ir, bet kādam no tiem jāsastāda piedāvājums: jāuzraksta teksts, jāapstrādā attēli, jāpievieno ūdenszīme un piedāvājums jāpublicē. Ja auto ir tikai daži, šis darbs pazūd starp citiem uzdevumiem. Ja autosalons iepērk regulāri, tas aizņem būtisku nedēļas daļu.

Magic Publishing, vēl viena Omnetic BRAIN™ funkcija, sagatavo sludinājumu no saglabātajiem materiāliem. Tā apstrādā fotogrāfijas, pievieno ūdenszīmi, izveido tekstu un sagatavo piedāvājumu izsūtīšanai uz pievienotajiem portāliem. Pārdevējs to saņem pārbaudei. Tā vietā, lai visu sludinājumu veidotu no nulles, viņš tikai pārliecinās, ka dati atbilst auto un tekstā ir būtiskākais.

Ietaupās arī ārpakalpojuma darbs. Ja palīgs saņem fotogrāfijas un tehniskos datus tikai tāpēc, lai tos ar roku apstrādātu un ievietotu sludinājumos, lielu daļu šī darba paveic programmatūra. Fotografēšana un auto fiziskā sagatavošana paliek, bet laiks pie datora, kas vajadzīgs publicēšanai, ievērojami saīsinās.

Vēl viens ietaupījums rodas izmaiņās. Jauno cenu vai papildinātu informāciju pietiek labot pie auto modulī Used Car Sales, un izmaiņas tiek pārnestas uz pievienotajiem sludinājumiem. Darbiniekam nav jāstaigā pa atsevišķiem portāliem un jāseko, kur labojums jau veikts. Jo vairāk auto un sludinājumu kanālu autosalonam ir, jo vairāk laika tas ietaupa.

Pārdodot auto, pārdevēju vēl gaida dokumenti. Omnetic tos veido no uzņēmuma veidnēm tieši pie darījuma, kur ir dati par klientu, transportlīdzekli un maksājumiem. Kolēģim, kurš atgriežas pie pārdošanas, nav jāmeklē piedāvājums vienā mapē un norēķinu dokumenti citā.

Aizvietojot nav no jauna jāizstāsta viss darījums

Pirms atvaļinājuma pārdevējs kolēģim uzraksta, kurš gaida piedāvājumu, kam viņš apsolījis piezvanīt un pie kura auto tiek risināta vecā auto nodošana maiņā. Kaut kas paliek e-pastā, kaut kas piezīmēs, bet pārējais – tikai viņa galvā. Aizvietotājs pakāpeniski atklāj jaunas detaļas un zvana viņam ar jautājumiem. Darbu nodošana aizņem abu laiku, lai gan no tās nerodas neviens jauns darījums.

Sistēmā Omnetic CRM pie klienta vienkopus ir ziņas, piezīmes, piedāvājumi un plānotās tikšanās. Sistēma prot saziņu arī apkopot un fiksēt, ko pārdevējs apsolījis un ko klients gaida. Pirms zvana kolēģis izlasa būtiskāko un var uzreiz turpināt – bez svešas pastkastes pārlūkošanas un bez vairākas nedēļas ilgu sarunu pārstāstīšanas.

Tas pats attiecas uz parastu darba dienu. Viens pārdevējs ir testa braucienā, un klients, ar kuru viņš runāja no rīta, zvana atkal. Otrs kolēģis atrod gan piedāvājumu, gan vienošanos vienuviet. Darbu dala pēc tā, kuram tobrīd ir laiks, un jautājumi negaida vienu cilvēku.

Īpašniekam turklāt nav tik daudz jāizvaicā, kas notiek atsevišķos darījumos – pārskatu viņš atrod sistēmā, ko komanda izmanto katru dienu. Tādēļ nevienam nav jāveido tabulas vai dienas beigās jāmeklē informācija vairākās vietās.

Lielāks piedāvājums nenozīmē vēl vienu administratīvo darbinieku

Otru lielo automatizācijas priekšrocību izjūt autosalons, kas aug. Ja darbu veic ar roku, katrs nākamais auto rada gandrīz tikpat administratīvā darba kā iepriekšējais. Tiklīdz iepirkumu kļūst vairāk, jāatrod kāds, kas auto publicēs un uzturēs piedāvājumu. Tā pie krājumos iesaldētās naudas īpašnieks pakāpeniski pievieno arī jaunas regulāras algas.

Mūsu piemērā uzņēmums vēlas palielināt jauno sludinājumu skaitu no 120 līdz 160 mēnesī. Bez automatizācijas 40 papildu auto nozīmētu vairāk nekā 23 stundas darba pie datora, ar Magic Publishing – nepilnas 7 stundas. Starpība ir gandrīz 17 stundas mēnesī, aptuveni divas darba dienas.

Tieši šīs divas dienas var izšķirt, vai darbinieki ar lielāku piedāvājumu tiks galā darba laikā. Tās īpaši palīdz, ja auto ierodas lielākās partijās un publicēšanu nav iespējams sadalīt pa visu mēnesi. Atkārtoto sagatavošanu pārņem programmatūra, bet cilvēkiem paliek gatavo piedāvājumu pārbaude.

Nākamo cilvēku uzņēmums var pieņemt tad, kad tiešām vajadzīgi papildu pārdevēji vai auto sagatavošanas darbinieki – nevis datu pārrakstīšanai. Ietaupījums šeit izpaužas kā atlikta alga un lielāks darba apjoms, ar ko tiek galā esošā komanda.

Pieredzējis pārdevējs ir vērtīgāks sarunās nekā pārrakstot datus

Labā pārdevējā vērtīgas ir viņa zināšanas par auto un prasme izskaidrot piedāvājumu un vienoties ar klientu. Bet, ja viņš stundām ilgi pārraksta datus veidlapās, uzņēmums maksā pieredzējuša pārdevēja algu par rutīnas administrāciju. Administratīvais darbinieks spiedienu mazinātu, bet radītu vēl vienas regulāras izmaksas.

Mazākā autosalonā tikpat svarīgs ir īpašnieka laiks. Ja vakarā nav jāpārbauda pārrakstītas tabulas un jāpapildina sludinājumi, viņš var pievērsties auto iepirkšanai vai vienkārši beigt darbu normālā laikā. Tad uzņēmuma ikdiena vairs tik ļoti nebalstās uz to, ka kāds pēc darba laika glābj administrāciju.

Omnetic novērš atkārtotu datu pārrakstīšanu

Lielākajā daļā autosalonu pieprasījumi, sludinājumi, noliktava un dokumenti tiek pārvaldīti atsevišķos rīkos, un datus starp tiem pārnes cilvēki. Omnetic tos aizstāj ar vienu mākoņplatformu: visi moduļi strādā ar vienu kopīgu transportlīdzekļa, klienta, pasūtījumu un naudas ierakstu sistēmā DMS Core, tāpēc dati starp tiem nav jāpārraksta.

• Omnetic CRM apkopo pieprasījumus no portāliem, tīmekļa vietnes, tērzēšanas, tālruņa un salona apmeklējumiem vienā klienta ierakstā un sasaista tos ar esošajiem klientiem. Katram darījumam ir atbildīgā persona un nākamā soļa termiņš, tāpēc aizvietošanas laikā to viegli pārņem kolēģis.
• Used Car Sales vada lietoto auto pārdošanu no iepirkuma, sagatavošanas un sludinājumiem līdz nodošanai klientam un grāmatvedībai.
• Omnetic BRAIN™ ienes mākslīgo intelektu tieši darba procesos – piemēram, AI Lead Management e-pasta pieprasījumiem un Magic Publishing sludinājumiem. Tas iesaka un pārbauda, bet rīkojas tikai atbilstoši tām atļaujām un apstiprinājumiem, ko nosaka autosalons.

Omnetic var ieviest pakāpeniski: sākt ar vienu moduli un pārējos pievienot vēlāk. Piesakiet Omnetic demonstrāciju un pārliecinieties, cik daudz ikdienas administrācijas tas var pārņemt jūsu komandas vietā.

Saistītie raksti

• Cik darījumu autosalons zaudē lēnu atbilžu uz pieprasījumiem dēļ?
• Kāpēc auto sludinājumi nepiesaista interesentus un cik tas izmaksā autosalonam?
• Pētījums: kad lietoto auto salonam ir izdevīgāk samazināt cenu, nevis turpināt gaidīt?

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik cilvēku autosalonā var aizstāt automatizācija?

Mūsu modelī mēnesī atkrīt 115 stundas administratīvā darba – aptuveni trīs ceturtdaļas pilnas slodzes. Taču šo darbu šobrīd veic vairāki cilvēki, tāpēc ieguvums drīzāk izpaužas kā mazāka ārpakalpojuma palīdzība, mazāk virsstundu vai vēlāka jauna darbinieka pieņemšana. Esošā komanda turklāt iegūst laiku auto un klientiem.

Ko AI Lead Management var pārņemt pārdevēja vietā?

No ienākošā e-pasta pieprasījuma tas izgūst būtiskos datus un ieraksta tos CRM. Pārdevējam nav ar roku jāizveido kontakts vai jāpārraksta informācija no ziņas. Viņam ir sagatavots materiāls, un viņš var uzreiz pievērsties klienta jautājumam.

Kur Magic Publishing ietaupa darbu?

Sludinājumu sagatavošanā un publicēšanā. Tas strādā ar saglabātajiem datiem un fotogrāfijām, veido tekstu, apstrādā attēlus un izsūta piedāvājumu uz pievienotajiem portāliem. Pārdevējs pēc tam tikai pārbauda gatavo piedāvājumu, nevis to visu veido no sākuma.

Cik autosalons modelī patiesībā ietaupa?

Par ārpakalpojumu un virsstundām tas maksā par 2200 € mazāk mēnesī, gadā – vairāk nekā 26 000 €. Darbiniekiem turklāt paliek 55 stundas parastajā darba laikā. Ietaupījums vienlaikus ir griesti: ja automatizācija, ieskaitot ieviešanu un uzturēšanu, izmaksā mazāk, tā atmaksājas.

Vai automatizācijai ir jēga, ja nevēlamies samazināt darbinieku skaitu?

Jā. Tā pati komanda tiek galā ar lielāku piedāvājumu vai ar esošo apjomu ar mazāk virsstundām. Mūsu piemērā 40 papildu sludinājumu sagatavošana aizņem gandrīz par 17 stundām mazāk nekā ar roku. Tādējādi uzņēmums var augt, un administratīvais darbs nepieaug tādā pašā tempā.

Kā Omnetic atvieglo kolēģu aizvietošanu?

Ziņas, piedāvājumi, piezīmes un norunātās tikšanās pie klienta ir pieejamas arī aizvietotājam. Pirms sarunas viņš izlasa, kas tika apspriests un kas klientam vēl jānosūta. Atkrīt ilga darbu nodošana un zvani kolēģim, kurš nav darbā.